讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件

本主題提供逐步指示和最佳做法,說明如何讓殘障人士便於使用您的電子郵件訊息。 當您的電子郵件易於閱讀時,您可以解除鎖定內容給每個人,而不同能力的人可以讀取及處理您的郵件。 例如,您將瞭解如何在影像中新增替代文字,讓使用螢幕閱讀程式的人能夠聆聽影像的內容。 您也會瞭解如何在傳送電子郵件訊息之前,使用字型、色彩和樣式來最大化電子郵件的包容性。

一封關於 6 月 9 日研究小組場外會議活動電子郵件的影像。 該封電子郵件包括活動傳單,其中有一張相片及會議場地地址。

如果您以協助工具的思維建立電子郵件,視障或弱視使用者可以更容易理解您的電子郵件。

Windows:讓電子郵件易於 Outlook最佳做法

下表包含建立可 Outlook 使用者便於使用之電子郵件的主要最佳做法。

提示: 有關如何在工作期間尋找協助工具問題的指示,請參閱在工作期間檢查協助工具Outlook。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

新增替代文字至Microsoft 365

在 2019 年 Office中新增替代文字

為 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每位使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

例如,使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

若要找出色彩對比不足的問題,請使用 協助工具檢查程式

使用易於存取的字型色彩

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

調整句子與段落之間的空間

使用內建標題和樣式。

若要保留定位停駐點順序,讓螢幕讀者更容易閱讀您的電子郵件,請使用邏輯標題順序和內建的格式 Outlook。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 使用標題 1、標題 2,然後標題 3,而不是標題 3、標題 1,然後標題 2。 此外,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下,每個標題只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單樣式

使用排序清單

僅針對資料使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

若要確保資料表不包含分割儲存格、合併儲存格或巢式表格,請使用 協助工具檢查程式

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在工作期間檢查協助工具 Outlook 

您的瀏覽器不支援視訊。

在 Outlook中,協助工具檢查程式會在撰寫電子郵件時自動執行,而 MailTip 會在傳送電子郵件之前提供修正協助工具問題的便利工具。

協助工具問題郵件提示Outlook Windows

選取>選項>輕鬆存取,然後選取您是否想在工作、在某些情況下,或只在手動開啟協助工具檢查程式窗格時,透過郵件提示查看協助工具通知。

預設選項是在特定情況下顯示協助工具通知,如果偵測到任何協助工具問題,會出現郵件提示,引導您檢閱建議並修正問題。

Outlook中的協助工具檢查Windows。

  • 在工作期間顯示協助工具警告

  • 顯示協助工具警告::

    • 至少有一個收件者偏好易於訪問的內容 

    • 使用深色背景撰寫郵件。 如果您是在啟用深色模式的黑色主題中撰寫 ,此為此主題的預設值,協助工具檢查程式會執行,但只會在文字對比不足時顯示通知。 任何其他問題仍然會出現在協助工具檢查器窗格中,但不會造成郵件提示出現。

    • 撰寫訊息給大量物件

    • 至少有一個收件者在我的組織外部

    • 以高重要性撰寫郵件

  • 只有在我開啟協助工具檢查程式時,才能顯示協助工具警告

新增替代文字至 Microsoft 365

下列程式說明如何在電子郵件中新增替代文字至 Outlook 中的 Microsoft 365:

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像中新增替代文字,例如圖片、螢幕擷取畫面、圖示、影片和 3D 模型,讓螢幕朗讀程式能夠閱讀文字,以向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    已選取影像的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述影像及其上下文。

    [替代文字」 對話方塊Outlook。

為圖案或 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案或 SmartArt 圖形。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖案或 SmartArt 圖形的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    圖形的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖案或 SmartArt 圖形及其上下文。

    圖形的 [替代文字] 窗格

在圖表中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖表的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    圖表的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖表及其上下文。

    圖表的 [替代文字] 窗格

新增替代文字至Office 2019

下列程式說明如何在電子郵件中新增替代文字至 Outlook 中的 Office 2019:

