Tự động áp dụng hoặc đề xuất nhãn nhạy cảm với các tệp và email của bạn trong Office

Office có thể được cấu hình để đề xuất hoặc tự động áp dụng nhãn nhạy cảm cho một tệp hoặc email nếu nó bao gồm thông tin nhạy cảm hoặc công ty cá nhân, chẳng hạn như số an sinh xã hội, số thẻ tín dụng, số tài khoản ngân hàng và mã định danh quốc tế. Điều này giúp bạn duy trì các tệp và thư tuân thủ các chính sách bảo vệ thông tin của tổ chức của bạn ngay cả khi bạn chưa áp dụng nhãn nhạy cảm theo cách thủcông.

Cách Office tự động áp dụng hoặc đề xuất nhãn nhạy cảm

Để biết thêm thông tin về tính khả dụng của tính năng này trong các ứng dụng và nền tảng Office khác nhau, hãy xem cách làm việc nhãn nhạy cảm trong các ứng dụng Office.

Word, Excel vàPowerPoint

Nếu một nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng, cũng như một thông báo tùy chọn từ người quản trị của bạn. Bạn có thể chọn OK hoặc X nếu bạn muốn đóng Mẹo chính sách.

Ảnh chụp màn hình Mẹo chính sách cho nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn được khuyến nghị, cũng như một thông báo tùy chọn từ người quản trị của bạn. Chọn áp dụng độ nhạy cảm để áp dụng nhãn hoặc chọn X để đóng Mẹo chính sách mà không áp dụng nhãn.

Ảnh chụp màn hình Mẹo chính sách cho nhãn nhạy cảm được đề xuất

Trong Word, nội dung nhạy cảm đã kích hoạt các khuyến nghị nhãn nhạy cảm được gắn cờ với gạch chân màu đỏ và tô sáng màu hồng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn xem lại và loại bỏ nội dung nhạy cảm thay vì áp dụng nhãn nhạy cảm được đề xuất.

Ảnh chụp màn hình của nội dung nhạy cảm được tô sáng trong Word

Bạn có thể xem lại tất cả nội dung nhạy cảm trong tài liệu cùng một lúc bằng cách chọn Hiển thị nội dung nhạy cảm trong Mẹo chính sách.

Thao tác này sẽ mở ngăn trình soạn thảo, Hiển thị tổng quan về nội dung nhạy cảm trong tài liệu cũng như đề xuất chỉnh sửa và tinh chỉnh thông thường. Bằng cách chọn một thể loại nội dung nhạy cảm chẳng hạn như "số thẻ tín dụng", bạn có thể xem lại và loại bỏ tất cả các phiên bản của nội dung nhạy cảm bằng ngăn trình soạn thảo hoặc menu ngữ cảnh.

Ảnh chụp màn hình nội dung nhạy cảm trong ngăn trình soạn thảo

Outlook

Nếu một nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng, cũng như một thông báo tùy chọn từ người quản trị của bạn. Chọn OK hoặc X để đóng Mẹo chính sách.

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn được khuyến nghị, cũng như một thông báo tùy chọn từ người quản trị của bạn. Chọn áp dụng độ nhạy cảm để áp dụng nhãn hoặc chọn X để đóng Mẹo chính sách mà không áp dụng nhãn.

Word, Excel và PowerPoint

Nếu nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng. Chọn OK hoặc X để đóng Mẹo chính sách.

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được đề xuất. Chọn thay đổi ngay để áp dụng nhãn được đề xuất, hoặc chọn Xđể đóng Mẹo chính sách mà không áp dụng nhãn.

Lưu ý: Tính năng tự động ghi nhãn và đề xuất trong Excel for Mac chỉ hoạt động nếu sổ làm việc được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint.

Outlook trên web

Nếu một nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, một Mẹo sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng.

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được đề xuất. Chọn thay đổi độ nhạy cảm để áp dụng nhãn được đề xuất hoặc chọn bỏ qua để đóng Mẹo mà không áp dụng nhãn.

Word, Excel và PowerPoint

Nếu nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng. Chọn OK hoặc X để đóng Mẹo chính sách.

Ảnh chụp màn hình Mẹo chính sách cho nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo chính sách sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được đề xuất. Chọn thay đổi ngay để áp dụng nhãn được đề xuất, hoặc chọn Xđể đóng Mẹo chính sách mà không áp dụng nhãn.

Ảnh chụp màn hình Mẹo chính sách cho nhãn nhạy cảm được đề xuất

Outlook trên web

Nếu một nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động, một Mẹo sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được áp dụng.

Ảnh chụp màn hình của Mẹo về một nhãn nhạy cảm được áp dụng tự động

Nếu một nhãn nhạy cảm được khuyến nghị, Mẹo sẽ xuất hiện với tên của nhãn đã được đề xuất. Chọn thay đổi độ nhạy cảm để áp dụng nhãn được đề xuất hoặc chọn bỏ qua để đóng Mẹo mà không áp dụng nhãn.

