在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

新增一個共用信箱到 Outlook

管理員將你加入共享信箱後，關閉並重新啟動新的 Outlook。 共用信箱應該會自動顯示在你的資料夾窗格中。

若那沒有用，該怎麼辦？

若您的系統管理員最近才將您新增到共用信箱，共用信箱可能需要一些時間才會出現。 等一會兒，然後關閉並重新啟動新的 Outlook。 或者，手動新增共用盒子。

1. 在新 Outlook 的導覽窗格中選擇 郵件 。

2. 在資料夾面板中，右鍵點擊你的帳號名稱，然後選擇 新增共用資料夾或信箱。
   

3. 在「新增共用資料夾或信箱」視窗中，輸入你想存取的信箱名稱，例如。 info@contoso.com

   注意

   你可以隨時新增共用信箱，但在開始使用之前，你的 IT 管理員必須先將你加入為成員。

在資料夾窗格中找到共用信箱

在左側的資料夾窗格中，找到 「與我分享 」資料夾。 選擇資料夾來展開它。 你的共用信箱是「 與我分享」下的子資料夾。 當你選擇該信箱名稱時，會展開顯示標準郵件資料夾，例如 收件匣、 草稿和 已寄件郵件。

從共用信箱傳送郵件

1. 在新的 Outlook for Windows 中，從導覽窗格選擇 郵件 。
2. 在 「首頁 」分頁，選擇 新>郵件。
3. 如果你在訊息 (上方的「發送) 」旁邊沒有看到「寄件人」欄位，在選項標籤中選擇「顯示」即可。
4. 在訊息中選擇 「從」 ，並更改為共用的電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。
5. 完成你的訊息輸入，然後選擇 發送。
   從現在起，當你想從共用信箱發送訊息時，地址會顯示在 你的寄件人 下拉選單中。
   每當你從共享信箱發送訊息時，收件人只會看到訊息中的共用電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 開啟新的 Outlook for Windows。
2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。
3. 在你訊息頂端的 「寄件人 」欄位，你應該會看到你共用的信箱名稱。 如果沒有，請選擇「 寄件人 」下拉選單，並選擇你的共用信箱。
4. 完成你的訊息輸入，然後選擇 發送。
   當你想從共用信箱發送訊息時，地址會在你的 寄件人 下拉選單中顯示。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

共用信箱上的搜尋

一旦新增共享信箱到新 Outlook，在其中搜尋類似於在主信箱上搜尋。

1. 開啟新的 Outlook for Windows。
2. 在資料夾面板中選擇共用信箱中的一個資料夾。
3. 在 Outlook 視窗頂端的搜尋框中，輸入你想用來搜尋的查詢，然後按 Enter。
   訊息清單會根據該選定資料夾的搜尋結果顯示。

使用共用信箱的共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在新的 Outlook 中，進入行事曆檢視，選擇共用信箱。
   當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。
2. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用信箱中的共享聯絡人名單

新 Outlook 中目前無法使用共享信箱及其他使用者信箱的聯絡人。 Microsoft 的 Outlook 部門正積極著手更新這個系統。

共用信箱中的擴充功能可用性

在 Windows 的新版 Outlook 中，共享信箱的外掛支援會依不同情境以及是否升格為完整帳號而有所不同。 欲了解更多這些情境，請參閱 使用Outlook中的外掛程式。

