核准工作流程的所有相關資訊

SharePoint 工作流程可協助您將商務程序自動化，使其更一致且更有效率。 核准工作流程可讓您將儲存在 SharePoint 中的文件和其他項目傳送給一或多名人員核准。 

如需詳細資訊，請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程 (機器翻譯)。 

如果您只需要完成核准工作流程工作， 只要向下捲動到 [完成] 區段並將其展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

SharePoint 工作流程：

• 高效且一致 核准工作流程會自動路由傳送文件或項目、指派檢閱工作並追蹤其進度，並在需要時傳送提醒和通知。 您可以透過中央狀態頁面來監控及調整工作流程中的活動，而在完成後，將維護工作流程執行中事件的歷程記錄 60 天。
• 減輕您的工作量：核准工作流程可為您與您的同事節省時間和問題，同時還能簡化與標準化您的意見反應程序。

以下是核准工作流程的非常簡單版本的圖表。

本文的使用祕訣

本文中的資訊以十個可展開的區段呈現。

按一下這裡取得善用本文的一些祕訣

如果您只需要完成核准工作流程工作， 只要向下捲動到 [完成] 區段並將其展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

如果您想要新增、啟動、監視及維護工作流程 如果您還不熟悉這些工作，您可能會發現在第一次設計和新增工作流程時，逐區段閱讀本文很有用。 一旦您熟悉了信息和文章佈局，您就可以在任何回訪時直接進入您需要的部分。

內容核准和發佈核准 您可能有一些清單或文件庫，您想要在將新項目和/或目前項目的新版本進行檢閱，以確保其內容的正確性，或是其形式和樣式的適當性，然後再將有權存取該清單的每個人看到。 這種審查流程稱為內容核准，您可以使用核准工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准。 (還有一個非常類似的發佈核准工作流程，專為發佈網頁到網際網路的 SharePoint 網站所建立。)

關於列印此文章的一句話 這是一篇很長的文章。 如果您想要僅列印所選的區段，請在列印時確定只將要所選區段展開。 (此外，如果您想要在列印的複本中包含完整圖形，請使用橫向列印，而非直向列印。)

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深入了解核准工作流程

核准工作流程是 SharePoint 的一項功能，它可將儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的文件或其他項目傳送給一或多位人員，以供其核准或拒絕。 工作流程會自動化、簡單化以及標準化整個程序。

SharePoint 產品隨附的基本核准工作流程可視為範本。 使用這份範本，您就可以將多個核准工作流程新增到您的網站。 您新增的每個工作流程都是基本核准工作流程的唯一版本，根據您在新增時所指定的設定，其各有特別的運作方式。

本區段章節

1. 核准工作流程能替我做什麼？
2. 核准工作流程無法做什麼？
3. 誰可以使用此類型的工作流程？
4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

1.核准工作流程能為我做什麼？

• 當您第一次將核准工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時，您可以指定其中包括多少參與者，並指示逐一 (循序) 指定工作或一次指定全部工作 (平行)。 您甚至可以決定是否將參與者的任務分為兩個或多個獨立的階段，以及指定最終截止日期和/或每項任務允許完成的時間。 每次您以手動方式啟動某個項目的工作流程時，都可以修改其中各項設定。
• 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。 每位參與者可在多個可能的回應之間做選擇：核准或拒絕項目、要求變更項目、重新指定工作，或取消或刪除工作。
• 當工作流程正在執行時，您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。
• 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單，在工作流程完成後的 60 天內，仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得，做為非正式參考資料。

您也可以使用核准工作流程來管理清單或文件庫的內容核准程序。 如需詳細資訊，請參閱本文中的＜控制＞區段。

2. 核准工作流程 無法 做什麼？

核准工作流程的參與者通常不被允許變更正在檢閱的項目。 相反地，參與者可以要求在工作流程執行個體的過程中對項目進行變更。 如果參與者會在您要新增的工作流程中插入註解並追蹤項目本身的修訂，請瀏覽＜另請參閱＞小節的＜詳細介紹「收集意見反應」工作流程＞一文。

此外，核准工作流程並非旨在收集簽章。 如果您要使用工作流程來收集 Microsoft Word 文件、Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft InfoPath 表單中的簽章，請瀏覽＜另請參閱＞小節的＜收集簽章工作流程的所有相關資訊＞一文。

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3. 誰可以使用此類型的工作流程？

若要新增工作流程根據預設，您必須擁有 [管理清單] 權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

若要啟動工作流程此外根據預設，您必須擁有 [編輯項目] 權限，才能 啟動 已新增的工作流程。 (依預設，[成員] 及 [擁有者] 群組都具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。)

此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 (若要這麼做，請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始這個工作流程] 核取方塊。)

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4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

