Khi nội dung của site được tổ chức lô-gic và dễ tìm, thì việc duy trì và quản lý sẽ dễ dàng hơn, đồng thời người dùng site sẽ làm việc hiệu quả hơn. Là người quản trị tuyển tập site hoặc người sở hữu site, bạn có thể muốn lập kế hoạch cho chiến lược site trước khi tạo site. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá:
- Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site?
- Người dùng của bạn sẽ tìm và truy nhập nội dung như thế nào?
- Người dùng cần làm gì với nội dung?
Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site?
Sau khi bạn đã cân nhắc số lượng và loại site mà bạn muốn, hãy lập kế hoạch cho nội dung sẽ được lưu trữ trên những site này. Mục tiêu của việc lập kế hoạch nội dung này là xác định:
- Những loại danh sách, thư viện hoặc trang nào bạn muốn tạo trên site để sắp xếp nội dung Thư viện có thể được dùng để lưu trữ tài liệu và các tệp khác, trong khi danh sách có thể hữu ích để theo dõi các nhiệm vụ hoặc vấn đề. Trang là các mục riêng lẻ trong một site, nơi bạn có thể hiển thị nội dung, ứng dụng, liên kết và nhiều nội dung khác.
- Loại ứng dụng bạn muốn bao gồmCác ứng dụng SharePoint tích hợp sẵn, chẳng hạn như thư viện tài liệu và danh sách, nhưng bạn cũng có thể tạo các ứng dụng của riêng mình hoặc mua ứng dụng từ bên thứ ba trong SharePoint Store.
- Liệu bạn có muốn tạo kiểu nội dung hay không Loại nội dung giúp bạn tùy chỉnh cách xử lý và theo dõi các loại nội dung cụ thể.
Tổ chức của bạn có thể muốn tiến hành kiểu lập kế hoạch này theo cách tập trung (đặc biệt là đối với các kiểu nội dung), nhưng đây cũng là kiểu lập kế hoạch mà bạn nên khuyến khích từng chủ sở hữu site thực hiện khi họ tùy chỉnh các site mà họ chịu trách nhiệm.
Bạn muốn thêm loại ứng dụng nào?
Ngoài việc suy nghĩ về các loại nội dung, bạn có thể muốn nghĩ về các loại thông tin khác sẽ được lưu trữ trên site hoặc loại tác vụ mà mọi người trong tổ chức của bạn muốn sử dụng site để quản lý. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch các loại ứng dụng khác nhau mà bạn có thể muốn thêm vào các site để bắt đầu. Ví dụ: nếu bạn biết mình muốn có một nơi để lưu trữ tài liệu, thì có lẽ bạn sẽ muốn thêm một thư viện tài liệu. Nếu bạn biết mình muốn theo dõi các ngày quan trọng, có lẽ bạn sẽ muốn có lịch.
Bạn không cần phải thêm tất cả các ứng dụng mà cuối cùng bạn có thể cần ngay lập tức. Chủ sở hữu site có thể thêm và xóa các ứng dụng mới theo thời gian khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch sớm về cách bạn muốn tùy chỉnh nội dung trên các site của mình có thể giúp đảm bảo rằng các site ngay lập tức hữu ích cho người dùng.
SharePoint tích hợp các ứng dụng tích hợp sẵn hữu ích cho nhiều mục đích kinh doanh, từ lưu trữ và quản lý tài liệu đến quản lý dự án và theo dõi cho đến giao tiếp. Bạn có thể thêm nhiều phiên bản của các loại ứng dụng này vào một site. Bạn cũng có thể mua và thêm các ứng dụng bên thứ ba từ SharePoint Store vào site của mình.
Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Thêm ứng dụng vào site và Mua ứng dụng từ SharePoint Store.
Bạn cần xác định kiểu nội dung?
