如果一張照片勝過千言萬語，那對看不見的人來說又值什麼？ 沒有語言，視障者很容易錯過關鍵資訊或對體驗感到挫折。
替代文字是描述性文字，可在數位環境 (像是應用程式或網頁) 中傳達視覺項目的意義和內容。 當像 Microsoft Narrator、JAWS和NVDA這類螢幕閱讀器在內容中呈現替代文字時，這些文字會被朗讀出來，讓人們更能理解螢幕內容。 撰寫良好、描述性的替代文字可大幅降低模糊性，並改善使用者體驗。
本主題說明如何了解、撰寫並在 Microsoft 365 產品中使用有效的替代文字。
Microsoft 365 中的替代文字工具
為了協助你處理替代文字，Microsoft 365 提供了無障礙檢查器，讓你檢視相關的視覺內容以符合替代文字，並獲得提升內容無障礙性的建議，還有自動替代文字產生器，以及手動替代文字編輯器。
開啟 Microsoft 365 無障礙檢查器：
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在 評論 標籤中，選擇 檢查無障礙。
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在右側 的無障礙助理 面板中，無障礙問題會出現在分類標題下。
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選擇任何標記的問題以查看建議的行動。
手動檢視並編輯替代文字，或核准自動替代文字：
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右鍵點擊圖片、圖表或其他物件，然後選擇 「檢視替代文字」。提示：在 評論 標籤中，你可以選擇 「檢查無障礙 」下拉選單，並選擇 替代文字。
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在右側的 替代文字 窗格中，若自動產生，請編輯或核准顯示的替代文字 () 。
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如果圖片不需要替代文字，例如邊框，請選擇 標記為裝飾。
開啟或關閉自動產生的替代文字：
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在 檔案 標籤中，選擇 選項 並選擇 無障礙 標籤。
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在另類文字下勾選或清除「啟用使用 AI 產生替代文字的選項」勾選框。
何時要使用替代文字？
影像和圖片
請務必以精簡且明確的方式傳達影像的內容和用途。 替代文字不應該超過一兩句話——大多數時候，幾個經過深思熟慮的詞彙就足夠了。 考慮影像的重要內容。 例如，重要的內容可能是設定、人員臉部的情緒、顏色或相對的大小。
不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。 在以下範例中，替代文字是指影像，且未充分描述影像的內容。
您也可以透過使用引號中的文字或透過使用包含文字的儲存格參照，將替代文字作為引數新增入 IMAGE 函數 中。 例如，IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso logo")。
圖表、流程圖和圖表
在處理提供詳細資訊的物件 (例如資訊圖表) 時，請使用替代文字來提供物件中傳遞的資訊。 例如，將圖表描述為‘顯示一段時間銷售量的橫條圖’，對視盲人員並不實用。 嘗試傳達深入解析; 例如‘顯示一段時間銷售量的橫條圖。 七月，A品牌的銷售額超過B品牌，並在全年持續成長。」 替代文字也應該清晰地描述流程圖的開頭、進展和總結。
視訊
即使使用者可聽見音樂、背景音效和與語音，未說明內容的影片仍需要描述視覺體驗的替代文字。 替代文字應描述影片的內容和用途。
理想情況下，影片應包含第二個音軌以及影片項目的敘述，純粹為視覺資料且視覺障礙人士無法存取的內容。
表格
無障礙檢查器不會標記表格缺少替代文字。 不過，針對表格撰寫清楚、詳實且簡潔的替代文字一向是一個非常好的做法。
何時不使用替代文字？
裝飾性資料視覺效果物件
裝飾品能增加視覺趣味，但資訊不 (例如風格邊框) 。 使用螢幕閱讀器的人員會聽到這些是裝飾性的，因此他們知道沒有遺漏重要資訊。 要將視覺標記為裝飾性，請在替代文字窗格中選擇「標記為裝飾性」。 文字項目欄位會變成灰色。
提示: 如果你把文件匯出成 PDF，任何標記為裝飾性的視覺效果都會自動被標記為雜物。 螢幕閱讀器在瀏覽 PDF 時會忽略這些內容。
交叉分析篩選器
如果無障礙檢查器在物件缺少替代文字時不會標記，你就不必為它寫替代文字。 交叉分析篩選器就是一個這類物件的範例。
如何將替代文字新增至物件中？
如需如何在 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 中新增替代文字的指示，請移至 新增替代文字至圖形、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件。
在 Microsoft 365 中使用替代文字的提示
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記得在審核過程中使用無障礙檢查器。 它會檢查所有相關的視覺內容是否都有替代文字，也會提供您其他提高內容易用性的建議，例如檢查對比率。 要執行無障礙檢查器，在 評論 標籤中選擇 「檢查無障礙」。 欲了解更多無障礙檢查器的資訊，請參閱「利用無障礙檢查器提升無障礙性」。
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請勿使用檔案名稱、重複的文字或 URL 作為替代網址。 無障礙檢查器會標記這些，因為它們對視障者無用。 更多資訊請參閱無障礙檢查規則。
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如果有一組物件形成語意群組，例如一組顯示狗狗的相片，請為整個群組指派替代文字。 如果物件因格式設定原因而分組在一起，請取消物件群組，並為每個物件指派適當的替代文字。
附註: 如果您使用了 Microsoft 365 一段時間，您可能已注意到 [替代文字] 窗格之前有兩個欄位，[標題] 和 [描述]。 現在我們在大部分應用程式中使用單一個 [描述] 欄位，發現單一個欄位對您 (作者) 和使用螢幕助讀程式來使用內容的人來說，都更容易且較不令人混淆。
自動替代文字
在 Microsoft 365 中，替代文字可以自動產生。 當您插入圖片時，您可能會在圖片的底部看到出現一個長列，其中含有自動產生的替代文字。
如果你勾選了 啟用使用 AI 產生替代文字的選項，Microsoft 365 會嘗試為插入的圖片產生替代文字。 根據影像的內容，有時候此功能會給您描述性標籤，有時候您會獲得完整的句子。
如果自動產生了替代文字，或你想更改，可以在 替代文字 窗格中檢視並編輯。 你也可以手動選擇 「產生替代文字」給我，這樣可以獲得更多可能性。 記得在 另類文字 欄目中檢視並編輯，並移除任何新增的評論，例如「描述以高度自信生成」。
開啟自動替代文字
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在 檔案 標籤中，選擇 選項 並選擇 無障礙。
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在另類文字下勾選或清除「啟用使用 AI 產生替代文字的選項」勾選框。
核准自動替代文字
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在 Microsoft 365 應用程式中，右鍵點擊檢視項目，然後選擇 「查看替代文字」。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。
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如果替代文字滿意，請選取 核准 [替代文字] 核取方塊。
![在 [替代文字窗格] 中顯示的自動替代文字及已選取的 [核准替代文字] 核取方塊。](/images/zh-tw/6d0d872a-e7f3-4af4-a3b1-6b4a8e15c5a0?format=avif&w=800)
關閉自動替代文字
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在 檔案 標籤中，選擇 選項 並選擇 無障礙。
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在自動替代文字下自動產生替代文字。
哪裡可以找到替代文字功能指導方針
取得其他可協助您撰寫有效替代文字的資源：
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如需如何確定 Microsoft 365 產品和使用者體驗符合協助工具需求的詳細資訊，請瀏覽我們的協助工具網站 一個專屬、易於存取的 Microsoft 365 以及 透過協助工具檢查程式讓每個人都能易於存取您的內容。