基本階段如下：

• 在工作流程執行之前 (規劃、新增、啟動)
  新增工作流程之前，請規劃好要新增工作流程的位置， (單一清單或文件庫，或整個網站集合) ，以及工作流程運作方式的詳細資料。 新增並設定工作流程之後，擁有必要權限的任何人都可以啟動特定項目的工作流程。 工作流程也可以設定為「自動」執行。 只要發生下列其中一個觸發事件，或是兩個觸發事件同時發生，即會啟動自動執行：在系統或文件庫中新增或建立了任何項目，或在系統或文件庫中有任何項目有所變更。
• 當工作流程執行 (完成時，請監視、調整)
  在工作流程執行時，個別參與者會完成其指派的任務。 系統會傳送自動提醒給未趕上工作期限的參與者。 同時，工作流程的進度可以從中央 [工作流程狀態] 頁面針對該特定工作流程執行個體監控。 工作流程執行時若需要調整，則可以從相同頁面進行，且若有必要，也可以從該處取消或終止工作流程。
• 工作流程執行後 (檢閱、報告、變更)
  工作流程完成後，您可以在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱最多 60 天的執行 (或 執行個體) 的整個歷程記錄。 從相同的頁面也可建立此工作流程版本的效能統計資料報告。 最後，如果您想要變更工作流程的任何運作方式，您可以開啟並編輯當您最初新增工作流程時完成的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

規劃新的核准工作流程

本區段探討的是在您新增核准工作流程版本之前所需制定的決策，以及您在組合時所需的資訊。

如果您已熟悉如何新增這類工作流程，且只需要特定步驟的提醒，則可以直接移至本文適當的 新增區段 (清單/文件庫 或 網站集合) 。

本區段章節

1. 範本與版本
2. 簡介關聯表單
3. 十二個待回答的問題

1. 範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是做為主要「範本」之用，您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其做為基礎。

例如，每次您新增核准工作流程時，您實際上是在新增一般核准工作流程範本的一個「版本」。 您在新增該特定版本時，會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。 如此一來，您就可以新增多個工作流程，所有版本都根據核准工作流程主範本，但是每個版本都依您想要的特定使用方式來命名並量身打造。 已命名的版本也可稱為工作流程「執行個體」。

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2. 簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時，會填寫「關聯表單」來指定新執行個體的運作方式。

在下一節中，您將找到一系列問題，幫助您準備填寫協會表格。 不過，請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

關聯表單的第二頁

此第二頁紅色方塊中的欄位也會出現在初始表單上，每次以手動方式啟動工作流程時，初始表單就會出現，並且可在該次執行中加以編輯。

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3. 十二個待回答的問題

取得本節中所有問題的答案後，您就可以新增工作流程。

1. 這是正確的工作流程類型嗎？
2. 一個清單或文件庫，或是整個網站集合？以及一種內容類型或所有內容類型？
3. 什麼是好名字？
4. 工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？
5. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程？
6. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？
7. 參與者：哪些人員，依何順序？
8. 參與者還需要什麼其他資訊？
9. 工作到期日為何？
10. 此工作流程何時結束？
11. 誰需要收到通知？
12. 此工作流程是否會控制內容核准？

01. 這是正確的工作流程類型嗎？

有幾個工作流程範本的名稱中包含 '核准' 一詞。 本文討論的是在功能表中顯示為 [核准 - SharePoint 2010] 的工作流程範本。 如果您不確定此工作流程類型是否是最適合您的選擇，請回顧本文的 [學習 ] 部分。 如需有關其他可用工作流程範本的詳細資訊，請參閱 [另請參閱] 區段中的關於 SharePoint 所包含的工作流程一節中的文章。

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02. 一個清單或文件庫，或是整個網站集合？ (以及) 一種內容類型或所有內容類型？

您可以只在單一清單或文件庫中提供新版核准工作流程，或者讓它可以在整個網站集合中使用。

• 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程，您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。
• 不過，如果您新增適用於整個網站集合的工作流程，您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。

什麼是內容類型？

每個文件或儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的其他項目都會屬於其中一個「內容類型」。 內容類型可以是基本一般的「文件」或「Excel 試算表」，或是高度專門的「法律合約」或「產品設計規格」。 某些內容類型在 SharePoint 產品中預設會提供，但您可以自訂這些內容類型，以及新增您自己建立的其他內容類型。 如需詳細資訊，請參閱 建立或自訂網站內容類型 和 將內容類型新增至清單或文件庫。

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03. 什麼是好名字？

提供的工作流程版本名稱必須：

• 清楚指出其用途。
• 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是編輯群組的成員。 您的群組想要使用兩種不同的核准工作流程來管理群組外部參與者提交的文件：

• 您會在每份提交的文件上執行第一個工作流程，以決定是否要接受該文件用於編輯程序。
• 接受並編輯已提交的文件後，您將在已編輯的草稿上執行第二個工作流程，以決定是否接受它為最終稿。

您可以將第一個工作流程命名為「接受提交核准」，並將第二個命名為「最終草稿核准」。

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04. 工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？

