核准工作流程的所有相關資訊

SharePoint 工作流程能幫助你自動化業務流程，使其更加一致且更有效率。 核准工作流程允許你將 SharePoint 中儲存的文件和其他項目轉發給一位或多位人員進行核准。 

如需詳細資訊，請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程 (機器翻譯)。 

如果你只需要完成一個核准工作流程任務 只要往下滑到 「完整 」區段並展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

SharePoint 工作流程：

• 高效且一致 核准工作流程會自動路由文件或項目，指派審查任務並追蹤進度，並在需要時發送提醒與通知。 您可以透過中央狀態頁面來監控及調整工作流程中的活動，而在完成後，將維護工作流程執行中事件的歷程記錄 60 天。
• 減輕您的工作量：核准工作流程可為您與您的同事節省時間和問題，同時還能簡化與標準化您的意見反應程序。

這裡有一個非常簡單的核准工作流程示意圖。

本文的使用祕訣

本文中的資訊以十個可展開的區段呈現。

按一下這裡取得善用本文的一些祕訣

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如果你想新增、啟動、監控並維護工作流程 如果你還不熟悉這些任務，或許可以從這篇文章中逐段來學習，這是你第一次設計並新增工作流程時的經驗。 一旦熟悉了資訊和文章結構，你就能在回訪時直接進入需要的段落。

內容審核與出版審核 你可能會有清單或圖書館，希望在所有有權限的人看到之前，先審查新項目或現有項目的新版本，以確保其內容的準確性，或形式與風格的適當性。 這種審查流程稱為內容審核，你可以使用審核工作流程來控制清單或函式庫的內容審核。 (也有非常類似的發佈審核工作流程，專為將網頁發佈到網際網路的 SharePoint 網站所設計 )

關於本文的印刷說明 這是一篇很長的文章。 如果您想要僅列印所選的區段，請在列印時確定只將要所選區段展開。 (此外，如果您想要在列印的複本中包含完整圖形，請使用橫向列印，而非直向列印。)

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深入了解核准工作流程

核准工作流程是 SharePoint 的一項功能，它可將儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的文件或其他項目傳送給一或多位人員，以供其核准或拒絕。 工作流程會自動化、簡單化以及標準化整個程序。

SharePoint 產品內建的基本核准工作流程是作為範本運作的。 使用這份範本，您就可以將多個核准工作流程新增到您的網站。 您新增的每個工作流程都是基本核准工作流程的唯一版本，根據您在新增時所指定的設定，其各有特別的運作方式。

本區段章節

1. 核准工作流程能替我做什麼？
2. 核准工作流程做不到什麼？
3. 誰可以使用此類型的工作流程？
4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

1. 核准工作流程能為我做什麼？

• 當您第一次將核准工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時，您可以指定其中包括多少參與者，並指示逐一 (循序) 指定工作或一次指定全部工作 (平行)。 你甚至可以決定是否將參與者的任務分成兩個或多個獨立階段，並指定最終截止日期和/或每項任務完成的時間。 每次您以手動方式啟動某個項目的工作流程時，都可以修改其中各項設定。
• 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。 每位參與者可在多個可能的回應之間做選擇：核准或拒絕項目、要求變更項目、重新指定工作，或取消或刪除工作。
• 當工作流程正在執行時，您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。
• 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單，在工作流程完成後的 60 天內，仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得，做為非正式參考資料。

您也可以使用核准工作流程來管理清單或文件庫的內容核准程序。 如需詳細資訊，請參閱本文中的＜控制＞區段。

2. 核准工作流程 做不到 什麼？

審核流程中的參與者通常不被允許對被審查項目進行變更。 相反地，參與者可以要求在工作流程執行個體的過程中對項目進行變更。 如果參與者會在您要新增的工作流程中插入註解並追蹤項目本身的修訂，請瀏覽＜另請參閱＞小節的＜詳細介紹「收集意見反應」工作流程＞一文。

另外，核准流程並不是設計來收集簽名的。 如果您要使用工作流程來收集 Microsoft Word 文件、Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft InfoPath 表單中的簽章，請瀏覽＜另請參閱＞小節的＜收集簽章工作流程的所有相關資訊＞一文。

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3. 誰可以使用此類型的工作流程？

加入工作流程預設情況下，您必須擁有「管理清單」權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

啟動工作流程另外，預設情況下，你必須擁有「編輯項目」權限，才能 啟動 已經新增的工作流程。 (依預設，[成員] 及 [擁有者] 群組都具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。)

此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 (若要這麼做，請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始這個工作流程] 核取方塊。)

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4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

基本階段如下：

• 在工作流程開始之前，計畫、新增、開始 ()
  在新增工作流程之前，先規劃好要在哪裡 (單一清單或圖書館，或整個網站收藏) ，以及其運作細節。 在你新增並設定完工作流程後，任何擁有必要權限的人都可以在特定項目上啟動工作流程。 工作流程也可以設定為「自動」執行。 只要發生下列其中一個觸發事件，或是兩個觸發事件同時發生，即會啟動自動執行：在系統或文件庫中新增或建立了任何項目，或在系統或文件庫中有任何項目有所變更。
• 當工作流程 (完成時，監控並調整)
  在工作流程執行的同時，個別參與者會完成分配的任務。 系統會傳送自動提醒給未趕上工作期限的參與者。 同時，工作流程的進度可以從中央 [工作流程狀態] 頁面針對該特定工作流程執行個體監控。 工作流程執行時若需要調整，則可以從相同頁面進行，且若有必要，也可以從該處取消或終止工作流程。
• 工作流程執行後 (審查、報告、變更)
  當工作流程完成後，該執行 (或 實例) 的完整歷史可在工作流程狀態頁面上檢視長達 60 天。 從相同的頁面也可建立此工作流程版本的效能統計資料報告。 最後，如果您想要變更工作流程的任何運作方式，您可以開啟並編輯當您最初新增工作流程時完成的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

規劃新的核准工作流程

本區段探討的是在您新增核准工作流程版本之前所需制定的決策，以及您在組合時所需的資訊。

如果你已經熟悉如何加入這類工作流程，且只需要提醒具體步驟，可以直接進入本文相應的「新增區段 (清單/圖書館或網站收藏」) 。

本區段章節

1. 範本與版本
2. 簡介關聯表單
3. 十二個待回答的問題

1. 範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是做為主要「範本」之用，您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其做為基礎。

例如，每次您新增核准工作流程時，您實際上是在新增一般核准工作流程範本的一個「版本」。 您在新增該特定版本時，會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。 如此一來，您就可以新增多個工作流程，所有版本都根據核准工作流程主範本，但是每個版本都依您想要的特定使用方式來命名並量身打造。 已命名的版本也可稱為工作流程「執行個體」。

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2. 簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時，會填寫「關聯表單」來指定新執行個體的運作方式。

在接下來的部分，你會找到一份問題清單，幫助你準備填寫協會表格。 不過，請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

