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本文討論如何與貴組織中的人員共用清單或列表專案,讓其他人可以檢視及編輯。 

您可以隨時管理清單和清單項目的許可權, 就像對檔案一樣。 如需與組織外部人員共用的詳細資訊,請參閱 OneDrive、SharePoint 和 清單 中的外部或來賓共用。 

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附註: 

  • 在SharePoint網站中,具有網站許可權的每個人都可以使用清單和清單專案。 但在某些情況下,您可能會想要與無法存取您列表的人員共用清單或列表專案。

  • 您的螢幕看起來會與這裡的範例不同嗎? 根據預設,網站可能會設定為使用傳統體驗,或者您可能正在使用舊版 SharePoint。 如果您是清單擁有者、網站擁有者或系統管理員,請參閱從新版或傳統版切換清單或文檔庫的默認體驗 ,以取得設定默認體驗的步驟。

與特定人員共用清單或清單專案

  1. 移至清單,或選擇您要分享的清單項目,然後選擇 [ 共用 Microsoft 清單 應用程式中的 [共用] 按鈕。] 。

    1. 針對清單,您可以在頂端功能區找到 [共用 ]Microsoft 清單 應用程式中的 [共用] 按鈕。

    2. 對於清單專案,您可以在 [標題] 欄的右側或頂端功能區找到 [ 共用 ]Microsoft 清單 應用程式中的 [共用] 按鈕。

  2. 人員 具有現有存取權的 [可以使用連結]

  3. 取 [特定人員],然後 [套用]

  4. 輸入您要共享清單或清單項目的人員名稱。

  5. 選取右側的鉛筆圖示以設定其層級存取權。

    1. 如果您正在共享 清單,您有下列許可權選項:

      • 可以編輯清單可讓人員編輯整個清單,包括編輯、新增或移除專案、欄或檢視。 

      • 可以編輯專案 ,讓人員只能編輯、新增或移除專案。

      • [可以檢視] 可讓人員僅檢視清單。 他們無法編輯或共用專案或清單。

    2. 如果您共享 清單專案,您有下列權限選項:

      • 可以編輯可讓人員對專案進行任何變更。 他們無法編輯任何其他項目或清單。

      • [可以檢視 ] 可讓人員只檢視專案。 他們無法檢視任何其他項目或清單。

  6. 如果您想要的話,可以納入訊息。

  7. 選取 [傳送]。

附註: 

  • 共用清單在 SharePoint中需要「管理許可權」許可權。 根據預設,這表示只有網站或列表擁有者可以共享清單。

  • 如果網站成員或網站訪客 (或任何非擁有者) 嘗試共用清單,如果網站允許存取要求, SharePoint 傳送核准要求給網站擁有者。

  • 如果網站 已關閉存取要求,則非擁有者會收到一則訊息,讓他們知道他們沒有共享許可權。

  • 您的公司系統管理員可能會限制貴組織外部的用戶共用。

  • 如果網站系統管理員未限制與網站擁有者共用,任何具有 [編輯] 許可權的人員都可以選取 [共用] 或 [複製] 連結,與其他人共用該清單或列表專案。 人員 沒有編輯許可權的人員可以使用 [複製連結] 取得已擁有清單或列表專案許可權的人員易於存取的連結。

使用 [複製連結] 共用清單或列表專案

  1. 移至清單,或將游標暫留在您要共用的清單專案上,然後選取 [ 共用 Microsoft 清單 應用程式中的 [共用] 按鈕。] 。 含有共用清單許可權選項的共用快顯螢幕快照。

  2. 使用默認許可權,或選取 <組織中的 人員> 使用連結可以編輯來變更連結許可權。
    共用彈出視窗的螢幕快照,其中包含提供連結許可權的人員選項。

  3. 若要變更連結權限,請選取您想要授予連結存取權之對象的選項:

    附註: 如果共用選項呈現灰色停用狀態,則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如,他們可能會選擇停用 [任何人] 選項,以防止將可使用的連結轉寄給貴組織外的其他人。

