Microsoft 365 群組 中的來賓存取權可讓您和您的小組與組織外部人員共同作業,方法是授與他們群組交談、檔案、行事曆邀請和群組筆記本的存取權。 任何群組擁有者都可以將 Access 授與來賓,例如合作夥伴、廠商、供應商或顧問。

附註: 本文是關於將來賓 - 組織外部的人員 - 新增至 Microsoft 365 群組。 如果您要尋找在 Microsoft 365 群組中新增成員 -組織內部人員- 的相關資訊,請參閱在 Outlook 中新增和移除群組成員。

運作方式

人員使用 Microsoft 365 群組 可以使用 Outlook 網頁版 或 Windows 版 Outlook 在其 Microsoft 365 群組中新增和管理來賓。 來賓可以擁有任何電子郵件地址,而他們的電子郵件帳戶可以是公司、個人或學校帳戶。

附註: 來賓存取是由 IT 系統管理員設定。

  • 步驟 1    群組擁有者 會將來賓新增至群組, 或由群組成員加入來賓。 群組擁有者核准簡報。

  • 步驟 2    群組擁有者會得知來賓可以在群組記憶體取哪些內容和資源。 文字和圖示的組合可讓所有群組成員清楚指出來賓參與。

  • 步驟 3    來賓會收到歡迎電子郵件,並可 參與群組交談、接收和回復行事曆邀請,以及存 取群組檔案

附註: 根據預設,來賓會訂閱群組,並會在收件匣中收到所有群組交談和活動。 來賓是群組成員時,無法取消訂閱群組電子郵件。

來賓可以隨時透過所有群組電子郵件訊息和行事曆邀請頁尾的連結 離開群組

系統管理員可以使用 PowerShell 管理來賓及其 Microsoft 365 群組資源的存取權。 如需相關指示,請參閱 管理 Microsoft 365 群組中的來賓存取 權。

當來賓受邀加入群組時,他們會收到歡迎電子郵件訊息,其中包含有關群組的一些資訊,以及他們成為成員後所能預期的情況。 訊息中也包含一組連結,可協助他們開始使用並聯機至群組資源。

群組來賓的歡迎訊息影像

來賓成員的所有互動都會透過其電子郵件收件匣。 他們無法存取群組網站,但可以接收行事曆邀請、參與電子郵件交談,而且如果系統管理員已開啟此設定,他們可以使用連結或附件開啟共用檔案。

來賓收到的所有群組電子郵件訊息和行事曆邀請都會包含提醒,提醒您在回復群組時使用全部回復,以及檢 視群組檔案離開群組的連結。 以下是範例:

來賓所收到來自群組成員的所有電子郵件都會包含帶有指示和連結的頁尾。

下列表格摘要說明來賓能與不能做哪些事。

功能

是否允許來賓執行?

建立群組

新增/移除群組成員

刪除群組

加入群組

是,透過邀請

開始交談

回覆交談

搜尋交談

@提及群組中的人員

將群組固定/加入我的最愛

刪除交談

對訊息「按讚」

管理會議

檢視群組行事曆

修改行事曆事件

在個人行事曆中新增群組行事曆

檢視和編輯群組檔案

是 (如果租用戶系統管理員啟用的話)

存取群組 OneNote 筆記本

是,從歡迎電子郵件存取

瀏覽群組

常見問題集

來賓是指非您組織員工、學員或成員的人。 他們在貴組織內沒有公司或學校帳戶。

否。 只有組織外部的人,像是合作夥伴或顧問,才能被新增為來賓。 您可以邀請貴組織的內部人員加入成為一般群組成員。

是,您可以這麼做。 外部郵件連絡人是貴組織全域通訊清單中列出的連絡人。 這類連絡人的例子是定期向貴組織提供服務的廠商。

您的系統管理員必須先開啟來賓功能,您才能新增來賓。 當您看到要連絡系統管理員的訊息時,很可能是來賓功能尚未開啟。 如需詳細資訊,請參閱 管理 Microsoft 365 群組中的來賓存取 權。

來賓成員無法檢視受到資訊版權管理 (IRM) 保護的郵件。

當您以不同于您加入或加入群組時所使用的電子郵件地址回復群組郵件時,您可能會收到未傳遞回報。 比方說,如果您以 seanc@contoso.com 加入群組,但卻嘗試從 seanc@service.contoso.com 回覆您收件匣中的群組郵件,您就會收到未傳遞回報。

是。 群組成員 (非來賓,) 可以使用 [ 共用 ] 控制項並選取 [特定人員 ] 做為物件,與組織外部人員共用Microsoft 365 群組檔案。 接著,您會輸入要共用檔案之人員的名稱或電子郵件地址。

如需詳細資訊,請參閱使用 Microsoft 365 商務版共用檔案和資料夾。

新式附件是儲存在 公司用或學校用 OneDrive上的檔案。 一個連結會傳送給所有收件者。 由於檔案是儲存在雲端,因此所有收件者都可以讀取和編輯檔案,而不需要協調個別複本。 

在 Microsoft 365 群組中,新式附件只會與群組成員共用。 當含有新式附件的郵件轉寄給群組中的來賓成員時,他或她將能夠在使用使用者名稱和密碼登入後存取附件。 如果郵件轉寄給不是群組成員的人員,該人員將無法開啟附件。

來賓可能會因為多種原因而沒收到群組交談。 如需相關資訊,請參閱來賓使用者沒收到群組交談 (機器翻譯)。

來賓如何檢查和管理組織所收集的個人資料?

來賓可以瞭解組織保留的個人資訊,以及如何在收到的歡迎電子郵件底部選取 [組織隱私權聲明] 連結,要求刪除所有或部分個人資訊。

Office 365群組來賓歡迎訊息頁尾

另請參閱

使用Microsoft 365 群組做為來賓

深入了解 Microsoft 365 群組

來賓不會收到群組電子郵件交談

深入了解 Outlook.com 群組

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