關聯表單的第二頁

此第二頁紅色方塊中的欄位也會出現在初始表單上，每次以手動方式啟動工作流程時，初始表單就會出現，並且可在該次執行中加以編輯。

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3. 十二個待回答的問題

當你對本節所有問題都有答案後，就可以加入你的工作流程了。

1. 這是正確的工作流程類型嗎？
2. 一個清單或文件庫，或是整個網站集合？以及一種內容類型或所有內容類型？
3. 有什麼好名字嗎？
4. 工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？
5. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程？
6. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？
7. 參與者：哪些人員，依何順序？
8. 參與者還需要什麼其他資訊？
9. 工作到期日為何？
10. 此工作流程何時結束？
11. 誰需要收到通知？
12. 此工作流程是否會控制內容核准？

01. 這是正確的工作流程類型嗎？

有好幾個工作流程範本名稱裡都包含「Approval」這個字。 本文討論的是在功能表中顯示為 [核准 - SharePoint 2010] 的工作流程範本。 如果你不確定這種工作流程類型是否適合你，請回頭參考本文的 「學習 」部分。 欲了解更多可用工作流程範本的資訊，請參閱「參見」章節中的「關於 SharePoint 所包含的工作流程」。

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02。 一個清單或文件庫，或是整個網站集合？ (以及) 一種內容類型或所有內容類型？

您可以只在單一清單或文件庫中提供新版核准工作流程，或者讓它可以在整個網站集合中使用。

• 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程，您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。
• 不過，如果您新增適用於整個網站集合的工作流程，您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。

什麼是內容類型？

每個文件或儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的其他項目都會屬於其中一個「內容類型」。 內容類型可以是基本一般的「文件」或「Excel 試算表」，或是高度專門的「法律合約」或「產品設計規格」。 某些內容類型在 SharePoint 產品中預設會提供，但您可以自訂這些內容類型，以及新增您自己建立的其他內容類型。 欲了解更多資訊，請參閱 建立或自訂網站內容類型 及 將內容類型新增到清單或圖書館。

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03。 有什麼好名字嗎？

提供的工作流程版本名稱必須：

• 清楚標示用途。
• 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

想像你是一群編輯的成員。 您的群組想要使用兩種不同的核准工作流程來管理群組外部參與者提交的文件：

• 你會對每份提交的文件執行第一個工作流程，決定是否接受它進入編輯流程。
• 接受並編輯提交文件後，你將執行第二個工作流程，決定是否接受該稿為最終稿。

您可以將第一個工作流程命名為「接受提交核准」，並將第二個命名為「最終草稿核准」。

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04。 工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？

你可以讓工作流程使用網站預設的任務清單和歷史清單，使用 其他 現有的任務與歷史清單，或是為此工作流程申請新清單。

• 如果您的網站有多個工作流程，或如果部分工作流程會涉及許多工作，您可以考慮為每個工作流程要求新的清單。 (管理過長的清單可能會拖慢效能。系統維護多個較短清單比維持一個非常長的清單更快更簡單。)
• 如果這個工作流程的任務和歷史包含你想與一般任務清單分開的敏感或機密資料，那麼你 一定要 標示你想要新的、獨立的清單來處理這個工作流程。 (在您新增工作流程之後，請確定已為新清單設定適當的權限。)

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05。 如何 (以及由誰) 開始此工作流程？

工作流程可以設定為只以手動方式啟動、只以自動方式啟動，或其中任何一種方式：

• 當您針對特定文件或項目以手動方式啟動核准工作流程時，「初始表單」 (另一份表單) 會隨即出現。 初始表單包含來自「關聯」表單第二頁大部分的設定。 如此一來，當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時，可以在按一下 [開始] 之前執行此動作。 前往清單 > 項目 右鍵選單 >工作流程> 選擇工作流程以手動啟動。
• 當然，自動啟動時無法呈現啟動表單，因此會使用關聯表單中指定的預設設定，且不會做任何更改。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

您在初始表單中所做的任何變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 要更改工作流程的永久預設設定，請依本文「變更」部分說明，編輯原始關聯表單。

手動開始

如果您允許手動啟動，凡是有必要權限的人員就隨時都能啟動任何合格項目上的工作流程。

手動啟動的優點是你和同事 只能 在選擇時執行工作流程，且每次執行時都能透過啟動表單調整部分設定。

舉個簡短的例子如果你只想在團隊外的作者撰寫的項目上執行工作流程，那麼只手動啟動會避免它自動執行你和團隊成員撰寫的項目。 (其他解決方案：維護一份來自團隊的作者之項目的清單或文件庫，以及另一份來自所有其他作者之項目的清單或文件庫。 這樣你就能自動執行工作流程，但只能在外部作者清單中執行。 另一個解決方案是：加入一個 IF 條件，並將 Created By 設給特定的人。

手動啟動的主要缺點是，必須記得在適當時候執行工作流程。

自動開始

您可以設定工作流程由下列任一事件自動啟動：

• 某人嘗試發佈某個項目的主要版本。
• 建立新項目或將新項目上傳至清單或文件庫。
• 清單或文件庫中已儲存的項目有所變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。 每次觸發事件發生時，它就會執行。

舉個簡短的例子 如果你負責清單中項目的準確性與適當性，你可以在清單中加入一個核准工作流程，並指定自己為唯一參與者。 你可以設定工作流程，每次清單中項目被更改和新增項目時自動啟動。 這樣你就能隨時掌握最新資訊。

自動啟動的兩項缺點：

• 你無法在觸發事件發生時停止工作流程的運行。
• 你無法在個別實例開始時更改任何設定。

您可以設法讓每當有人嘗試發佈某個項目的主要版本時即自動執行您的核准工作流程，如需有關這方面的詳細資訊，請參閱本文的＜控制＞區段。

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06。 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？

只有當你為整個網站集合新增工作流程時，才會提供選項，讓你能選擇將該工作流程加入該網站集合中所有繼 承 該工作流程類型的內容類型。

附註

• 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。
• 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

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07。 參與者：哪些人員，依何順序？

你需要提供每位審核任務分配者的姓名或電子郵件地址。

一個階段或多個階段？ 您可以選擇讓檢閱工作只有一個階段，或是有多個階段。 如果有一個以上的階段，階段將會逐一執行。

平行檢閱或循序檢閱？ 對任何一個階段中的參與者，您可以選擇同時指定所有檢閱工作 (平行)，或以您指定的順序逐一指定檢閱工作 (循序)。 串列選項很有用，例如你設定工作流程在第一次拒絕後結束，或是希望後期參與者能將早期參與者的評論納入評論的脈絡中。

範例

這個簡單的案例說明多重階段與循序檢閱的幾項優點：

假設誠雄新增了新的核准工作流程。 誠雄想要同事瑜文和又倫先檢閱每個項目，然後再由他自己來檢閱。 如果瑜文或又倫其中一人拒絕了此項目，誠雄也想要工作流程在由他自行檢閱之前要先結束。 誠雄有兩種設定方式：

