本文适用于通过 Windows 工具或功能和 Microsoft 365 产品使用 Windows 讲述人、JAWS 或 NVDA 等屏幕阅读器程序的人士。 本文是 Office 内容集辅助功能帮助和学习 的 一部分，可在其中找到有关应用的更多辅助功能信息。 有关常规帮助，请访问 Microsoft 支持 。
Windows macOS iOS Android 网页版
将 Word 与键盘和屏幕阅读器配合使用来共享文档。 我们已经通过“讲述人”、JAWS 和 NVDA 对其进行了测试，但它或许还能与其他屏幕阅读器配合使用，只要这些屏幕阅读器遵循常见的辅助功能标准和技术。 从 OneDrive 或 SharePoint 共享文件时，可以邀请他人直接从文档查看或编辑文档，或者以电子邮件附件的形式发送文件。
通过 OneDrive 或 SharePoint 共享文档
在 Word 中登录到Microsoft帐户，并将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，以便与他人共享文档。 有关如何登录的说明，请转到使用屏幕阅读器和Word的基本任务 中的“登录到Microsoft帐户”部分。 有关如何将文档保存到联机位置的说明，请转到使用屏幕阅读器在 Word 中保存文档 。
通过将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，还可以控制谁编辑文件，确保每个人都能立即看到最新更改，并在任何设备上访问文档。 可以轻松地将较旧和新的文档上传到 OneDrive 或 SharePoint 。
打开要共享的文档。
若要打开“共享 ”窗格，请按 Alt+Z、S。将听到：“人员共享，可编辑组合框。”
注意: 如果尚未将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，系统会提示你立即执行此操作。
键入要与其共享文档的人员的电子邮件地址或姓名，然后按 Enter。 对要与之共享文档的其他联系人重复此操作。
要添加可选消息，请按 Tab 键。 将听到：“在此处输入可选消息，正在编辑。” 键入给收件人的消息。
要定义共享链接的适用对象，请按 Shift+Tab 直到听到当前选项，例如，“只有组织中拥有此链接的人员可以查看和编辑”。 然后按 Enter。 将听到：“链接设置页”。 按向上或向下键直到听到所需的访问组选项。
默认情况下，与之共享文档的人员可以编辑文档。 如果希望他们只能查看文档，请按 Tab 键，直到听到“其他设置，已选中，允许编辑，复选框”，然后按空格键。
若要保存访问设置并退出 “链接设置” 页，请按 Tab 键，直到听到“应用，按钮”，然后按 Enter。 将听到：“发送链接，页面。
若要共享文档，请按 Tab 键，直到听到“发送按钮”，然后按 Enter。
通过电子邮件共享文档副本
使用 Word ，可以轻松地通过电子邮件发送文档副本以与他人共享。 可以原始格式或 PDF 格式发送副本。 Word 自动将文档转换为 PDF，并将文件附加到默认电子邮件应用，例如， Outlook 。
如果要将文档另存为 PDF，有关说明，请转到使用屏幕阅读器将文档保存在Word 。
打开要共享的文档。
若要打开“共享 ”窗格，请按 Alt+Z、S。将听到：“人员共享，可编辑组合框。”
按 Tab 键，直到听到“发送副本，按钮已折叠”，然后按 Enter。
按向下键，直到听到所需的文件类型选项，例如“PDF，菜单项”，然后按 Enter。
Word 使用默认电子邮件客户端打开新电子邮件，并附加了文档的 PDF 或 Word 副本。 焦点位于“收件人 ”字段内。 键入电子邮件地址。
若要键入消息，请按 Tab 键，直到听到“消息”，后跟文档名称和“邮件，正在编辑”。 ）请键入你的邮件内容。
要发送邮件，请按 Alt+S。
在共享文档中协作办公
Word 提供两种类型的共同创作：常规和实时共同创作。 这两种方式都允许多个人协作处理文档。 它们之间有一个关键差异：
使用 Word 处理共享文档时，无需更改任何有关工作方式的信息。 你的共同作者只需关注你发送的链接，你的文档将以 Word 版本或 Word 网页版 打开。 如果他们还使用 Word 或 Word 网页版 ，并且同意自动共享更改，则他们的工作会在发生时显示，并且你可以使用屏幕阅读器阅读修改后的文本，而无需等待其他人保存文档。
屏幕阅读器通知
