在 Outlook 中與群組共用檔案

在新 Outlook 中共用群組中的檔案

1. 開啟新的 Outlook。

2. 有兩種方法可以尋找您的群組：

   1. 在視窗左側的應用程式列中選取 [群組 ]。
   2. 在信箱資料夾清單中，選取 [移至群組]
      

3. 在左側窗格的 [群組] 底下，選取您要共用檔案的群組。

將共用檔案附加至電子郵件

1. 開啟傳統 Outlook。 有兩種方法可以尋找您的群組。

   1. 從導覽列中，選取 [更多應用程式>] [群組]。 (若要釘選，請以滑鼠右鍵按一下 [群組 ]，然後選取 [釘選]。)
      您可以在 [群組首頁] 中 一次查看所有群組。
   2. 在信箱資料夾清單的 [群組] 底下，選取您的群組。

2. 從您的群組中， 開始交談。

3. 選取 附加檔案。

4. 選取檔案的來源。 選項包括 [最近使用中的 Files]、[Web 位置] 和 [此電腦]。 位置包括 One Drive、SharePoint 網站、Group Files 和其他來源。

   • 如果您選擇 Web 位置，請選取 [附加為複本 ] 或 [共用為 OneDrive 連結]。 附加為複本可讓每個收件者擁有自己的檔案複本以供檢閱。 共用 OneDrive 連結可讓群組成員查看最新變更，並即時共同撰寫
   • 如果您從電腦選取檔案，該檔案會附加為複本。

存取您的檔案

若要在 Outlook 網頁版用戶端中存取您的檔案，請按一下群組標頭中的 Files。

在此檢視中，您會看到兩個區段：最近和文件。 [最近] 區段顯示群組中共用的前 5 個最新檔案。 這些檔案既包括在張貼到共用收件匣之郵件附件中以附件方式共用的檔案，也包括從 OneDrive 或 SharePoint 共用至群組的檔案。 Files 根據上次透過電子郵件共用的時間、上次修改或上傳到文件庫的時間，按時間順序排序。 [文件] 區段會顯示存在於群組 SharePoint 網站中類似資料夾檔案結構的所有檔案和資料夾。

上傳或建立檔案

若要將新檔案上傳至文件庫，請按一下群組標題上方工具列中的 [上傳 ] 按鈕。 若要建立新的檔案或資料夾，請使用群組標頭中的 [新增 ] 按鈕，然後從下拉式清單中選擇。

刪除或重新命名您的檔案

您可以在 [文件] 檢視中輕鬆刪除或重新命名檔案。 在 [文件] 清單中選取您要刪除或重新命名的檔案，然後從群組標題上方的工具列中，視需要選擇 [ 刪除 ] 或 [重新命名 ]。 如果檔案在刪除前位於 [最近檔案] 檢視中，則 [最近檔案] 會在刪除後更新以反映變更。

共用您的檔案

從 Outlook 網頁版中的檔案檢視共用檔案很容易。 如果您想要將 [最近] 檔案中的其中一個檔案作為電子郵件附件傳送，只要按一下以開啟檔案，然後從功能區選擇透過 電子郵件共用。

如果您想要從 [文件] 區段共用其中一個檔案，只要選取該檔案，然後按一下群組標頭上方的 [ 共用 ] 工具列即可共用。 熟悉的共用對話方塊隨即出現，您可以選擇要共用的人員。

處理電子郵件附件

新的 Files 體驗包含處理附加至電子郵件的檔案的強大方式。 當電子郵件傳送到群組的共用收件匣，其中包含您想要編輯的 Word、Excel 或 PowerPoint 附件，並傳送回原始作者時：

• 移至 [Files]，開啟檔案，然後從功能區選取 [編輯並回覆]。
  檔案會儲存在群組的 SharePoint 文件庫中，並在相關 Office 應用程式的線上版本中開啟。
• 回覆電子郵件可以傳送給原始寄件者，並包含已儲存檔案複本的連結。
• 當您完成編輯時，請在電子郵件中新增註解，然後按一下 [傳送]。

瀏覽至您的 SharePoint 文件庫

[Files] 檢視可讓您查看存在於 SharePoint 網站中的所有檔案，但如果您想要移至 Sharepoint 網站，您可以使用群組卡片或從群組標題瀏覽到該網站。 從 [群組] 標題選擇 [... ]，然後選取 [網站]。 從網站中，選取 [文件] 以移至文件庫。

另請參閱

• 共用群組檔案
• 深入了解 Microsoft 365 群組

將共用檔案附加至電子郵件

1. 從您的群組中， 開始交談。

2. 在交談窗格底部，選取 。

3. 選取檔案的來源。 選擇也包括 OneDrive、群組檔案、電腦及其他來源。

   • 如果您選取 OneDrive，請選取 [附加為複本] 或 [共用為 OneDrive 連結]。 附加為複本可讓每個收件者擁有自己的檔案複本以供檢閱。 共用 OneDrive 連結可讓群組成員查看最新變更，並即時共同撰寫
   • 如果您選取群組做為來源，請選取您想要附加的檔案。
   • 如果您選取 [電腦] 做為來源，請選取 [附加為複本 ] 或 [上傳到群組檔案]。 上傳至群組檔案可讓群組成員即時查看最新變更並共同撰寫。 附加為複本可讓每個收件者擁有自己的檔案複本以供檢閱。
   • 如果您選擇其他來源，請登入該來源並遵循提示。

存取您的檔案

若要在 Outlook 網頁版用戶端中存取您的檔案，請按一下群組標頭中的 Files。

在此檢視中，您會看到上傳至群組文件庫的檔案、在張貼至共用收件匣的郵件附件中共用的檔案，以及從 OneDrive 或 SharePoint 共用至群組的檔案。 Files 根據上次透過電子郵件共用的時間、上次修改或上傳到文件庫的時間，按時間順序排序。 您無法變更此排序，但如果您想要以不同的時間順序查看檔案，請按一下右上角附近的 [ 瀏覽文件庫 ]，以移至 SharePoint 文件庫。

若要將新檔案上傳至文件庫，只要按一下檔案清單上方工具列中的 [上傳 ] 連結即可。 如果您想要搜尋您的檔案庫，只要在視窗左上角的搜尋方塊中輸入關鍵字，然後按 Enter即可。

刪除或重新命名您的檔案

若要刪除或重新命名檔案，請先按一下右上角的 [ 瀏覽文件庫 ]，以瀏覽至 SharePoint 文件庫。 以滑鼠右鍵按一下您要刪除或重新命名的檔案，然後視需要選擇 [ 刪除 ] 或 [重新命名 ]。

處理電子郵件附件

新的檔案體驗包含處理附加至電子郵件的檔案的強大新方式。 當電子郵件傳送至群組的共用收件匣，其中包含您想要編輯並傳送回原始作者的 Word、Excel 或 PowerPoint 附件時，請移至 Files 區段，按兩下以開啟檔案，然後從功能區選取 [編輯並回覆]。 檔案會儲存在群組的 SharePoint 文件庫中，並在相關 Office 應用程式的線上版本中開啟。 回覆電子郵件也會寄給原始寄件者，其中包含已儲存檔案複本的連結。 當您完成編輯時，請在電子郵件中新增註解，然後按一下 [傳送]。

瀏覽至您的 SharePoint 文件庫

除了上述已討論的改良功能之外，我們也讓您更容易直接存取您的 SharePoint 文件庫。 當您位於群組的 Files 區段時，您會在右上方看到 [瀏覽庫]。 按一下它，此群組的 SharePoint 文件庫就會在瀏覽器中開啟。