在 SharePoint 系統管理中心管理網站集合和通用設定

規劃以便更容易管理網站集合

監管是一組原則、角色、職責及程序，可控制組織達成業務目標的合作方式。 其目標著重在您所提供的服務與員工所建立之智慧財產的管理。 規劃網站集合時，也應建立如何監管這些項目的計劃。

請在考慮如何建構及監管網站集合時，思考下列問題的答案。

刪除及還原網站集合

身為 SharePoint 系統管理員，您也可以還原已刪除的網站集合。 回收站可讓您還原已刪除的網站集合，只要它們尚未在回收站中超過 90 天。 在回收站中 90 天后，網站集合會自動永久刪除。 「資源回收筒」讓您有時間確定網站集合並不包含您組織需要的資料。 如需詳細資訊，請參閱還原已刪除的網站集合。

管理網站集合系統管理員

系統管理中的系統管理角色SharePoint角色：

• 全域系統管理員    網站入口 Microsoft 365 管理員;可以管理服務授權、使用者和群組、網域和訂閱的服務。 在 Microsoft 365中，全域系統管理員也是SharePoint系統管理員。

• SharePoint 系統管理員    全域系統管理員的主要工作是使用 SharePoint 管理中心管理SharePoint環境;您可以建立及管理網站集合、指定網站集合系統管理員、決定租使用者設定，以及設定 Business Connectivity 服務與安全存放區、記錄管理、搜尋和使用者設定檔。

• 網站集合系統管理員    具有系統管理員許可權的使用者，可管理網站集合。 網站集合可以有多位系統管理員，但只能有一位主要系統管理員。 系統管理員SharePoint建立網站集合時，應指派許可權給主要網站集合系統管理員，並可在之後為網站集合新增更多系統管理員。

在全域系統管理員或SharePoint中建立網站集合SharePoint系統管理員會指定主要網站集合系統管理員。 將一或多個網站集合系統管理員指定為備份是很好的保護，就像在 Microsoft 365中提供次要全域系統管理員一樣。。

如需詳細資訊，請參閱管理網站集合的系統管理員。

讓外部使用者存取您的內部網站

SharePoint提供網站使用者邀請外部使用者的功能 (也就是說，沒有您 Microsoft 365 訂閱授權的使用者) 來查看或編輯網站上的內容。 如果您想知道哪些類型的使用者符合外部使用者資格，以及外部使用者擁有哪些許可權，請參閱 什麼是外部使用者？

外部共用是一項強大的共同作業功能，可支援您組織與外部廠商、客戶或用戶共同作業的需求。 然而，謹慎管理外部共用以確保您不希望共用的任何內容受到妥善保護是一件很重要的事。

有三種方法可以讓使用者與組織外部人員共用網站上的內容：

• 他們可以邀請外部使用者使用 Microsoft 帳戶*或使用者識別碼來Microsoft Office 365網站。

• 他們可以邀請外部使用者使用 Microsoft 帳戶*或使用者識別碼來Microsoft Office 365個別檔。

• 他們可以傳送來賓連結給使用者，讓使用者以匿名方式檢視您網站上的個別文件。

* Microsoft 帳戶 #Outlook.com Hotmail.com#A1 是由 Microsoft Corporation 提供，且受 Microsoft 條款與條件及隱私權聲明所限制。 使用這些應用程式和帳戶可能會導致客戶資料在美國或 Microsoft、其關係企業或服務提供者維護設施的其他任何國家/地區進行傳輸、儲存和/或處理。

您的 SharePoint 環境 (租使用者) 和網站集合預設不會啟用外部共用，但您可以確切知道要使用此功能後將其開啟。 您可以決定允許特定網站集合使用外部共用，但在存放業務機密內容的網站集合上則關閉此功能。

您可以在 SharePoint 系統管理中心內設定兩種層級的外部共用：

1. 您可以針對整個外部環境或租使用者或租使用者SharePoint開啟或 (外部) 。    除此之外，在開啟外部共用時，您可以指定只與經驗證的使用者共用，或同時與經驗證的使用者及透過來賓連結的匿名使用者一起共用。

2. 您可以開啟或關閉個別網站集合的外部共用。    此舉可讓您保護某些您不想共用的網站集合內容。 您也可以指定您要在網站集合開放哪個層級的共用 (與經驗證的使用者共用，或同時與經驗證的使用者及透過來賓連結的匿名使用者一起共用)。

有關啟用及管理外部共用的資訊，請參閱管理外部共用SharePoint環境。

管理使用者設定檔及規劃任何自訂設定檔屬性或原則

使用 Microsoft 365建立使用者帳戶時，系統管理員可以手動輸入使用者詳細資料，包括職稱、部門、電話號碼，以及出現在 Microsoft 365 全域通訊錄的其他屬性。 或者，系統管理員可以使用 Microsoft Services Directory 同步處理工具，將貴組織的 Active Directory 使用者帳戶 (和其他 Active Directory 物件複製到) 中 Microsoft 365。 這項資訊會摘要至使用者的SharePoint設定檔。

無論您是在 Microsoft 365 目錄服務中手動輸入使用者設定檔資訊，或已與 Active Directory 同步處理，如果您想要新增資訊至使用者設定檔，但沒有任何欄位，您可以考慮建立 SharePoint 使用者設定檔屬性。 您也可以定義 這些屬性 的行為方式。

其他使用者設定檔屬性可以改善貴組織的 SharePoint 社交體驗，例如人員搜尋與建議。 例如，您可能想要針對員工目前正在處理的專案建立使用者設定檔屬性，以協助其他人找到特定領域的主題專家。

