在 Outlook 中安排會議或活動

在 Windows全新的 Outlook中安排會議並新增參加者

1. 從行事曆中 選擇 新事件。

2. 為你的會議或活動加上標題。

3. 選擇 邀請與會者，然後輸入邀請參加會議或活動的個人名單。

   如果你在 Outlook 中使用工作或學校帳號搭配 Microsoft 365 或 Exchange，請使用排 程助理 標籤查看參加者的行程。 

4. 在 排程助理中，選擇 新增必要參加者 或 新增可選參加者，開始輸入參加者的姓名或電子郵件地址。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 從名單中選擇一個名字加入參加者。

   排程助理 會顯示每位使用者的空閒/繁忙時段。 標示所選時間的橫條將為藍色，且每位參加者姓名下會列出你選擇的時間的可預約時間。 如果參加者身處不同時區，這會特別有幫助。

   你可以從排程助理檢視傳送活動，或返回活動頁面編輯更多會議細節。

5. 選擇建議的時間段，或在 活動標籤中手動輸入日期及開始和結束時間。

6. 輸入會議地點，並依情況向左或向右滑動 Teams 會議 切換。

   提示: 根據你的帳號，你可能會選擇 新增房間或搜尋會議的 房間或地點 。

7. 如果你不想讓這場會議變成固定會議，請選擇 發送 邀請函。 否則，請見下一節 安排定期會議。

安排定期會議於全新的 Outlook

1. 請依照前一節第1至6步驟， 安排會議並新增與會者。

2. 選擇 重複，然後在 重複 視窗中選擇你想要的事件重複間隔。 選取 [儲存]。

3. 選擇 「發送 」以遞送邀請函。

在全新的 Outlook中新增一人加入現有會議

您可以將其他出席者新增至現有的會議。

如果您是會議擁有者：

1. 雙擊開啟會議，然後新增額外的 必要 或 可選 人員，或使用 排程助理 將一位或多人加入會議。

2. 選擇「傳送更新」並選擇以下其中一個選項：

   • 只新增或移除參加者。

   • 所有與會者。

如果你不是會議主辦單位：

1. 開啟會議邀請。 在功能區的 [回應] 群組中，選取 [回應]，然後 [轉寄]。 將一或多個收件者新增至會議邀請。

2. 選取 [傳送]。 會議擁有者將收到您已將會議邀請轉寄給其他人的通知。 如需詳細資訊，請參閱轉寄會議。

在經典 Outlook for Windows 中排程會議

1. 以下列其中一種方式建立會議邀請：

   • 從 [收件匣] 中，選取 [新項目] > [會議]，或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從 [行事曆] 中，選取 [新增會議] 或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從收件匣中的電子郵件訊息中，選取 [回覆會議] 按鈕。

     

2. 以這兩種方式的其中一種新增出席者：

   • 將出席者新增至會議邀請的 [收件者] 行，然後跳到步驟 4。

   • 如果你使用Microsoft 365 或 Exchange 帳號，請使用 排程助理 查看參加者的行程。

3. 在 [排程小幫手] 中，按一下名稱底下的方塊，然後輸入出席者的名稱或電子郵件地址，或按一下 [新增出席者] 按鈕以顯示您的通訊錄。

   在排程助理中選擇參加者姓名旁的圖示，將特定參加者標記為 必參加者、選用參加者或 資源。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 從名單中選擇一個名字加入參加者。

4. 新增會議主旨、開始時間和結束時間以及位置。

   在Outlook 2016 (或更新的) 和 Outlook for Microsoft 365中，你可以開始輸入地點名稱，例如 Fourth Coffee Shop 或 Conference room 23，Outlook 會尋找地點匹配。 請選取其中一個建議，以選擇該位置，或繼續輸入以輸入其他位置。

   提示: 如果您使用 [Microsoft Exchange 帳戶] 或 Microsoft 365 電子郵件帳戶，請按一下 [排程小幫手]，然後按一下 [會議室尋找工具]，以查看可用性及預定會議室。 如需詳細資訊，請參閱[在 Outlook 中使用排程小幫手和 會議室尋找工具]。

