本文是針對使用螢幕閱讀程式（如 Windows Narrator、JAWS 或 NVDA）搭配 Windows 工具或功能及 Microsoft 365 產品的人。 本文是協助工具說明與學習內容集的一部分，您可以在我們的應用程式上找到更多協助工具資訊。 如需一般協助，請造訪 Microsoft 支援服務。
使用 Outlook 搭配鍵盤和螢幕閱讀器來安排約會或與他人開會。 我們已使用朗讀程式、JAWS 和 NVDA 加以測試，但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧，就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。 你將學會如何查詢邀請的人何時有空、讓會議重複舉行、設定會議提醒，以及在 Outlook 中向邀請的人請求回應。
注意
- 新 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用，因此您的應用程式可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能，請瀏覽加入 Office 測試人員計畫。
- 若要深入了解螢幕助讀程式，請移至如何在 Microsoft 365 使用螢幕助讀程式。
本主題內容
排程約會
例如，你可以在行事曆中安排個人約會，提醒你某項活動。 約會不需要邀請其他人。 如果你想邀請其他人，可以預約會議。 關於指示，請參閱 「安排會議並邀請他人參加」。
建立新約會。
在 Outlook 中，按 Ctrl+2 開啟行事曆。 您會聽見目前檢視的名稱 (例如「工作週檢視」)，接著聽見檢視中的活動數量。
按Alt+H、N鍵可開啟空白預約視窗。 重點放在 標題 欄位。
輸入預約標題，然後按 Tab 鍵將焦點移到 開始日期 欄位。
若要變更開始日期，請按向下鍵或向上鍵以將日期向前或向後移動一天。 你也可以輸入開始日期。
要更改開始時間，請按住 Tab 鍵直到聽到「開始時間」，然後按下向下或上鍵，將時間往前或往後移動半小時。
按住 Tab 鍵直到聽到：「結束日期。」要更改結束日期，請按下向下或向上箭頭鍵，將日期往前或往後移動一天。
要更改結束時間，請按住 Tab 鍵直到聽到「結束時間」，再按下或上箭頭鍵將時間往前或往後移動半小時。
要在預約中新增地點，請執行以下其中一項：
- 如果你使用 Microsoft Exchange 帳號，可以使用 位置 選擇器新增地點，例如公司會議室。 按住 Tab 鍵直到聽到「位置按鈕」，然後按下 Enter。 搜尋欄位會開啟「選擇房間」對話框，重點是搜尋欄位。 輸入地點名稱，按 Tab 鍵直到聽到地點名稱，然後按 Enter 選擇該地點。 要將地點加入預約，請按 Enter 鍵。
- 要輸入地點，請按住 Tab 鍵直到聽到「位置，編輯」，然後輸入位置。
若要新增備註或有關約會的資訊，例如議程或計畫，請按 Tab 鍵直到旁白宣布「訊息，編輯中」，然後輸入您的備註。 在《JAWS》中你會聽到：「編輯」，而在NVDA則會聽到：「訊息，編輯。 多線。
如果你想讓其他人知道你在預約時是否忙碌或有空，可以加上狀態指示器。 如需指示，請參考 「讓人們知道你的可上空時間」。
要儲存您的預約，請按 Ctrl+S。 要關閉預約視窗並返回行事曆，請按 Esc。
讓對方知道您是否有空
你可以在預約中新增狀態指示器，讓其他人知道你在預約時的可上空時間。 如果有人想約你見面，他們會知道你是否有空或忙碌。
- 開啟約會後，請按 Alt+H，B 以開啟 [顯示為] 功能表。
- 按上或下方向鍵，直到聽到你想要的可用選項。
- 若要選取選項，請按 Enter。 Show As 選單關閉。
- 要儲存你的更改，請按 Ctrl+S。 要關閉預約視窗並返回行事曆，請按 Esc。
