Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook

Khi các dự án đến và đi, các thành viên trong nhóm cũng vậy. Chắc chắn bạn sẽ cần thêm và loại bỏ thành viên trong suốt cuộc đời của nhóm; thậm chí bạn có thể cần thêm hoặc loại bỏ chủ sở hữu nhóm.

Bất kỳ thành viên nào của nhóm đều có thể mời người khác vào nhóm nhưng chỉ chủ nhóm mới có thể loại bỏ họ. Chủ nhóm thường là người đã tạo nhóm nhưng người khác cũng có thể được gán vai trò này. Chúng tôi khuyên bạn nên có ít nhất hai chủ sở hữu nhóm trong trường hợp một trong số đó không sẵn dùng.

Chọn tab tương ứng với phiên bản outlook của bạn để được hướng dẫn cách thêm và loại bỏ thành viên, bao gồm cả thành viên khách.

Lưu ý: Nhiều tính năng trong Outlook for Windows mới hoạt động giống hoặc tương tự như trong Outlook trên web. Nếu bạn muốn thử trải nghiệm mới, hãy xem Bắt đầu với Outlook for Windows mới.

Windows macOS Web iOS



Thêm thành viên vào nhóm của bạn

Mở Outlook for Windows.
Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, chọn nhóm của bạn.
Trên ribbon Nhóm, chọn Thêm Thành viên.
Trong hộp Thêm Thành viên , tìm kiếm những người trong tổ chức của bạn theo tên đầy đủ hoặc địa chỉ email của họ, rồi chọn tên để thêm.
Bấm vào OK.

Lưu ý: Bạn không thể sửa tư cách thành viên nhóm bằng cách dùng Sổ Địa chỉ. Nếu bạn tìm cách thêm hoặc xóa thành viên bằng Sổ Địa chỉ, bạn có thể gặp lỗi.

Thêm khách vào nhóm

Khi bạn thêm khách, còn được gọi là người dùng bên ngoài, vào một nhóm, bạn sẽ cấp cho họ quyền truy nhập vào tất cả thông tin trong nhóm. Các đối tượng này bao gồm email, lịch, ghi chú dự án, tệp dự án và kế hoạch dự án. Khách không thấy nút Nhóm trong ngăn dẫn hướng của mình trong Outlook nhưng sẽ nhận được email nhóm và liên kết đến tệp thông qua hộp thư đến của họ.

Tiêu đề nhóm cho biết khi nào người dùng khách được bao gồm trong nhóm, như minh họa trong ví dụ này.

Tư cách thành viên khách được chỉ ra trong đầu mục nhóm của bạn

Khi bạn mời khách tham gia một nhóm, họ sẽ được thông báo qua email rằng họ đã được thêm vào. Họ sẽ bắt đầu nhận các cuộc hội thoại nhóm và sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Nhưng các thành viên khách không có giới hạn về những điều họ có thể xem và làm trong một nhóm. Ví dụ: khách không thể:

Trở thành chủ nhóm
Xem danh sách địa chỉ toàn cầu
Xem tất cả thông tin trên thẻ liên hệ của thành viên nhóm
Xem tư cách thành viên của nhóm

Chủ nhóm có thể thu hồi quyền truy nhập của khách bất cứ lúc nào.

Để thêm khách vào nhóm

Mở Outlook for Windows.
Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, chọn nhóm của bạn.
Trên ribbon Nhóm, chọn Thêm Thành viên.
Trong hộp Thêm Thành viên, nhập địa chỉ email của khách, rồi nhấn Enter.
Chọn OK.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

Chỉ chủ nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.

Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, chọn nhóm của bạn.
Trên dải băng, chọn Sửa Nhóm.
Trong hộp Sửa Nhóm , trỏ đến tên của thành viên bạn muốn loại bỏ, rồi bấm vào X.

Lưu ý: Tính năng này sẵn dùng cho những người tham gia Người dùng nội bộ Office có đăng ký Microsoft 365 . Nếu bạn là người đăngMicrosoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản Office mới nhất.

Thêm thành viên vào nhóm của bạn

Mở Outlook for Mac
Mở thẻ nhóm của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên.
Chọn Thành viên.
Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hoặc chọn thành viên từ danh sách. Bạn có thể thêm khách bên ngoài trường học hoặc tổ chức của mình vào nhóm.
Chọn Thêm Thành viên.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

Mở Outlook for Mac
Mở thẻ nhóm của nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên. Chỉ chủ nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.
Chọn Thành viên.
Bấm X bên cạnh tên của người bạn muốn loại bỏ khỏi nhóm.
Chọn Loại bỏ.

Lưu ý: Nếu hướng dẫn không khớp với những gì bạn thấy, có thể bạn đang sử dụng phiên bản Outlook trên web. Hãy thử xem Hướng dẫn dành cho ứng dụng Outlook trên web.

Với tư cách là chủ sở hữu, bạn nhận được yêu cầu tham gia nhóm của mình từ những người không thuộc nhóm nhưng muốn trở thành thành viên của nhóm.

Người ta có thể yêu cầu tham gia nhóm của bạn theo hai cách: nếu đó là nhóm Riêng tư, hãy chọn Yêu cầu tham gia, nếu đó là nhóm Công cộng, hãy chọn Gia nhập.
Chủ sở hữu/chủ sở hữu nhóm sẽ nhận được email kèm theo yêu cầu tham gia. Chủ sở hữu có thể Chấpthuận hoặc Từ chối yêu cầu tham gia trong email.

