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讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件

本主題提供您有關如何讓電子郵件訊息易於存取的逐步指示,並為包括身心障礙使用者在內的所有人解除鎖定內容。

例如,您瞭解如何在撰寫電子郵件訊息時使用協助工具檢查程式來解決協助工具問題。 您也將瞭解如何在影像中新增替代文字,讓使用螢幕助讀程式的使用者能夠聆聽影像的內容。 您也可以先瞭解如何使用字型、色彩和樣式,將電子郵件訊息的包容性最大化,然後再傳送電子郵件訊息。

本主題內容

在 Outlook 工作時檢查協助工具 

協助工具檢查程式是一項工具,可檢閱您的內容,並標幟您所遇到的協助工具問題。 它說明為什麼每個問題都可能是身心障礙使用者的潛在問題。 協助工具檢查程式也會建議您如何解決出現的問題。

在 Outlook中,當您撰寫電子郵件時,協助工具檢查程式會在背景自動執行。 如果協助工具檢查程式偵測到協助工具問題,MailTip 會提供方便的微調,讓您在傳送電子郵件之前先檢閱並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具問題郵件提示

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

在 Outlook中,您可以定義協助工具通知和協助工具檢查程式的運作方式。 選取[檔案 > 選項 > 協助工具 ],然後選取您想要在工作、在某些情況下,或只有在您手動啟動協助工具檢查程式時,透過 [郵件提示] 查看協助工具通知。

預設選項是在特定情況下顯示協助工具通知。 如果偵測到任何協助工具問題,就會出現 MailTip 來引導您檢閱建議並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具檢查程式選項。

下列為可用的選項:

  • 在我工作時顯示協助工具警告

  • 在下列情況顯示協助工具警告:

    • 至少有一位收件者偏好無障礙內容 

    • 使用深色背景撰寫郵件。 如果您是在啟用深色模式的黑色佈景主題中撰寫時 (此為佈景主題的預設值),[協助工具檢查程式] 會執行,但僅會在文字對比不足時顯示通知。 其他任何問題仍會顯示在 [協助工具 ] 窗格中,但不會造成 [郵件提示] 出現。

    • 撰寫郵件給廣大觀眾

    • 至少有一位收件者不在我的組織中

    • 撰寫高重要性郵件

  • 僅在啟 [協助工具檢查程式] 時,顯示協助工具警告

若要手動啟動協助工具檢查程式,請選取 [檢 > 檢查協助工具]。 [ 協助工具] 窗格隨即開啟,您現在可以檢閱並修正協助工具問題。 如需詳細資訊,請移至使用協助工具檢查程式改善協助工具

頁面頂端 

避免使用表格

一般說來,請盡可能避免使用表格,並以另一種方式呈現資料,例如含有標題和橫幅的段落。 對於使用放大鏡的使用者來說,使用固定寬度的資料表可能難以閱讀,因為這類表格會強制將內容調整為特定大小。 這會讓字型變得非常小,這會強制放大鏡使用者水準捲動,尤其是在行動裝置上。

如果您必須使用資料表,請使用下列指導方針,確保您的資料表盡可能易於存取:

  • 避免使用固定寬度表格。

  • 請確定表格在所有裝置上正確呈現,包括手機和平板電腦。

  • 如果您的表格中有超連結,請編輯連結文字,讓它們具有意義,而且不會中斷句子中句子。

  • 請確定使用放大鏡輕鬆讀取電子郵件。 將電子郵件草稿傳送給自己,並在行動裝置上檢視,以確保使用者不需要在手機上水準捲動電子郵件。

  • 使用表格標題

  • 使用 沈浸式閱讀程式 測試協助工具

使用表格標題

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。 只針對資料使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格,請使用 協助工具檢查程式

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [ 表格設計] 索引 標籤的 [ 表格樣式 ] 群組中,選取 [ 標題列 ] 核取方塊。

  3. 輸入您的欄標題。

已選取Outlook功能區上的 [表格標題] 選項。

頁面頂端 

使用內建標題和樣式 

標題的用意是透過視覺和輔助技術進行掃描。 在理想情況下,標題會說明電子郵件區段的意義。 使用內建的標題樣式並建立描述性的標題文字,讓螢幕助讀程式使用者更輕鬆地判斷郵件結構並流覽標題。

以指定的邏輯順序整理標題。 例如,使用 標題 1,然後標題 2。 將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