• 透過使用連續評論法蘭克安排了單階段的連續評審，安娜和肖恩是前兩名參與者，他是第三名;他選擇 了「第一次拒絕結束 」選項。
  在此安排中，Anna 必須在 Sean 的任務被指派前先批准該項目，然後 Sean 必須在 Frank 的任務被指派前批准該項目。 如果安娜拒絕該物品，肖恩和法蘭克都不會被分配任務;如果Anna同意但Sean拒絕，那麼工作流程仍然會在Frank的審查任務被指派前結束。
  以下是法蘭克如何安排他的單階段連載評論。
  
  
• 透過使用兩個階段如果 Frank 希望 Anna 和 Sean 同時被分配評論，這樣 Sean 就不用等 Anna 完成後才能開始，他可以在工作流程中設置兩個階段：第一個是 Anna 和 Sean 的平行審查階段，另一個階段則是專門給他自己的評論。 他再次選擇 「首次拒絕結束 」選項。 第二階段直到第一階段完成後才會開始;所以，如果 Anna 或 Sean 其中一人拒絕該物品，Frank 的審查任務將永遠不會被指派。
  以下是法蘭克如何安排他的兩階段平行評論。
  
  

以下是兩種解決方案的圖表。

外部參與者 有一套特殊的程序可以將非 SharePoint 組織成員的參與者納入。 在此程序中，網站成員會做為外部參與者的代理。

以下是這個過程的示意圖：

指派一個工作給每個整個群組，或是指派一個工作給每個群組成員？ 如果你在工作流程參與者中包含群組地址或分發清單，你可以讓工作流程將 一個任務分配給群組的每個成員，或只指派 一個任務給整個群組 (，但仍會將該單一任務的通知發送給每位成員) 。 僅對整個群組指派一個工作時，那麼，群組的成員任何都可以宣告並完成該單一工作。 (您可以在本文 的完整 部分找到申請團體任務的說明 )

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08。 參與者還需要什麼其他資訊？

關聯表單有一個文字欄位，可讓您在其中提供指示、需求相關詳細資料、資源等等。

您可能會包括兩個項目：

• 連絡人資訊，以免參與者發生問題或提出疑問。
• 如果您的工作流程只會指定單一工作給每一個群組或通訊群組清單，請在此處提及每一個此類群組的單一成員應先宣告該工作，然後才加以完成。 這樣一來，團隊中的其他人就不會浪費時間去開始同樣的任務。 關於申請團體任務的詳細資訊，請參閱本文 的完整 部分

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09。 工作到期日為何？

您有下列兩種方式可以指出工作流程工作何時到期：

根據行事曆日期：您可以指定一個行事曆日期，做為所有工作的到期時間。

• 如果你設定工作流程是自動開始，通常不應該使用這個選項。 因為你指定的日期值不會在工作流程自動開始時自動調整，與當前日期相較。

依工作期間：您可以指定完成每項工作所允許的天數、週數或月數 (自指派工作時開始算起)。

• 行事曆到期日會覆寫指定的工作期間。 也就是說：如果今天是6月10日，而我今天被指派了一個三天期限的任務，但日曆截止日期也是6月11日，那麼該任務的截止日期將是6月11日， (日曆截止日) ，而不是在3天期限) 結束 (6月13日。

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10。 此工作流程何時結束？

若要避免浪費時間進行不必要的檢閱，您可以選擇在兩個事件之一發生時 (在指定或計算的到期日之前) 立即結束工作流程：

• 任何參與者拒絕此項目時。
• 項目有所變更時。

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11。 誰需要收到通知？

在 [副本] 欄位中，於關聯表單的第二頁，您可以輸入此工作流程每次啟動或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

• 在這裡輸入名字 並不會 讓工作流程任務被指派給那個人。
• 當工作流程以手動方式啟動時，啟動的人員會收到開始及結束通知，而不需要在此欄位中加以指定。
• 當工作流程自動啟動時，當初新增它的人員會收到開始及結束通知，而不需要在此欄位中加以指定。

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12。 此工作流程是否會控制內容核准？

你可能會有清單或圖書館，希望在所有有權限的人看到之前，先審查新項目或現有項目的新版本，以確保其內容的準確性，或形式與風格的適當性。 此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中，您可以使用核准工作流程，讓內容核准程序更為輕鬆、有效率。 如需詳細資訊，請參閱本文中的＜控制內容核准＞區段。

接下來要做什麼？

如果您準備好將新的審核工作流程加入您的清單、圖書館或網站收藏，請前往本文相應的「新增分段 (清單/圖書館或網站收藏) 。

使用核准工作流程來控制內容核准

你可能會有清單和圖書館，希望在所有有權限的人看到之前，先審查新項目或現有項目的新版本內容的準確性或形式與風格的適當性。 此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中，您不需要工作流程就可以手動控制內容核准，但是 SharePoint 核准工作流程可以讓此程序更為輕鬆、有效率。

如果您還不熟悉 SharePoint 產品的版本控制與內容審核功能，我們建議您先從以下文章開始閱讀：

• 需要核准網站清單或文件庫中的項目
• 核准或拒絕網站清單或文件庫中的項目或檔案 (機器翻譯)
• 啟用和設定清單或文件庫的版本設定 (機器翻譯)

核准工作流程有兩種方式可以控制內容核准程序，每個方式都與當您初次新增工作流程時所填寫關聯表單中的一個控制項相關。 您可以將您的工作流程用於這兩種方式之一或同時用於這兩種方式。

控制主要版本的出版物

在關聯表單第一頁的 「開始選項 」區域，有一個選項可以 啟動此工作流程，以批准發佈某項目的主要版本。 請先注意下列項目：

• 這個選項只適用於在單一清單或文件庫的所有內容類型上執行的核准工作流程，而不是只在單一內容類型上執行之項目的任何工作流程。
• 若要使用這個選項，[版本設定] 頁面上清單或文件庫的內容核准必須啟用，同一頁的 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項必須為已選取。
• 如果您選取這個選項，之後接續的這兩個選項都會變成無法使用：[當新的項目建立時，啟動此工作流程] 以及 [當項目變更時，啟動此工作流程]。
• 如果您選取這個選項，您的工作流程將只在某人嘗試發佈項目的主要版本時才會自動在項目上執行。
• 在任何一個清單或函式庫中，只能有一個審核流程用於批准主要版本的發佈。 如果您嘗試在同一份清單或文件庫中為此功能指定第二個工作流程，系統會提示您選擇其中一種方法。

