Tổng quan: Chia sẻ, quyền và quản trị site dành cho chủ sở hữu site

Quản trị site hiện đại

Trong SharePoint hiện đại, việc quản trị site quan trọng hơn các phiên bản trước vì có nhiều quyền kiểm soát và tùy chọn hơn cho việc tạo site. Việc quản trị tổ chức của bạn phụ thuộc vào mức độ kiểm soát mà tổ chức bạn cần đối với nội dung, mà sẽ xác định các chi tiết cho việc tạo site và quản trị chủ sở hữu site. Người quản trị SharePoint của bạn có thể giúp bạn hiểu các chính sách xung quanh yêu cầu bảo mật, quy định của chính phủ, xây dựng thương hiệu công ty, trợ năng và hướng dẫn đào tạo. Làm việc với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu thêm về việc tạo site và các chính sách sử dụng của tổ chức trước khi tạo kế hoạch quản trị site của bạn.

Cấu trúc dẫn hướng site SharePoint hiện đại

Các site SharePoint hiệu quả nhất giúp người dùng tìm thấy những gì họ cần một cách nhanh chóng để họ có thể sử dụng thông tin họ tìm thấy để đưa ra quyết định, tìm hiểu về điều gì đang xảy ra, truy nhập các công cụ họ cần hoặc tương tác với đồng nghiệp để giúp giải quyết một vấn đề. Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch dẫn hướng site trong SharePoint.

Một phần cấu trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin. Nếu thông tin bạn đang phát hành có giá trị cao đối với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc nằm trong phạm vi của các quy tắc tuân thủ theo quy định, hãy cân nhắc việc thiết lập sơ đồ phân loại để xác định các loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận. Sau khi đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể dùng các tính năng quản trị để quản lý cách xem nội dung.

Kiến trúc SharePoint hiện đại được thiết kế để có thể linh hoạt và thích ứng với nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn. Các site hiện đại có thể được liên kết với các site hub. Các site liên kết sẽ chia sẻ dẫn hướng và thương hiệu với hub. Nếu được bật bởi chủ sở hữu site hub và chủ sở hữu site chấp thuận, các site liên kết cũng có thể chia sẻ quyền hub.

Cân nhắc những điều sau đây khi xác định cấu trúc dẫn hướng cho site của bạn:

• Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Làm thế nào để chuyển thành các trang, danh sách và thư viện?
• Thông tin sẽ được trình bày như thế nào trong site?
• Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?
• Thông tin sẽ được nhắm mục tiêu đến đối tượng cụ thể như thế nào?
• Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Quản lý quyền trong các site hiện đại

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin quan trọng của tổ chức của bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật mà bạn tạo site của mình—cụ thể là đối tượng bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của mình. Quản lý quyền trong các site hiện đại liên quan đến cả người dùng và nhóm người dùng. Các quyền trong site liên lạc hiện đại và site nhóm đến từ các mẫu site cung cấp các tùy chọn khác nhau. cho từng site.

Site liên lạc không được liên kết với nhóm Microsoft 365 và có ba vai trò mặc định - Chủ sở hữu site, Thành viên Site và Khách truy nhập Site.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn phát triển chiến lược quyền:

• Tuân theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: Cấp cho mọi người mức quyền thấp nhất mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Sử dụng nhóm mặc định tiêu chuẩn: Cấp quyền truy nhập cho mọi người bằng cách thêm họ vào nhóm mặc định, tiêu chuẩn (chẳng hạn như Thành viên, Khách truy cập và Chủ sở hữu).
• Hãy cân nhắc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật: Tạo một site hoặc thư viện dành riêng cho các tài liệu nhạy cảm, chứ không phải để chúng nằm rải rác trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bằng các quyền duy nhất.

Quyền site hiện đại theo tiêu đề

Các tài nguyên khác dành cho chủ sở hữu site:

• Tùy chỉnh site SharePoint của bạn
• Tùy chỉnh dẫn hướng cho site SharePoint của bạn
• Tìm kiếm trong SharePoint hiện đại
• Thiết lập site hub SharePoint
• Quản lý trang web liên lạc SharePoint của bạn
• Quản lý cài đặt site SharePoint của bạn
• Chia sẻ site của bạn
• Sửa quyền cho mục danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ

Quản trị site

Một phần quan trọng nhưng thường không nhìn thấy được của bất kỳ site nào là mô hình quản trị của site—tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình mà bạn thiết lập để xác định cách thức sử dụng SharePoint cho mọi người trong nhóm của bạn.