如需如何使用標題和樣式的逐步指示,請移至使用樣式設定電子郵件訊息格式

頁面頂端 

建立段落橫幅

除了使用標題整理電子郵件訊息中的內容,您也可以建立段落橫幅。 在段落橫幅中,背景色彩區塊會延伸到電子郵件訊息的寬度,並醒目提示橫幅內的文字。 這是資料表組織和分隔內容的絕佳替代方案。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 [ 段落 ] 群組中,選取 [ 在Outlook中為段落加上網底的按鈕。 (網底) ,然後選取您要的色彩。

在Outlook中有色彩橫幅的段落。

頁面頂端 

在視覺效果中新增替代文字

替代文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解影像、圖案、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺效果中的重要資訊。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。 螢幕助讀程式會朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

如需如何新增替代文字的逐步指示,請移至新增替代文字至圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件

如需有關如何撰寫替代文字的詳細資訊,請移至您需要知道的所有專案,以撰寫有效的替代文字。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

附註: 

  • 針對音訊和視訊內容,除了替代文字之外,還包含適用于聽障或聽力不佳使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用內含文字的影像,請在電子郵件訊息中重複該文字。

頁面頂端 

使用易於存取的字型格式和色彩

易於存取的字型不會排除或減慢任何讀取電子郵件訊息的速度,包括弱視或閱讀障礙使用者或視障使用者。 正確的字型可提升電子郵件訊息的易讀性和可讀性。

如需如何變更預設字型的相關指示,請移至在 Outlook 中變更或設定預設字型

使用易於存取的字型格式

若要降低閱讀負載,請選取熟悉的無襯線字型,例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。

視障人士可能會錯過特定色彩所傳達的意義。 例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定文字格式] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

在Outlook中設定文字群組的格式。

使用易於存取的字型色彩

電子郵件中的文字在高對比模式下應該可以讀取。 例如,使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

若要確保文字在高對比模式下顯示良好,請使用字型色彩的 [自動 ] 設定。 若要找出色彩對比不足的地方,請使用 協助工具檢查程式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件]

  3. 在 [ 字型] 群組中,選 Outlook功能區上的 [字型色彩] 按鈕。 ([字型色彩]) ]。

  4. 選取 [自動]。

Outlook中的 [字型色彩] 功能表。

頁面頂端 

建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式更輕鬆地讀取您的電子郵件,請將電子郵件中的資訊整理成小型區塊,例如專案符號或編號清單。

如需如何建立清單的逐步指示,請移至在郵件中新增編號或項目符號清單

頁面頂端 

調整句子與段落之間的空間

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。 若要降低閱讀負載,您可以增加句子和段落之間的空白區域。 

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 [ 段落 ] 群組的群組右下角,選取對話方塊啟動器按鈕以展開群組。 [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

    Outlook功能區上的 [段落] 群組。

  4. 在 [ 間距]底下,選取您要的間距選項,然後選取 [ 確定]

Outlook中的 [段落] 對話方塊。

頁面頂端 

要求易於存取的電子郵件

讓傳送電子郵件給您的人員知道您偏好接收易於存取的內容。

  1. 若要在網路上移至您的帳戶詳細資料,請在 Outlook中選取 [檔案>資訊],然後在 [帳戶設定] 中,按一下 [在網路上存取此帳戶] 底下的連結。 Outlook 網頁版會在瀏覽器中開啟。

  2. 在 Outlook 網頁版中,若要移至[協助工具設定],請選取 [ [設定] 圖示 >檢視所有 Outlook 設定>一般>協助工具]

  3. 若要要求易於存取的內容,請選取 [要求寄送者傳送易無障礙內容] 核取方塊。 然後關閉設定視窗。

頁面頂端 

使用 沈浸式閱讀程式 測試協助工具

請嘗試閱讀含有沈浸式閱讀程式的電子郵件,以查看其外觀。

  1. 在電子郵件訊息中,選取 [郵件>沈浸式閱讀程式]

  2. 在 [沈浸式閱讀程式] 索引標籤上,選取 [大聲朗讀]

  3. 若要結束沈浸式閱讀程式,請選取 [關閉沈浸式閱讀程式]

頁面頂端 

另請參閱

影片:改善電子郵件協助工具

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Mac:製作易於存取之電子郵件 Outlook的最佳做法

下表包含建立 Outlook 身心障礙使用者易於存取之電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

為Mac 版 Microsoft 365中的視覺效果新增替代文字

為 Mac 版 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型色彩

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每位使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

