整理 Microsoft 365 中的文档和网站

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视频：使用 Microsoft 365 共享文件和文件夹一个最常见的工作日挑战是整理 OneDrive 工作或学校以及 SharePoint 文档和网站。下面是可在 OneDrive（工作版或学校版）中整理文档和网站的一些方法。

将文档存储在工作或学校 OneDrive 中，或团队网站库中
查找文档
关注文档以使其日后易于查找
查看最近打开的文档列表
查看其他人与你共享的文档
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关注网站以使其日后易于查找
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将文档存储在工作或学校 OneDrive 中，或团队网站库中

有关将 OneDrive 用于工作或学校网站和团队网站（非常适合小型企业）结合使用的信息，请参阅设置 Microsoft 365 文件存储和共享。

工作或学校 OneDrive 是 Microsoft 365 中的个人文档库。默认情况下，存储在工作或学校 OneDrive 中的 Files 是私人的，但你可以根据需要共享它们。你的团队网站就是由你组织中的特定人员共享的网站。

注意

适用于工作或学校的 OneDrive 不同于 OneDrive，后者用于独立于工作场所的个人存储。

你最多可以在 OneDrive（工作或学校）中存储 1 TB 的数据。有关存储限制的详细信息，请参阅 SharePoint 限制。

若要转到工作或学校 OneDrive 或团队网站库，请登录 Microsoft 365，然后执行以下操作之一：

选择标题中的 OneDrive，然后单击屏幕一侧快速启动栏中的“Files”。 .
选择页眉中的“网站”，再选择“团队网站”磁贴，然后选择屏幕侧边“快速启动”栏中的“文档”库。

注意

如果已自定义你的 SharePoint 网站，则侧面可能没有“快速启动”栏。

若要在工作或学校 OneDrive 或团队网站文档库中开始活动，请使用库上方 快速命令 栏中的选项，或在单个文件上使用省略号 (...) ：

使用 Office 365 中的快速命令栏在 OneDrive for Business 或 SharePoint Online 团队网站文档库中启动活动。你可以：

创建新文档。
从计算机上传文档
同步工作或学校 OneDrive 连接到你的计算机以在本地访问你的文件。
在其应用程序中查看和打开所选文件。
共享文件。有关详细信息，请参阅在 OneDrive 工作版或学校版中共享文件。

右键单击文件，将弹出具有其他选项（例如，共享、下载、删除、移动或复制）的列表并获得指向文件的链接。有关更多提示，请参阅整理库中的文件。

查找文档

大多数公司都会创建大量文档，因此可能很难找到所需文档，甚至你自己创建的文档。 Microsoft 365 提供了多种方法来快速查找所需文档。

查找文档的方法通常取决于对文档的了解情况。例如，如果你正在关注文档、是否有人与你共享文档，或者你是否知道文档存储在 OneDrive 工作版或学校版中，或者存储在团队网站库中，可以在特定位置查看。

其他情况下，您可能希望通过名称搜索文档，甚至仅通过您认为文档中包含的词语搜索文档。在这种情况下，可以使用工作或学校 OneDrive 中的查询框搜索：

工作或学校 OneDrive 中的文档。
其他人与您共享的文档。
您关注的网站中存储的文档。

搜索框位于 OneDrive 工作或学校或 SharePoint 网站的左上角或右上角。

Office 365 中 One Drive 查询框的屏幕截图。在 SharePoint 中，还可以使用文档上方的“查找文件”或“搜索此网站”框。

若要查看在 Microsoft 365 中查找文档的方法摘要，请参阅在 Microsoft 365 中查找文件。

关注文档以使其日后易于查找

关注文档时，该文档将显示在工作或学校 OneDrive 的 “关注的文档 ”列表中。

你在 Microsoft 365 中关注的 OneDrive for Business 文档的屏幕截图。此外，如果你在个人资料中输入了关于自己的信息，例如在“兴趣”和“询问我”字段中输入关键字，则有关你可能感兴趣的文档的建议将显示在“关注的文档”列表中。选择推荐的任何文档下方的“关注”，将把该文档添加到您的“关注的文档”列表中。