Quyền truy nhập của khách trong Nhóm sản phẩm Microsoft 365 cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác với những người từ bên ngoài tổ chức bằng cách cấp cho họ quyền truy nhập vào cuộc hội thoại nhóm, tệp, lời mời dùng lịch và sổ tay nhóm. Chủ nhóm bất kỳ có thể cấp quyền truy nhập cho khách—ví dụ: đối tác, nhà cung cấp hoặc cố vấn.

Cách thức hoạt động

Những người sử dụng Nhóm sản phẩm Microsoft 365 thể sử Outlook trên web hoặc Outlook for Windows để thêm và quản lý khách trong các nhóm Microsoft 365 khách. Khách có thể có bất kỳ địa chỉ email nào và tài khoản email của họ có thể là tài khoản cơ quan, cá nhân hoặc trường học.

Lưu ý: Quyền truy nhập của khách được thiết lập bởi người quản trị CNTT.

  • Bước 1    Chủ nhóm thêm một khách vào nhóm hoặc thành viên nhóm chỉ định một khách nào đó. Chủ nhóm phê duyệt người được chỉ định.

  • Bước 2    Chủ nhóm sẽ được thông báo về nội dung và tài nguyên mà khách có thể truy nhập bên trong nhóm. Tổ hợp văn bản và biểu tượng chỉ báo rõ ràng cho mọi thành viên nhóm về sự tham gia của khách.

  • Bước 3    Khách sẽ nhận được một email chào mừng và có thể tham gia vào các cuộc hội thoại nhóm ,nhận và phản hồi lời mời dùng lịch và truy nhập các tệp nhóm.

  • Bước 4    Khách có thể rời khỏi nhóm bất cứ lúc nào thông qua một liên kết ở chân trang của mọi thư email nhóm và lời mời dùng lịch.

Người quản trị có thể quản lý khách và quyền truy nhập của Microsoft 365 nhóm bằng cách sử dụng PowerShell. Xem mục Quản lý quyền truy nhập khách trong Nhóm Microsoft 365 để biết hướng dẫn.

Khi khách được mời tham gia vào một nhóm, họ sẽ nhận được một thông điệp email chào mừng có chứa một chút thông tin về nhóm và những điều họ có thể mong đợi hiện tại khi trở thành một thành viên. Thông báo này cũng bao gồm một tập hợp các nối kết để giúp họ bắt đầu và kết nối với các tài nguyên nhóm.

Hình ảnh thông điệp chào mừng của khách nhóm

Mọi tương tác của thành viên khách đều xảy ra thông qua hộp thư đến email của họ. Họ không thể truy nhập site nhóm nhưng có thể nhận được lời mời dùng lịch, tham gia vào cuộc hội thoại email và nếu người quản trị đã bật cài đặt này thì họ có thể mở các tệp được chia sẻ bằng cách sử dụng liên kết hoặc tệp đính kèm.

Mọi thư email nhóm và lời mời dùng lịch khách nhận được đều có lời nhắc sử dụng Trả lời tất cả trong phản hồi cho nhóm, cùng với liên kết đến xem tệp nhóm và rời khỏi nhóm. Sau đây là ví dụ:

Mọi email khách nhận được từ các thành viên nhóm sẽ có chân trang cùng với hướng dẫn và liên kết

Bảng sau đây tóm tắt những việc khách có thể và không thể thực hiện.

Tính năng

Người dùng khách được cho phép?

Tạo nhóm

Không

Thêm/loại bỏ các thành viên nhóm

Không

Xóa nhóm

Không

Gia nhập nhóm

Có, theo lời mời

Bắt đầu cuộc hội thoại

Trả lời cuộc hội thoại

Tìm kiếm một cuộc hội thoại

@đề cập đến một người trong nhóm

Không

Ghim/Yêu thích một nhóm

Không

Xóa cuộc hội thoại

"Thích" các thư

Không

Quản lý cuộc họp

Không

Xem lịch nhóm

Không

Sửa đổi sự kiện lịch

Không

Thêm lịch nhóm vào lịch cá nhân

Không

Xem và chỉnh sửa tệp nhóm

Có, nếu người quản trị đối tượng thuê đã bật

Truy nhập vào sổ tay OneNote của nhóm

Có, truy nhập từ email chào mừng

Duyệt nhóm

Không

Câu hỏi thường gặp

Khách là người nào đó không phải là nhân viên, học viên hoặc thành viên trong tổ chức của bạn. Họ không có tài khoản cơ quan hoặc trường học trong tổ chức của bạn.