在 Word 中协作处理文档时使用屏幕阅读器时，当发生某些事件时，将听到公告：
当听到“不同步的更改”时，表示一个作者正在编辑段落（通过常规共同创作），但尚未保存更改。 此区域处于锁定状态，无法进行共同创作。
当听到“正在编辑已锁定的更改”时，表示另一个作者已锁定此区域（通常是一个段落），无法对其进行编辑。
当听到“外部更改”时，表示一个作者刚刚保存了文档，共同创作者已向其中添加了新内容。 在常规共同创作中，视力正常的人员可以看到该区域突出显示为绿色。
当听到“更改冲突”时，表示一个作者有一个段落与共同创作者所进行的更改冲突。 视力正常的人员可以看到此区域突出显示为红色。
当听到“作者”时，表示一个作者当前位于该段落（通过实时共同创作）。 这有助于共同创作者避免因编辑同一区域造成冲突。
提示: 开始与他人一起处理文档时，将显示一个对话框，询问所需的共同创作体验类型。 按 F6 导航到对话框。
将 Word for Mac 与键盘和内置 macOS 屏幕阅读器 VoiceOver 配合使用来共享文档。 从 OneDrive 或 SharePoint 共享文件时，可以邀请他人直接从文档查看或编辑文档，或者以电子邮件附件的形式发送文件。
通过 OneDrive 或 SharePoint 共享文档
在 Word for Mac 中登录到Microsoft帐户，并将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，以便与他人共享文档。 有关如何登录的说明，请转到使用屏幕阅读器和Word的基本任务 中的“登录到Microsoft帐户”部分。 有关如何将文档保存到联机位置的说明，请转到使用屏幕阅读器在 Word 中保存文档 。
通过将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，还可以控制谁编辑文件，确保每个人都能立即看到最新更改，并在任何设备上访问文档。 可以轻松地将较旧和新的文档上传到 OneDrive 或 SharePoint 。
在要共享的文档中，按 F6，直到听到当前所选选项卡，例如“开始选项卡”。
重复按 Control+Option+向右键，直到听到“共享，菜单按钮”，然后按 Control+Option+空格键进行选择。 将听到：“人员共享，组合框。 输入姓名或电子邮件地址。” 焦点位于联系人文本字段上。
键入要与之共享文档的人员的电子邮件地址。 如果已存储此人的联系信息，只需键入其姓名，然后按 Return。
若要与多人共享，请使用分号分隔姓名或电子邮件地址。
若要添加消息，请按一次 Tab 键，然后键入消息。
若要分配权限，请按 Tab 键，直到听到当前所选选项，例如“只有您指定的人员才有权编辑”，然后按 Control+Option+空格键。 按向下键或向上键，直到听到所需的权限选项。 如果不希望他人编辑文档，请按 Tab 键，直到听到：“允许编辑，选中，复选框。 若要取消选中此复选框并仅分配查看权限，请按 Control+Option+空格键。
若要应用权限更改，请按 Tab 键，直到听到“应用，按钮”，然后按 Control+Option+空格键。
重复按 Tab 键，直到听到“发送，按钮”，然后按 Control+Option+空格键选择按钮并发送邀请。
共享文档链接
可以将文档的链接复制到另一个共享文件中，例如， PowerPoint 演示文稿。
按 F6，直到听到当前所选选项卡，例如“开始选项卡”。
重复按 Control+Option+向右键，直到听到“共享，菜单按钮”，然后按 Control+Option+空格键进行选择。 将听到：“人员共享，组合框。 输入姓名或电子邮件地址。”
按 Tab 键，直到听到“复制链接，按钮”，然后按 Control+Option+空格键。 此时会打开链接对话框。
按 Tab 键，直到听到“复制，按钮”，然后按 Control+Option+空格键。
例如，将链接粘贴到另一个共享文件。
通过电子邮件共享文档副本
还可以通过电子邮件发送文档副本，或直接从 Word 以 PDF 形式发送。
按 F6，直到听到当前所选选项卡，例如“开始选项卡”。
重复按 Control+Option+向右键，直到听到“共享，菜单按钮”，然后按 Control+Option+空格键进行选择。 将听到：“人员共享，组合框。 输入姓名或电子邮件地址。”
按 Tab 键，直到听到“发送副本”，然后按 Control+Option+空格键。