例如,在色譜上反向端使用明亮色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分色彩。

若要找出色彩對比不足的地方,請使用 協助工具檢查程式

使用易於存取的字型格式

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

調整句子與段落之間的空間

使用標題和內建清單。

若要保留定位順序並讓螢幕助讀程式更易於讀取您的電子郵件,請使用 Outlook中的內建格式設定工具建立合乎邏輯的標題順序。

例如,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊,並在它們上方新增標題。 在理想情況下,每個小節只會包含幾個段落。 使用字型格式設定和專案符號或排序清單的組合來區隔它們。 

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單 

使用排序清單

使用簡單的表格結構僅供資料使用,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格,請使用 協助工具檢查程式

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

新增替代文字至Mac 版 Microsoft 365中的視覺效果

下列程式說明如何在 Mac 版 Microsoft 365中為 Outlook 電子郵件中的視覺效果新增替代文字。

附註: 

  • 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 若要以滑鼠右鍵按一下您的 Mac,請確認在系統偏好設定中選取了次要點擊 選項。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下您電子郵件中的影像。

  2. 選取 [編輯替代文字...]

    Mac 版 Outlook編輯替代文字操作功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  3. 請輸入 1 到 2 個句子來描述影像及其上下文。

    在 Outlook 的影像中新增替代文字的 [替代文字] 窗格

提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

新增替代文字至 Mac 版 Office 2016中的視覺效果

為影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 新增替代文字,讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

使超連結、文字和表格易於存取

下列程式說明如何讓電子郵件中的超連結、文字和表格易於存取 Outlook 。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取您要新增超連結的文字,以滑鼠右鍵按一下文字,然後選取 [超連結]。 您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。 這就是超連結文字。

  2. 如有需要,請變更超連結文字。

  3. 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  4. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型格式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

[設定文字格式] 索引標籤的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件 >字型色彩]。

  3. 選取 [自動]。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

可用的項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [編號] 按鈕。

  4. 在排序清單中輸入每個循序步驟。

可用的 [編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取文字,以滑鼠右鍵按一下文字,然後選取 [段落]。

    [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

  2. 在 [行距] 底下,選取需要的行距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

在表格中指定標題列。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [ 表格設計] 索引 標籤上,選取 [ 標題列] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

iOS 應用程式:製作易於存取之電子郵件 Outlook的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 iOS 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的讀者描述影像。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,點兩下影像以開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中,點選 [ 替代文字] 按鈕。

  3. 輸入描述。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

  4. 若要新增文字並結束對話方塊,請點選 [ 確定]

iOS 版 Outlook 的影像替代文字功能表

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,選取您要新增超連結的文字。

  2. 若要開啟操作功能表,請點選選取文字。

  3. 視需要點選功能表尾端的 [其他] 按鈕 直到 [新增連結] 按鈕出現。 點選 [新增連結] 按鈕。

  4. 視需要變更 [文字] 欄位中的超連結文字。

  5. 在 [連結] 欄位中,輸入目的地 URL。

  6. 若要插入超連結,請點選 [完成] 按鈕

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

iOS 版 Outlook 中的 [新增連結] 對話方塊。

另請參閱

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Android 應用程式:製作易於存取之電子郵件 Outlook的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Android 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的讀者描述影像。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,點選並按住影像以開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中,點選 [替代文字]按鈕。

  3. 輸入描述。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

  4. 若要新增文字並結束對話方塊,請點選 [ 儲存]

Outlook Android 替代文字] 對話方塊。

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,選取您要新增超連結的文字。 操作功能表隨即開啟。

  2. 點選 [新增連結]按鈕。

  3. 視需要變更 [顯示文字] 欄位中的超連結文字。

  4. 在 [連結] 欄位中,輸入目的地 URL。

  5. 若要插入超連結,請點選 [儲存] 按鈕。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

Outlook Android 版編輯連結對話方塊。

另請參閱

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Web:使 Outlook易於存取之電子郵件的最佳做法

下表包含建立 Outlook 網頁版身心障礙使用者易於存取之電子郵件的重要最佳做法。

附註: 我們目前正在更新 Outlook.office.com (Outlook 網頁版) 。 有些人已經在使用新 Outlook,而對於其他使用者,在我們完成更新之前,傳統版將會是預設體驗。 如需詳細資訊,請移至取得新 Outlook 網頁版的說明 (機器翻譯)。 由於本主題中的指示適用于新體驗,建議您從傳統體驗切換到新 Outlook。 若要切換至新 Outlook,請將右上角的開關切換至 [嘗試新 Outlook] 。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