Loại nội dung cho phép người dùng site nhanh chóng tạo ra các loại nội dung đặc biệt bằng cách dùng lệnh Mục Mới hoặc Tài liệu Mới trong danh sách hoặc thư viện. Các loại nội dung hữu ích vì chúng cung cấp cho người sở hữu site cách thức để đảm bảo rằng nội dung được nhất quán giữa các site. Loại nội dung cũng giúp cho một danh sách hoặc thư viện đơn có thể chứa nhiều loại mục hoặc loại tài liệu. Người sở hữu site có thể đặt cấu hình trước chi tiết cụ thể về nội dung khi họ thiết lập các loại nội dung cho site, danh sách hoặc thư viện.
Chủ sở hữu site có thể xác định kiểu nội dung cho các mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục.
Bạn có thể thấy hữu ích khi xác định kiểu nội dung cho một số nội dung của bạn nếu nội dung của bạn đáp ứng các tiêu chí sau đây:
| Nếu điều này là đúng: | Các loại nội dung có thể hữu ích cho bạn theo những cách sau: |
|---|---|
| Bạn có các loại tài liệu cụ thể có định dạng hoặc mục đích chuẩn hóa và bạn muốn chúng nhất quán trong toàn tổ chức của bạn. | Cấu hình các loại nội dung site cho các loại tài liệu này ở cấp độ Site nhóm để chúng sẵn có để sử dụng trên toàn bộ các site con của Site nhóm. Bằng cách này, tất cả người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tạo các tài liệu này theo những cách nhất quán. |
| Bạn có các mẫu cụ thể mà mọi người phải sử dụng cho các loại tài liệu cụ thể. | Thêm những mẫu tài liệu này vào các kiểu nội dung liên quan để tất cả tài liệu mới được tạo từ kiểu nội dung này đều sẽ sử dụng mẫu. |
| Có một bộ thông tin tiêu chuẩn mà bạn muốn theo dõi cho các loại tài liệu hoặc mục cụ thể. | Thêm cột vào kiểu nội dung của bạn để theo dõi thông tin này. Nếu bất kỳ thông tin nào đặc biệt quan trọng, bạn có thể chỉ định các cột đó theo yêu cầu. Bạn cũng có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các cột cụ thể khi bạn cấu hình kiểu nội dung. |
| Có một quy trình kinh doanh được xác định về cách xử lý hoặc xem xét các loại tài liệu cụ thể. | Hãy cân nhắc việc cấu hình dòng công việc cho các kiểu nội dung cụ thể. Bạn có thể sử dụng dòng công việc để quản lý quy trình kinh doanh như xem xét hoặc phê duyệt tài liệu. |
Sau khi xác định nội dung mà bạn có thể muốn xác định kiểu nội dung, bạn nên nghĩ về nơi bạn muốn xác định kiểu nội dung. Nếu bạn xác định các kiểu nội dung site ở mức Site Nhóm, chúng sẽ sẵn dùng rộng rãi để tái sử dụng trong danh sách và thư viện thuộc tất cả các site con của site Nhóm của bạn. Các chủ sở hữu site riêng lẻ cũng có thể xác định các kiểu nội dung site cho các site của họ, mặc dù những kiểu nội dung này sẽ sẵn dùng trong danh sách và thư viện chỉ trên site đó và bất kỳ site nào dưới nó.
Bạn có thể thấy hữu ích khi tạo bảng tính hoặc bảng ghi lại thông tin bạn muốn bao gồm khi xác định kiểu nội dung. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một nội dung cơ bản như bảng dưới đây, rồi điều chỉnh nó để bao gồm mọi thông tin bổ sung bạn có thể thấy hữu ích để theo dõi, chẳng hạn như các site hoặc nhóm sẽ sử dụng các loại nội dung:
| Loại nội dung mới | Kiểu nội dung mẹ | Cột | Mẫu Tài liệu | Dòng công việc |
|---|---|---|---|---|
| Chỉ rõ tên của loại nội dung bạn muốn tạo. | Xác định kiểu nội dung mẹ sẽ được tạo từ đó. | Liệt kê cột mới hoặc hiện có mà bạn muốn thêm vào kiểu nội dung. | Xác định liệu sẽ có một mẫu tài liệu liên kết với kiểu nội dung hay không. | Xác định liệu sẽ có bất kỳ dòng công việc nào liên kết với kiểu nội dung không. |
Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem Tạo hoặc tùy chỉnh kiểu nội dung.