我還需要知道關於新 Outlook 中共享信箱的哪些資訊？

想了解更多如何將共享信箱加入為帳戶，請點 此。 新增共用信箱作為帳號，將支援以下功能：

其他目前尚未用於共享郵箱的功能，但將於未來更新中新增：

• 授予新的委派信箱存取權限

以下是一些郵件建議，幫助執行助理和代表更好地管理新 Outlook 中的信箱管理。

郵件提示

執行管理員的郵件過濾器與規則

在新的 Outlook 中，主管管理員可以使用 「有行事曆邀請 」電子郵件篩選器，輕鬆找到會議邀請。

你也可以為主管帳號設定「他人收到Email」規則，並自動移到獨立資料夾並依照喜好分類。

拖放電子郵件來建立任務

輕鬆掌握進度，將郵件拖到我的一天，將它們轉成任務。

置選電子郵件以便快速存取

你現在可以將郵件釘選到收件匣頂端，省去回頭搜尋的時間。 將滑鼠移或右鍵點擊電子郵件，選擇 釘選 以釘選。

安排何時發送電子郵件

在現今混合工作環境下，你的一天可能是別人的夜晚，所以你不想在半夜寄信給別人。 有了新的 Outlook，想寄電子郵件就很簡單。 只要在 「發送 」旁邊的下拉箭頭中選「 排程發送」即可。

貪睡郵件

有時候電子郵件很重要，但現在還不是時候。 透過貪睡功能，你可以安排郵件重新送達你的收件匣的時間，並在你想要的時間出現，這樣你就能在適合自己的時間處理。 只要右鍵點擊任一訊息，選擇 「貪睡 」或從功能區選擇 「貪睡 」。 然後選擇你想要送達的時間。

新增共用信箱到經典 Outlook

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 在經典 Outlook 中，共享的信箱應該會自動出現在資料夾窗格中。

若那沒有用，該怎麼辦？

• 若您的系統管理員最近才將您新增到共用信箱，共用信箱可能需要一些時間才會出現。 等一會兒，然後關閉並重新啟動 Outlook。

• 若那樣沒有用，請手動將共用信箱新增到 Outlook：

  1. 打開經典版 Outlook。
  2. 選擇功能區上的 「檔案 」標籤，然後選擇 帳戶設定>帳戶設定。
  3. 選取 [電子郵件] 索引標籤。
  4. 確定目前的帳戶已反白選取，然後選擇 [變更]。
  5. 選擇 更多設定>進階>新增。
  6. 輸入共用的電子郵件地址，例如 info@contoso.com。
  7. 選擇好>，好。
  8. 選擇 下一個>結束>關閉。

從共用信箱傳送郵件

1. 打開經典版 Outlook。
2. 選擇 [新增電子郵件]。
3. 如果你在訊息頂端沒有看到「寄件人」欄位，請選擇「來源選項>」。
4. 在訊息中選擇 「從」 ，並更改為共用的電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。
5. 選擇 [確定]。
6. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。
   從現在起，當你想從共用信箱發送訊息時，地址會顯示在 你的寄件人 下拉選單中。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 打開經典版 Outlook。
2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。
3. 在你訊息頂端的 「寄件人 」欄位，你應該會看到你共用的信箱名稱。 若沒有，請選擇 [寄件者] 下拉式清單方塊並選擇您的共用信箱。
4. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。
   當你想從共用信箱發送訊息時，地址會在你的 寄件人 下拉選單中顯示。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

共用信箱上的搜尋

一旦將共享信箱加入 Outlook，在其中搜尋與在主信箱上搜尋類似。

1. 打開經典版 Outlook。
2. 在左側 資料夾面板 的共用信箱中選擇一個資料夾。
3. 在 Ribbon (工具列) 頂端的 搜尋框 輸入查詢。
4. 開始搜尋時，請按 Enter 鍵或選擇搜尋框右側的 放大鏡按鈕 。
   訊息清單會根據從共用信箱中所選資料夾的搜尋結果回傳結果。

使用共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在經典 Outlook 中，進入行事曆檢視並選擇共用信箱。
   
2. 當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。
3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用共用連絡人清單

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 與共用信箱相關聯的共用連絡人清單會自動新增至您的 [我的連絡人] 清單中。