Tất cả các chủ sở hữu khác cũng sẽ thấy yêu cầu đó đã được chấp thuận và họ không cần phải hành động trên yêu cầu đó. Người dùng có thể khám phá một nhóm và có thể muốn tham gia nhóm đó. Nếu nhóm là nhóm riêng tư, chủ sở hữu sẽ nhận được email kèm theo yêu cầu. Chủ sở hữu có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.

Thành viên nhóm cũng có thể gửi yêu cầu thêm người dùng khác vào nhóm của bạn

Với tư cách là chủ sở hữu, bạn sẽ nhận được email từ thành viên nhóm, họ muốn thêm người dùng khác vào nhóm của bạn. Cùng một email sẽ được chuyển đến các chủ sở hữu khác, nếu có. Dựa trên hành động đã thực hiện, email sẽ cập nhật và hiển thị cho bạn trạng thái yêu cầu.

Bạn có thể mời mọi người tham gia nhóm của mình. Nếu đó là nhóm riêng tư, chủ nhóm sẽ nhận được yêu cầu từ người được mời tham gia nhóm. Bạn cũng có thể mời khách tham gia nhóm. Họ sẽ nhận được các cuộc hội thoại nhóm và sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, khách không thể là chủ nhóm, hãy xem danh sách địa chỉ toàn cầu, xem tất cả thông tin trên thẻ liên hệ thành viên nhóm hoặc xem tư cách thành viên của nhóm.

Mở Outlook trên web.
Trong ngăn thư mục, bên dưới Nhóm, chọn nhóm của bạn.
Trong đầu mục nhóm, chọn số thành viên bên cạnh số .
Bên cạnh ảnh nhóm, chọn Mời > người khác.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Chọn Sao chép để dán liên kết để gia nhập nhóm vào email mà bạn đã bắt đầu soạn.
- Chọn Email để bắt đầu thư mới với liên kết để tham gia nhóm trong thư. Người nhận sẽ phải bấm vào nối kết đó để gia nhập nhóm.
  
  Nếu nhóm là riêng tư, liên kết trong thư sẽ gửi yêu cầu cho chủ nhóm tham gia nhóm.
Hoàn tất soạn thư và bấm Gửi.

Bạn phải là chủ nhóm thì mới có thể loại bỏ thành viên. Nếu bạn không chắc mình có phải là chủ nhóm hay không, hãy xem mục "Xem chủ nhóm" bên dưới.

Trong đầu mục nhóm, chọn số thành viên bên cạnh số .
Bên cạnh tên của thành viên bạn muốn loại bỏ, hãy chọn Loại bỏ khỏi nhóm .

Trong đầu mục nhóm, chọn số thành viên bên cạnh số .
Bên dưới cột Vai trò, bạn có thể xem liệu một người trong nhóm có phải là chủ sở hữu hay thành viên không.

Bạn phải là chủ nhóm để tăng cấp một trong các thành viên nhóm của mình.

Trong đầu mục nhóm, chọn số thành viên bên cạnh số .
Tìm người bạn muốn tăng cấp thành chủ sở hữu.
Bên dưới cột Vai trò, chọn Tùy chọn >Cấp lên chủ sở hữu.

Khi giáng cấp chủ sở hữu thành trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể giáng cấp.

Trong đầu mục nhóm, chọn số thành viên bên cạnh số .
Tìm người mà bạn muốn giáng cấp thành thành viên.
Bên dưới cột Vai trò , chọn Chủ sở hữu >loại bỏ trạng thái chủ sở hữu.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển

Mở Outlook trên web.
Trong ngăn điều hướng, bên dưới Nhóm, chọn Nhóm của bạn.
Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên.
Chọn Thêm thành viên.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm.
Chọn Lưu.

Bạn phải là chủ nhóm thì mới có thể loại bỏ thành viên. Làm cách nào để biết tôi có phải là chủ nhóm hay không?

Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên.
Chọn Tất cả để xem tất cả thành viên của nhóm.
Bên cạnh tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm > Loại bỏ khỏi nhóm.

Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên.
Chọn Chủ sở hữu để xem tất cả các chủ nhóm.

Bạn phải là chủ nhóm để tăng cấp một trong các thành viên nhóm của mình.

Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên.
Chọn Tất cả để xem tất cả thành viên của nhóm.
Di chuột lên tên của thành viên bạn muốn tăng cấp, rồi chọn tạo >sở hữu.

Khi giáng cấp chủ sở hữu thành trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể giáng cấp.

Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên.
Chọn Chủ sở hữu.
Di chuột lên tên của thành viên bạn muốn tăng cấp, rồi chọn Liên hệ > bỏ trạng thái chủ sở hữu.

Thêm thành viên vào nhóm của bạn

Mở ứng dụng Outlook Mobile.
Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.
Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên.
Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang Chi tiết Nhóm.
Bên dưới danh sách thành viên, nhấn vào liên kết Xem Tất cả.
Trên trang Thành viên, gõ nhẹ Thêm.
Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hoặc chọn thành viên từ danh sách. Các thành viên từ bên ngoài trường học hoặc tổ chức của bạn sẽ có "Khách" bên dưới tên của họ.
Nhấn . Bạn sẽ thấy danh sách thành viên được cập nhật.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

Chỉ chủ nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.

Mở ứng dụng Outlook Mobile.
Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.
Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên.
Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang Chi tiết Nhóm.
Trên trang Chi tiết Nhóm, gõ nhẹ . . . bên cạnh tên của người bạn muốn xóa khỏi nhóm.
Gõ nhẹ Loại bỏ Khỏi Nhóm.