不根據版本設定進行控制

在關聯表單第二頁的 「啟用內容審核 」區域，有一個選項可以在 工作流程完成後更新審核狀態 (利用此工作流程來控制內容審核) 。

這個選項會在清單或文件庫中是否需要內容核准的表單中。 無論是否需要，此項目在 [核准] 欄位中的值會根據工作流程的結果進行更新。

使用此選項，您可以執行下列其中任一動作：

• 一律手動執行工作流程，或
• 在關聯表單的第一頁中選取一或多個自動啟動選項，或
• 允許手動和自動啟動

網頁發佈網站的內容控制

內容控制是將頁面發佈至網路的網站專用的程序。 因此，會有一個專用的發佈核准工作流程，可用於發佈網站，同時做為網站範本 (名為「使用工作流程發佈網站」)，其中包含已自訂以供網頁發佈使用的工作流程版本。

接下來要做什麼？

如果您準備好將新的審核工作流程加入您的清單、圖書館或網站收藏，請前往本文相應的「新增分段 (清單/圖書館或網站收藏) 。

新增核准工作流程 (僅適用於一個清單或文件庫)

如果你還不熟悉新增工作流程，或許在繼續執行本節步驟前，先複習本文中的學習（ LEARN ）和 計畫（PLAN ）部分會很有幫助。

本區段章節

1. 在開始之前
2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程能發送電子郵件通知和提醒，必須啟用您的 SharePoint 網站的電子郵件功能。 如果你不確定這件事是否已經做過，請向你的 SharePoint 管理員確認。 另請參閱 SharePoint 2013 Step bystep：設定 Outout Email 設定。

權限 SharePoint 預設設定要求你擁有「管理清單」權限，才能為清單、函式庫或網站收藏添加工作流程。 (擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則不行。欲了解更多權限相關資訊，請參閱本文的 「學習 」部分 )

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2. 新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 底下，指定要在文件、清單或資料夾上執行工作流程，然後按一下 [新增工作流程]。

5. 完成關聯表單的第一頁。
   (指示在圖例之後。)
   

   	內容類型 沿用預設選項 [全部]，或選取特定內容類型。
   	範本 選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。 註： 如果「 批准 – SharePoint 2010 」範本未出現在列表中，請聯絡您的 SharePoint 管理員，了解如何為您的網站收藏或工作區啟用該範本。 如果您是管理員，請前往網站設定、網站集合>功能>、啟用工作流程功能。
   	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取啟動選項的相關資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。 如需使用工作流程來控制內容核准的相關資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。 請注意，如果你只為單一內容類型新增工作流程，啟動此工作流程以批准發佈主要版本的項目不會顯示。 同時請注意，如果您選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本]，下列兩種核取方塊會無法使用。

6. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。

7. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)

   注意

   SharePoint 產品會在你手動啟動工作流程時，在關聯表單的第二頁中呈現前幾個選項——下圖示中的第一到第七，從 審核 員到 抄送區——讓你能針對該一個實例進行修改。

   

   	指派給 輸入您想要工作流程指定工作給他們之人員的名稱或地址。 如果任務會一次分配一個， (序列) 請依任務分配順序輸入姓名或地址。 如果所有任務同時分配， (並行) 名字或地址的順序並不重要。 如果你把任務指派給 SharePoint 組織外的人 欲了解更多關於納入外部參與者的資訊，請參閱本文 完整 部分。
   	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 除了剛設定的第一個階段之外，可以加入任何你想要的階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 要在「指派」欄位中輸入的每個群組成員分配一項任務，請點選此勾選框。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己的工作要完成。) 若要在「指派」欄位中輸入的整個群組只指派一項任務，請勾選此勾選框。 (群組中的每位成員都會收到任務通知，但任何成員都可以代表整個群組申請並完成單一任務。您可以在本文 的完整 部分找到申請團體任務的說明 )
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 別忘了附上任何參與者可能需要的額外指示或資源，包括： 連絡人資訊。 如適用，提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的＜完成＞區段中找到宣告群組工作的指示。 (您可以在本文 的完整 部分找到申請團體任務的說明 )
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終截止日期，和/或指定每個任務從分配到指定時，允許完成的天數、週數或月份數。 如果這個工作流程會自動啟動，通常建議將「 所有任務的截止日期 」欄位留空，並用兩個期限欄位來控制截止日期。 如果您以手動方式啟動工作流程，您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱 並不會導致 工作流程任務的指派。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
   	結束工作流程 這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。 如需選取這些選項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟用內容核准 如果您要使用此工作流程來管理內容核准，請選取此核取方塊。 如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。

8. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

新增核准工作流程 (為整個網站集合)

如果你還不熟悉新增工作流程，或許在繼續執行本節步驟前，先複習本文中的學習（ LEARN ）和 計畫（PLAN ）部分會很有幫助。

本區段章節

1. 在開始之前
2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程能發送電子郵件通知和提醒，必須在您的網站啟用電子郵件功能。 如果你不確定這件事是否已經做過，請向你的 SharePoint 管理員確認。 另請參閱 SharePoint 2013 Step bystep：設定 Outout Email 設定。

權限 SharePoint 預設設定要求你擁有「管理清單」權限，才能為清單、函式庫或網站收藏添加工作流程。 (擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則不行。欲了解更多權限相關資訊，請參閱本文的 「學習 」部分 )

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2. 新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

2. 點選 設定 圖示 ，然後點選 網站設定。

3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。

4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

   注意

   只有「單一」內容類型的項目才能新增在整個網站集合中加入的工作流程。

   

   1. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
      
   2. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程] 連結。
      
   3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

   

   	範本 選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。 註： 如果「 批准 – SharePoint 2010 」範本未出現在列表中，請聯絡您的 SharePoint 管理員，了解如何為您的網站收藏或工作區啟用該範本。 如果您是管理員，請前往網站設定、網站集合>功能>、啟用工作流程功能。
   	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取啟動選項的相關資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	將此工作流程新增至子內容類型？ 指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

5. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。

6. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)

   注意

   SharePoint 產品會在你手動啟動工作流程時，在關聯表單的第二頁中呈現前幾個選項——下圖示中的第一到第七，從 審核 員到 抄送區——讓你能針對該一個實例進行修改。

   

   	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果任務會一次分配一個， (序列) 依照你想分配任務的順序輸入姓名或地址。 如果所有任務同時分配， (並行) 名字或地址的順序並不重要。 如果你把任務指派給 SharePoint 組織外的人 欲了解更多關於納入外部參與者的資訊，請參閱本文 完整 部分。
   	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 新增您剛才設定之第一個階段的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 要在「指派」欄位中輸入的每個群組成員分配一項任務，請點選此勾選框。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己的工作要完成。) 若要在「指派」欄位中輸入，整個群組只指派一項任務，請勾選此勾選框。 (群組中的每位成員都會收到任務通知，但任何成員都可以代表整個群組申請並完成單一任務。你可以在本文章 的完整部分找到 申請團體任務的說明 )
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 別忘了附上任何參與者可能需要的額外指示或資源，包括： 連絡人資訊。 如適用，提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的＜完成＞區段中找到宣告群組工作的指示。 (您可以在本文 的完整 部分找到申請團體任務的說明 )
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終截止日期，和/或指定每個任務從分配到指定時，允許完成的天數、週數或月份數。 如果這個工作流程會自動啟動，通常建議將「 所有任務的截止日期 」欄位留空，並用兩個期限欄位來控制截止日期。 如果您以手動方式啟動工作流程，您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱 並不會導致 工作流程任務的指派。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
   	結束工作流程 這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。 如需選取這些選項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟用內容核准 如果您要使用此工作流程來管理內容核准，請選取此核取方塊。 如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。

7. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

接下來要做什麼？

如果你準備好了，請前往本文的 START 部分，啟動第一個實例來測試你的新工作流程。

啟動核准工作流程

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始，或以其中任何一種方式開始：

• 手動：隨時可由具有必要權限的任何人員開始。
• 每當指定的觸發事件發生時自動啟動。 也就是說，當項目被加入清單或函式庫， 和/或 列表中的項目被以任何方式更改， 和/或 有人嘗試發佈某項目的主版本) 。
  (觸發事件或事件會在關聯表單的第一頁中指定，該頁面是在原始關聯及工作流程設定階段。欲了解更多資訊，請參閱本文的 PLAN 部分 )

本區段章節

1. 自動開始工作流程
2. 手動開始工作流程
3. 從清單或文件庫手動開始
4. 從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 自動啟動工作流程

如果工作流程設定成自動啟動，每次發生觸發事件時，工作流程就會在觸發它的項目上執行。

工作流程啟動時，它會指定第一項工作，並傳送工作通知給每位被指定者。 同時，它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員，以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

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2. 手動開始工作流程

關於許可的說明 通常，您必須擁有「編輯項目」權限才能開始工作流程。 (預設情況下，會員組和擁有者組都有此權限，但訪客組沒有。然而，擁有者也可以依工作流程選擇，要求啟動工作流程的人取得管理清單權限。選擇此選項後，業主基本上可以指定只有他們和其他業主能啟動特定工作流程。更多細節請參閱本文的 「學習 」部分 )

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程：

• 從儲存項目所在的「清單或文件庫」
• 從項目本身內，於建立項目所在的 Microsoft Office 程式中開啟項目。 (請注意，這必須是已安裝的程式，而非網頁應用程式版本 )

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

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3. 從清單或文件庫手動開始

1. 移至儲存您要執行工作流程之項目所在的清單或文件庫位置。

2. 按一下項目名稱旁的省略符號，再按一下對話方塊中的省略符號，以開啟項目功能表，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。

3. 在 [工作流程]：在 [項目名稱] 頁面上，按一下 [啟動新工作流程] 下您要執行的工作流程。
   

4. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果你想在每次工作流程執行時做出任何會套用的變更，或想更改本表單中未顯示的工作流程設定，請參閱本文的 CHANGE 部分。

   

   	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 如果任務會一次分配一項 請依任務分配順序輸入姓名或地址。 如果所有任務會同時分配 名字或地址的順序並不重要。 如果你把任務指派給 SharePoint 組織外的人 欲了解更多關於納入外部參與者的資訊，請參閱本文 完整 部分
   	順序 確認工作的規格是否為您想要的方式：一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 要在「指派」欄位中輸入的每個群組成員分配一項任務，請點選此勾選框。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己工作要完成)。 若要在「指派」欄位中輸入的整個群組只指派一項任務，請勾選此勾選框。 (群組中的每位成員都會收到任務通知，但任何成員都可以代表整個群組申請並完成單一任務。你可以在本文章 的完整部分找到 申請團體任務的說明 )
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 別忘了附上任何參與者可能需要的額外指示或資源，包括： 疑問及問題的連絡資訊 如適用，請附上關於分配給整個群組或分發清單的單一任務說明 (您可以在本文 的完整 部分找到申請群組任務的說明 )
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終截止日期，和/或指定每個任務從分配到指定時，允許完成的天數、週數或月份數。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱 並不會導致 工作流程任務的指派。 因為你是手動啟動工作流程，無論你是否被列在這個欄位，都會收到開始和停止通知。

5. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

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1. 使用已安裝在您的電腦上的 Office 程式開啟該項目。

2. 在開啟的項目中，依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送]，然後按一下您要在項目上執行的工作流程。

3. 如果您看見下列訊息，向您通知工作流程要求將此檔案存回，請按一下 [存回] 按鈕。

4. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

5. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果你想在每次工作流程執行時做出任何會套用的變更，或想更改本表單中未顯示的工作流程設定，請參閱本文的 CHANGE 部分。

   

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 如果任務會一次分配一個， (序列) 請依任務分配順序輸入姓名或地址。 如果所有任務同時分配， (並行) 名字或地址的順序並不重要。 如果你把任務指派給 SharePoint 組織外的人 欲了解更多關於納入外部參與者的資訊，請參閱本文 完整 部分。
	順序 確認工作的規格是否為您想要的方式：一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	展開群組 要在「指派」欄位中輸入的每個群組成員分配一項任務，請點選此勾選框。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己工作要完成)。 若要在「指派」欄位中輸入的整個群組只指派一項任務，請勾選此勾選框。 (群組中的每位成員都會收到任務通知，但任何成員都可以代表整個群組申請並完成單一任務。你可以在本文章 的完整部分找到 申請團體任務的說明 )
	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 別忘了附上任何參與者可能需要的額外指示或資源，包括： 疑問及問題的連絡資訊。 如適用，請註明單一任務被分配給整個群組或分發清單。 (您可以在本文 的完整 部分找到申請團體任務的說明 )
	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終截止日期，和/或指定每個任務從分配到指定時，允許完成的天數、週數或月份數。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱 並不會導致 工作流程任務的指派。 因為你是手動啟動工作流程，無論你是否在此欄位中，都會收到開始和停止通知。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

接下來要做什麼？

• 如果這是第一次執行這個工作流程，其他參與者可能需要資訊和協助來完成他們分配的任務。 (他們可能會覺得本文 完整 部分有幫助。)
• 此外，檢查參與者是否收到電子郵件通知，特別是通知是否被垃圾郵件過濾器誤處理也是個好主意。
• 當然，您本身可能就有一或多個工作流程工作必須完成。 請移至本文的＜完成＞區段，了解如何完成的詳細資料。
• 同時，若要了解如何追蹤目前工作流程執行個體的進度，請移至本文的＜監控＞區段。

完成核准工作流程工作

如果這是你第一次在審核工作流程中被指派任務，可能會覺得在完成任務前完整檢視文章的這段內容很有幫助。 這樣你就能了解所有可能的選項。

首先，確保你拿到的是正確的文章

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

所以在開始之前，請確認你被指派的任務確實是核准工作流程任務，而不是其他工作流程的任務。

請在下列任一位置尋找「請核准」文字：

• 在工作通知的 [主旨] 行中
  
• 待檢閱項目中的訊息列上
  
• 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
  

如果你在這些地方沒看到「 請批准 」的文字，請向最初或啟動該工作流程的人確認，確認它是基於哪個工作流程範本，或是自訂工作流程。 您可以在本文的 「參見 」區找到關於如何使用 SharePoint 產品中其他類型工作流程的文章連結。