Người dùng của bạn sẽ tìm và truy nhập nội dung như thế nào?
Hãy nghĩ về cách người dùng site sẽ tìm và sử dụng nội dung trên site SharePoint của bạn. Kiểu lập kế hoạch này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về cách cấu hình cả dẫn hướng lẫn tìm kiếm cho Site Nhóm và các site con của Site Nhóm.
Bạn muốn đưa những trang nào vào dẫn hướng toàn cầu của mình?
Để lập kế hoạch cho dẫn hướng của mình, bạn có thể thấy hữu ích khi tạo sơ đồ các site trong cấu trúc phân cấp site của bạn. Nếu bạn đã tạo sơ đồ trong khi lập kế hoạch trang thì bạn có thể bắt đầu với sơ đồ đó và sửa đổi sơ đồ. Bao gồm tất cả các site con của Site Nhóm của bạn. Bạn cũng có thể muốn bao gồm bất kỳ danh sách hoặc thư viện quan trọng nào tồn tại trên Site Nhóm và các site con của Site Nhóm. Điều này sẽ giúp bạn xác định nhanh các đích quan trọng mà người dùng site có thể muốn tìm nếu họ bắt đầu từ trang chủ trên Site nhóm của bạn.
Dẫn hướng trên đầu site cung cấp điều được gọi là dẫn hướng toàn cầu.
Theo mặc định, mỗi site sẽ sử dụng dẫn hướng trên cùng của riêng mình, nhưng bạn có thể quyết định cho phép các site kế thừa dẫn hướng trên cùng từ site mẹ để trải nghiệm dẫn hướng nhất quán trên tất cả các site. Bạn có thể cấu hình site nào xuất hiện ở dẫn hướng trên cùng. Bạn cũng có thể đưa nối kết đến bất kỳ URL nào khác mà bạn muốn, trong trường hợp bạn muốn tích hợp nối kết đến tài nguyên bên ngoài vào dẫn hướng site của bạn. Để biết thêm thông tin về cách tùy chỉnh dẫn hướng trên cùng, hãy xem tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Nếu bạn có nhiều site con cho site nhóm của mình, bạn có thể không muốn hiển thị tất cả chúng trên thanh nối kết trên cùng vì điều này có thể gây quá tải cho người dùng site. Nhưng bạn cũng không muốn để các site hoặc nội dung quan trọng không thể khám phá được. Dùng sơ đồ cấu trúc phân cấp site của bạn để xác định các site chính mà bạn muốn hiển thị trong dẫn hướng toàn cầu của mình.
Mọi người sẽ dẫn hướng trong site như thế nào?
Ngoài dẫn hướng trên cùng, các site cũng hiển thị thành phần dẫn hướng ở bên trái của trang được gọi là Khởi động Nhanh.
Thông thường, Khởi động Nhanh hiển thị các nối kết cụ thể tới site hiện tại và nó có thể được dùng để tô sáng nội dung quan trọng nhất. Khi bạn tạo một danh sách hay thư viện mới, một nối kết mới sẽ tự động xuất hiện dưới Gần đây trên Khởi động Nhanh. Chỉ năm nối kết mới nhất mới xuất hiện trong phần Gần đây.
Bạn có thể tùy chỉnh Khởi động Nhanh để thêm hoặc loại bỏ nối kết đến các danh sách và thư viện trên site. Bạn cũng có thể nhóm các nối kết dưới đầu đề tùy chỉnh. Nếu bạn chọn để tất cả các site con kế thừa dẫn hướng toàn cầu, điều quan trọng đối với Người sở hữu Site là phải tùy chỉnh dẫn hướng trên Khởi động Nhanh vì nó sẽ là cách chính mà người dùng sẽ tìm thấy nội dung trong một site khi họ truy nhập vào site đó. Nếu bạn quyết định không để các site con kế thừa dẫn hướng toàn cầu từ Site Nhóm, thì người dùng sẽ có thể sử dụng cả thanh nối kết trên cùng lẫn thanh Khởi động Nhanh trên site con để tìm nội dung bên trong site. Để biết thêm thông tin về việc chỉnh sửa các nối kết trên Khởi động Nhanh, hãy xem Tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Bạn nên suy nghĩ điều gì khi lập kế hoạch tìm kiếm?