Nhiều tổ chức có sẵn một mô hình quản trị dành cho các site, ở cấp Quản trị Trung tâm hoặc tuyển tập site, mà có thể được tạo và duy trì bởi bộ phận CNTT hoặc nhóm. Là chủ sở hữu site, bạn cần tìm hiểu xem mô hình quản trị đã tồn tại cho tuyển tập site hoặc cụm máy chủ chưa. Nếu vậy, bạn có thể sử dụng điều đó để hướng dẫn người dùng trang hoặc tạo mô hình quản trị bổ sung để giải quyết các vấn đề cụ thể của bạn. Ví dụ, nếu bạn là chủ sở hữu site cho một site con trong tuyển tập site, chẳng hạn như site nhóm cổ điển, có thể bạn nên tạo mô hình quản trị bổ sung của riêng mình. để giải quyết các sự cố cụ thể trong site con.

Mô hình quản trị cho một site sẽ giúp người dùng site dễ dàng biết khi nào họ nên tạo một site con, danh sách mới hoặc nội dung site khác. Đảm bảo rằng các site con và nội dung sẽ ngừng hoạt động khi lỗi thời để tiết kiệm dung lượng lưu trữ và duy trì chính xác kết quả tìm kiếm. Gives users access to the right content, Duy trì thương hiệu site giống nhau xuyên suốt bằng cách cho phép các chủ sở hữu site con biết mẫu và chủ đề nào sẵn dùng. Nó cũng giúp bạn thay đổi chủ sở hữu site dễ dàng hơn khi mọi người rời khỏi tổ chức hoặc thay đổi vai trò.

Một mô hình quản trị tốt cho một trang web nên tập trung vào các phần sau:

• Tạo site
• Quản lý quyền
• Kiến trúc thông tin
• Vòng đời và ngừng hoạt động của site
• Giới hạn lưu trữ
• Phân loại thông tin
• Tùy chỉnh
• Bảo vệ dữ liệu
• Dẫn hướng
• Tìm kiếm
• Vai trò và trách nhiệm hỗ trợ site

Một số phần trong danh sách trước có thể đã được quyết định cho bạn bởi tuyển tập site hoặc mô hình quản trị cấp tổ chức, chẳng hạn như dung lượng lưu trữ bạn có cho site của mình và loại tùy chỉnh nào bạn có thể thực hiện cho giao diện của site. Các bản cập nhật khác có thể không liên quan, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của site nhóm của bạn và có bao nhiêu người sử dụng site đó. Nhưng ngay cả khi bạn không cần phải đưa ra quyết định về những chủ đề này, bạn vẫn nên biết những quyết định nào đã được đưa ra, từ đó, bạn có thể thông báo cho người dùng site và thực thi các chính sách một cách thích hợp.

Tạo site con

Bạn có thể muốn các thành viên nhóm có thể tạo site con bên dưới site nhóm để sử dụng trong các dự án cụ thể.

Khả năng tự động tạo các site con mới có thể là một lợi ích lớn cho nhóm, nhưng việc tạo site không hạn chế có thể trở nên vượt quá tầm kiểm soát. Khi các site con sinh sôi nảy nở tự do, các vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:

• Thật khó để người dùng có thể tìm được site con phù hợp hoặc chắc chắn liệu họ có đúng hay không.
• Thông tin có thể bị nhân đôi trong một số site con, sử dụng dung lượng lưu trữ đắt đỏ và cần nỗ lực lặp lại để duy trì.
• Thông tin lỗi thời có thể tồn tại trên các site con, có khả năng trong nhiều năm, hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Có thể khó cho biết phiên bản thông tin nào là chính xác.
• Quản lý quyền cho nhiều site con có thể trở thành một việc vặt và người dùng có thể vô tình mất quyền truy nhập vào thông tin mà họ thực sự không nên có.
• Khi nhân viên rời khỏi nhóm, các site con mà họ tạo có thể bị hủy bỏ, tạo ra sự nhầm lẫn và làm lộn xộn kết quả tìm kiếm cho những người dùng site còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng nếu bạn thiết lập một số chính sách cho việc tạo site phụ thuộc các lĩnh vực sau đây:

