Công thức cho các site thành công và người dùng hạnh phúc được lên kế hoạch tốt và có phương pháp tiếp cận bền vững đối với quản lý site và người dùng. Dưới đây là một số tác vụ và khái niệm chính mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch site và quản lý người dùng cho tổ chức của mình.
Giới thiệu về tuyển tập site
Cho dù bạn mới dùng SharePoint hay đã sử dụng nhiều phiên bản, trải nghiệm SharePoint hiện đại sẽ mang lại tính linh hoạt cao hơn, dẫn hướng dễ dàng hơn và tất cả các site đều thân thiện với thiết bị di động. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo tuyển tập site cho mỗi khối lượng công việc trong tổ chức của bạn. Trải nghiệm SharePoint hiện đại giúp dẫn hướng và duy trì dễ dàng hơn vì mỗi site giờ là một tuyển tập site. Tìm hiểu thêm về trải nghiệm hiện đại trong SharePoint và các lợi ích của việc sử dụng site Hub. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo tuyển tập site cho mỗi khối lượng công việc, rồi liên kết tất cả chúng với site hub. Điều này cho phép linh hoạt hơn và dễ dàng áp dụng cho các nhu cầu thay đổi của tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Site hub SharePoint là gì?.
Người quản trị SharePoint ủy nhiệm việc quản lý tuyển tập site cho những người khác nhau trong tổ chức của bạn. Mô hình quyền SharePoint giúp bằng cách cho phép bạn gán quyền cho các vai trò khác nhau như người quản trị tuyển tập site, chủ sở hữu site và các vai trò khác. Hãy xem quản lý người quản trị tuyển tập site để tìm hiểu cách thêm và loại bỏ người quản trị tuyển tập site.
Người quản trị tuyển tập site có mức cấp phép Toàn quyền Kiểm soát đối với tuyển tập site. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm hoặc xóa các site hoặc thay đổi thiết đặt cho bất kỳ site nào trong tuyển tập site. Ngoài ra, bạn có thể xem, thêm, xóa hoặc thay đổi tất cả nội dung trong các site đó. Người quản trị tuyển tập site phụ có thể được chỉ định bởi người quản trị tuyển tập site. Là người quản trị tuyển tập site, bạn có thể thêm người quản trị tuyển tập site khác hoặc thay đổi người quản trị tuyển tập site thông qua trang Thiết đặt. Để biết thêm thông tin về tác vụ này, hãy xem quản lý người quản trị tuyển tập site.
Tuyển tập site truyền thống là một nhóm các site SharePoint có cùng một chủ sở hữu và chia sẻ thiết đặt quản trị, chẳng hạn như quyền. Site con kế thừa dẫn hướng, quyền và thiết kế site từ tuyển tập site. vì vậy bất cứ khi nào thành viên site và dự án của bạn thay đổi, các site của bạn cũng phải thay đổi,
Chọn site cho mỗi khối lượng công việc
Điều quan trọng là bạn cần lập kế hoạch loại tuyển tập site SharePoint mà bạn cần cho khối lượng công việc của mình. Sau đó, bạn muốn giúp người dùng của mình dễ dàng dẫn hướng và tìm thấy những gì họ cần. Mục này cung cấp chi tiết về một số site SharePoint hiện đại sẵn dùng và cũng nói về dẫn hướng của các site này. Một bài viết tuyệt vời về việc lập kế hoạch dẫn hướng là Dẫn hướng Lập kế hoạch cho trải nghiệm SharePoint hiện đại.
Hãy coi site hub SharePoint như một khung hoặc nền tảng giúp bạn sắp xếp các site nhóm và site liên lạc khác nhau. Khi bạn tạo tuyển tập site cho mỗi khối lượng công việc trong tổ chức của mình, site hub sẽ kết nối các tuyển tập site này theo cách lô-gic giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý hơn. Sau đó, bạn có thể di chuyển và quản lý các tuyển tập site giữa các site hub bất cứ khi nào khối lượng công việc của bạn thay đổi. Để biết thêm thông tin, hãy xem lập kế hoạch cho site hub SharePoint của bạn.
Site nhóm SharePoint và bất kỳ trang nào mà bạn tạo bên dưới site chỉ sẵn dùng cho người dùng mà bạn mời bằng cách cấp cho họ quyền truy nhập site. Bạn cũng có thể kết nối Site Nhóm với Một Nhóm Microsoft 365. Với Site Nhóm, tổ chức, nhóm hoặc nhóm của bạn có thể kết nối với nhau và cộng tác trên tài liệu và các tệp khác, đăng thông báo, lên lịch cuộc họp, duy trì nhiệm vụ, theo dõi vấn đề hoặc mục hành động và lưu trữ thông tin trong danh sách. Để biết thêm thông tin, hãy xem site nhóm SharePoint là gì?
Site liên lạc SharePoint cho phép bạn chia sẻ các thông tin như tin tức, báo cáo và trạng thái với người khác. Site liên lạc thường có một vài người đóng góp nhưng nhiều thành viên.
