概念性影像

Microsoft 365 是可與其他人共同作業的絕佳應用程式集合。 建立檔案、將檔案儲存到 OneDrive,然後與公司中的其他人或您正在處理的客戶共用檔案。

共用文件之後,同時共同編輯不同部分的即時變更。 使用批註和@mentions來提供及回應意見反應。

如果有人進行您不是粉絲的變更,請使用版本歷程記錄回復到先前版本的檔。

我會學到什麼?

  • 如何使用 OneDrive 儲存及共用文件

  • 如何使用批註和@mentions提供及回應意見反應

  • 如何與檔中的其他人即時共同作業

  • 如何使用版本歷程記錄回復到先前版本的檔

我需要什麼?

  • OneDrive

  • 適用于桌上型電腦的Word

提示

本文使用Word做為共同作業的範例,但您也可以在 PowerPoint、Excel 及其他應用程式中執行此動作。

當您開始新檔時,最好將它儲存到 OneDrive。 這可確保您可以從任何裝置存取該檔,並可讓您輕鬆地與其他人共用該檔,而非透過電子郵件來回傳送相同檔案的不同複本。

若要儲存到 OneDrive:

  1. 在 Word 中,選取 [檔案>另存新檔]

  2. 選擇 [OneDrive],然後選擇您要儲存資料夾的資料夾。

  3. 輸入檔案名,然後選取 [ 儲存]

將檔案儲存在 OneDrive 後,立即自動儲存。 不再因為忘記儲存而遺失進度。 當您準備好邀請其他人與您共同處理檔案或取得意見反應時:

  1. 選取 [共用]。  [共用] 對話方塊

  2. 新增您要共用物件的名稱或電子郵件地址。 如果您要與公司外部的其他人共用,請務必將許可權變更為 [擁有連結的任何人都可以編輯]

    提示

    若要深入瞭解共用許可權,請參閱共用 OneDrive 檔案和資料夾

  3. 視需要新增訊息,然後選取 [ 傳送]

收件者會收到一封含有檔連結的電子郵件。

或者,選取[複製連結 ],然後您就可以視需要共用該檔的連結,例如在電子郵件、聊天訊息或其他檔中。

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共用檔案之後,您可以與其他人共同作業,並同時工作。

  • 查看檔中還有誰正在處理檔,以及他們工作的位置。

  • 目前狀態指示器會顯示某人進行變更的位置。 在進行變更時立即查看任何變更。

  • 新增批註並@mention其他人,以在您想要的位置取得意見。

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當您在檔案中加上批註並將 @符號與某人的名稱搭配使用時,對方會收到一封含有您批註連結的電子郵件。 按一下連結即可將它們帶入檔和交談中。

  1. 新增批註。

  2. 輸入您的批註。 使用@mention為批註中的特定人員命名。

  3. 取 [張貼批註]

  4. 收件者會收到電子郵件通知。 他們可以直接從電子郵件回復批註,或選取連結直接移至批註。

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將檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint 後,如果有人進行您不想要的變更,請使用版本歷程記錄回復到舊版檔案。

  1. 選取檔案名。

  2. 取 [版本歷程記錄]

  3. 選擇其中一個版本。

  4. 按一下 [變更]或捲動檔案以比較變更。

  5. 取 [還原] 以舊版取代檔案。

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