• Ai được phép tạo site con?
• Các site con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu vậy, các tiêu chí để phê duyệt là gì và ai sẽ phê duyệt?
• Các site con mới có nên sử dụng các mẫu và chủ đề đã được thiết lập không?
• Bao nhiêu thông tin có thể được lưu trữ trên một site? Tức là, nó có thể chiếm bao nhiêu dung lượng đĩa máy chủ?
• Các quy tắc để bao gồm các chiến lược điều hướng trên trang web là gì?
• Thông tin nên được lưu trữ trên các site con trong bao lâu trước khi bị xóa hoặc lưu trữ?

Xem Tạo site hoặc site con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin quan trọng của tổ chức của bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật mà bạn tạo site của mình—cụ thể là đối tượng bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của mình.

Cấp và hạn chế quyền truy nhập vào site của bạn được gọi là quản lý quyền, và đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách là chủ sở hữu site.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn phát triển chiến lược quyền.

• Tuân theo Nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: Cấp cho mọi người mức cấp phép thấp nhất mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Cấp quyền truy nhập cho mọi người bằng cách thêm họ vào nhóm mặc định, tiêu chuẩn (chẳng hạn như Thành viên, Khách truy cập và Chủ sở hữu). Đưa hầu hết mọi người thành viên vào nhóm Thành viên hoặc Khách thăm và hạn chế số người trong nhóm Chủ sở hữu.
• Sử dụng kế thừa quyền để tạo một cấu trúc phân cấp gọn gàng, dễ trực quan hóa. Nghĩa là tránh cấp quyền cho cá nhân, thay vào đó hãy làm việc với nhóm. Nếu có thể, để các site con chỉ kế thừa các quyền từ site nhóm của bạn, thay vì có các quyền duy nhất.
• Sắp xếp nội dung của bạn để tận dụng kế thừa quyền: Hãy cân nhắc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật - tạo một site hoặc một thư viện dành riêng cho các tài liệu nhạy cảm, thay vì để chúng nằm rải rác trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bằng các quyền duy nhất.

Xem Hiểu các mức cấp phép trong SharePoint hoặc Sửa quyền cho danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về quyền thiết đặt.

Kiến trúc thông tin

Kiến trúc thông tin của site giống như mục lục của một cuốn sách: Cấu trúc thông tin của site đó cũng giống như thế nào để sắp xếp và trình bày cho người dùng của site. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại dưới dạng danh sách phân cấp gồm nội dung site, từ khóa tìm kiếm, kiểu dữ liệu và các khái niệm khác.

Để tạo kiến trúc thông tin, bạn phải phân tích thông tin sẽ được trình bày trong site. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để phát triển kiến trúc thông tin:

• Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Làm thế nào để điều đó chuyển thành site con, danh sách, thư viện, v.v.?
• Thông tin sẽ được trình bày như thế nào trong site?
• Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?
• Thông tin sẽ được nhắm mục tiêu đến đối tượng cụ thể như thế nào?
• Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Một phần cấu trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao đối với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc nằm trong phạm vi của các quy tắc tuân thủ theo quy định, bạn có thể muốn thiết lập lược đồ phân loại để xác định các loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể dùng tính năng quản trị để quản lý cách quản lý nội dung. Ví dụ:

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi tệp được kiểm nhập. Việc yêu cầu kiểm xuất tài liệu giúp ngăn chặn việc nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc, việc này có thể tạo xung đột chỉnh sửa và dẫn đến nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc nhở các thành viên nhóm thêm chú thích khi họ kiểm nhập một tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đã thay đổi trong mỗi phiên bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Theo dõi phiên bản

Nếu bạn cần giữ các phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục các tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả các phiên bản theo cùng một cách. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào tài liệu hướng dẫn và một số phiên bản là phụ, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số lượng của từng loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ. Để biết thêm thông tin về việc lập phiên bản, hãy xem Cách thức hoạt động của tính năng lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện?.