Quản trị
Quản trị là bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình hướng dẫn, trực tiếp và kiểm soát cách các bộ phận kinh doanh và nhóm kỹ thuật của tổ chức hợp tác để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Đối với tuyển tập site SharePoint của bạn, một kế hoạch quản trị có thể là hướng dẫn để giúp lên kế hoạch vai trò, trách nhiệm và chính sách cần thiết để hỗ trợ tuyển tập site của bạn. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều cần cân nhắc sau đây:
- Kiến trúc thông tin, bao gồm trang Web, tài liệu, danh sách và dữ liệu
- Các hoạt động bảo trì, bao gồm quản lý tài khoản người dùng
- Chính sách về thương hiệu và tùy chỉnh
- Đào tạo
Điều quan trọng là phải chuẩn bị một kế hoạch quản trị cho tổ chức của bạn. Bằng cách tham gia vào việc phát triển kế hoạch quản trị, bạn có thể giúp xác định quyền sở hữu cho cả nhóm kinh doanh và kỹ thuật, xác định ai chịu trách nhiệm về lĩnh vực nào của hệ thống. Để biết thêm thông tin về việc phát triển một kế hoạch quản trị, hãy xem Tổng quan: các biện pháp tốt nhất để quản lý cách mọi người sử dụng site nhóm của bạn.
Quản lý người dùng
Lưu ý
Bạn có thể cần làm việc với người quản trị SharePoint của mình để quản lý người dùng. Ví dụ: người quản trị SharePoint quản lý hồ sơ người dùng.
Tài khoản người dùng trong Microsoft 365
Người quản trị toàn cầu thêm người dùng mới vào Microsoft 365 bằng cách sử dụng Trung tâm quản trị Microsoft 365, là cổng thông tin để quản lý người dùng và đặt cấu hình dịch vụ. Để biết thêm thông tin, hãy xem Người dùng và vai trò. Khi thêm người dùng mới, người quản trị toàn cầu sẽ thực hiện như sau:
- Xác định người dùng đó có thể truy nhập trung tâm quản trị hay không
- Đặt vị trí địa lý cho người dùng
- Chọn loại giấy phép người dùng
- Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng
Người dùng site nhóm
Bạn có thể thêm người dùng vào Site nhóm của mình và điều chỉnh quyền cho người dùng. Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm SharePoint có thể được tìm thấy bên dưới Thiết đặt. Tuy nhiên, Microsoft 365 hiện tạo một nhóm bảo mật được gọi là Mọi người ngoại trừ người dùng bên ngoài chứa mọi người trong thư mục Microsoft 365 (ngoại trừ những người bên ngoài tổ chức của bạn và được mời thông qua tính năng chia sẻ bên ngoài). Nhóm bảo mật này được tự động cấp quyền truy nhập với tư cách là Thành viên trong SharePoint. Điều đó có nghĩa là người dùng mà bạn thêm vào Thư mục Microsoft 365 có thể chỉnh sửa site, danh sách và thư viện theo mặc định.
Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm
Mức cấp phép là tập hợp các quyền của SharePoint cho phép người dùng thực hiện một tập hợp các tác vụ liên quan. Ví dụ, mức cấp phép Đọc bao gồm các quyền Xem Mục, Mở Mục, Xem Trang và Xem Phiên bản (ngoài các mức cấp phép khác), tất cả các quyền này đều cần thiết để xem các trang, tài liệu và mục trong site SharePoint. Các quyền có thể được bao gồm trong nhiều mức cấp phép. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Lập kế hoạch chiến lược quyền cho bạn.
Chúng tôi khuyên bạn không nên gán mức cấp phép trực tiếp cho người dùng cá nhân vì điều này có thể làm cho việc theo dõi và quản lý người có quyền truy nhập vào site trở nên rất khó khăn. Đôi khi nó là cần thiết, nhưng nên được giữ ở mức tối thiểu để tránh phức tạp. Thay vào đó, hãy gán quyền cho các nhóm, rồi gán người dùng riêng lẻ cho các nhóm thích hợp. Nhóm là một tập hợp người dùng được xác định ở mức tuyển tập site để dễ dàng quản lý quyền. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nhóm SharePoint mặc địnhvà Tùy chỉnh quyền của site. Mỗi nhóm được gán một mức cấp phép mặc định. Ví dụ, một số nhóm SharePoint mặc định cốt lõi bao gồm các mức cấp phép sau đây:
| Nhóm | Mức cấp phép |
|---|---|
| Người sở hữu | Toàn quyền kiểm soát |
| Khách truy cập | Đọc |
| Thành viên | Đóng góp |
Bất kỳ ai có quyền Toàn quyền Kiểm soát đều có thể tạo nhóm tùy chỉnh.
Khi bạn gán mức cấp phép cho các nhóm SharePoint ở mức tuyển tập site, theo mặc định, tất cả các site và nội dung site sẽ kế thừa những mức cấp phép này. Hành vi mặc định này được gọi là kế thừa quyền. Bạn có thể xác định có đặt các quyền duy nhất khi tạo site con hay ngắt kế thừa quyền trên site, danh sách hay thư viện hay mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Kế thừa quyền là gì?
Vì mức cấp phép của người dùng xác định những gì họ có thể xem và truy nhập trong một site, bạn phải cân nhắc cẩn thận tư cách thành viên nhóm của mình. Ví dụ: người dùng chịu trách nhiệm tạo và tùy chỉnh site tối thiểu phải là thành viên của Designer nhóm. Mặt khác, người dùng chỉ cần đọc và tải xuống nội dung và chỉ có thể cần phải là thành viên của nhóm Khách truy cập. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiểu các mức quyền trong SharePoint.
Lập kế hoạch sử dụng các tính năng của tuyển tập site và site
Là người quản trị tuyển tập site cho bạn có thể cần sharePoint, quản lý các tính năng ở mức tuyển tập site và site. Các tác vụ này có thể bao gồm kích hoạt hoặc hủy kích hoạt các tính năng theo kế hoạch quản trị của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật hoặc tắt tính năng tuyển tập site. Xem thêm mục Quản lý Thùng Rác của tuyển tập site SharePoint.