按 Control+Option+向下键，直到听到所需的文件格式选项，然后按 Control+Option+空格键。
默认电子邮件客户端会创建一封附加 Word 文件副本或插入文档的 PDF 副本的新电子邮件。 焦点位于“收件人 ”字段内。 键入收件人的电子邮件地址。
按 Tab 键移至下方其他字段，例如“抄送 ”和“主题 ”。
若要发送邮件，请按 Shift+Tab，直到听到：“发送，按钮”。然后按 Control+Option+空格键选择该按钮并发送邮件。
通过电子邮件共享指向文档的链接
可以直接从 Word 通过电子邮件发送指向文档的链接。
按 F6，直到听到当前所选选项卡，例如“开始选项卡”。
重复按 Control+Option+向右键，直到听到“共享，菜单按钮”，然后按 Control+Option+空格键进行选择。 将听到：“人员共享，组合框。 输入姓名或电子邮件地址。”
按 Tab 键，直到听到“邮件按钮”，然后按 Control+Option+空格键。
默认电子邮件客户端会新建一封电子邮件，其中包含在邮件正文中插入的文档链接。 焦点位于“收件人 ”字段内。 键入收件人的电子邮件地址。
按 Tab 键移至下方其他字段，例如“抄送 ”和“主题 ”。
若要发送邮件，请按 Shift+Tab，直到听到：“发送，按钮”。然后按 Control+Option+空格键选择该按钮并发送邮件。
在共享文档中协作办公
使用 Word for Mac 处理共享文档时，无需更改工作方式。 你的共同作者只需关注你发送的链接，你的文档将以 Word 版本或 Word 网页版 打开。
若要使用其他作者所做的更新刷新文档，请按 Command+S。
签出文档
如果想要锁定文档仅供你更新，可以签出文件。 文件签出后，在你保存并签入文档前，其他人无法对其进行更新或查看你进行的编辑。
打开文档后，按 Control+Option+M。 You hear: “Menu bar Apple.”
按 Tab 键，直到听到“文件”，然后按 Control+Option+空格键。
按向下键，直到听到“签出”，然后按 Control+Option+空格键。
编辑文档，完成后，按 Control+Option+M。
按 Tab 键，直到听到“文件”，然后按 Control+Option+空格键。
按向下键，直到听到“签入”，然后按 Control+Option+空格键。
你将听到：“版本批注。 ”键入更新的简短说明。 完成后，按 Tab 键，直到听到“签入”，然后按 Control+Option+空格键。
阻止其他作者
可以阻止其他作者更改文档的特定部分。
在文档中，选择不希望其他人编辑的部分。
按 Control+Option+M。 You hear: “Menu bar Apple.”
按 Tab 键，直到听到“工具”，然后按 Control+Option+空格键。
按向下键，直到听到“阻止作者”，然后按 Control+Option+空格键。
若要取消阻止作者，按 Control+Option+M。
按 Tab 键，直到听到“工具”，然后按 Control+Option+空格键。
按向下键，直到听到“取消阻止所有我的已阻止区域”，然后按 Control+Option+空格键。
将 Word for iOS 与内置的 iOS 屏幕阅读器 VoiceOver 配合使用，共享文档。 将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，然后邀请其他人查看或编辑共享的文档。 如果要将文档通过电子邮件发送为 PDF 或 Word 文档，可以直接从 Word for iOS 执行此操作。
通过 OneDrive 或 SharePoint 共享文档
在 Word for iOS 中登录到Microsoft帐户，并将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，以便与他人共享文档。 有关如何登录的说明，请转到使用屏幕阅读器和Word的基本任务 中的“登录到Microsoft帐户”部分。 有关如何将文档保存到联机位置的说明，请转到使用屏幕阅读器在 Word 中保存文档 。
通过将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint ，还可以控制谁编辑文件，确保每个人都能立即看到最新更改，并在任何设备上访问文档。 可以轻松地将较旧和新的文档上传到 OneDrive 或 SharePoint 。
