Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook

Khi các dự án đến và đi, các thành viên nhóm cũng sẽ theo sau. Chắc chắn là bạn sẽ cần thêm và loại bỏ thành viên trong suốt cuộc sống của nhóm; thậm chí có thể bạn cần thêm hoặc loại bỏ chủ sở hữu nhóm.

Bất kỳ thành viên nào của nhóm đều có thể mời người khác vào nhóm nhưng chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể loại bỏ họ. Chủ nhóm thường là người đã tạo nhóm nhưng người khác cũng có thể được gán vai trò này. Chúng tôi khuyên bạn nên có ít nhất hai chủ sở hữu nhóm trong trường hợp một trong số họ không sẵn dùng.

Chọn tab tương ứng với phiên bản outlook của bạn để biết hướng dẫn về cách thêm và loại bỏ thành viên, bao gồm cả thành viên khách.

Thêm thành viên vào nhóm của bạn

  1. Mở Outlook for Windows.

  2. Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn nhóm của bạn.

    Chọn một nhóm trên thanh dẫn hướng bên trái

  3. Trên dải băng Nhóm, chọn Thêm Thành viên.

  4. Trong hộp Thêm Thành viên, tìm kiếm những người trong tổ chức của bạn theo tên đầy đủ của họ hoặc theo địa chỉ email, rồi chọn tên để thêm.

  5. Bấm OK.

Lưu ý: Bạn không thể chỉnh sửa tư cách thành viên nhóm bằng cách dùng Sổ Địa chỉ.  Nếu bạn tìm cách thêm hoặc loại bỏ thành viên sử dụng Sổ Địa chỉ, bạn có thể gặp lỗi.

Thêm khách vào nhóm

Khi bạn thêm khách, còn được gọi là người dùng bên ngoài, vào một nhóm, bạn sẽ cấp cho họ quyền truy nhập vào tất cả thông tin trong nhóm. Điều này bao gồm email, lịch, ghi chú dự án, tệp dự án và kế hoạch dự án. Khách không thấy nút Nhóm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook nhưng nhận được email nhóm và liên kết đến tệp thông qua hộp thư đến của mình.

Tiêu đề nhóm cho biết khi có người dùng khách trong nhóm, như minh họa trong ví dụ này.

Tư cách thành viên khách được chỉ ra trong đầu mục nhóm của bạn

Khi bạn mời khách tham gia một nhóm, họ sẽ được thông báo qua email rằng họ đã được thêm vào. Họ sẽ bắt đầu nhận được các cuộc hội thoại nhóm và sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, các thành viên khách không có giới hạn về những gì họ có thể xem và làm trong một nhóm. Ví dụ: khách không thể:

  • Hãy là chủ nhóm

  • Xem danh sách địa chỉ toàn cầu

  • Xem tất cả thông tin trên thẻ liên hệ của thành viên nhóm

  • Xem tư cách thành viên của nhóm

Chủ nhóm có thể thu hồi quyền truy nhập của khách bất cứ lúc nào.

Để thêm khách vào nhóm

  1. Mở Outlook for Windows.

  2. Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn nhóm của bạn.

    Chọn một nhóm trên thanh dẫn hướng bên trái

  3. Trên dải băng Nhóm, chọn Thêm Thành viên.

  4. Trong hộp Thêm Thành viên, nhập địa chỉ email của khách, rồi nhấn Enter.

  5. Chọn OK.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.

  1. Bên dưới Nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn nhóm của bạn.

    Chọn một nhóm trên thanh dẫn hướng bên trái

  2. Trên dải băng, chọn Chỉnh sửa nhóm.

  3. Trong hộp Sửa Nhóm, trỏ tới tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm X.

    Loại bỏ thành viên

Lưu ý: Tính năng này sẵn dùng cho người Office nội bộ có đăng ký Microsoft 365 của họ. Nếu bạn là người đăngMicrosoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Thêm thành viên vào nhóm của bạn

  1. Mở Outlook for Mac

  2. Mở thẻ nhóm của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên.

  3. Chọn Thành viên.

    Hiển thị thêm thành viên

  4. Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hay chọn thành viên từ danh sách. Bạn có thể thêm khách bên ngoài trường học hoặc tổ chức của mình vào nhóm. Hiển thị thêm thành viên trong nhóm

  5. Chọn Thêm Thành viên.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

  1. Mở Outlook for Mac

  2. Mở thẻ nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên khỏi nhóm đó. Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.

  3. Chọn Thành viên.

  4. Bấm X bên cạnh tên của người bạn muốn loại bỏ khỏi nhóm. Hiển thị thông tin loại bỏ thành viên nhóm

  5. Chọn Loại bỏ.

Lưu ý: Nếu hướng dẫn không khớp với hướng dẫn bạn thấy thì có thể bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn của Outlook trên web. Thử các Hướng dẫn dành cho Outlook điển trên web.

