Site nhóm SharePoint kết nối bạn và nhóm của bạn với nội dung và tài nguyên được chia sẻ. Sử dụng các site nhóm để lưu trữ và cộng tác trên các tệp hoặc để tạo và quản lý danh sách thông tin cũng như:
- Theo dõi và luôn cập nhật tình trạng dự án
- Sắp xếp và đồng tác giả nội dung được chia sẻ
- Kết nối với nhóm Microsoft 365 để truy nhập tài nguyên nhóm
Nếu bạn cần một site để truyền phát thông tin ra cho người khác, thì thay vào đó hãy dùng site giao tiếp .
Cách xác định site nhóm
Cả site nhóm và site liên lạc đều có thể có thanh dẫn hướng ngang hoặc dọc. Tuy nhiên, các site nhóm hiển thị biểu tượng kênh Microsoft Teams bên cạnh tiêu đề của site. Chúng cũng cho biết site là công khai hay riêng tư ở bên phải tiêu đề site.
Hãy làm theo các bước dưới đây để tạo, tùy chỉnh và chia sẻ site nhóm.
Bước 1: Tạo site nhóm
Hãy bắt đầu bằng việc tạo một site nhóm mới.
Để duyệt và thay đổi mẫu site nhóm, chọn Thiết đặt rồi chọn Áp dụng mẫu site để xem và chọn các tùy chọn mẫu.
Lưu ý
Bạn luôn tự hỏi khi nào thì sử dụng OneDrive cho công ty, trường học hay site nhóm SharePoint? Xem Tôi có nên lưu tệp vào OneDrive hay SharePoint không? để biết thông tin về lựa chọn sử dụng.
Bước 2: Xem lại nội dung site nhóm
Tiêu đề Site
Ở đầu site nhóm, bạn sẽ thấy logo site, tên site và site đó là riêng tư (chỉ những thành viên được phê duyệt mới có thể xem) hay công khai (bất kỳ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem).
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa site, cũng sẽ có một liên kết ở đầu site nhóm để thêm danh sách, thư viện tài liệu, trang, bài đăng tin tức hoặc liên kết đến bài đăng tin tức, bảng Microsoft Planner hoặc ứng dụng SharePoint mới vào site.
Hộp tìm kiếm
Phía trên tiêu đề Site, bạn sẽ thấy một hộp tìm kiếm mà bạn có thể tìm kiếm các tệp trên site nhóm của mình. Các đề xuất được hiển thị, khi bạn nhập, dựa trên các tệp mà bạn đã làm việc hoặc xem gần đây. Nhấn Enter để xem danh sách đầy đủ các kết quả tìm kiếm được hiển thị trên một trang riêng biệt mà bạn có thể bung rộng nội dung được hiển thị để chứa kết quả của toàn bộ site SharePoint hoặc tinh chỉnh kết quả chỉ để hiển thị những loại tệp nhất định.
Ngăn dẫn hướng
Ngăn dẫn hướng trên site nhóm SharePoint mặc định nằm ở phía bên trái của trang. Tại đây bạn sẽ tìm thấy các liên kết đến thư viện tài liệu nhóm mặc định, sổ tay OneNote của nhóm, các trang của site, nội dung site và thùng rác của site. Nếu bạn có quyền chỉnh sửa site, bạn có thể thêm các liên kết bổ sung hoặc thay đổi thứ tự các liên kết khi cần thiết.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa site, bạn cũng có thể chuyển đổi vị trí của ngăn dẫn hướng lên đầu site của bạn.
Trang chủ
Trang chủ site nhóm có chứa nhiều phần web mặc định khác nhau. Ví dụ: tùy thuộc vào mẫu, có thể có mục Tin tức nơi bạn có thể tạo và hiển thị các bài đăng về những mục quan trọng hay thú vị cho nhóm của mình. Chỉ cần chọn +Thêm, tạo câu chuyện của bạn, rồi chọn Phát hành để hiển thị câu chuyện ở đầu trang chủ site nhóm. Để xem toàn bộ bài viết, chỉ cần chọn tiêu đề.
Bạn có thể tìm thấy câu chuyện tin tức cũ hơn bằng cách chọn Xem tất cả ở góc trên bên phải của mục Tin tức . Tại đây, bạn có thể duyệt tất cả các bài viết tin tức được nhóm phát hành. Để biết thêm thông tin về Tin tức Nhóm, hãy xem mục Duy trì cập nhật Tin tức cho nhóm trên site nhóm của bạn.
Bạn cũng có thể thấy mục Liên kết Nhanh nơi bạn có thể thêm liên kết tới tệp hoặc trang web ở đầu trang. Chỉ cần chọn +Thêm và nhập URL hoặc chọn một mục từ danh sách các tệp hoặc trang web gần đây. Để biết thêm thông tin về phần web này, hãy xem Sử dụng phần web Liên kết Nhanh.
Trang chủ cũng có nguồn cấp dữ liệu hoạt động giúp bạn xem sơ lược khi có người thêm hoặc chỉnh sửa tệp, trang hoặc danh sách trên site của bạn. Để biết thêm thông tin về phần web này, hãy xem Sử dụng phần web Hoạt động Site.
Cũng có thể có phần web Thư viện tài liệu hiển thị các liên kết đến các tệp trên trang chủ site nhóm. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng phần web Thư viện Tài liệu.
