本文討論如何與貴組織人員共用清單或清單專案,讓其他人可以查看及編輯。 

您隨時都可以像使用檔案一樣管理清單和清單 專案的許可權。 有關與組織外部人員共用的資訊,請參閱外部共用或來賓共用OneDrive、SharePoint清單。 

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附註: 

  • 在SharePoint中,清單和清單專案通常可供擁有網站許可權的每個人使用。 但在某些情況下,您可能會想要與無法存取清單的人共用清單或清單專案。

  • 您的螢幕看起來是否與此處的範例不同? 網站預設可能會設定為使用傳統體驗,或者您可能使用的是較舊版本的 SharePoint。 如果您是清單擁有者、網站擁有者或系統管理員,請查看切換清單或文件庫的預設 體驗,從新的或傳統型切換為設定預設體驗的步驟。

與特定人員共用清單或清單專案

  1. 前往清單或選取您想要共用的清單專案,然後選取 應用程式應用程式中的 Microsoft 清單 按鈕。

    1. 針對清單, 您可以在頂端功能應用程式應用程式中的 Microsoft 清單 按鈕。 共用清單。

    2. 針對清單專案, 您可以在 應用程式應用程式中的 Microsoft 清單 按鈕。 的右側或頂端功能區中找到共用清單。

  2. 選取具有現有存取權的人可以使用連結

  3. 選取特定人員,然後選取應用程式

  4. 輸入您想要共用清單或清單專案之人員的名稱。

  5. 選取右邊的鉛筆圖示以設定其層級存取權。

    1. 如果您要共用清單 請擁有以下許可權選項:

      • 可以編輯清單可讓人員編輯整個清單,包括編輯、新增或移除專案、欄或視圖。 

      • 可以編輯專案 ,讓人員只能編輯、新增或移除專案。

      • 可以查看,讓人員只能查看清單。 他們無法編輯或共用專案或清單。

    2. 如果您要共用清單 專案,請擁有以下許可權選項:

      • 可以編輯可讓人員對專案進行任何變更。 他們無法編輯任何其他專案或清單。

      • 可以查看 ,讓人員只能查看專案。 他們無法查看任何其他專案或清單。

  6. 如果您想要的話,可以納入訊息。

  7. 選取 [傳送]

附註: 

  • 共用清單需要 「管理許可權」許可權才能在 SharePoint。 根據預設,這表示只有網站或清單擁有者可以共用清單。

  • 如果網站成員或網站訪客 (或任何非擁有者) 嘗試共用清單, SharePoint 網站允許存取要求時,傳送核准要求給網站擁有者。

  • 如果網站已關閉 存取要求,非擁有者會收到一則訊息,通知他們沒有共用許可權。

  • 您的公司系統管理員可能會限制貴組織外部的使用者共用。

  • 如果網站系統管理員未限制網站擁有者共用,任何具有編輯許可權的人都可以選取共用或複製連結與其他人共用該清單或清單專案。 沒有編輯許可權的使用者可以使用複製連結取得已擁有清單或清單專案許可權之人員易於取得的連結。

使用「複製連結」共用清單或清單專案

  1. 前往清單或將游標停留在您想要共用的清單專案上,然後選取 應用程式應用程式中的 Microsoft 清單 按鈕。 共用快顯視窗的螢幕擷取畫面,包含共用清單的許可權選項。

  2. 使用預設許可權,或選取貴<中的人員> 連結可以編輯以變更連結許可權。
    共用快顯視窗的螢幕擷取畫面,其中提供連結許可權給誰的選項。

  3. 若要變更連結權限,請選取您想要授予連結存取權之對象的選項:

    附註: 如果共用選項呈現灰色停用狀態,則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如,他們可能會選擇停用 [任何人] 選項,以防止將可使用的連結轉寄給貴組織外的其他人。

    •   [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      附註: 此選項在 Server 2019 SharePoint 中提供。

    • 貴<中的 人員>您組織中擁有連結存取權的人,無論他們是直接從您接收連結,還是轉自其他人。

    • 具有現有存取權 的人,可以由已擁有存取權的人使用。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。 若要與特定人員共用,請查看上一節,與特定人員共用清單 或清單專案。 

