Đặt quy tắc cho phối thư

Sử dụng các quy tắc để tùy chỉnh phối thư của bạn dựa trên thông tin trong nguồn dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng quy tắc để thêm Quá hạn khi ngày đến hạn của người nhận đã qua.

Thiết lập quy tắc sau khi bạn chọn người nhận để phối thư và chèn các trường phối vào tài liệu.

Đi tớiQuy tắcgửi> thư và chọn một quy tắc dựa trên mô tả dưới đây.

Yêu cầu

Sử dụng quy tắc Yêu cầu khi bạn muốn nhập thông tin một lần và hiển thị thông tin đó ở nhiều vị trí trong tài liệu được phối. Ví dụ: nếu ngày họp không có trong nguồn dữ liệu của bạn, bạn có thể nhập ngày đó một lần và hiển thị nó ở bất cứ nơi nào bạn đã thêm thẻ đánh dấu tương ứng.

1. Trong tài liệu phối, nhấn Ctrl+F9 rồi nhập tên để tạo thẻ đánh dấu. Lặp lại việc này, bằng cách sử dụng cùng một tên, ở mọi nơi bạn muốn phản hồi cho trường Yêu cầu xuất hiện trong tài liệu.
2. Đặt con trỏ của bạn ở vị trí bất kỳ trong tài liệu, trước thẻ đánh dấu đầu tiên bạn vừa tạo.
3. Đi tớiQuy tắc>Gửi thư>Hỏi.
4. Chọn thẻ đánh dấu bạn vừa tạo (hoặc nhập tên), rồi nhập yêu cầu, chẳng hạn như "Ngày sự kiện?" trong hộp Yêu cầu .
5. Chọn OK, rồi chọn OK một lần nữa.
6. Ở cuối quy trình, khi bạn chọn Kết thúc & phối, chọn Chỉnh sửa từng tài liệu. Bạn sẽ được nhắc trả lời cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn vào thẻ đánh dấu bạn đã chỉ định, trong các tài liệu có kết quả từ việc phối.

Thông tin thêm: Mã trường: trường Ask

Điền

Ví dụ, bạn đang gửi cùng một thư mời cho một cuộc họp hàng quý. Nguồn dữ liệu của bạn không lưu trữ ngày họp và ngày họp chỉ xuất hiện một lần trong thư mời.

Bằng cách đặt trường Điền vào tài liệu, bạn có thể chạy phối tương tự cho mỗi cuộc họp. Điều duy nhất bạn cần nhập là ngày họp.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đưa văn bản điền.

2. Trong tab Gửi thư, đi đếnĐiền Quytắc>.

3. Nhập yêu cầu, chẳng hạn như Ngày sự kiện? trong hộp Yêu cầu .

4. Chọn OK, rồi chọn OK một lần nữa.

5. Chọn Kết thúc & phối chỉnh >sửa từng tài liệu riêng lẻ.

6. Khi được nhắc, hãy nhập phản hồi cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn vào trường Điền và xuất hiện ở thẻ đánh dấu trong tài liệu được phối.

Nếu... Sau đó... Còn

Sử dụng nếu... Sau đó... Quy tắc else để hiển thị văn bản khác nhau dựa trên thông tin trong nguồn dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể hiển thị một thông báo đến khi trường Quốc gia/Khu vực trống và một thông báo khác khi trường không phải như vậy.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn có văn bản điều kiện.

2. Đi tớiQuy tắc>gửi thư>nếu... Sau đó... Khác.

3. Chọn tên trường và So sánh.

4. Trong hộp So sánh tới , nhập giá trị bạn muốn so sánh. Bỏ qua bước này nếu bạn đã chọn trống hoặc không trống.

5. Trong Chènvăn bản này, nhập văn bản để hiển thị khi điều kiện được đáp ứng.

6. Trong Nếu không hãy chèn văn bản này, hãy nhập văn bản để hiển thị khi điều kiện không được đáp ứng.

7. Chọn OK.

Thông tin thêm: Mã trường: trường IF

Phối Bản ghi #

Sử dụng Phối Bản ghi # để hiển thị vị trí của họ trong danh sách chờ cho từng người nhận. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách người nhận theo thứ tự thời gian của các đăng ký, rồi sử dụng quy tắc Bản ghi phối # để hiển thị vị trí đánh số của người nhận trong danh sách.

Số bản ghi phản ánh bất kỳ sự phân loại hoặc lọc nào bạn áp dụng trước khi phối.

1. Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn số bản ghi hiển thị.
2. Đi đếnQuy tắc>Gửi> thưPhối Bản ghi #.

Thông tin thêm: Mã trường: trường MergeRec

Trình tự Phối #

Sử dụng Trình tự Phối # để hiển thị số của từng bản ghi trong tài liệu được phối. Ví dụ: bạn có thể đánh số từng người nhận theo thứ tự chúng được phối.

1. Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn số bản ghi hiển thị.
2. Đi đếnQuy tắc>Gửi thư>Trình tự Phối #.

Thông tin thêm: Mã trường: trường Trình tự Phối

Bản ghi Tiếp theo

Sử dụng quy tắc Bản ghi Tiếp theo để yêu cầu Word tiếp tục đến bản ghi tiếp theo mà không bắt đầu một trang mới. Ví dụ: bạn đang sử dụng phối thư để in danh sách liên hệ trên một tờ giấy duy nhất.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.
2. Đi đếnQuy tắc>Gửi thư>Bản ghi Tiếp theo.
3. Chèn trường phối cho dữ liệu bạn muốn tiếp theo
   Danh sách tên công ty có thể giống như thế này:
   «Company_Name»
   «Bản ghi Tiếp theo»«Company_Name»
   «Bản ghi Tiếp theo»«Company_Name»

Thông tin thêm: Mã trường: trường Next

Bản ghi Tiếp theo Nếu

Sử dụng Bản ghi Tiếp theo If để kiểm soát khi nào Word di chuyển sang bản ghi tiếp theo dựa trên điều kiện. Ví dụ: bạn có thể sử dụng trường Quốc gia/Khu vực để tách biệt người dự trong nước và quốc tế.

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.
2. Đi đếnQuy tắc>Gửi thư>Bản ghi Tiếp theo Nếu.
3. Trong danh sách Tên trường , hãy chọn tên trường phối, chẳng hạn như Thành phố.
4. Trong danh sách So sánh , chọn một cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ: để chọn ra những người nhận tại một thành phố cụ thể, hãy chọn Bằng.
5. Trong hộp So sánh tới , nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ: để chọn ra những người nhận ở Tokyo, nhập Tokyo (bỏ qua bước này nếu bạn chọn is blank or is not blank khi so sánh).

Thông tin thêm: Mã trường: trường NextIf

Đặt Thẻ đánh dấu

Dùng Đặt Thẻ đánh dấu để nhập thông tin một lần và dùng nó ở nhiều nơi trong tài liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể nhập tên diễn giả một lần và sử dụng tên này bất cứ khi nào bạn đã thêm trường Tham chiếu tương ứng.

1. Đặt con trỏ vào vị trí bất kỳ trong tài liệu.
2. Đi tới Thẻ>đánh dấu Đặt Quytắc Gửi> thư và nhập tên, sau đó chọn OK.
3. Đặt con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn văn bản thẻ đánh dấu hiển thị.
4. Đi tới trường Chèn>Phần Nhanh>, rồi chọn Tham chiếu.
5. Chọn tên thẻ đánh dấu bạn vừa tạo, rồi chọn OK.
6. Chèn trường Tham chiếu đến mọi nơi bạn muốn văn bản thẻ đánh dấu xuất hiện.
7. Trước khi thực hiện phối, hãy bấm chuột phải vào trường Đặt, chọn Sửa Trường và nhập văn bản bạn muốn vào hộp Văn bản .
8. Chọn OK.

Thông tin thêm: Mã trường: Trường Set 

Bỏ qua Bản ghi Nếu

Sử dụng Bản ghi Bỏ qua If để loại trừ người nhận khỏi phối thư dựa trên thông tin trong nguồn dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể loại trừ khách hàng có trường Kích cỡ khớp với một kích cỡ cụ thể.

1. Đi tớiQuy tắc>Gửi thư>Bỏ qua Ghi Nếu.
2. Trong danh sách Tên trường , chọn tên trường phối, chẳng hạn như Kích cỡ.
3. Trong danh sách So sánh , chọn một cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ: để chọn ra những khách hàng mặc một kích cỡ cụ thể, hãy chọn Bằng.
4. Trong hộp So sánh tới , nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ: để chọn ra những khách hàng mặc kích cỡ siêu nhỏ, hãy chọn XS (bỏ qua bước này nếu bạn chọn trống hoặckhông trống khi so sánh).

Thông tin thêm: Mã trường: trường SkipIf