SharePoint 工作流程是預先編程的迷你應用程式，能簡化並自動化各種業務流程。 工作流程的範圍從收集簽章、意見反應，或核准計劃或文件，甚至到追蹤一般程序的目前狀態，皆可包含在內。 SharePoint 工作流程的設計旨在節省您的時間與精力，並為您定期執行的工作帶來一致性與效率。
注意
- 自 2020 年 8 月 1 起，已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程，並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流程，我們建議您遷移到 Power Automate 或其他支援的解決方案。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程退休。
- SharePoint 2013 工作流程自 2023 年 4 月起已停止使用，並於 2024 年 4 月 2 日起關閉新租戶。 該車將從現有租戶中移除，並於2026年4月2日全面退役。 如果你正在使用 SharePoint 2013 工作流程，我們建議遷移到 Power Automate 或其他支援的解決方案。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 2013 工作流程退休。
SharePoint 工作流程是什麼？
您可能已經知道流程圖是什麼。 它是流程的圖形化地圖，並附有每個步驟的指示。
一個 SharePoint 工作流程就像會耗費許多勞力、猜測和標準工作流程中的隨機性。
例如，看看圖中的文件審核流程。 手動執行這個流程可能需要大量檢查、追蹤、轉寄文件和發送提醒——而這些任務都必須由你或一位或多位同事執行。 這表示大量的額外工作，以及持續發生的干擾情形。
但是當您使用 SharePoint 文件核准工作流程來執行流程時，所有的檢查、追蹤和提醒及轉寄等動作皆會由工作流程自動化完成。 如果有人晚一點完成工作，或發生其他問題，大部分隨附的工作流程都會產生通知，讓您知道此情形。 流程監視會減少。
執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型，選取您的選項，然後讓工作流程執行。 如果需要，請取消或終止工作流程。
我可以透過使用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程序？
所包括的每個工作流程類型都可做為範本。 您可以為單一清單或文件庫、或使用 初始表單 的整個網站集合新增工作流程的實例，以針對實例指定您想要的選項和選取項目。 這些選項和選取項目包括工作流程將工作指派給誰、工作期限、工作流程的啟動方式以及由誰啟動，以及工作通知中要包含的指示。 請前往「清單設定>工作流設定>」新增工作流程。 如果您想要，請參閱 2010 和 2013 工作流程。
重要
根據預設，核准、收集意見反應和收集簽章工作流程皆未啟用，且不會列在關聯表單的 選取工作流程範本 清單方塊中。 若要使這些流程成為可供使用，網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。 前往 網站設定>網站收藏 功能>啟動 工作流程功能。 此外，SharePoint 2013 提供基於 SharePoint 2010 的工作流程範本。 如果你想建立基於 SharePoint 2013 的工作流程，並採用類似邏輯的 SharePoint Designer 2013 這類工具。
有五種預先設定的工作流程類型。
核准 (將文件或項目送交核准或拒絕)
核准工作流程會將文件或其他項目導向指定人員進行核准或拒絕。 您也可以使用核准工作流程以控制清單或文件庫中的內容核准。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解核准工作流程。
收集意見反應 (傳送一份文件或項目以收集意見反應)
收集回饋工作流程會將文件或其他項目轉發給指定人員以提供回饋。 收集意見反應工作流程會為工作流程擁有者整合參與者的所有意見反應，並提供檢閱流程的記錄。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解收集意見反應工作流程。
收集簽章 (送交文件、活頁簿或表單以取得數位簽章)
Collect Signatures 工作流程會將 Microsoft Office 文件路由給指定的人員進行數位簽章。 請注意，收集簽章工作流程僅能與 Word 文件、Excel 活頁簿和 InfoPath 表單一起執行。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解收集簽章工作流程。
三態 (透過三種狀態或階段追蹤問題、專案或工作)
三狀態工作流程設計用來追蹤清單項目在三個狀態 () 階段的狀態。 它可用於管理需要組織追蹤大量問題或項目的業務流程。 範例：客戶支援問題、銷售線索或專案任務。
每次狀態轉換時，工作流程會指派任務給某人，並發送關於該任務的電子郵件提醒。 此工作完成時，工作流程會更新項目的狀態，並將進度推到下一個狀態。 三狀態工作流程設計用於議題追蹤清單範本，但也可用於任何包含三個或以上值的 選擇 欄位的清單。
若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解三態工作流程。
發佈核准 (自動化內容傳送進行檢閱與核准)
發布審核工作流程與其他 SharePoint 工作流程相似，因為它自動化將內容路由給主題專家與利害關係人進行審查與核准。 發布審核流程的獨特之處在於，它專為新網頁和更新網頁發布受到嚴格控制的發佈網站設計。 在這類網站中，在工作流程中每個核准者核准之前，無法發佈任何新內容。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 使用發佈核准工作流程。
誰可以新增和啟動 SharePoint 工作流程？
若要新增或啟動工作流程，您必須具有執行工作流程之清單、文件庫或網站集合的正確權限：
- 加入工作流程 預設情況下，您必須擁有「管理清單」權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組具有管理清單權限，[訪客] 群組則沒有。)
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啟動工作流程 另外，預設情況下，你必須擁有「編輯項目」權限，才能 啟動 已經新增的工作流程。 (擁有者群組和成員群組預設都有編輯項目的權限;訪客團體則沒有。)
此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 如果子網站具有唯一權限，[擁有者] 必須確保將必要權限明確指派給工作流程使用者。 請參閱 SharePoint 清單或函式庫的自訂權限。
我要如何新增和執行 SharePoint 工作流程？
下列圖表提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基礎結構的高階檢視。 以下有關於每個步驟的個別章節。
- 計畫 請確保你知道自己想要哪些選項，以及在使用啟動表單加入工作流程時需要具備哪些資訊。
- 新增 填寫啟動表單，將您的工作流程版本加入清單、圖書館或網站收藏。
- 開始 在清單或資料庫中的文件或其他項目上，手動或自動啟動你的新工作流程。 (如果你手動啟動，將有機會在較簡短的啟動表單中更改工作流程的關聯表單設定。) 當工作流程啟動時，它會建立任務、發送通知訊息，並開始追蹤動作和事件。
- 監視器 當工作流程執行時，你可以查看 工作流程狀態 頁面，查看哪些任務已完成以及其他已發生的動作。 如有需要，您可以從此處調整目前和未來的工作，甚至取消或終止此工作流程執行。
- 評論 執行完成後，可以在 工作流程狀態 頁面檢視其完整歷史。 此外，也可以從相同的頁面建立此工作流程的一般效能統計報告。
- 變化 如果工作流程運作得不太順暢，你可以打開原本用來新增的關聯表單，在那裡做修改。