使超連結和文字易於存取

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型格式

使用易於存取的字型色彩

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每個使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

若要找出色彩對比不足的地方,請使用 協助工具檢查程式

例如,使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

使用易於存取的字型格式

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

使用內建標題和樣式。

若要保留定位順序,並讓螢幕助讀程式更容易讀取您的電子郵件,請使用具有邏輯的標題順序,以及 Outlook中的內建格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 使用標題 1、標題 2,然後標題 3,而不是標題 3、標題 1,然後標題 2。 此外,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下,每個標題只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單

使用排序清單

只針對資料使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格,請使用 協助工具檢查程式

插入簡單表格

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 當您撰寫電子郵件時,請選取郵件內文中的影像。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 在工具列中,選 在網頁Outlook的格式設定工具列上新增替代文字按鈕。 (新增替代文字至影像) 。

  4. 輸入影像的描述,然後按一下 [ 確定]

在Outlook的影像中新增替代文字。

使超連結和文字易於存取

下列程式說明如何讓電子郵件中的超連結、文字和表格易於存取 Outlook 。

新增有意義的超連結文字

輸入有意義的超連結文字來代替連結文字所顯示的 URL。

  1. 當您撰寫電子郵件時,請在郵件內文中輸入有意義的連結文字。

  2. 選取連結文字,然後按 Ctrl+K。 [ 插入連結] 對話方塊隨即開啟。

  3. 網址 (URL) 文字欄位中,輸入目的地 URL,然後選取 [確定]

    在 Outlook 中插入連結。

使用連結預覽

當您在 Outlook.com 或 Outlook 網頁版的電子郵件中新增 URL,或當您收到內文含有 URL 的電子郵件時,您會看到豐富的預覽,其中包含連結標題、縮圖影像和連結描述。 這稱為連結預覽,預設為開啟。

若要關閉連結預覽:

  1. 在頁面頂端,選取 [設定] 設定> [檢視所有 Outlook 設定]。

  2. 在 [設定] 窗格中,選取 郵件 >撰寫及回覆

  3. [連結預覽] 底下,清除 [電子郵件中的預覽連結 ] 核取方塊以關閉連結預覽。

使用易於存取的字型格式

使用類型熟悉且夠大的字型,來協助閱讀障礙的使用者或弱視使用者能更輕鬆地閱讀您的電子郵件。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 若要變更字型類型,請選 網頁Outlook中的 [字型] 按鈕。 (字型) 。

  4. 在 [字型] 功能表中,選取您要的字型類型。

    在網頁Outlook中開啟 [字型] 功能表。
  5. 若要變更字型大小,請選 網頁Outlook中的 [字型大小] 按鈕。 (字型大小) 。

  6. 在 [字型大小] 功能表中,選取您要的大小。

    在網頁Outlook中開啟 [字型大小] 功能表。

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,字型色彩請使用黑色。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 在工具列中,選 網頁Outlook中的 [字型色彩] 按鈕。 ([字型色彩]) 。

  4. 在 [字型色彩] 功能表中,然後選取您要的色彩。

    在網頁Outlook中開啟 [字型色彩] 功能表。

使用項目符號清單

建立項目符號清單以在文字中加入結構。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 在工具列中,選 Outlook網頁版格式工具列上的 [項目符號清單] 按鈕。 (專案符號) 。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

使用排序清單

使用排序清單來將您的想法整理成循序的步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 在工具列中,選取 [編號) 網頁Outlook中的 [排序清單] 按鈕。 (]。

  4. 輸入清單中各個編號項目。

插入簡單表格

在表格內新增表格或將儲存格保持空白,可能會讓您的電子郵件難以使用螢幕助讀程式閱讀。 請考慮使用能易於螢幕助讀程式辨別表格、列和欄的簡單表格。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式設定工具列,請視需要選 Outlook網頁版中的 [顯示格式設定選項] 按鈕。 ([顯示格式設定選項]) 。

  3. 在工具列中,選 網頁Outlook中的 [新增表格] 按鈕。 ([插入表格) ]。 只有在您選取 [其他格式設定選項]) Outlook中的 [更多格式設定選項] 按鈕。 (後,才會顯示此選項。

  4. 在 [ 插入表格 ] 方格中,選取要新增的列和欄區域。

網路上Outlook中的表格格線。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

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確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

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