1. 在經典 Outlook 中，選擇 People。
2. 在 [我的連絡人] 底下，選擇共用連絡人清單的連絡人資料夾。
   

共用信箱中的擴充功能可用性

在經典的 Windows Outlook 中，共享信箱的外掛支援會依特定情境而異。 欲了解更多這些情境，請參閱 使用Outlook中的外掛程式。

新增共用信箱，讓它顯示在您的主要信箱之下

如果您想從主要信箱和共用信箱同時監控電子郵件，建議您使用這種方式。 完成此任務後，每次開啟 Outlook 網頁版時，共享信箱及其資料夾會顯示在左側導覽窗格中。

1. 請在 Outlook 網頁版登入你的帳號。
2. 對於 Exchange Online 的信箱，請在左側導覽窗格右鍵點擊資料夾，然後選擇新增共用資料夾或信箱。 對於 Exchange 本地郵箱，請在左側導覽窗格右鍵點擊您的主要信箱 (名稱，例如 Molly Dempsey) ，然後選擇 新增共用資料夾或信箱。
   
3. 在 「新增共用資料夾 」對話框中，輸入你所屬的共享信箱名稱，例如 info@contoso.com。

共用郵箱會顯示在 Outlook 網頁版的資料夾清單中。 您可以在主要信箱中展開或摺疊共用信箱的資料夾。 您也可以從資料夾清單中移除共用信箱。 如要移除，請用滑鼠右鍵按一下共用信箱，然後選擇 移除共用資料夾。

接收共享信箱中新郵件的通知

若要接收共享信箱收件匣中新郵件的通知，您必須 在獨立的瀏覽器視窗中開啟該信箱。

在另一個瀏覽器視窗中開啟共用信箱

如要在共用信箱專屬的瀏覽器視窗中檢視及管理電子郵件，建議使用這種方式。 這種方式也能讓你收到共享信箱收件匣中新郵件的通知。

1. 請在 Outlook 網頁版登入你的帳號。

2. 在 Outlook 網頁版的導覽欄中，選擇您的姓名。 隨即會顯示一份清單。

3. 選取[開啟另一個信箱]。

4. 輸入你想開啟的另一個信箱的電子郵件地址，然後選擇 開啟。 另一個 Outlook 網頁版會在獨立視窗開啟，允許存取另一個信箱。

   秘訣

   如果您輸錯信箱的電子郵件地址，則結果為 「 找不到符合項 」。 再試著輸入一次電子郵件地址。

從共用信箱傳送電子郵件

1. 在資料夾列表上方選擇 新郵件 。 新郵件表單會在讀取窗格中開啟。

2. 在訊息頂端，選擇 >顯示來源。
   
   此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人員會看到該郵件是來自共用信箱，而非從您自己的電子郵件帳戶寄出。

3. 首次使用共用信箱時，您需要將地址加入「 寄件人 」下拉選單中的選項中：

   1. 右鍵點擊 寄件地址 並選擇 移除。
      
   2. 輸入共用地址。 下次你從共用信箱回覆時，該地址會以「 寄件人 」下拉選單的選項出現。

4. 要新增收件人，請輸入你聯絡人資料夾或組織地址清單中任何人的姓名，或在 收件人 或 抄送 方格輸入電子郵件地址。 第一次輸入一個人的名字時，Outlook 網頁版會搜尋該人的地址。 日後系統會快取該名稱，以快速取得名稱。

5. 輸入主旨。

6. 鍵入您要傳送的訊息。

7. 當你的訊息準備好後，選擇 發送。

回覆傳送到共用信箱的郵件

第一次回覆寄到共享信箱的訊息時，你需要將共用地址加入 「寄件 人」下拉選單。 以下是執行的方式：

1. 開啟 Outlook 網頁版並移至您的共用信箱。
2. 開啟寄到共用地址的郵件。
3. 選取 [回覆]。
4. 在訊息頂端，選擇 >顯示來源。
   
5. 右鍵點擊 寄件地址 並選擇 移除。
   
6. 輸入共用地址並發送訊息。 下次你從共用信箱回覆時，該地址會以「 寄件人 」下拉選單的選項出現。

從共用信箱傳送自動回覆

只有你的 Microsoft 365 管理員有權限設定從共用信箱發送自動回覆的功能。 如需說明，請請你的管理員參考 「建立共用信箱」。

共用信箱中的擴充功能可用性

在 Outlook 網頁版中，共享郵箱的外掛支援會依據特定情境及存取方式而異。 欲了解更多這些情境，請參閱 使用Outlook中的外掛程式。