排程會議並邀請他人加入
你可以向一位或多人發送會議邀請。 當你建立邀請函時，可以設定會議地點，並使用 排程助理 選擇最佳會議時間。
若要從 Outlook (中的任何Email、Calendar或任務) 建立會議邀請，請按 Ctrl+Shift+Q。 一個空白的 會議 邀請視窗會打開，焦點在 標題 文字欄中。
輸入會議標題。
要邀請所需參加者，請按 Tab 鍵直到聽到「必邀」的訊息。請輸入你想邀請的人的名字。 如果某人不在你的通訊錄裡，請輸入他們的電子郵件地址。
Outlook 會自動在您的通訊錄中搜尋符合的項目。 若要瀏覽建議的名稱，請使用向下鍵。 若要選取名稱，請按 Enter。
秘訣
要確認姓名和電子郵件地址，請按 Ctrl+K。
要設定會議開始日期，請按住 Tab 鍵直到聽到「開始日期」的訊息。預設情況下，此欄位顯示會議邀請建立的日期。
請輸入開始日期或使用向下箭頭鍵查詢日期。注意
如果會議持續一整天，輸入開始日期或使用向下箭頭鍵查找，按 Tab 鍵直到聽到「整天，勾選框，未勾選」，然後按空白鍵。
要設定會議開始時間，請按 Tab 鍵直到聽到「開始時間」的訊息。輸入開始時間，或使用向上或向下方向鍵找到。
要設定會議結束時間，請按 Tab 鍵直到聽到「結束時間」。輸入結束時間，或使用向上或向下箭頭鍵來查找。
在儲存或寄出邀請前，確認你邀請的人是否在會議中，先確認他們的可上空時間。 關於指示，請參閱 「檢查你邀請的人員可用性」。
要選擇會議地點，請執行以下其中一項：
- 如果你使用 Microsoft Exchange 帳號，可以使用 位置 選擇器新增地點，例如公司會議室。 按住 Tab 鍵直到聽到「位置按鈕」，然後按下 Enter。 搜尋欄位會開啟「選擇房間」對話框，重點是搜尋欄位。 輸入地點名稱，按 Tab 鍵直到聽到地點名稱，然後按 Enter 選擇該地點。 要將地點加入預約，請按 Enter 鍵。
- 要輸入地點，請按住 Tab 鍵直到聽到「位置，編輯」，然後輸入位置。
若要加入邀請函的訊息，例如會議議程或議程，請按 Tab 鍵直到旁白宣布「訊息，編輯中」，然後輸入您的訊息。 在《JAWS》中你會聽到：「編輯」，而在NVDA則會聽到：「訊息，編輯。 多線。
若要傳送會議邀請，請按 Alt+S。 焦點會移至目前使用中的視窗。
請確認你邀請的人是否有空
當您安排好會議並加入與會者名單後，您可以確認所有人是否都能出席您的會議，並找出最適合的會議時間。
在 會議 邀請中，按 Alt+X 開啟排 程助理。 你會聽到：「所有與會者狀態。」
要開啟 自動撥片 選單，按 Alt+X、A 然後按 P。
使用向下箭頭鍵來導航選單。 你移動時會聽到選項，例如「所有人與資源」或「所有人與單一資源」。要選擇選項，請按 Enter。
自動選擇 會選擇符合你所選選項條件的下一個可用時間。 透過旁白，你會聽到建議的日期和時間，以及每位參加者的姓名和可用狀態。 使用 JAWS 和 NVDA，要查詢每位參加者的可用時間，請使用上下箭頭鍵瀏覽參加者名單。選擇下列其中一個選項：
- 若要接受時間並傳送會議邀請，請按 Alt+S。
- 要接受時間並返回邀請訊息編輯，請按 Alt+H。
- 要回到 自動選擇 尋找其他選項，請按 Alt+X、A 然後 P 鍵。
安排定期會議
舉例來說，如果您想要排定週會，您可以輕鬆地將會議轉換成週期性會議。 這樣你就不用每週分別新增會議。
在 會議 邀請中，按Alt+H，然後按E鍵開啟 預約重複 對話框。
要選擇重複模式，請使用以下鍵盤快捷鍵：
若要選取 [每天] 選項，請按 Alt+D。 要在 每日 選項中選擇圖案，請執行以下其中一項：
- 要每個平日重複會議，請按 Alt+K。