在 Word 文档中，向右或向左轻扫，直到听到：“共享，按钮。 双击屏幕以选择并打开菜单。 VoiceOver 报出：“共享，标题。
“共享 ”菜单随即打开。 向右轻扫，直到听到“邀请人员，按钮”，然后双击屏幕进行选择。
此时会打开“邀请人员 ”对话框。 向右轻扫，直到听到：“键入姓名或电子邮件地址，文本字段。 ”双击屏幕选择字段并开始键入。
使用屏幕键盘键入想要与之共享文档的人员的电子邮件地址。 完成后，导航到屏幕右下角的返回键，然后双击进行选择。
提示: 如果已存储此人的联系信息，则可向右轻扫，从“联系人 ”中进行选择。 VoiceOver 报出：“添加联系人，按钮。 ”双击屏幕选择按钮并转到“联系人 ”。 反复向右轻扫以循环浏览联系人列表，或使用顶部的“搜索 ”。 如果位于想添加为收件人的联系人上，请双击屏幕。
如果希望收件人仅可查看文档而无法编辑，请向右轻扫，直到听到“可以编辑”，然后双击屏幕删除编辑权限。
若要发送邀请，请向左或向右轻扫，直到听到“发送，按钮”，然后双击屏幕。
发送邀请后，返回到“共享 ”菜单。
通过电子邮件共享文档副本
还可以通过电子邮件发送文档副本，或直接从 Word for iOS 以 PDF 形式发送。
在 Word 文档中，向右或向左轻扫，直到听到：“共享，按钮。 双击屏幕以选择并打开菜单。 VoiceOver 报出：“共享，标题。
“共享 ”菜单随即打开。 向右轻扫，直至听到“发送副本，按钮”，然后双击屏幕进行选择。 将听到：“共享，后退按钮。
将打开“发送副本 ”菜单。 向右轻扫，直到听到“格式”，后跟当前所选文件格式，例如“Word 文档，按钮”。
如果要更改文件格式，请双击屏幕。 向右轻扫，直到听到所需的文件选项，然后双击屏幕进行选择。 焦点将返回到“ 发送副本” 菜单。
向右轻扫，直到听到要用于发送文件的应用。 若要选择某选项，请双击屏幕。
如果需要，请向右轻扫，直到位于“收件人 ”字段，然后双击屏幕选择该字段。
使用屏幕键盘键入想要与之共享文档的人员的电子邮件地址。
提示: 如果已存储此人的联系信息，则可向右轻扫，从“联系人 ”中进行选择。 VoiceOver 报出：“添加联系人，按钮。 ”双击屏幕选择按钮并转到“联系人 ”。 反复向右轻扫以循环浏览联系人列表，或使用顶部的“搜索 ”。 如果位于想添加为收件人的联系人上，请双击屏幕。
若要更改电子邮件主题，请向右轻扫，直到听到“主题”，然后双击屏幕进行选择。 使用屏幕键盘键入其他主题。 完成后，导航到屏幕右下角的返回键，然后双击进行选择。
若要添加消息，请向右轻扫并双击屏幕。 使用屏幕键盘键入消息。 完成后，导航到屏幕右下角的返回键，然后双击进行选择。
完成后，请反复向左轻扫，直到听到“发送，按钮”，然后双击屏幕发送文档。
将 Word for Android 与内置的 Android 屏幕阅读器 TalkBack 配合使用来共享文档。 从 OneDrive 共享文件时，可以邀请他人查看或编辑文档，或者直接从文档通过电子邮件附件发送文件。
通过 OneDrive 共享文档
在 Word for Android 中登录到Microsoft帐户，并将文档保存到 OneDrive ，以便可以与他人共享。 有关如何登录的说明，请转到使用屏幕阅读器和Word的基本任务 中的“登录到Microsoft帐户”部分。 有关如何将文档保存到联机位置的说明，请转到使用屏幕阅读器在 Word 中保存文档 。
通过将文档保存到 OneDrive ，还可以控制谁编辑文件，确保每个人都能立即看到最新更改，并在任何设备上访问文档。 可以轻松地将较旧和新的文档上传到 OneDrive 。
在 Word for Android 中打开要共享的文档。
向左轻扫，直到听到“未选中，共享，开关”，然后双击屏幕。
向右轻扫，直到听到“邀请他人至此文件，编辑框”，然后双击屏幕。
使用屏幕键盘键入想要与之共享文档的人员的电子邮件地址。
向下再向左轻扫，关闭键盘。
若要添加消息，请向右轻扫，直到听到“包含消息(可选)，编辑框”，双击屏幕，然后使用屏幕键盘键入消息。
若要分配权限，请向右轻扫，直到听到“已选中，可以编辑，复选框”。 默认情况下，协作者可以编辑你共享的文档。 如果希望他们仅能查看文档，请双击屏幕。
向右轻扫，直到听到“‘共享’按钮”，然后双击屏幕。
通过电子邮件共享文档副本