但如果您的工作是「核准」工作，請繼續閱讀！

本區段章節

1. 程序概觀
2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單
3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單
4. 檢閱項目
5. 完成並提交工作表單
6. 逾期通知
7. 宣告及完成群組工作 (選用)
8. 要求變更項目 (選用)
9. 將您的核准工作重新指定給其他人 (選用)
10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

1. 流程概述

當你在工作流程中被指派任務時，通常會透過以下三種方式之一得知該任務：

• 您收到電子郵件工作通知。
• 你打開一份 Microsoft Office 文件，看到一個訊息列通知你已被指派一項相關任務。
• 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當你發現自己被指派了一個核准工作流程任務時，通常會做兩件事：

• 檢閱項目：了解您是否可依項目的目前狀態來核准該項目。
• 完成您的工作 使用工作表單來送出檢閱的結果。

因此，工作的完成通常涉及下列三個項目：

• 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)
• 送出供您核准的項目 (由您開啟並檢閱)
• 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三樣物品的樣貌。

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2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

請遵循下列步驟：

1. 在工作通知郵件中，按一下 [若要完成此工作] 指示中的項目連結。
2. 在已開啟的項目中，按一下訊息列上的 [開啟此工作] 按鈕。

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3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單

請遵循下列步驟：

1. 在儲存待檢閱項目的清單或文件庫中，請按一下與該項目和工作流程相關的 [進行中] 連結。
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下工作的標題。
3. 在工作表單中，請按一下 [此工作流程工作套用至] 訊息列中的項目連結。

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4. 檢閱項目

在這個範例中，項目是一份 Microsoft Word 文件。

注意文件頂端的兩個黃色訊息列：

• 伺服器唯讀此文件以唯讀模式開啟——也就是說，你可以閱讀文件，但無法對文件進行任何更改。
  (請注意，完成審核工作流程任務時，通常不會直接在項目本身做任何變更。相反地，你要用任務表單來登記所有回應。)
• 工作流程任務當你準備好在任務表單中登記回應時，請點擊 「開啟此任務 」按鈕。

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5。 完成並提交工作表單

核准工作流程工作的工作表單外觀如下。

請注意，前兩個項目 (刪除項目 和 此工作流程任務適用於項目標題) 當從項目內部開啟以供審查時，這些項目 不 會出現在任務表單中。

	刪除項目 若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作，請按一下這個按鈕。 刪除任務並不會刪除待審查的項目。 如果您將工作刪除，該動作會像 (並會在歷程中記錄為) 拒絕文件般運作。 因此，如果工作流程經設定為在第一次拒絕時結束，那麼刪除工作就會結束工作流程。 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。 (不過，刪除及隨後的自動拒絕仍會記錄在頁面 的歷史紀錄 區。) 如果你沒有啟動這個工作流程實例，建議在刪除任務前先向啟動該流程的人確認。
	此工作流程工作套用到項目標題 若要開啟供檢閱的項目，請在這裡按一下連結。
	狀態、要求者、合併註解、到期日 你無法編輯或更改這四個欄位的條目，但你可能會覺得裡面的資訊有用。 請注意，[合併註解] 方塊不只包含說明如何完成工作的各項其餘指示，還有參與者送出的所有註解，這些參與者已完成在此工作流程同一個執行個體中的工作。 同樣地，在送出您自己的表單之後，您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的註解也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。
	註解 您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中，也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。
	核准 若要核准項目，請先鍵入您要在 [註解] 欄位 (4) 中加入的任何註解，然後按一下這個按鈕。
	拒絕 要拒絕該項目，請先在 留言 欄 (4) 輸入你想貢獻的任何留言，然後點擊這個按鈕。
	取消 若要關閉此工作表單，不儲存任何變更或回應，請按一下這個按鈕。 工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。
	要求變更 若要申請更改您正在評論的商品，請點擊此按鈕。 如需填寫申請細節的表格示意及進一步指示，請前往本節第8節「 申請變更商品」。 註： 這個選項可能會在某些工作流程任務中關閉。
	重新指派工作 若要將核准工作重新指定給其他人，請按一下這個按鈕。 如需輸入重新指派細節的頁面示意，以及更多指示，請前往本節第7節「 將核准任務重新指派給他人」。 註： 這個選項可能會在某些工作流程任務中關閉。

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6。 逾期通知

如果某項工作或整個工作流程執行個體逾期未完成，通知會自動傳送至：

• 獲指定工作的人員
• 啟動工作流程的人員 (或者，如果是自動啟動，則會指定給當初新增工作流程的人員)

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7。 宣告及完成群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組，則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

檢閱項目之前宣告工作。 你一領取任務，任務就會分配給你，團隊中其他成員無法完成。 (如此一來，只有一位人員會進行必要的工作)。

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，指向指定給您群組的工作名稱，直到出現箭號為止
2. 按一下箭號，按一下 [編輯項目]，然後在工作表單中，按一下 [宣告工作] 按鈕。
   

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後，您可以看到該工作不再指定給此群組，而是明確地指定給您。

之後，如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組，請使用相同的步驟返回工作表單，但是這次請按一下 [釋出工作] 按鈕。

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8。 要求變更項目 (選用)

在您開始此程序之前，請注意，如果項目有任何變更，都可以將工作流程設定為「立即結束」。 或許你可以先跟最初開始或新增工作流程的人確認，確保可以做變更並結束流程。

我們將示範變更請求選項，將其置於一個情境中：

首先，假設您的名字是誠雄。

您的同事瑜文對她所建立的文件啟動了核准工作流程。

當你回顧安娜的新文件時，你會覺得導言太長了。

您按一下工作流程工作表單底部的 [要求變更] 按鈕，然後完成此表單。

	要求變更對象 請輸入你申請變更的對象的姓名或電子郵件地址。 (若要將請求寄給啟動此工作流程的人——或如果工作流程自動啟動，則寄給最初新增此審核流程的人——你也可以將此欄位留空。)
	新增要求 描述您所要進行的變更，並提供進行變更的人員所需的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的截止日期 在此輸入數字，然後在下方欄位指定時長單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。
	新增持續時間單位 如果你指定新任務時長，請將此欄位與 新時長 欄位結合，以標示任務截止前的期限。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

當你所有表單條目都符合你想要的樣子後，點擊 「發送」，你目前的任務就會被標記為完成。 (但你還沒結束。Anna 完成變更任務) 後，你會再次被分配一個審核任務。

在此同時，瑜文會收到下列電子郵件通知：

安娜只看了一眼插圖) (1號主 旨 ，就知道這不是普通的批准通知，而是請求更改項目內容。 她找到已在 [變更...的要求] (編號 2) 文字中要求的具體變更相關資訊。

瑜文取出該項目，進行要求的變更，然後儲存變更並存回該項目。

然後她前往 [工作流程狀態] 頁面並從這裡的 [工作] 區域開啟其變更要求工作。

        