Không. Chỉ có thể thêm những người bên ngoài tổ chức của bạn, như đối tác hoặc cố vấn, với tư cách là khách. Bạn có thể mời mọi người từ bên trong tổ chức của mình tham gia với tư cách là thành viên nhóm thông thường.

Có, bạn có thể. Liên hệ thư bên ngoài là liên hệ được liệt kê trong danh sách địa chỉ toàn cầu của tổ chức bạn. Ví dụ về kiểu liên hệ này là một công ty cung cấp thường xuyên cung cấp các dịch vụ cho tổ chức của bạn.

Người quản trị của bạn phải bật tính năng dành cho khách trước khi bạn có thể thêm khách. Khi bạn thấy thông báo để liên hệ với người quản trị của mình, có thể tính năng dành cho khách chưa được bật. Xem mục Quản lý quyền truy nhập khách trong Nhóm Microsoft 365 để biết thêm thông tin.

Các thành viên khách không thể xem thư được bảo vệ bằng Quản lý Quyền Thông tin (IRM).

Bạn có thể nhận được báo cáo không gửi được khi trả lời thư nhóm bằng một địa chỉ email khác với địa chỉ email bạn đã sử dụng khi tham gia hoặc đã thêm vào nhóm. Ví dụ: nếu bạn tham gia nhóm với địa chỉ email là seanc@contoso.com nhưng cố gắng trả lời thư nhóm trong hộp thư đến của bạn từ seanc@service.contoso.com, bạn sẽ nhận được báo cáo không gửi được.

Có. Các thành viên nhóm (không phải khách) có thểMicrosoft 365sẻ tệp nhóm với những người bên ngoài tổ chức bằng cách sử dụng quyền kiểm soát Chia sẻ, rồi chọn Những người cụ thể làm người xem. Sau đó, bạn sẽ nhập tên hoặc địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chia sẻ tệp và thư mục với Microsoft 365 Business.

Một tệp đính kèm hiện đại là một tệp được lưu trữ trên OneDrive cho cơ quan hoặc trường học. Một liên kết dẫn đến tất cả người nhận. Vì tệp được lưu trữ trong đám mây nên tất cả người nhận đều có thể đọc và chỉnh sửa tệp mà không phải hợp nhất các bản sao riêng lẻ. 

Trong nhóm Microsoft 365, tệp đính kèm hiện đại chỉ được chia sẻ với các thành viên của nhóm. Khi thư có tệp đính kèm hiện đại được chuyển tiếp đến một thành viên khách trong nhóm, thành viên đó sẽ có thể truy nhập tệp đính kèm sau khi đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu. Nếu thư được chuyển tiếp đến một người không phải là thành viên trong nhóm, người đó sẽ không thể mở tệp đính kèm.

Khách có thể không nhận được cuộc hội thoại nhóm vì một vài lý do. Hãy xem mục Người dùng khách không nhận được Cuộc hội thoại nhóm để biết thông tin.

Làm thế nào để khách có thể kiểm tra và quản lý dữ liệu cá nhân của mình được tổ chức thu thập?

Khách có thể tìm hiểu thông tin cá nhân nào trong tổ chức của họ giữ lại và cách yêu cầu xóa toàn bộ hoặc một số thông tin cá nhân bằng cách chọn liên kết Điều khoản về Quyền riêng tư của Tổ chức ở cuối email chào mừng họ nhận được.

Office 365 Chân trang thông điệp chào mừng của khách nhóm

Xem thêm

Sử Microsoft 365 Nhóm Làm khách

Tìm hiểu về Microsoft 365 Nhóm

Khách không nhận được cuộc hội thoại email nhóm

Tìm hiểu thêm về Outlook.com

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×