請記住，這些屬性是特定SharePoint且此資訊不會複製到您的 公司或學校帳戶中。 這表示 Microsoft 365 服務 ，例如 Exchange Lync Online，將不會看到這項資訊，因為它不會新加入全域通訊錄。

您可以從思考下列問題的答案開始，先評估組織的共同作業需求，然後再規劃使用者設定檔。 若要限制規劃的範圍，請著重在新增可滿足每個網站集合重要業務需求或案例的屬性上。 若相關屬性無法因應特定案例，不要只因為認為未來可能需要就規劃新增屬性，請待日常作業期間確定需求存在，再新增屬性。 有可能您根本無需新增新屬性。

有關管理使用者設定檔的資訊，請參閱管理 SharePoint 中的使用者設定檔。

針對選取目標對象的使用者顯示個人化內容

SharePoint物件，您可以根據使用者的工作或工作向使用者顯示內容。 物件可以由一或多個專案組合定義：通訊群組清單中的成員資格、Windows組、SharePoint群組;組織角色;或使用者設定檔中的公用屬性：您可以將內容定位至流覽連結、清單專案、文件庫專案Web 組件。

您應該先和網站集合系統管理員及網站擁有人合作，決定其網站上會使用哪些網站元素，然後再建立目標內容的對象。 這可以幫助您思考人員與各種網站的互動方式，並決定您要如何使用選取目標內容。

定義之後，即可透過多種方式為目標內容選取對象。 例如，若是 Microsoft Office 2013 程式，您可以定義 [另存新檔] > [SharePoint 最近使用的資料夾] 中顯示的連結，並設定可以看到每個連結的對象。 在個人網站 (先前稱為「我的網站」) 上，您可以針對上方連結列上所顯示的網站瀏覽連結設定對象。 在已設定對象的環境中，網站系統管理員可以使用網頁組件依對象設定目標內容。

規劃對象時，目標應該是根據組織的需求，尋找最小範圍的重要對象。

SharePoint物件與SharePoint不同。 如果您想要停用人員對特定網站、文件庫或文件的存取權，您可以透過設定權限達成此目標。 如需有關規劃此項目的詳細資訊，請參閱規劃權限策略。

有關管理物件之詳細資訊，請參閱在 SharePoint中管理使用者設定檔SharePoint。

設定使用者的個人網站

「我的網站」是個人網站，提供組織中每位成員一組豐富的社交網路及共同作業功能。 此外，我的網站 Microsoft 365 一個中央位置，讓使用者可以儲存、共用及追蹤他們關心的資訊。 使用者只要按一下 SharePoint 網站頂端的網站，按一下Newsfeed或OneDrive，使用者就會在建立我的網站集合後，將使用者帶至不同的我的網站位置，以存取其個人網站。 此外，如果按一下任何頁面右上角的使用者名稱，然後按一下 [關於我]，則會將您導向「我的網站」頁面，其中會說明我的網站擁有者的活動。

作為系統管理員SharePoint，您可以為任何組織的每個使用者自訂我的網站內容，並啟用保護隱私權的政策。

根據預設，我的網站具有下列主要元件：

• 我的 Newsfeed 是預設的登陸頁面。 此頁面會顯示與使用者指定之同事及興趣相關的最近活動摘要。 使用者可以自訂「新聞摘要」來追蹤同事、指定興趣，以及設定要追蹤的活動類型。

• 我的 公司用或學校用 OneDrive 內容是一個網頁零件頁面，顯示使用者儲存在我的網站中的內容。

• 我的網站 是使用者決定要追蹤的網站連結頁面，以及建議網站的連結。

• 關於我會向組織中的其他人員顯示使用者的設定檔頁面，使用者可以在這裡分享專業知識、設定檔圖片等等。 雖然只有使用者能使用「我的新聞摘要」及「我的 公司用或學校用 OneDrive 內容」頁面，但是使用者及組織中的其他人員在存取使用者的「我的網站」時，會看到「我的設定檔」頁面。

若要有效規劃我的網站，SharePoint管理員應決定我的網站需要哪些配額。 此外，SharePoint 系統管理員可以指定重要的設定資訊，例如信任的主機位置、偏好的搜尋中心、哪些帳戶或群組在我的網站上具有讀取權限，以及可在 SharePoint 系統管理中心找到的其他隱私權和安全性設定，位於使用者設定檔下。 系統SharePoint管理員也會控制顯示在我的網站使用者的設定檔頁面面上的使用者設定檔屬性。

網站集合系統管理員或網站擁有人可以判斷是否要針對網站開啟小組網站上的 [網站摘要] 功能。 開啟此功能 會建立網站 特定的 Newsfeed 和 Microfeed，可在網站上閱讀，或從我的網站進行。

下表提供設定社交功能之權限的指引：

有關管理社交功能之詳細資訊，請參閱 管理個人及社交功能。

特殊考量

需要特殊考量的「我的網站」功能包括：

• 新聞摘要    根據預設，新聞feed 功能會啟用，允許網站使用者追蹤其網站之 Newsfeed 頁面上的同事活動。 使用者只能在他們擁有許可權的新聞feed中查看活動。 規劃我的網站時，您應考慮此功能的隱私權影響，並根據您的需求提供緩解措施。

• 標記和筆記工具    您可以設定使用標記和記事許可權，在 SharePoint系統管理中心開啟或關閉標記和筆記工具。 此設定適用于擁有使用標記和記事許可權的所有使用者。

有關管理我的網站的資訊，請參閱管理我的網站設定SharePoint管理個人及社交功能。