瑜文在 [註解] 欄位中新增她想要的任何資訊，然後按一下 [傳送回應]。 工作流程會執行兩個動作：

• 它將 Anna 的變更請求任務標記為 完成。
• 它會指派一個新的核准任務給你， (Anna的評論已加入合併 評論 欄位) ，並會發送該任務的通知。

現在，您可以繼續進行並完成檢閱已變更項目。

同時，所有這些動作都會受到追蹤，並顯示在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段中，如下圖所示。

這裡有整個流程的示意圖。

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9。 將您的核准工作重新指定給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作，請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

	重新指派工作給 輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。 若要將此任務指派給啟動工作流程的人——或如果工作流程自動啟動，則指派給最初新增此工作流程的人——請將此欄位留空。
	新增要求 提供你指派任務的人完成任務所需的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的截止日期 在此輸入數字，然後在下方欄位指定時長單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。
	新增持續時間單位 如果你指定新任務時長，請將此欄位與 新時長 欄位結合，以標示任務截止前的期限。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

完成表單時，按一下 [傳送]。 您的工作會標示為「已完成」，新工作會指派給現在負責此工作的人員，工作通知也會隨即送出。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中 [由某人委派給某人] 的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

同時，所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 和 [歷程記錄] 區段中追蹤與檢視，如下所示。

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10。 代表外部參與者完成工作 (選用)

有一套特殊的程序可以將非 SharePoint 組織成員的參與者納入。 在此程序中，網站成員會做為外部參與者的 Proxy：

1. 在關聯表單第二頁相關的 [指定給] 階段中，加入外部參與者的電子郵件地址。
2. 工作流程實際上會將外部參與者的任務指派給啟動工作流程的站點成員——或者如果工作流程自動啟動，則指派給最初新增工作流程的成員。 實際獲指定工作的此人員會做為外部參與者的 Proxy。
3. 此網站成員會收到工作通知，通知中帶有傳送項目的副本供外部參與者檢閱的指示。 (同時，外部參與者會收到工作通知的副本，這可作為實用的警示或提醒)。
4. 實際獲指定工作的網站成員會傳送項目複本給外部參與者。
5. 外部參與者會檢閱項目並將其回應傳回給網站成員。
6. 當外部參與者的回應抵達時，該站點成員會代表外部參與者完成任務。

這裡有一張流程圖示。

監視、調整或停止執行核准工作流程

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先，我們會示範如何進入該頁面，接著再示範如何使用那裡的選項和資訊。 最後，我們會展示另外兩個頁面，讓你能獲得更多監測資訊。

本區段章節

1. 前往 [工作流程狀態] 頁面
2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度
3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)
4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)
5. 取消或終止執行此工作流程
6. 查明哪些工作流程正在項目上執行
7. 監控整個網站集合的工作流程

1. 進入工作流程狀態頁面

在項目所在的清單或文件庫中，按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。

在此範例中，項目是名為「主題演說草稿」的文件，然後工作流程是「核准 3」。

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

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2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡，在工作流程狀態頁面每個區塊的示意圖下，你會找到該區段所回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

已回答的問題：

• 誰開始了此工作流程的執行個體？
• 此執行個體何時開始？
• 此執行個體中的上一個動作是在何時發生？
• 此執行個體是在哪一個項目上執行？
• 此執行個體目前的狀態為何？

[工作] 區段

已回答的問題：

• 已經建立及指定哪些工作，這些工作目前的狀態為何？
• 哪些工作已經完成，以及這些工作的結果分別為何？
• 已建立及指定之每項工作的到期日為何？

已刪除和尚未指派的任務 不會 出現在這個區塊。

[工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題：

• 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件？
• 請注意，逾期任務和逾期任務通知不會出現在這個區域。

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3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)

有兩種方法可以變更已指定但尚未完成的工作：

• 變更一項進行中的工作
• 變更所有進行中的工作

變更一項進行中的工作

權限要對指派給你 以外的單一任務 做任何變更，你必須擁有管理清單權限。 (擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則不行。例如，有可能有權限讓你啟動工作流程，但不能更改其他參與者的任務。)

如果您具有必要權限：

1. 按一下 [工作] 清單中工作的標題。
   
2. 請使用工作表單來完成、刪除或重新指定工作。

如需如何使用工作表單的詳細指示，請參閱本文的＜完成＞區段。

變更所有進行中的工作

權限 以下插圖中的四個指令連結，皆會出現在擁有管理清單權限者的工作流狀態頁面上。 前三個連結會出現在啟動工作流程實例的人頁面上，但「 結束此工作流程 」連結除非該人同時擁有管理清單權限，否則 不 會出現。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

1. 按一下 [工作流程視覺效果] 正下方的區域中的 [更新「核准」進行中的工作] 連結。

2. 在開啟的表單中進行變更，然後按一下 [確定]。

   • 反映您所做變更的訊息會傳送給本次執行中目前獲指定工作的人員。
   • 已完成或刪除的任務，以及尚未指派的任務， 都不會 受到你在這個表單中所做的變更影響。
   • 如果您要變更尚未指定的工作，請參閱下一節：＜變更日後的工作＞。

	每項工作所需的持續時間、持續時間單位 若要保留現有的到期日：將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白，同時不變更 [持續時間單位]。 若要移除到期日，以變成無到期日：在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0。 若要延長工作期間以移動到期日：使用兩個持續時間欄位來指定單位的數字與類型，做為您延長持續時間的依據。
	要求 若要變更要求文字：在文字方塊中進行您想要的任何變更。

1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時，請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有進行中的工作都會更新。

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4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)

權限 以下插圖中的四個指令連結，皆會出現在擁有管理清單權限者的工作流狀態頁面上。 前三個連結會出現在啟動工作流程實例的人頁面，但「 立即終止此工作流程 」連結 不 會出現，除非該人同時擁有管理清單權限。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，請按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中的 [新增或更新核准的核准者] 連結。

2. 在開啟的表單中進行變更，然後按一下 [更新]。

   注意

   已建立並指派的任務 不會 受到你在此表單中所做的變更影響。

	參與者、順序、展開群組 新增或移除參與者，或更改任務順序 在 參與者 欄位中新增、移除或重新排列參與者姓名或地址的順序。 要移除整個關卡，請點選該關卡的「指派到」 欄位，然後按 CTRL+DELETE。 註： 您可以使用 「擴展群組 」勾選框，指定列出的分發群組是只分配給整個群組一個任務，還是每個成員分配一個任務。 欲了解使用這些欄位的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段及相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。
	要求 若要變更要求文字：針對方塊中的文字進行任何所需變更。
	所有工作到期日、每項工作所需的持續時間、持續時間單位 更改或移除日曆截止日期 刪除現有日期，然後提供新的，或者為了移除特定的截止日期，則留空欄位。 (不要在這個欄位打零。此欄位必須包含日曆日期值或為空 ) 若要保留現有持續時間：將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白，同時不變更 [持續時間單位]。 若要移除持續時間，以變成無持續時間：在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0。 以延長任務持續時間 同時使用兩個持續時間欄位來指定你想延長持續時間的單位數量和種類。 (欲了解更多有關設定截止日期及期限的資訊，請參閱本文的 PLAN 部分 )