5. 若要將檔案附加至會議邀請，請在 [插入] 功能表中，選取 [附加檔案]，然後選擇您要新增的檔案。

6. 如果你不想讓這場會議變成固定會議，請選擇發送。 否則，請參閱[將會議設為週期性]。

在經典 Outlook 中設定會議為定期會議

1. 選擇 會 >復發。

   附註: 使用鍵盤快速鍵 Ctrl+G 排定定期重複會議。

2. 選擇你想要的遞迴模式選項，然後選擇確定。

   附註: 當您將週期模式新增至會議邀請時，[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]。

3. 要發送會議請求，請選擇發送。

在經典 Outlook 中將某人加入現有會議

您可以將其他出席者新增至現有的會議。

如果您是會議擁有者：

1. 雙擊開啟會議，然後使用 「必要」或 「可選 」欄位或排 程助理 ，將一位或多人加入會議。

2. 選擇「傳送更新」並選擇以下其中一個選項：

   • 只傳送更新給新增或刪除的出席者。

   • 傳送更新給所有出席者。

如果你不是會議主辦單位：

1. 開啟會議邀請。 在功能區的 [回應] 群組中，選取 [回應]，然後 [轉寄]。 將一或多個收件者新增至會議邀請。

2. 選取 [傳送]。 會議擁有者將收到您已將會議邀請轉寄給其他人的通知。 如需詳細資訊，請參閱轉寄會議。

在經典 Outlook 中提前結束會議

如果你用 Outlook for Microsoft 365，可以讓 Outlook 提前幾分鐘結束會議。 這可協助您建立在會議之間的移動時間。 您可以為一小時以下的會議和一小時以上的會議選擇不同的持續時間。

1. 選取 [檔案] > [選項] > [行事曆] > [行事曆選項]

2. 勾選 縮短預約與會議的選項，然後選擇 提前結束 或 晚開始。

3. 使用下拉選單選擇少於一小時一小時或更長會議的分鐘數，然後選擇確定。

在 Outlook 網頁版中安排會議或活動

1. 1. 從行事曆中 選擇 新活動 > 活動。

   2. 為你的會議或活動加上標題。

   3. 選擇 邀請與會者，然後輸入邀請參加會議或活動的個人名單。

      如果你在 Outlook 中使用工作或學校帳號搭配 Microsoft 365 或 Exchange，請使用排 程助理 標籤查看參加者的行程。 

   4. 在 排程助理中，選擇 新增必要參加者 或 新增可選參加者，開始輸入參加者的姓名或電子郵件地址。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 從名單中選擇一個名字加入參加者。

   5. 選擇建議的時間段，或在 活動標籤中手動輸入日期及開始和結束時間。

   6. 輸入會議地點，並依情況向左或向右滑動 Teams 會議 切換。

      提示: 根據你的帳號，你可能會選擇 新增房間或搜尋會議的 房間或地點 。

   7. 如果你不想讓這場會議變成固定會議，請選擇 發送 邀請函。 否則，請見下一節 安排定期會議。

   安排定期會議

   1. 請依照前一節第1至6步驟， 安排會議並新增與會者。

   2. 選擇 重複，然後在 重複 視窗中選擇你想要的事件重複間隔。 選取 [儲存]。

   3. 選擇 「發送 」以遞送邀請函。

安排會議並邀請其他人 Outlook.com

1. 從 Outlook.com 行事曆中選擇 新事件。

2. 為你的會議或活動加上標題。

3. 選擇 邀請與會者，並輸入邀請參加會議或活動的個人姓名。 當你開始輸入參加者的名字時，Outlook 會根據你最近見過或寄信的人提供建議。 從名單中選擇一個名字加入參加者。

4. 選擇建議的時段，或手動輸入日期及開始和結束時間。

5. 輸入會議地點，並依情況向左或向右滑動 Teams 會議切換。

6. 選擇 「發送 」以遞送邀請函。

安排定期會議或活動 Outlook.com

1. 從行事曆中 選擇 新活動，並為你的會議或活動新增標題。

2. 如果您需要邀請其他人參加此活動或會議，請選擇 邀請與會者，然後輸入邀請的個人名單。

3. 選擇建議的會議時段，或手動輸入日期及開始和結束時間。

4. 選擇 重複，然後選擇你想要的事件重複間隔。

5. 輸入會議地點，並依情況向左或向右滑動 Teams 會議切換。

6. 選擇 「發送 」以遞送邀請函。