您儲存在 SharePoint 網站的檔案通常可供擁有網站許可權的每個人使用,但您可能想要與沒有網站存取權的人共用特定檔案或資料夾。 當您共用檔案和資料夾時,您可以決定是否允許人員編輯或只進行查看。 您可以查看檔案SharePoint共用物件,並隨時停止SharePoint檔案或資料夾共用,或變更許可權。

附註: 

  • 若要共用OneDrive和資料夾,請查看共用OneDrive檔案和資料夾。

  • 您也可以共用 整個網站

  • 您的共用體驗看起來可能會與下列步驟和螢幕擷取畫面稍有不同,但本資訊仍可協助您共用檔案和資料夾。

與特定人員共用

如果您想要傳送電子郵件邀請給人員或群組,並追蹤記錄您邀請的人員,則請選擇此選項。 這也可以讓您之後視需要移除特定個人或群組的權限。

  1. 在 SharePoint 網站上,前往您想要共用檔案的文件庫。

  2. 選取要共用之檔案或資料夾的圓圈圖示。

    附註: 無法同時共用多個專案。 您可以改為將要共用的內容新增到資料夾,然後共用資料夾。

    1. 如果您使用的是清單視圖,請選取專案左側的圓圈。

    2. 如果您使用的是磚視圖,請選取專案右上角的圓圈。

  3. 選取共用圖示頁面頂端的共用頁面。

    附註: 

    • 如果已與某人共用選取的檔案或資料夾,底部有 一個共用清單。 每個影像都是個人的個人檔案相片,或檔案已共用之群組的縮寫。 如果您想要編輯個人或群組的存取層級,請選取相片或群組縮寫以開啟 管理 Access

    • 如果選取的檔案或資料夾目前未與某人共用,就不會有 [共用對象] 清單。 

    螢幕擷取畫面顯示設定中共用快顯視窗上的連結OneDrive

  4. 傳送連結下,選取具有 連結的任何人都可以編輯 以開啟連結設定。

    附註: 視系統管理員設定的不同,您可能有不同的預設設定。 例如,此按鈕可能會顯示組織<中的人員>編輯。

    畫面中共用快顯視窗的螢幕擷取畫面OneDrive。

  5. 選取您想要授予連結存取權之對象的選項: 

    附註: 

    • 如果共用選項已變灰,貴組織的系統管理員可能會限制它。 例如,他們可能會選擇移除任何人選項,以防止可用連結轉給組織外部的其他人。

    • 為了追蹤存取並確保安全性,您只可以與貴組織或擁有 Microsoft 帳戶的人共用。

    1. [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

    2. [<貴組織> 中具有連結的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

    3. 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 其不會變更任何權限。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。 

    4. [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

  6. [設定] 下,您可以設定下列任何選項:

    • [允許編輯] 可讓使用 Microsoft 帳戶登入的人編輯他們可以存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾,擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。 取消核取此方塊,表示使用者可以在不登入的情況下檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過,他們無法變更您 SharePoint。

      附註: 

      • [允許編輯] 預設為開啟。

      • 您也可以在上一個畫面上設定編輯權限。 在 [傳送連結] 下,選取 [名稱、群組或電子郵件] 欄位旁的鉛筆圖示,以變更您輸入之人員或群組的編輯權限。 

    • [封鎖下載] 會防止使用者下載他們可存取   的檔案或資料夾。 取消勾選此方塊表示使用者可以將檔案下載到他們的裝置。 

      附註: 只有在您不允許編輯時,才能使用此選項

    • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後,連結將無法使用,您必須為需要存取檔案或資料夾的使用者建立新連結。

    • [設定密碼] 可讓您設定密碼來存取檔案。 當使用者開啟連結時,系統會提示他們輸入密碼,才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。

    • [僅在檢閱模式中開啟] 限制使用者留下註解,以及對檔案提出建議。 

      附註: 

      • 只有 Word 文件/檔案具有此權限選項。

      • 如果某人已經擁有此文件的編輯權限,則選取 [僅在檢閱模式中開啟] 將不會阻止他們編輯內容。 對他們來說,文件會在編輯模式中開啟。

  7. 設定所有連結設定和權限後,選取 [套用]。 

  8. [名稱、群組或電子郵件] 欄位中,開始輸入您要共用的電子郵件地址或連絡人名稱。 當您開始在方塊中輸入資訊時,您也可以從出現的清單中選擇連絡人。

    提示: 若要快速與特定人員共用,您可以輸入他們的名稱或電子郵件,然後使用名稱、群組或電子郵件欄位右邊的鉛筆圖示,然後選取可編輯可以查看。 然後按照下列相同步驟,與您列出的特定人員共用。