    •   [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      附註:  SharePoint Server 2019 中無法使用此選項。

    • <貴組織中的 人員> 可讓貴組織中擁有連結存取權的任何人,無論他們直接從您收到連結或從其他人轉寄。

    • 具有現有存取權的 人員 可讓擁有存取權的人員使用。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。 若要與特定人員共用,請參閱上一節與 特定人員共用清單或列表專案。 

  4. 在 [其他設定] 底下,選取下列其中一個選項。

    1. 如果您正在共享 清單,您有下列許可權選項:

      • 可以編輯清單可讓人員編輯整個清單,包括編輯、新增或移除專案、欄或檢視。 

      • 可以編輯專案 ,讓人員只能編輯、新增或移除專案。

      • [可以檢視] 可讓人員僅檢視清單。 他們無法編輯或共用專案或清單。

    2. 如果您共享 清單專案,您有下列權限選項:

      • 可以編輯可讓人員對專案進行任何變更。 他們無法編輯任何其他項目或清單。

      • [可以檢視 ] 可讓人員只檢視專案。 他們無法檢視任何其他項目或清單。

  5. 當完成時,選取 [確定]。

  6. 當您準備好傳送連結時,請選取 [複製並貼上您要傳送連結的位置]。

    附註: 

    • 清單 儲存在 SharePoint 上的許可權,請遵循 SharePoint 網站的連結共享系統管理員許可權。 清單 儲存在 [我的 清單 遵循配置檔的 OneDrive 共用許可權。 您可以在 SharePoint 系統管理中心設定這兩項。

    • 共用連結授與的許可權只會在連結存在時持續。 例如,當連結停用時,存取權會 (撤銷,但使用者可能仍可透過其他方式) 存取清單專案。

    • 選取 [允許編輯] (,並在人員登入) 組織中的人員可以編輯清單專案的欄值時。 未選取 [允許編輯] 時,貴組織中的人員可以檢視專案及其欄值,但無法編輯。

    • 網站系統管理員可以限制共用,只讓擁有者可以共用。

    • 如果網站系統管理員未限制與網站擁有者共用,任何擁有清單專案編輯許可權的人員都可以選取 [共用] 或 [複製] 連結,與其他人共用該列表專案。 人員 沒有編輯許可權的人員可以使用 [複製連結] 取得已擁有清單專案許可權的人員易於存取的連結。

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共用已在應用程式中開啟的清單

  1. 應用程式視窗右下角的 [其他 (...) 。

  2. 選取 [共享清單]

  3. 點選 [至],然後輸入您要共用的人員名稱。

  4. 點選鉛筆圖示,然後選取您要提供給收件者的存取層級:

    手寫筆圖示表示收件者可以編輯檔案

  5. 如有需要,請包含要寄給收件者的郵件。

  6. 點選 [傳送]。

從清單 應用程式首頁共享清單

  1. 開啟 清單 應用程式首頁。

    (如果您已經在清單中,您可以點選應用程式左上角的上一頁箭號,前往 Home.)

  2. 在您要共用的清單上,點選垂直省略號: 在 [清單 首頁] 頁面上,點選清單旁的垂直省略號,以查看清單的增量選項,例如共用或重新命名清單。

  3. 點選 [分享]。

  4. 點選 [至],然後輸入您要共用的人員名稱。

  5. 點選鉛筆圖示,然後選取您要提供給收件者的存取層級:

    手寫筆圖示表示收件者可以編輯檔案

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從 清單 應用程式的首頁共享清單

  1. 開啟 清單 應用程式首頁。

    (如果您已經在清單中,您可以點選應用程式左上角的上一頁箭號,前往 Home.)

  2. 在您要共用的清單上,點選垂直省略號: 在 [清單 首頁] 頁面上,點選清單旁的垂直省略號,以查看清單的增量選項,例如共用或重新命名清單。

  3. 點選 [分享]。

  4. 點選 [至],然後輸入您要共用的人員名稱。

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