Với tư cách là chủ sở hữu, bạn nhận được yêu cầu tham gia nhóm của bạn từ những người không thuộc nhóm của bạn nhưng muốn trở thành thành viên của nhóm. 

  1. Có thể yêu cầu tham gia nhóm của bạn theo hai cách: nếu đó là nhóm Riêng tư,hãy chọn Yêu cầu tham gia, nếu đó là nhóm Công khai, chọn Gia nhập.

  2. Chủ nhóm/chủ sở hữu sẽ nhận được email kèm theo yêu cầu tham gia. Chủ sở hữu có thể Chấpthuận hoặc Từ chối yêu cầu tham gia từ bên trong email.

Tất cả các chủ sở hữu khác cũng sẽ thấy yêu cầu đã được chấp thuận và họ không cần phải hành động trên yêu cầu đó. Người dùng có thể khám phá một nhóm và có thể muốn gia nhập nhóm đó. Nếu nhóm là riêng tư, chủ sở hữu sẽ nhận được email với yêu cầu. Chủ sở hữu có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.

Một thành viên nhóm cũng có thể gửi yêu cầu để thêm người dùng khác vào nhóm của bạn

Với tư cách là chủ sở hữu, bạn sẽ nhận được email từ thành viên nhóm, người muốn thêm người dùng khác vào nhóm của bạn. Cùng một email sẽ đi đến những chủ sở hữu khác, nếu có. Dựa trên hành động được thực hiện, email sẽ cập nhật và hiển thị cho bạn trạng thái yêu cầu. 

Bạn có thể mời mọi người tham gia nhóm của bạn. Nếu đó là nhóm riêng tư, chủ nhóm sẽ nhận được yêu cầu từ người được mời tham gia nhóm. Bạn cũng có thể mời khách tham gia nhóm. Họ sẽ nhận được các cuộc hội thoại nhóm và sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, khách không thể là chủ nhóm, hãy xem danh sách địa chỉ toàn cầu, xem tất cả thông tin trên thẻ liên hệ thành viên nhóm hoặc xem tư cách thành viên của nhóm.

  1. Mở Outlook trên web.

  2. Trong ngăn thư mục, bên dưới Nhóm, chọn nhóm của bạn.

    Ảnh chụp màn hình của một nhóm trong ngăn điều hướng

  3. Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh Cài đặt cho công cụ Di chuyển SPO .

    Ảnh chụp màn hình nút thành viên nhóm

  4. Bên cạnh ảnh nhóm, chọn nhóm Thêm tùy chọn > mời người khác.

    Ảnh chụp màn hình tùy chọn Mời người khác trong thẻ nhóm

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Sao chép để dán liên kết để tham gia nhóm vào email mà bạn đã bắt đầu soạn.

    • Chọn Email để bắt đầu thư mới với liên kết để tham gia nhóm trong thư. Người nhận sẽ phải bấm vào nối kết đó để gia nhập nhóm.

      Nếu nhóm ở riêng tư, liên kết trong thư sẽ gửi yêu cầu đến chủ sở hữu nhóm tham gia nhóm.

  6. Hoàn tất soạn thư và bấm Gửi.

Bạn phải là chủ nhóm để có thể loại bỏ thành viên. Nếu bạn không chắc mình có phải là chủ nhóm hay không, hãy xem "Xem chủ sở hữu nhóm" bên dưới.

  1. Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh Cài đặt cho công cụ Di chuyển SPO .

    Ảnh chụp màn hình nút thành viên nhóm

  2. Bên cạnh tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, hãy chọn Loại bỏ khỏi nhóm Loại bỏ khỏi nhóm .

  1. Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh Cài đặt cho công cụ Di chuyển SPO .

    Ảnh chụp màn hình nút thành viên nhóm

  2. Bên dưới cột Vai trò, bạn có thể thấy một người trong nhóm là chủ sở hữu hay thành viên.

Bạn phải là chủ nhóm để tăng cấp một trong số các thành viên nhóm của bạn.

  1. Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh Cài đặt cho công cụ Di chuyển SPO .

    Ảnh chụp màn hình nút thành viên nhóm

  2. Tìm người mà bạn muốn tăng cấp thành chủ sở hữu.

  3. Bên dưới cột Vai trò, chọn Thành viên > Tăng cấp thành chủ sở hữu.

Khi giáng cấp một chủ sở hữu thành trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể giáng cấp.