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

為影像新增替代文字

為影像 (例如圖片、螢幕擷取畫面、圖示、影片和 3D 模型) 新增替代文字,讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    已選取影像的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述影像及其上下文。

    [替代文字」 對話方塊Outlook。

為圖案或 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案或 SmartArt 圖形。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖案或 SmartArt 圖形的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    圖形的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖案或 SmartArt 圖形及其上下文。

    圖形的 [替代文字] 窗格

在圖表中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖表的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    圖表的操作功能表
  3. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖表及其上下文。

    圖表的 [替代文字] 窗格

新增替代文字至 Office 2016

下列程式說明如何在電子郵件中新增替代文字至 Outlook 中的 Office 2016:

附註: 建議只在描述欄位中輸入文字,並將標題保留為空白。 這會對大多的主流螢幕助讀程式 (包括 [朗讀程式]) 提供最佳使用體驗。 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

為 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下 SmartArt 圖形。

  2. 選取 [物件格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選 SmartArt 圖形的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

為圖案新增替代文字

在圖案中新增替代文字,包括 SmartArt 圖形中的圖案。

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案。

  2. 選取 [設定圖案格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖案的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

為圖表新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

  2. 選取 [圖表區格式] > [圖表選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖表的 [圖表區格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

使超連結、文字和表格易於存取

下列程式說明如何讓電子郵件中的超連結、文字和表格 Outlook 便於使用。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取要新增超連結的文字,然後以滑鼠右鍵按一下該超連結。

  2. 選取 [連結]。 您選取的文字會顯示在顯示文字 方塊 中。 這是超連結文字。

  3. 如有需要,請變更超連結文字。 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  4. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型格式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定文字格式] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

Outlook文字Windows格式群組

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 郵件> 字字色彩。

  3. 選取 [自動]。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [設定文字格式] 索引標籤。

  3. 在段落 群組 中,選取專案符號按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [設定文字格式] 索引標籤。

  3. 在段落 群組 中,選取編號按鈕。

  4. 輸入循序的步驟。

[編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 [ 段落群組 中,選取群組右下角的對話方塊啟動器按鈕。 [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

    工具列上的 [段落對話方塊啟動器Outlook按鈕。

  4. 在 [間距] 底下,選取需要的間距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

在表格中指定標題列。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. On the Table Design tab, in the Table Styles group, select the Header Row check box.

  3. 輸入欄標題。

Outlook表格Windows設計表格樣式群組

要求易於存取的電子郵件

讓寄送者知道您習慣接收易於存取的內容。

  1. 若要前往您網頁的帳戶,請在 Outlook中選取 [檔案>資訊設定,然後在 [帳戶 設定中,按一下 [存取此帳戶網頁> 下的連結

  2. 在 Outlook 網頁版中,若要前往協助工具設定,請選取 設定圖示 >查看所有 Outlook設定>一>協助工具

  3. 若要要求易於存取的內容,請選取 [要求寄送者傳送易無障礙內容] 核取方塊。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Mac:讓電子郵件易於 Outlook最佳做法

下表包含建立可 Outlook 使用者便於使用之電子郵件的主要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

新增替代文字至Mac 版 Microsoft 365

為 Mac 版 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型色彩

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每位使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

例如,在色譜上反向端使用明亮色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分色彩。

若要找出色彩對比不足的問題,請使用 協助工具檢查程式

使用易於存取的字型格式

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

調整句子與段落之間的空間

使用標題和內建樣式。

若要保留定位停駐點順序,讓螢幕讀者更容易閱讀您的電子郵件,請使用邏輯標題順序和內建的格式 Outlook。

例如,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊,並在它們上方新增標題。 在理想情況下,每個小節只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單樣式

使用排序清單

僅針對資料使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

若要確保資料表不包含分割儲存格、合併儲存格或巢式表格,請使用 協助工具檢查程式

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

新增替代文字至Mac 版 Microsoft 365

下列程式說明如何在電子郵件中新增替代文字至 Outlook 中的 Mac 版 Microsoft 365。

附註: 

  • 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 若要以滑鼠右鍵按一下您的 Mac,請確認在系統偏好設定中選取了次要點擊 選項。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下您電子郵件中的影像。

  2. 選取[編輯替代文字......