- 要每隔幾天重複一次會議，請按Alt+V。 要定義一天的間隔，按一次 Tab 鍵，然後輸入你想要的天數。 例如，要每兩天重複一次會議，請輸入 2。
若要選取 [每週] 選項，請按 Alt+W。 要定義週數間隔，按Alt+C並輸入你想要的週數。 例如，若要每三週重複一次會議，請輸入 3。 要選擇星期幾，按住 Tab 鍵直到聽到你想要的日期，然後按空白鍵選擇。
若要選取 [每月] 選項，請按 Alt+M。 要在 每月 選項中選擇圖案，請執行以下其中一項：
- 若要每月同一天重複會議，請按Alt+A。 按一次 Tab 鍵，輸入你想要的日期數字。 例如，如果你希望會議在所選月份的第12天舉行，請輸入 12。 要設定月份間隔，按一次 Tab 鍵並輸入月份數。 例如，如果你想每兩個月重複一次會議，請輸入 2。
- 要在每個月的特定日期重複會議，請按Alt+E。 要選擇一天的間隔，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 方向鍵展開選單，再按上或下箭頭鍵直到找到想要的選項，然後按 Enter。 要選擇星期幾，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 箭頭鍵展開選單，再按 Up 或 Down 箭頭鍵直到找到想要的選項，然後按 Enter。 要設定月份間隔，按一次 Tab 鍵並輸入月份數。 例如，如果你想每兩個月重複一次會議，請輸入 2。
若要選取 [每年] 選項，請按 Alt+Y。 要設定年份間隔，按Alt+C並輸入你想要的年數。 例如，如果你希望每兩年重複一次會議，請輸入 2。 要在 每月 選項中選擇圖案，請執行以下其中一項：
- 若想每年或隔幾年在同一天重複會議，請按 Alt+Colon (：) 。 要選擇會議月份，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 箭頭鍵展開選單，再按 Up 或 Down 箭頭鍵直到找到想要的月份，然後按 Enter。 要設定日期，按一次 Tab 鍵並輸入你想要的日期。 例如，如果你希望會議在所選月份的第12天舉行，請輸入 12。
- 若要在每月的特定平日重複會議，請按Alt+E。 要選擇一天的間隔，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 方向鍵展開選單，再按上或下箭頭鍵直到找到想要的選項，然後按 Enter。 要選擇星期幾，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 箭頭鍵展開選單，再按 Up 或 Down 箭頭鍵直到找到想要的選項，然後按 Enter。 要選擇月份，按一次 Tab 鍵，按 Alt+Down 方向鍵展開選單，再按上或向下箭頭鍵直到找到你想要的月份，然後按 Enter。
要儲存您的選擇並關閉 預約重複 對話框，請按住 Tab 鍵直到聽到「確定」按鈕，然後按下 Enter。
安排線上會議
你可以輕鬆地將會議轉為線上會議，使用 Skype 或 Microsoft Teams。
注意
根據你的組織以及你是否是 Microsoft 365 訂閱者，Skype 和/或 Microsoft Teams 可能無法使用。
在 會議 邀請視窗中，請執行以下其中一項：
- 要選擇 Skype 會議選項並建立 Skype 會議連結，請按 Alt+H、O、M 鍵。
- 要選擇 Teams 會議 選項並建立 Microsoft Teams 會議連結，請按 Alt+H、T、M。
Outlook 會新增線上會議細節和會議訊息欄位的連結。
另請參閱
使用螢幕助讀程式在 Outlook 中設定電子郵件的文字格式
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