  9. 如果您想要的話 在名稱 、群組或電子郵件 欄位下方包含訊息。

    附註: 如果您想要在 Outlook 中撰寫郵件,請選取Outlook按鈕,連結會插入到草稿電子郵件中,而您輸入要分享的每個人都會位於 [收件者/ 收件者」 清單中。

  10. 選取 [傳送]。 

附註: 請尊重著作權,並留意您在線上共用的內容。 複製或共用未獲授權的內容將違反 Microsoft 服務合約

使用「複製連結」共用

選取此選項與多人 (甚至是您可能不認識的人) 共用項目。 例如,您可以使用這些連結張貼至 Facebook、Twitter 或 LinkedIn,或在電子郵件或訊息中共用。 視您設定的權限而定,任何取得連結的人員都可以檢視或編輯項目。 具有連結的使用者無法上傳新項目。 請注意,連結也可以轉寄而且不需要登入。

  1. 在 SharePoint 網站上,前往您想要共用檔案的文件庫。

  2. 選取要共用之檔案或資料夾的圓圈圖示。

    附註: 無法同時共用多個專案。 您可以改為將要共用的內容新增到資料夾,然後共用資料夾。

    1. 如果您使用的是清單視圖,請選取專案左側的圓圈。

    2. 如果您使用的是磚視圖,請選取專案右上角的圓圈。

  3. 選取共用圖示頁面頂端的共用頁面。

    附註: 

    • 如果已與某人共用選取的檔案或資料夾,底部有 一個共用清單。 每個影像都是個人的個人檔案相片,或檔案已共用之群組的縮寫。 如果您想要編輯個人或群組的存取層級,請選取相片或群組縮寫以開啟 管理 Access

    • 如果選取的檔案或資料夾目前未與某人共用,就不會有 [共用對象] 清單。 

    螢幕擷取畫面顯示設定中共用快顯視窗上的連結OneDrive

  4. 複製連結下,選取具有 連結的任何人都可以編輯 以開啟連結設定。

    附註: 視系統管理員設定的不同,您可能有不同的預設設定。 例如,此按鈕可能會顯示組織<中的人員>編輯。

    畫面中共用快顯視窗的螢幕擷取畫面OneDrive。

  5. 若要變更連結權限,請選取您想要授予連結存取權之對象的選項:

    附註: 如果共用選項呈現灰色停用狀態,則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如,他們可能會選擇移除任何人選項,以防止可用連結轉給組織外部的其他人。

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

    • [<貴組織> 中具有連結的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

    • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 其不會變更任何權限。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。 

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

      附註: 為了追蹤存取並確保安全性,您只可以與貴組織或擁有 Microsoft 帳戶的人共用。

  6. [設定] 下,您可以設定下列任何選項:

    • [允許編輯] 可讓使用 Microsoft 帳戶登入的人編輯他們可以存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾,擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。 取消核取此方塊,表示使用者可以在不登入的情況下檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過,他們無法變更您 SharePoint。

      附註: 

      • [允許編輯] 預設為開啟。

      • 您也可以在上一個畫面上選取共用檔案之名稱右邊的鉛筆圖示,以設定編輯權限。 

    • [封鎖下載] 會防止使用者下載他們可存取   的檔案或資料夾。 取消勾選此方塊表示使用者可以將檔案下載到他們的裝置。 

      附註: 只有在您不允許編輯時,才能使用此選項

    • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後,連結將不再有效,您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新連結。

    • [設定密碼] 可讓您設定密碼來存取檔案。 當使用者按一下連結,他們將收到輸入密碼的提示之後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。

    • [僅在檢閱模式中開啟] 限制使用者留下註解,以及對檔案提出建議。 

      附註: 

      • 只有 Word 文件/檔案具有此權限選項。

      • 如果某人已經擁有此文件的編輯權限,則選取 [僅在檢閱模式中開啟] 將不會阻止他們編輯內容。 對他們來說,文件會在編輯模式中開啟。

  7. 設定所有連結設定和權限後,選取 [套用]。 

  8. [複製連結] 下,選取 [複製]

  9. 貼上連結,然後以電子郵件、訊息或貼文傳送。

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