  4. 下列設定下,選取下列其中一個選項。

    1. 如果您要共用清單 請擁有以下許可權選項:

      • 可以編輯清單可讓人員編輯整個清單,包括編輯、新增或移除專案、欄或視圖。 

      • 可以編輯專案 ,讓人員只能編輯、新增或移除專案。

      • 可以查看,讓人員只能查看清單。 他們無法編輯或共用專案或清單。

    2. 如果您要共用清單 專案,請擁有以下許可權選項:

      • 可以編輯可讓人員對專案進行任何變更。 他們無法編輯任何其他專案或清單。

      • 可以查看 ,讓人員只能查看專案。 他們無法查看任何其他專案或清單。

  5. 完成後,請選取 Apply。

  6. 當您準備好傳送連結時,請選取複製並貼上連結至您想要傳送連結的地方。

    附註: 

    • 儲存並儲存在網站上的清單SharePoint網站SharePoint共用連結的系統管理員許可權。 儲存于我的清單的清單會遵循設定檔的共用OneDrive許可權。 您可以在系統管理中心設定SharePoint兩者

    • 共用連結所授予的許可權只有在連結存在時才能持續。 例如,連結停用時,會撤銷存取 (但人員可能仍可以透過其他方式存取清單) 。

    • 選取允許編輯時 (在人員登錄後) 組織人員可以編輯清單專案的欄值。 未選取允許編輯時,貴組織人員可以查看專案及其欄值,但他們無法編輯。

    • 網站系統管理員可以限制共用,以便只有擁有者可以共用。

    • 如果網站系統管理員未限制網站擁有者共用,任何擁有清單專案編輯許可權的人,都可以選取共用或複製連結與其他人共用該清單專案。 沒有編輯許可權的使用者可以使用複製連結取得已擁有清單專案許可權之人員易於取得的連結。

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共用應用程式中開啟的清單

  1. 選取 應用程式 () 的更多選項 ...

  2. 選取 共用清單

  3. 下 To,然後輸入您想要共用之人員的名稱。

  4. 點選鉛筆圖示,然後選取要給予收件者的存取層級:

    觸控筆圖示表示收件者可以編輯檔案

  5. 如果需要,請包含一封郵件給收件者。

  6. 點選 [傳送]。

從清單應用程式首頁共用清單

  1. 開啟清單應用程式首頁。

    (如果您已經在清單中,您可以點一下應用程式左上角的返回箭鍵,以前往 Home.)

  2. 在您想要共用的清單上,點一下垂直省略號: 在清單首頁上,點選清單旁的垂直省略號以查看清單的新增選項,例如共用或重新命名清單。

  3. 點選 [分享]。

  4. 下 To,然後輸入您想要共用之人員的名稱。

  5. 點選鉛筆圖示,然後選取要給予收件者的存取層級:

    觸控筆圖示表示收件者可以編輯檔案

  6. 如果需要,請包含一封郵件給收件者。

共用應用程式中開啟的清單

  1. 選取 應用程式 () 的更多選項 ...

  2. 選取 共用清單

  3. 下 To,然後輸入您想要共用之人員的名稱。

  4. 點選鉛筆圖示,然後選取要給予收件者的存取層級:

    觸控筆圖示表示收件者可以編輯檔案

  5. 如果需要,請包含一封郵件給收件者。

  6. 點選 [傳送]。

從清單應用程式首頁共用清單

  1. 開啟清單應用程式首頁。

    (如果您已經在清單中,您可以點一下應用程式左上角的返回箭鍵,以前往 Home.)

  2. 在您想要共用的清單上,點一下垂直省略號: 在清單首頁上,點選清單旁的垂直省略號以查看清單的新增選項,例如共用或重新命名清單。

  3. 點選 [分享]。

  4. 下 To,然後輸入您想要共用之人員的名稱。

  5. 點選鉛筆圖示,然後選取要給予收件者的存取層級:

    觸控筆圖示表示收件者可以編輯檔案

  6. 如果需要,請包含一封郵件給收件者。

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