    Mac 版 Outlook編輯替代文字操作功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  3. 請輸入 1 到 2 個句子來描述影像及其上下文。

    在 Outlook 的影像中新增替代文字的 [替代文字] 窗格

提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

新增替代文字至 Mac 版 Office 2016

為影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 新增替代文字,讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

使超連結、文字和表格易於存取

下列程式說明如何讓電子郵件中的超連結、文字和表格 Outlook 便於使用。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取要新增超連結的文字,以滑鼠右鍵按一下文字,然後選取 [超連結。 您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。 這就是超連結文字。

  2. 如有需要,請變更超連結文字。

  3. 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  4. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型格式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

[設定文字格式] 索引標籤的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 郵件> 字字色彩。

  3. 選取 [自動]。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

可用的項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [編號] 按鈕。

  4. 在排序清單中輸入每個連續步驟。

可用的 [編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取文字,以滑鼠右鍵按一下文字,然後選取 [段落]。

    [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

  2. 在 [行距] 底下,選取需要的行距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

在表格中指定標題列。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格設計] 索引標籤上,選取 [標題列] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

iOS 應用程式:讓電子郵件易於 Outlook最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 iOS 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的讀者描述影像。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,點兩下影像以開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中,點選 [替代文字> 按鈕。

  3. 輸入描述。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

  4. 若要新增文字並離開對話方塊,請點一下 [確定

iOS 版 Outlook 的影像替代文字功能表

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,選取您要新增超連結的文字。

  2. 若要開啟操作功能表,請點選選取文字。

  3. 視需要點選功能表尾端的 [其他] 按鈕 直到 [新增連結] 按鈕出現。 點選 [新增連結] 按鈕。

  4. 視需要變更 [文字] 欄位中的超連結文字。

  5. 在 [連結] 欄位中,輸入目的地 URL。

  6. 若要插入超連結,請點選 [完成] 按鈕

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

iOS Outlook中的 [新增連結Outlook對話方塊。

另請參閱

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Android 應用程式:讓電子郵件易於 Outlook最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Android 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的讀者描述影像。

  1. 在撰寫的電子郵件中,點一下並按住影像以開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中,點選 [替代文字>按鈕。

  3. 輸入描述。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

  4. 若要新增文字並離開對話方塊,請點一下 [ 儲存

Outlook Android 替代文字對話方塊。

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

  1. 在您撰寫的電子郵件中,選取您要新增超連結的文字。 操作功能表隨即開啟。

  2. 點選新增 連結按鈕。

  3. 視需要變更 [顯示文字] 欄位中的超連結文字。

  4. 在 [連結] 欄位中,輸入目的地 URL。

  5. 若要插入超連結,請點選 [儲存] 按鈕。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

Outlook Android 編輯連結對話方塊。

另請參閱

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

Web:讓電子郵件易於 Outlook最佳做法

下表包含建立可 Outlook 網頁版使用者便於使用之電子郵件的主要最佳做法。

附註: 我們目前正在更新 Outlook.office.com (Outlook 網頁版) 。 有些人已經在使用新的 Outlook,而對於其他人來說,在更新完成之前,傳統版會成為預設體驗。 如需詳細資訊,請移至取得新 Outlook 網頁版的說明 (機器翻譯)。 由於本主題中的指示適用于新的體驗,建議您從傳統體驗切換到新的 Outlook。 若要切換到新的 Outlook,請切換右上角的開關,以嘗試新的 Outlook。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

使超連結和文字易於存取

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型格式

使用易於存取的字型色彩

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每個使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