还可以通过电子邮件发送文档副本，或直接从 Word for Android 以 PDF 形式发送。
在 Word for Android 中打开要共享的文档。
向左轻扫，直到听到“未选中，共享，开关”，然后双击屏幕。
向右轻扫，直到听到“‘作为附件共享’按钮”，然后双击屏幕。
向右轻扫直到听到“‘文档’按钮”或“‘PDF’按钮”，这取决于想要共享的文件格式。 双击屏幕选择格式。
向右轻扫，直到找到要用于共享的电子邮件应用，例如“Outlook ”或“Gmail”，然后双击屏幕。
使用屏幕键盘键入想要与之共享文档的人员的电子邮件地址。
向下再向左轻扫，关闭键盘。
向右轻扫，直至听到“发送”，然后双击屏幕。
提示: 还可使用这些说明将 PDF 副本发送到自己的电子邮件地址，或将 PDF 保存在 Google Drive。
将 Word 网页版 与键盘和屏幕阅读器配合使用来共享文档。 我们已在 Microsoft Edge 中使用讲述人以及 Chrome 中的 JAWS 和 NVDA 对其进行了测试，但只要其他屏幕阅读器和 Web 浏览器遵循常见的辅助功能标准和技术，它就可能适用于其他屏幕阅读器和 Web 浏览器。 从 OneDrive 共享文件时，可以邀请人员查看或编辑文档，以便可以同时协作。
注意:
Microsoft 365 的新增功能是逐渐向 Microsoft 365 订阅者发布的，因此你的应用可能还没有这些功能。 若要了解如何更快速地获取新功能，请加入 Office 预览体验计划 。
要详细了解屏幕阅读器，请转到如何配合使用屏幕阅读器和 Microsoft 365 。
使用 Word 网页版 时，建议使用 Microsoft Edge 作为 Web 浏览器。 由于 Word 网页版 在 Web 浏览器中运行，因此其键盘快捷方式与桌面程序的键盘快捷方式不同。 例如，将使用 Ctrl+F6 而不是 F6 来跳入和跳出命令。 此外，F1（帮助）和 Ctrl+O（打开）等常见快捷方式适用于 Web 浏览器，但不适用于 Word 网页版。
通过 OneDrive 共享文档
在 Word 网页版 中登录到Microsoft帐户，并将文档保存到 OneDrive ，以便可以与他人共享。 有关如何登录的说明，请转到使用屏幕阅读器和Word的基本任务 中的“打开 Word 网页版 并登录”部分。 有关如何将文档保存到联机位置的说明，请转到使用屏幕阅读器在 Word 中保存文档 。
通过将文档保存到 OneDrive ，还可以控制谁编辑文件，确保每个人都能立即看到最新更改，并在任何设备上访问文档。 可以轻松地将较旧和新的文档上传到 OneDrive 。
在 Word 网页版 中编辑文档时，按 Ctrl+F6，直到听到“Microsoft服务列表”。
按 Tab 键，直到听到“共享，按钮”，然后按 Enter。
要分配权限，请按 Tab 键，直至听到当前选定的权限选项，例如“仅拥有访问权限的人才能使用此链接”。 然后按空格键。 将听到：“链接设置页”。 使用向下和向上键选择所需选项。
要控制编辑权限，请按 Tab 键直到听到“其他设置，已选中，‘允许编辑’复选框”。 如果不希望其他人编辑文档，请按空格键。
若要应用权限更改，按 Tab 键直到听到“应用，按钮”，然后按 Enter。
按 Tab 键，直到听到“人员共享，可编辑组合框”，然后键入要与之共享文档的人员的电子邮件地址。 若要与多人共享，请使用分号分隔电子邮件地址。
若要添加消息，请按 Tab 键直到听到“添加消息，可选”字段，然后键入消息。
按 Tab 键，直到听到“‘共享’按钮”，然后按 Enter。
共享文档链接
可以将文档的链接复制到另一个共享文件中，例如， PowerPoint 演示文稿。
在 Word 网页版 文档中，按 Ctrl+F6，直到听到“Microsoft服务列表”。
按 Tab 键，直到听到“‘共享’按钮”，然后按 Enter。 将听到：“对话框，共享”。
按 Tab 键，直到听到“其他共享链接的方式。 复制链接、按钮“，然后按空格键。 将听到：“链接已创建。 焦点位于链接文本字段中。
按一次 Tab 键。 将听到“复制按钮”，然后按空格键。 将听到：“链接已复制。
若要关闭链接窗口，请按 Alt+C。 焦点将返回到文档正文。
例如，将链接粘贴到另一个共享文件。
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