Yêu cầu phê duyệt tài liệu

Bạn có thể chỉ rõ rằng phê duyệt cho một tài liệu là bắt buộc. Tài liệu sẽ vẫn ở trạng thái chờ xử lý cho đến khi được chấp thuận hoặc bị bác bỏ bởi người có quyền làm như vậy. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng có thể xem tài liệu trước khi tài liệu được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn chứa các hướng dẫn hoặc thủ tục quan trọng cần được hoàn thiện trước khi người khác nhìn thấy. Để biết thêm thông tin về phê duyệt tài liệu, hãy xem mục Yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách hoặc thư viện site.

Luôn được thông báo về các thay đổi

Các thư viện hỗ trợ công nghệ RSS, để các thành viên trong nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận và xem các bản cập nhật hoặc nguồn cấp tin tức và thông tin trong một vị trí hợp nhất. Bạn có thể dùng công nghệ RSS để cảnh báo bạn về bất kỳ thay đổi nào đối với thư viện, chẳng hạn như khi các tệp được lưu trữ trong thư viện đó thay đổi. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên trong nhóm làm việc của bạn xem được danh sách tổng hợp gồm các tệp đã thay đổi. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo email để được thông báo khi tệp thay đổi. Để biết thêm thông tin về nguồn cấp RSS, hãy xem mục Quản lý nguồn cấp RSS cho một site hoặc tuyển tập site.

Tạo dòng công việc

Một thư viện tài liệu hoặc loại nội dung có thể sử dụng dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt hoặc xem lại tài liệu. Nhóm của bạn có thể áp dụng các quy trình kinh doanh cho tài liệu của mình, gọi là dòng công việc, vốn chỉ định các hành động cần được thực hiện theo trình tự, như phê duyệt hoặc dịch tài liệu. Dòng công việc là cách tự động di chuyển tài liệu hoặc mục qua một chuỗi hành động hoặc tác vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng đối với thư viện theo mặc định: Phê duyệt, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt; Thu thập Phản hồi, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phản hồi và trả tài liệu lại cho người đã khởi tạo dòng công việc dưới dạng biên soạn; và Thu thập Chữ ký, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ. Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem Tổng quan về các dòng công việc có trong SharePoint

Xác định loại nội dung

Nếu nhóm của bạn làm việc với một vài loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng chức năng của thư viện bằng cách bật và xác định nhiều kiểu nội dung. Các loại nội dung tăng thêm tính linh hoạt và nhất quán trên nhiều thư viện. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định một mẫu và thậm chí cả các quy trình dòng công việc. Mẫu đóng vai trò là điểm khởi đầu, để định dạng và mọi văn bản thảo sẵn và cho các thuộc tính áp dụng cho các tài liệu thuộc loại đó, chẳng hạn như tên phòng ban hoặc số hợp đồng. Để biết thêm thông tin về các kiểu nội dung, hãy xem Giới thiệu về các kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung

Theo dõi Kiểm tra

Nếu bạn có một nhóm các tệp nhạy cảm và sẽ rất hữu ích nếu biết cách thức các tài liệu được sử dụng, bạn có thể xác định một chính sách cho phép bạn bật chức năng theo dõi 'Kiểm tra' các sự kiện, chẳng hạn như thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa bỏ. Để biết thông tin về việc thiết lập tính năng kiểm tra, hãy xem Cấu hình thiết đặt kiểm tra cho tuyển tập trang

Vòng đời và ngừng hoạt động của site

Các site như trang làm việc tài liệu và site thảo luận thường tồn đọng sau khi chúng không còn hữu ích, sử dụng hết dung lượng lưu trữ có giá trị và làm xáo trộn kết quả tìm kiếm. Bạn nên lên lịch xem xét các site và nội dung của chúng (ít nhất một lần một năm) để xem liệu chúng có đáng giữ lại hay không.

Cũng cần nhớ rằng mô hình quản trị lớn hơn của tổ chức bạn cũng có thể phải theo dõi các site cũ. Ví dụ, người quản trị có thể tự động xóa các site không bị ảnh hưởng trong 90 ngày. Là chủ sở hữu site, bạn sẽ nhận được email cảnh báo bạn rằng điều này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về chính sách vòng đời và ngừng hoạt động, hãy xem Chính sách đóng cửa trang web.