1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時，請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有「日後的」工作都將會反映您所做的變更。

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5。 取消或終止執行此工作流程

您可以用兩種方式，在工作流程完成之前停止執行中的工作流程執行個體：

• 取消工作流程：所有工作都會遭到取消，但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。
• 結束工作流程 所有任務都會被取消，並從工作流程狀態頁面的 任務 區刪除。 )

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消，但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

權限 以下插圖中的四個指令連結，皆會出現在擁有管理清單權限者的工作流狀態頁面上。 前三個連結會出現在啟動工作流程實例的人頁面，但「 結束工作流程 」連結除非該人同時擁有管理清單權限，否則 不 會出現。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

如果已不再需要目前工作流程的執行個體，則可將其停止。

• 在 [工作流程狀態] 頁面，請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域，按一下 [取消所有「核准」工作] 連結。
• 按一下 [是] 確認。

所有目前的工作都會取消，而且工作流程結束時的狀態為 [已取消]。 已取消的工作仍會列在 [工作] 區域和 [工作流程歷程記錄] 區域中。

終止 (所有工作會從 [工作] 清單中刪除，但保留在 [歷程記錄] 中)

權限 以下插圖中的四個指令連結，皆會出現在擁有管理清單權限者的工作流狀態頁面上。 前三個連結會出現在啟動工作流程實例的人頁面上，但「 結束此工作流程 」連結除非該人同時擁有管理清單權限，否則 不 會出現。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

如果發生錯誤，或是工作流程停止且無法回應，則可以終止。

在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中，[結束這個工作流程]，然後按一下 [是] 以確認。

工作流程中所有建立的任務都會被取消並從工作流程狀態頁面的 任務 區刪除，但它們仍會反映在 工作流程歷史 區。 工作流程結束時的狀態為 [已取消的工作流程]。

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6。 查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的工作流程頁面，你會找到該項目目前執行的工作流程清單。

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在「工作流程： 項目名稱 」頁面，在 執行中的工作流程下，你會找到目前在該項目上執行的實例清單。

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7。 監控整個網站集合的工作流程

網站集合系統管理員可以立即掌控的項目：

• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。
• 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。
• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體，有多少正在執行中。

方法如下：

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 設定 圖示 ，然後點選 網站設定。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站系統管理] 底下的 [工作流程]。

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

接下來要做什麼？

如果這是此工作流程版本第一次執行，建議您使用在本文＜檢閱＞區段中的指示，以檢視執行個體中的事件，並探索工作流程的運作方式是否符合您的要求。

檢閱核准工作流程結果並建立報告

在您的工作流程執行個體完成之後，您可以檢閱其歷程記錄中記錄的事件。 (您可以在執行個體完成後最多 60 天存取任何執行個體的記錄。)

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能，執行相關的報告。

本區段章節

1. 檢閱最近執行個體中的事件
2. 存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天
3. 建立工作流程效能報告

1. 回顧最近一次事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中，而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前，最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體：

• 在項目所在的清單或文件庫中，請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

此範例中的項目是名為「主題演說草稿」的文件，工作流程則是 [新文件核准]。

在 [工作流程狀態] 頁面上，[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

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2. 存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天

如果你想在同一個項目執行同一工作流程 後 ，回顧實例的歷史紀錄怎麼辦？

事實上，您還是可以從以下兩個進入點檢閱，檢閱期限長達 60 天：清單或文件庫，或是工作流程完成通知。

從清單或文件庫

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [已完成的工作流程] 下，按一下要檢閱之工作流程執行個體的名稱或狀態。
   
   該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

• 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知，然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有的完成通知，建議您建立 Outlook 規則。 設定規則，將 [主旨] 行上含有「已完成」文字的所有內送郵件「複製」到專屬的個別資料夾中。 (確保你的 Outlook 規則 會複製 收到的郵件，而不是只是 移動 它們，否則郵件不會同時出現在你的收件匣裡 )

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3. 建立工作流程效能報告

要了解你工作流版本的整體表現——無論是隨時間還是在多個實例中——你可以建立兩個預設報告之一或兩個：

• 活動持續時間報告 使用此報告查看工作流程中 每個活動完成 的平均時間，以及該工作流程完成的每次完整執行或 實例 所需時間。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (稍後，當你準備查看報告時，會在前一步指定的位置找到它 )
   

接下來要做什麼？

如果你的工作流程運作得完全符合你的需求，那你就可以開始使用它了。

如果你想改變它的運作方式，請參考本文的 「改變 」部分。

變更、停用或刪除核准工作流程

執行新核准工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後，您可能會想要對工作流程的設定方式進行一或多項變更。

另外，未來您可能也會在不同的時間點，想對設定做進一步變更。

最後，你可能想在某個時候暫時或延長或關閉工作流程，但不打算移除它，或者你可能真的想完全移除它。

本區段章節

1. 變更工作流程的永久設定
2. 停用或移除工作流程

1. 更改工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更，請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

   注意

   如果你想要的核准工作流程沒有出現在清單中，它可能只與一種內容類型相關聯。 在這個清單中出現哪些工作流程是由清單正下方的 [這些工作流程設定為在此類型的項目上執行] 控制項所控制。 (請參考示意圖。) 點擊下拉選單的內容類型選項，找出哪一種能顯示你想要的工作流程。 當您想要的工作流程出現在清單中時，請按一下名稱。

5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，請確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段和相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 設定 圖示 ，然後點選 網站設定。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面，在 設定中點 選 工作流程設定。
   
6. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。
   
7. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，請確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段和相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。

區段頂端

2. 停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新實例 這個選項允許目前執行的工作流程實例完成，但會讓該工作流程無法執行任何新實例，從而停用該實例。 (這個動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請回到此頁面並選擇 允許 )
• 移除 這個選項可以完全移除清單或函式庫中的工作流程。 (此動作「無法」還原。 (這個動作 不可 逆轉。)

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 ，然後點選網站設定。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]。
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
   
6. 在 [工作流程設定] 頁面上，按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。
7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新實例 這個選項允許目前執行的工作流程實例完成，但會讓該工作流程無法執行任何新實例，從而停用該實例。 (這個動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請回到此頁面並選擇 允許 )
• 移除 這個選項可以完全移除網站收藏中的工作流程。 (此動作「無法」還原。 (這個動作不可逆轉。)

接下來要做什麼？

如果你做了任何更改，請執行工作流程的測試實例，再次確認變更的效果。

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式：

• Microsoft SharePoint Designer 2013：自訂工作流程表單、動作與行為。
• Microsoft Visual Studio：建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入了解，請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。