Người dùng của bạn sẽ có nhiều khả năng muốn sử dụng SharePoint hơn khi họ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần. Bằng cách sử dụng các tính năng nội dung như loại nội dung hoặc bằng cách thêm các cột siêu dữ liệu vào danh sách và thư viện, bạn có thể giúp làm cho nội dung dễ khám phá hơn thông qua tìm kiếm.
Người quản trị tuyển tập site và người quản trị site có thể thực hiện một số cấu hình để tùy chỉnh trải nghiệm tìm kiếm cho người dùng.
| Cách thực hiện: | Tham khảo chủ đề này: |
|---|---|
| Tùy chỉnh kiểu và các thiết đặt ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh Trung tâm Tìm kiếm và các Phần Web được sử dụng trên các trang Trung tâm Tìm kiếm. | Quản lý Trung tâm Tìm kiếm trong SharePoint |
| Tạo quy tắc truy vấn để cải thiện cách tìm kiếm phản hồi mục đích của người dùng. | Quản lý quy tắc truy vấn |
| Tùy chỉnh nguồn kết quả cho tìm kiếm. | Quản lý nguồn kết quả |
| Xem, tạo hoặc thay đổi các thuộc tính được quản lý hoặc ánh xạ các thuộc tính được tìm kéo với các thuộc tính được quản lý. | Quản lý lược đồ tìm kiếm trong SharePoint |
| Để xuất và nhập các cài đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh giữa các site. Cài đặt mà bạn xuất và nhập sẽ bao gồm mọi quy tắc truy vấn tùy chỉnh, nguồn kết quả, loại kết quả, kiểu xếp hạng và cài đặt tìm kiếm site. | Xuất và nhập thiết đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh |
Cách nội dung trở nên khả dụng trong tìm kiếm
Dịch vụ tìm kiếm được lên lịch để tìm kéo nội dung SharePoint năm phút một lần. Sau khi mục được thêm vào site SharePoint, sẽ có một khoảng thời gian trước khi mục đó được lập chỉ mục và trả về kết quả tìm kiếm. Khoảng thời gian này thay đổi tùy theo hoạt động người dùng hiện tại. Các tác vụ như di chuyển site, nâng cấp và bảo trì làm tăng tải cho quy trình lập chỉ mục. Các mục nội dung mới thường sẽ hiển thị trong kết quả tìm kiếm trong vòng một giờ.
Người dùng cần làm gì với nội dung?
Bằng cách đặt một số câu hỏi cơ bản về những điều mà người dùng site cần thực hiện với nội dung, bạn có thể xác định cách bạn có thể cần cấu hình các site, danh sách hoặc thư viện cụ thể, cũng như những tính năng cụ thể mà người dùng site có thể cần dùng.
| Các câu hỏi để khám phá: | Những điều cần cân nhắc khi cấu hình nội dung: |
|---|---|
| Bạn có cần theo dõi phiên bản của các loại tài liệu hoặc mục danh sách cụ thể không? |
|
| Người dùng site có cần khả năng làm việc hoặc cộng tác đồng thời trên các loại tài liệu cụ thể không? |
|
| Các loại nội dung cụ thể có cần được phê duyệt trước khi có thể truy nhập rộng rãi không |
|
| Một số loại tài liệu nhất định có tuân theo quy trình kinh doanh cụ thể hay dòng công việc của con người không? |
|
| Bạn sẽ sử dụng danh sách để điều khiển hoặc quản lý quy trình |
|
| Có nội dung nhạy cảm trên các trang cần bị hạn chế truy cập chung không |
|
| Người dùng có cần nhận thông tin cập nhật về các thay đổi nội dung không? |
|