SharePoint 工作流程是預先設定的迷你應用程式，以簡化並自動化各種商務程序。 工作流程的範圍從收集簽章、意見反應，或核准計劃或文件，甚至到追蹤一般程序的目前狀態，皆可包含在內。 SharePoint 工作流程的設計旨在節省您的時間與精力，並為您定期執行的工作帶來一致性與效率。
注意
- 自 2020 年 8 月 1 起，已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程，並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您正在使用 SharePoint 2010 工作流程，建議您移轉至 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰。
- SharePoint 2013 工作流程自 2023 年 4 月起已淘汰，且自 2024 年 4 月 2 日起已關閉新租用戶的工作流程。 它將會從現有租用戶中移除，並自 2026 年 4 月 2 日起完全淘汰。 如果您正在使用 SharePoint 2013 工作流程，建議您移轉至 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2013 工作流程淘汰。
SharePoint 工作流程是什麼？
您可能已經知道流程圖是什麼。 它是流程的圖形地圖，其中包含有關每個步驟中發生的情況的說明。
一個 SharePoint 工作流程就像會耗費許多勞力、猜測和標準工作流程中的隨機性。
例如，請查看圖中的文件核准流程。 手動運行此過程可能意味著大量的檢查和跟踪、轉發文檔和發送提醒——而這些任務中的每一項都必須由您或您的一個或多個同事執行。 這表示大量的額外工作，以及持續發生的干擾情形。
但是當您使用 SharePoint 文件核准工作流程來執行流程時，所有的檢查、追蹤和提醒及轉寄等動作皆會由工作流程自動化完成。 如果有人晚一點完成工作，或發生其他問題，大部分隨附的工作流程都會產生通知，讓您知道此情形。 流程監視會減少。
執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型，選取您的選項，然後讓工作流程執行。 如果需要，請取消或終止工作流程。
我可以透過使用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程序？
所包括的每個工作流程類型都可做為範本。 您可以為單一清單或文件庫、或使用 初始表單 的整個網站集合新增工作流程的實例，以針對實例指定您想要的選項和選取項目。 這些選項和選取項目包括工作流程將工作指派給誰、工作期限、工作流程的啟動方式以及由誰啟動，以及工作通知中要包含的指示。 若要建立新的工作流程，請移至 [清單設定>] 工作流程設定>新增工作流程。 如果您想要，請參閱 2010 和 2013 工作流程。
重要
根據預設，核准、收集意見反應和收集簽章工作流程皆未啟用，且不會列在關聯表單的 選取工作流程範本 清單方塊中。 若要使這些流程成為可供使用，網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。 移至 [網站設定] [網站集合>功能] [>啟用工作流程] 功能。 同時，SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010 為基礎的工作流程範本。 如果您想要使用類似的邏輯建立以 SharePoint 2013 為基礎的工作流程，請使用類似 SharePoint Designer 2013 的工具。
有五種預先設定的工作流程類型。
核准 (將文件或項目送交核准或拒絕)
核准工作流程會將文件或其他項目傳送至指定的人員核准或拒絕。 您也可以使用核准工作流程以控制清單或文件庫中的內容核准。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解核准工作流程。
收集意見反應 (傳送一份文件或項目以收集意見反應)
收集意見反應工作流程會將文件或其他項目傳送至指定的人員以取得他們的意見反應。 收集意見反應工作流程會為工作流程擁有者整合參與者的所有意見反應，並提供檢閱流程的記錄。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解收集意見反應工作流程。
收集簽章 (送交文件、活頁簿或表單以取得數位簽章)
收集簽章工作流程會將 Microsoft Office 文件送交給指定的人員以取得數位簽章。 請注意，收集簽章工作流程僅能與 Word 文件、Excel 活頁簿和 InfoPath 表單一起執行。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解收集簽章工作流程。
三態 (透過三種狀態或階段追蹤問題、專案或工作)
三態工作流程是設計用於透過三種狀態 (階段) 來追蹤清單專案的狀態。 它可用於管理需要組織追蹤大量問題或項目的業務流程。 範例：客戶支援問題、銷售潛在客戶或專案工作。
在狀態之間的每次轉換中，工作流程都會將工作指派給人員，並將有關該工作的電子郵件警示傳送給該人員。 此工作完成時，工作流程會更新項目的狀態，並將進度推到下一個狀態。 三態工作流程是專為與問題追蹤清單範本搭配使用而設計，但它也可以與包含具有三個或更多值之 [選擇 ] 欄的任何清單搭配使用。
若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解三態工作流程。
發佈核准 (自動化內容傳送進行檢閱與核准)
發佈核准工作流程類似於其他 SharePoint 工作流程，因為它會自動將內容傳送給主題專家和專案關係人，以進行檢閱與核准。 發佈核准工作流程的獨特之處在於，它是專門針對發佈網站所設計，其中新的和更新的網頁的發佈受到嚴格控制。 在這類網站中，在工作流程中每個核准者核准之前，無法發佈任何新內容。 若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 使用發佈核准工作流程。
誰可以新增和啟動 SharePoint 工作流程？
若要新增或啟動工作流程，您必須具有執行工作流程之清單、文件庫或網站集合的正確權限：
- 若要新增工作流程 根據預設，您必須擁有 [管理清單] 權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組具有管理清單權限，[訪客] 群組則沒有。)
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若要啟動工作流程 此外根據預設，您必須擁有 [編輯項目] 權限，才能 啟動 已新增的工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組都有 [編輯項目] 權限;訪客群組則不需要。)
此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 如果子網站具有唯一權限，[擁有者] 必須確保將必要權限明確指派給工作流程使用者。 請參閱 自訂 SharePoint 清單或文件庫的權限。
我要如何新增和執行 SharePoint 工作流程？
下列圖表提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基礎結構的高階檢視。 以下是每個步驟的各個章節。
- 規劃 請確定您知道想要哪些選項，以及在使用初始表單新增您的工作流程版本時需要提供哪些資訊。
- 新增 填寫初始表單，將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。
- 開始時間 手動或自動地在清單或文件庫中的文件或其他項目上啟動新的工作流程。 (如果您手動啟動，您將有機會在較簡短的初始表單上變更某些工作流程的關聯表單設定。) 當工作流程啟動時，它會建立工作、傳送通知訊息，並開始追蹤動作和事件。
- 監控 當工作流程執行時，您可以檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些工作已完成，以及發生了哪些其他動作。 如有需要，您可以從此處調整目前和未來的工作，甚至取消或終止此工作流程執行。
- 檢閱 執行完成後，可以在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱其整個歷程記錄。 此外，也可以從相同的頁面建立此工作流程的一般效能統計報告。
- 變更 如果工作流程未如您想要般運作，您可以開啟用來新增它的原始關聯表單，然後在那裡進行變更。