Ảnh chụp màn hình của một mẹo về nhãn nhạy cảm được đề xuất

KhiOffice không áp dụng hoặc đề xuất nhãn nhạy cảm

Office sẽ không tự động áp dụng nhãn nhạy cảm nếu:

  • Nhãn nhạy cảm đã được áp dụng theo cách thủ công vào tệp hoặc email.

  • Tệp hoặc email đã có nhãn có độ nhạy cảm cao hơn so với nhãn sẽ được áp dụng tự động.

Office sẽ không đề xuất nhãn nhạy cảm nếu:

  • Tệp hoặc email đã có nhãn nhạy cảm thuộc độ nhạy bằng hoặc cao hơn so với nhãn sẽ được đề xuất.

Cách Office phát hiện thông tin nhạy cảm

  • Trong Word, Excel và PowerPoint, phát hiện tự động bắt đầu khi bạn mở một tài liệu và vẫn tiếp tục ở nền khi bạn chỉnh sửa.

  • Trong Outlook for Windows, việc phát hiện tự động bắt đầu khi bạn soạn thư mới hoặc trả lời hoặc chuyển tiếp thư hiện có.

  • Trong Outlook trên web, việc phát hiện sẽ xảy ra khi lưu bản thảo thư.

Lưu ý: Vì tính năng này phân tích dữ liệu của bạn với một dịch vụ Microsoft 365, bạn có thể lo ngại về bảo mật dữ liệu của mình. Bạn có thể đọc các trải nghiệm được kết nối trong Office để biết thêm chi tiết.

Yêu cầu

Các điều kiện sau đây phải được đáp ứng choOffice tự động áp dụng hoặc đề xuất nhãn nhạy cảm:

Giới hạn

  • Quy trình ghi nhãn nhạy cảm và tự động được khuyên dùng trongOffice không được đảm bảo để hoàn thành. Office không ngăn người dùng lưu hoặc đóng tệp hoặc gửi thư email trước khi các thuật ngữ nhạy cảm được phát hiện. 

    Để biết thêm chi tiết, người quản trị phải cấu hình tính năng ghi nhãn nhạy cảm tự động cho nội dung tại phần còn lại với Azure Information Protection ScannerMicrosoft Cloud Application Security.

  • Trong Excel, một tập hợp con của nội dung trong các ô trong sổ làm việc được lấy mẫu để đánh giá và thông tin nhạy cảm bên ngoài mẫu có thể bị nhỡ. Ví dụ, trong Excel cho web, giới hạn mẫu là khoảng 2 MB và các ô 2000. Chúng tôi đang nỗ lực mở rộng kích cỡ mẫu này để hỗ trợ nhiều hơn một sổ làm việc.

  • Thông tin nhạy cảm chứa trong một số đối tượng sẽ không được phát hiện. Các ví dụ bao gồm:

    • Viết tay

    • Tệp nhúng

    • Các đối tượng khác ngoài các ô, chẳng hạn như Pivottable hoặc SmartArt (Excel )

    • Các ô có đầu ra công thức hoặc tính toán (Excel )

    • Chú thích, đầu trang, chân trang, cước chú, chú thích cuối và hộp (Word cho web)

    • Hình và SmartArt (Word )

    • Ghi chú (PowerPoint )

  • Khi bạn mở hoặc chỉnh sửa nội dung nhạy cảm, có thể có một sự chậm trễ trước khi nhãn được áp dụng tự động hoặc được đề xuất. Độ dài của sự chậm trễ sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng nội dung đang được đánh giá và tốc độ kết nối Internet của bạn và có thể kéo dài từ vài giây đến vài phút. Chúng tôi đang nỗ lực để giảm sự chậm trễ này qua thời gian.

  • Trong ứng dụngWord trên máy tính, các điều khoản nhạy cảm trong chú thích chưa được đăng không được quét (chỉ áp dụng cho trải nghiệm chú thích mới).

  • Trong ứng dụngWord trên máy tính, hãy loại bỏ nội dung nhạy cảm sẽ không loại bỏ thuật ngữ khỏi thay đổi được theo dõi hoặc các phiên bản khác của tài liệu. 

  • TrongOutlook for Windows, chỉ có thư được tạo, chứ không phải là lịch sử thư, được xem xét trong dòng quét và chủ đề không được bao gồm trong bản quét.

Xem thêm

Các vấn đề đã biết với tự động áp dụng hoặc đề xuất nhãn nhạy cảm

Áp dụng nhãn nhạy cảm cho tài liệu và email của bạn trong Office

Áp dụng nhãn nhạy cảm cho nội dunghttps://docs.microsoft.com/microsoft-365/compliance/apply-sensitivity-label-automaticallytự động

Cách làm việc nhãn nhạy cảm trong các ứng dụng Office

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft dùng nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×