  1. Trong đầu mục nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh Cài đặt cho công cụ Di chuyển SPO .

    Ảnh chụp màn hình nút thành viên nhóm

  2. Tìm người bạn muốn giáng cấp thành thành viên.

  3. Bên dưới cột Vai trò, chọn Chủ sở hữu > bỏ trạng thái chủ sở hữu.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển

Bạn có thể mời mọi người tham gia nhóm của bạn. Nếu đó là nhóm riêng tư, chủ nhóm sẽ nhận được yêu cầu từ người được mời tham gia nhóm. Bạn cũng có thể mời khách tham gia nhóm. Họ sẽ nhận được các cuộc hội thoại nhóm và sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, khách không thể là chủ nhóm, hãy xem danh sách địa chỉ toàn cầu, xem tất cả thông tin trên thẻ liên hệ thành viên nhóm hoặc xem tư cách thành viên của nhóm.

  1. Mở Outlook trên web.

  2. Trong ngăn điều hướng, bên dưới Nhóm, chọn Nhóm của bạn.

  3. Trong đầu mục nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.

    Chọn số đếm thành viên để đi đến trang Thành viên
  4. Chọn Thêm thành viên.

  5. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm.

  6. Chọn LƯU.

Bạn phải là chủ nhóm để có thể loại bỏ thành viên. Làm thế nào để biết tôi có phải là chủ nhóm hay không?

  1. Trong đầu mục nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.

    Chọn số đếm thành viên để đi đến trang Thành viên
  2. Chọn Tất cả để xem tất cả thành viên của nhóm.

    Chọn Tất cả để xem thành viên của nhóm này
  3. Bên cạnh tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ và bấm Biểu tượng Hành động Khác > loại bỏ khỏi nhóm.

  1. Trong đầu mục nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.

    Chọn số đếm thành viên để đi đến trang Thành viên
  2. Chọn Chủ sở hữu để xem tất cả các chủ sở hữu nhóm.

    Tiêu đề Nhóm với nối kết Người sở hữu được tô sáng

Bạn phải là chủ nhóm để tăng cấp một trong số các thành viên nhóm của bạn.

  1. Trong đầu mục nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.

    Chọn số đếm thành viên để đi đến trang Thành viên
  2. Chọn Tất cả để xem tất cả thành viên của nhóm.

    Chọn Tất cả để xem thành viên của nhóm này
  3. Di chuột lên tên của thành viên mà bạn muốn tăng cấp và chọn Chỉ định Biểu tượng Hành động Khác >làm chủ sở hữu.

Khi giáng cấp một chủ sở hữu thành trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể giáng cấp.

  1. Trong đầu mục nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.

    Chọn số đếm thành viên để đi đến trang Thành viên
  2. Chọn Chủ sở hữu.

    Tiêu đề Nhóm với nối kết Người sở hữu được tô sáng

  3. Di chuột lên tên của thành viên mà bạn muốn tăng cấp, rồi chọn Biểu tượng Hành động Khác > bỏ trạng thái chủ sở hữu.

Thêm thành viên vào nhóm của bạn

  1. Mở ứng dụng Outlook Mobile.

  2. Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.

    Thư mục Nhóm trong ngăn dẫn hướng

  3. Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên vào đó.

    Màn hình chính của ứng dụng dành cho thiết bị di động trong nhóm
  4. Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang Chi tiết Nhóm.

    Gõ nhẹ vào nút thành viên để xem trang thành viên
  5. Bên dưới danh sách thành viên, nhấn vào liên kết Xem Tất cả.

    Chọn liên kết xem tất cả thành viên để xem thành viên nhóm
  6. Trên trang Thành viên, hãy gõ nhẹ vào Thêm.

  7. Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hay chọn thành viên từ danh sách. Các thành viên từ bên ngoài trường học hoặc tổ chức của bạn sẽ có "Khách" bên dưới tên của họ.

  8. Nhấn Ký hiệu dấu kiểm . Bạn sẽ thấy danh sách thành viên được cập nhật.

Loại bỏ thành viên khỏi nhóm

Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể loại bỏ thành viên.

  1. Mở ứng dụng Outlook Mobile.

  2. Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.

    Thư mục Nhóm trong ngăn dẫn hướng

  3. Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên.

    Màn hình chính của ứng dụng dành cho thiết bị di động trong nhóm
  4. Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang Chi tiết Nhóm.

    Gõ nhẹ vào nút thành viên để xem trang thành viên
  5. Trên trang Chi tiết nhóm, hãy gõ nhẹ . . . bên cạnh tên của người bạn muốn xóa khỏi nhóm.

  6. nhẹ Vào Loại bỏ Khỏi Nhóm.

Xem thêm

Tạo nhóm Outlook.com và thêm thành viên

Quyền truy nhập của khách Microsoft 365 Nhóm

Tạo nhóm

Gia nhập nhóm

Xóa nhóm

Rời khỏi nhóm

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×