若要找出色彩對比不足的問題,請使用 協助工具檢查程式

例如,使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

使用易於存取的字型格式

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

使用內建標題和樣式。

若要保留定位停駐點順序,讓螢幕讀者更容易閱讀您的電子郵件,請使用邏輯標題順序和內建的格式 Outlook。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 使用標題 1、標題 2,然後標題 3,而不是標題 3、標題 1,然後標題 2。 此外,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下,每個標題只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單

使用排序清單

僅適用于資料的簡單資料表結構。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

若要確保資料表不包含分割儲存格、合併儲存格或巢式表格,請使用 協助工具檢查程式

插入簡單表格

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 當您撰寫電子郵件時,請選取郵件內文中的影像。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 在工具列中,選取 在網頁版中的格式Outlook新增替代文字按鈕。 (新增替代文字至影像) 。

  4. 輸入影像的描述,然後按一下 [ 確定

在影像中新增替代文字Outlook。

使超連結和文字易於存取

下列程式說明如何讓電子郵件中的超連結、文字和表格 Outlook 便於使用。

新增有意義的超連結文字

輸入有意義的超連結文字來代替連結文字所顯示的 URL。

  1. 當您撰寫電子郵件時,在郵件本文中輸入有意義的連結文字。

  2. 選取連結文字,然後按 Ctrl+K。 [ 插入連結> 對話方塊隨即開啟。

  3. 在網址 URL (文字) ,輸入目的地 URL, 然後選取確定 。

    在 [連結Outlook。

使用連結預覽

當您在 Outlook.com 或 Outlook 網頁版中新增 URL 至電子郵件時,或當您收到內內含有 URL 的電子郵件時,會看到豐富的預覽,其中包含連結標題、縮圖影像和連結描述。 這稱為連結預覽,預設會開啟。

若要關閉連結預覽:

  1. 在頁面頂端,選取 [設定] 設定> [檢視所有 Outlook 設定]。

  2. 在 [設定] 窗格中,選取 郵件 >撰寫及回覆

  3. 連結預覽下,清除電子郵件 中的 預覽連結核取方塊以關閉連結預覽。

使用易於存取的字型格式

使用類型熟悉且夠大的字型,來協助閱讀障礙的使用者或弱視使用者能更輕鬆地閱讀您的電子郵件。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 若要變更字型類型,請選取 網頁Outlook的字型大小按鈕。 (字型) 。

  4. 在字型功能表中,選取您想要的字型類型。

    在網頁Outlook中開啟字型大小功能表。
  5. 若要變更字型大小,請選取 網頁中Outlook字型大小按鈕。 (字型大小) 。

  6. 在字型大小功能表中,選取您想要的大小。

    在網頁Outlook中開啟字型大小功能表。

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,字型色彩請使用黑色。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 在工具列中,選取 網頁中Outlook字型大小色彩按鈕。 (字) 。

  4. 在 [字型色彩] 功能表中,然後選取您要的色彩。

    在網頁Outlook中開啟字型大小色彩功能表。

使用項目符號清單

建立項目符號清單以在文字中加入結構。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 在工具列中,選取 網頁版中格式化工具列上的點Outlook按鈕。 (專案符號) 。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

使用排序清單

使用排序清單來將您的想法整理成循序的步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 在工具列中,選取 網頁中Outlook清單按鈕。 (編號) 。

  4. 輸入清單中各個編號項目。

插入簡單表格

在表格內新增表格或將儲存格保持空白,可能會讓您的電子郵件難以使用螢幕助讀程式閱讀。 請考慮使用能易於螢幕助讀程式辨別表格、列和欄的簡單表格。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 若要顯示格式工具列,請 顯示網頁版中Outlook格式選項按鈕。 (顯示格式) 選項。

  3. 在工具列中,選取 [插入 在網頁Outlook新增表格按鈕。 (表格) 。 只有在選取其他格式 更多格式選項按鈕Outlook。 (選項之後,才能看到) 。

  4. 在 [ 插入表格 格線> 中,選取要新增的列和欄區域。

網頁Outlook表格格線。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

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