Thêm trợ lý trên hồ sơ của bạn trong Microsoft 365

Trường Trợ lý trong Microsoft 365 cho phép chủ sở hữu hồ sơ chỉ định người hỗ trợ họ trong phối hợp hàng ngày. Ví dụ: người điều hành có thể cho biết trợ lý của họ là ai. Chỉ định Trợ lý chỉ có tính thông tin. Nó không ghi đè lên vai trò hiện có của người đó hoặc giao trách nhiệm tổ chức mới.

Thông tin trợ lý xuất hiện trong phần Liên hệ trên thẻ hồ sơ. Để thêm hoặc cập nhật thông tin Trợ lý trên hồ sơ của bạn, hãy làm theo các bước trong Chỉnh sửa hồ sơ của bạn trong Microsoft 365.

Sau khi thêm, thông tin Trợ lý sẽ xuất hiện trên hồ sơ của điều hành, giúp đồng nghiệp nhanh chóng xác định điểm liên hệ phù hợp cho nhu cầu lên lịch hoặc điều phối, giảm các yêu cầu qua lại và gián đoạn không cần thiết. 

Việc liệt kê dưới dạng Trợ lý có nghĩa là gì?

Chỉ định Trợ lý hoàn toàn là một thuộc tính hồ sơ hiển thị. 
Điều này không phụ thuộc vào cấu trúc phân cấp báo cáo của tổ chức, cũng như không cấp bất kỳ quyền, quyền truy nhập hoặc chức năng đặc biệt nào. Việc thêm ai đó làm Trợ lý không kích hoạt thông báo, thay đổi mức độ truy nhập hoặc giao bất kỳ trách nhiệm nào cho người đó. Điều này chỉ giúp người khác hiểu người đại diện chủ sở hữu hồ sơ là Trợ lý. 

Ai có thể được thêm làm Trợ lý? 

Trường Trợ lý cho phép thêm người dùng đối tượng thuê nội bộ hoặc người dùng khách bằng hồ Azure AD nhân. Nó không yêu cầu người đó giữ một vai trò công việc cụ thể hoặc là một phần của cấu trúc phân cấp báo cáo của chủ sở hữu hồ sơ. 

Hành vi trợ lý trong kịch bản chéo đối tượng thuê: 

Người dùng từ đối tượng thuê bên ngoài có thể được gán làm Trợ lý; tuy nhiên, Trợ lý được gán sẽ không nhìn thấy mối quan hệ này trên hồ sơ của người mà họ hỗ trợ.  

Ví dụ:
John được giao làm Trợ lý cho Dave. Chúng thuộc về các đối tượng thuê khác nhau. 

• Người dùng trong đối tượng thuê của Dave có thể thấy John được liệt kê là Trợ lý của Dave.

• John không thể xem giá trị Trợ lý này trên hồ sơ của Dave, mặc dù được gán trợ lý.

Hành vi này là do thiết kế, vì thông tin Trợ lý không hiển thị trên các đối tượng thuê. 

Trợ lý được chỉ định có nhận được bất kỳ thông báo nào không? 

Việc đặt hoặc cập nhật trường Trợ lý sẽ không gửi bất kỳ thông báo nào cho người được liệt kê là trợ lý. Điều này là có chủ ý, bởi vì: 

• Trợ lý chỉ định là thông tin chỉ, không phải là một hành động dòng công việc.

• Chỉ định là thông tin và không sửa đổi vai trò, nhiệm vụ hoặc truy cập, vì vậy không yêu cầu cảnh báo hệ thống.

• Người dùng có thể cập nhật trường này để nhận thức liên tổ chức mà không cần kích hoạt thông báo.

Trường Assistant: 

• Đại diện cho người dùng đối tượng thuê hiện hoạt có hồ Azure AD động.

• Thuộc sở hữu và quản lý bởi chủ sở hữu Hồ sơ.

• Được hiển thị nhất quán cho người dùng đối tượng thuê trên các trải nghiệm Microsoft 365 như thẻ hồ sơ, mục Tổ chức của thẻ hồ sơ và Copilot (nếu có). Khi Một Trợ lý thoát khỏi tổ chức, giá trị Trợ lý được lưu trữ sẽ bị xóa khỏi hồ sơ và trường không được hiển thị trên hồ sơ nữa.

• Bất cứ lúc nào, mỗi lần bạn chỉ có thể sử dụng một Trợ lý.

Thông tin Trợ lý xuất hiện ở đâu? 

Khi được thêm, Trợ lý sẽ hiển thị trên thẻ hồ sơ (phần Liên hệ) giúp đồng nghiệp xác định đúng điểm liên hệ khi xem hồ sơ của một người. 

Quản lý quyền riêng tư và khả năng hiển thị của Người dùng 

Khi bấm vào biểu tượng 'i', trình chỉnh sửa Hồ sơ sẽ hướng bạn đến trang cài đặt thích hợp để quản lý khả năng hiển thị. 

Theo mặc định, Trợ lý sẽ hiển thị cho Tất cả mọi người trong tổ chức của bạn. Tùy thuộc vào chính sách đối tượng thuê, bạn có thể: 

• Thay đổi khả năng hiển thị thành Chỉ tôi

• Ghi đè lên thiết đặt quyền riêng tư mặc định do tổ chức của bạn đặt

Cách sử dụng thông tin của Trợ lý 

Sau khi lưu, thông tin Trợ lý này sẽ xuất hiện trên thẻ hồ sơ của người được thêm Trợ lý. 

Quản trị Đặt Trợ lý trong Trung tâm Quản trị SharePoint 

Trong trung tâm quản trị SP, người quản trị đối tượng thuê có thể –  

1. Tắt tính năng Trợ lý bằng cách đánh dấu tính năng 'đã tắt' hoặc đặt thành 'tùy chọn' hoặc là thuộc tính 'bắt buộc'. Mặc định là 'tùy chọn'.

2. Đặt quyền riêng tư mặc định của thuộc tính Trợ lý (thành 'Mọi người' hoặc 'Chỉ Tôi' và chỉ định người dùng có thể ghi đè giá trị này hay không. Mặc định là 'Mọi người'.

3. Đặt 'Thiết đặt Quyền riêng tư Mặc định' có thể bị người dùng ghi đè/thay đổi không. Mặc định là không cung cấp chức năng ghi đè.

Câu hỏi thường gặp 

1. Tôi có thể thêm nhiều Trợ lý không?
   Không. Mỗi lần chỉ có thể thêm và hiển thị một Trợ lý trên hồ sơ.

2. Người khác có thể quản lý Trợ lý cho tôi không? 
   Không. Chỉ chủ sở hữu hồ sơ mới có thể quản lý Trợ lý.

3. Tại sao tôi không thấy trường Trợ lý trong Trình soạn thảo Hồ sơ? 

   Người quản trị đối tượng thuê của bạn có thể có: 

   1. Tắt trường Trợ lý 

   2. Khả năng chỉnh sửa người dùng bị hạn chế 

   3. Ẩn trường từ Trình soạn thảo Hồ sơ
      
      Hãy liên hệ với người quản trị nếu bạn cho rằng mình có quyền truy nhập. 

4. Tôi có thể tạm thời xóa Trợ lý của mình không?
   Có. Nếu được phép chỉnh sửa, bạn có thể xóa giá trị Trợ lý. Thao tác này sẽ xóa dữ liệu khỏi hồ sơ của bạn cho đến khi bạn thêm lại.

5. Các thay đổi xuất hiện mất bao lâu?
   Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực tự động và không yêu cầu IT hoặc can thiệp nhân sự.