Chỉnh sửa trang chủ
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa hoặc quyền chủ sở hữu trên site, bạn có thể chỉnh sửa trang chủ bằng cách chọn Chỉnh sửa ở góc trên bên phải của trang, rồi thực hiện thay đổi của mình.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể chọn Lưu và đóng để làm việc trên trang của bạn sau hoặc Phát hành lại nếu bạn đã sẵn sàng cho người dùng xem các thay đổi của mình. Để biết thêm thông tin về chỉnh sửa trang chủ site nhóm của bạn, hãy xem mục Sử dụng phần web trên trang.
Bước 3: Tích hợp với Nhóm Microsoft 365
Nhóm Microsoft 365 là một nền tảng mạnh mẽ và hiệu quả dành cho SharePoint ở người dùng Microsoft 365, tập hợp các cuộc hội thoại và lịch từ Outlook, thông tin và tệp từ SharePoint trong Microsoft 365, các tác vụ từ Planner và sổ tay OneNote dùng chung vào một không gian cộng tác duy nhất dành cho nhóm của bạn. Nếu Nhóm Microsoft 365 được bật, tất cả các Nhóm Microsoft 365 mới và hiện có sẽ nhận được một site nhóm.
Quan trọng
Hiện tại, tính năng tích hợp với Nhóm Microsoft 365 chỉ sẵn có với SharePoint trong Microsoft 365 và chỉ khi Nhóm Microsoft 365 đã được người quản trị của bạn bật. Nếu bạn là người quản trị, hãy xem Quản lý những người có thể tạo Nhóm Microsoft 365 để biết các bước bật Nhóm Microsoft 365 cho tổ chức của bạn. Nếu không tích hợp Nhóm Microsoft 365, bạn sẽ không có quyền truy nhập vào các tài nguyên của Nhóm Microsoft 365, chẳng hạn như hộp thư đến Outlook dùng chung hoặc lịch Outlook dùng chung.
Nếu Nhóm Microsoft 365 được bật, khi bạn tạo một site nhóm, Nhóm Microsoft 365 sẽ được tự động tạo. Bất kỳ người dùng nào bạn thêm vào site nhóm của mình đều sẽ tự động được thêm vào Nhóm Microsoft 365 của bạn. Tương tự, khi bạn tạo Nhóm Microsoft 365 trong Outlook, site nhóm SharePoint trong Microsoft 365 sẽ được tự động tạo và bất kỳ người dùng nào mà bạn thêm vào Nhóm Microsoft 365 của mình đều được thêm vào site nhóm.
Toàn bộ thành viên của Nhóm Microsoft 365 đều có quyền truy nhập vào site nhóm và toàn bộ thành viên của site nhóm đều có quyền truy nhập vào Nhóm Microsoft 365. Các thành viên có thể thêm các thư viện tài liệu, danh sách và ứng dụng web bổ sung khi cần thiết. Không cần tạo danh sách phân phối hoặc nhóm SharePoint. Bằng cách chọn tên site, các thành viên cũng có thể truy cập thẻ nhóm có thêm chi tiết về Nhóm Microsoft 365, tư cách thành viên, các ứng dụng được liên kết, v.v.
Để biết thêm thông tin về Nhóm Microsoft 365, hãy xem Tìm hiểu về nhóm Microsoft 365.
Bước 4: Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site
Tùy chỉnh diện mạo site, dẫn hướng site, các phần web và nội dung để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, hãy Lưu dưới dạng bản thảo hoặc Phát hành lại thay đổi để các chỉnh sửa hiển thị với người xem.
- Tạo thư viện tài liệu nơi nhóm của bạn có thể tải tài nguyên lên.
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.
- Thay đổi giao diện site SharePoint của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, kiểu dẫn hướng, bố trí đầu trang và chân trang.
- Thêm hoặc loại bỏ các trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.
- Chọn để liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có bằng cách thêm nó dưới dạng một nối kết bên trong thanh dẫn hướng site hub.
Bước 5: Chia sẻ trang web của bạn với người khác
Chia sẻ trang web của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh trang web của mình, xem lại trang web và phát hành bản thảo cuối cùng.
- Chọn Thiết đặt , rồi chọn Quyền Site.
- Chọn Thêm thành viên , rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm.
- Chọn Thêm thành viên , sau đó nhập tên của tất cả người dùng mà bạn muốn cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên dùng chung như lịch Outlook của nhóm và các quyền chỉnh sửa đối với site.
- Chọn Lưu khi hoàn thành việc thêm thành viên và thiết lập quyền.
Tìm hiểu thêm về quản lý cài đặt site nhóm, thông tin site và quyền.
Bước 6: Duy trì site của bạn
Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web.
Cách thực hành tốt nhất để bảo trì site:
- Lập kế hoạch bảo trì site - Thiết lập lịch biểu để xem lại nội dung site thường xuyên khi cần để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và phù hợp.
- Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất cho toàn tổ chức. Tìm hiểu cách thêm một bài đăng Tin tức trên một site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.
- Kiểm tra liên kết và phần web - Giữ cho liên kết và phần web luôn cập nhật để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị site của mình.
- Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng site bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu mức sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập site và nhiều nội dung khác.
- Xem lại định kỳ cài đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với cài đặt, thông tin site và quyền cho site.
Tìm hiểu thêm về site nhóm và SharePoint
Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch, xây dựng và duy trì site SharePoint.
Tùy chỉnh site nhóm để lưu trữ và chia sẻ tệp
Tạo, tải lên và chia sẻ tệp trong thư viện tài liệu.
Di chuyển hoặc sao chép các mục từ thư viện tài liệu SharePoint
Xem thêm mẫu site SharePoint.