您可以讓工作流程使用網站的預設工作清單和歷程記錄清單、使用 其他 現有的工作和歷程記錄清單，或只針對此工作流程要求新清單。

• 如果您的網站有多個工作流程，或如果部分工作流程會涉及許多工作，您可以考慮為每個工作流程要求新的清單。 (管理過長的清單可能會降低效能。系統維護多個較短的清單比維護一個非常長的清單更快、更容易 ) 。
• 如果此工作流程的工作和歷程記錄包含您想要與一般工作清單分開的敏感性或機密資料，則 您絕對 應該指出您想要為此工作流程建立新的單獨清單。 (在您新增工作流程之後，請確定已為新清單設定適當的權限。)

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05. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程？

工作流程可以設定為只以手動方式啟動、只以自動方式啟動，或其中任何一種方式：

• 當您針對特定文件或項目以手動方式啟動核准工作流程時，「初始表單」 (另一份表單) 會隨即出現。 初始表單包含來自「關聯」表單第二頁大部分的設定。 如此一來，當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時，可以在按一下 [開始] 之前執行此動作。 移至清單 > 項目 操作功能表 >工作流程> 選取工作流程以手動啟動。
• 當然，使用自動啟動時，沒有機會出示入會表單，因此使用關聯表單中指定的預設設定而不進行任何更改。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

您在初始表單中所做的任何變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 若要變更工作流程的 永久預設 設定，請編輯原始 關聯 表單，如本文的 CHANGE 區段所述。

手動開始

如果您允許手動啟動，凡是有必要權限的人員就隨時都能啟動任何合格項目上的工作流程。

手動啟動的優點是您和您的同事 只能 在您選擇時執行工作流程，並且每次執行時，您都有機會使用啟動表單變更一些設定。

快速範例 如果您 只 想在由團隊外部的作家撰寫的項目上執行工作流程，則只手動啟動工作流程將防止工作流程在您和您的小組成員撰寫的項目上自動執行。 (其他解決方案：維護一份來自團隊的作者之項目的清單或文件庫，以及另一份來自所有其他作者之項目的清單或文件庫。 如此一來，您就可以自動執行工作流程，但只能在外部作者清單中執行。 另一個解決方案：新增 IF 條件，並將 「建立者」 設定為特定人員。

手動啟動的主要缺點是必須有人記住在適當的時候執行工作流程。

自動開始

您可以設定工作流程由下列任一事件自動啟動：

• 某人嘗試發佈某個項目的主要版本。
• 建立新項目或將新項目上傳至清單或文件庫。
• 清單或文件庫中已儲存的項目有所變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。 每次觸發事件發生時，它就會執行。

快速範例 如果您負責清單中項目的正確性和適當性，您可以將核准工作流程新增至該清單，並將自己指定為唯一的參與者。 您可以將工作流程設定為每次清單中的項目變更，以及每次新增項目時自動啟動。 如此一來，您就能隨時掌握最新狀態。

自動啟動的兩項缺點：

• 您無法在觸發事件發生時停止工作流程的執行。
• 您無法在個別執行個體開始時變更任何設定。

您可以設法讓每當有人嘗試發佈某個項目的主要版本時即自動執行您的核准工作流程，如需有關這方面的詳細資訊，請參閱本文的＜控制＞區段。

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06. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？

只有當您將工作流程新增至整個網站集合的內容類型時，您才可以選擇將工作流程也新增至網站集合中所有其他繼 承 自您要新增工作流程的內容類型的內容類型。

附註

• 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。
• 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

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07. 參與者：哪些人員，依何順序？

您必須提供每個要指派檢閱工作的人員名稱或電子郵件地址。

一個階段或多個階段？ 您可以選擇讓檢閱工作只有一個階段，或是有多個階段。 如果有一個以上的階段，階段將會逐一執行。

平行檢閱或循序檢閱？ 對任何一個階段中的參與者，您可以選擇同時指定所有檢閱工作 (平行)，或以您指定的順序逐一指定檢閱工作 (循序)。 例如，如果您將工作流程設定為在第一次拒絕後結束，或者如果您希望進一步的參與者能夠查看先前參與者的註解，作為其審查內容的一部分，則序列選項可能會很有用。

範例

這個簡單的案例說明多重階段與循序檢閱的幾項優點：

假設誠雄新增了新的核准工作流程。 誠雄想要同事瑜文和又倫先檢閱每個項目，然後再由他自己來檢閱。 如果瑜文或又倫其中一人拒絕了此項目，誠雄也想要工作流程在由他自行檢閱之前要先結束。 誠雄有兩種設定方式：

• 使用連續檢閱弗蘭克設置了一個單階段的連續審查，其中安娜和肖恩是前兩名參與者，他是第三名參與者;然後他選取了 [第一次拒絕時結束 ] 選項。
  在這種安排中，Anna 必須先核准項目，才能指派 Sean 的工作，然後 Sean 必須在指派 Frank 的工作之前核准項目。 如果 Anna 拒絕該項目，Sean 和 Frank 都不會獲指派工作;如果 Anna 核准但 Sean 拒絕，則工作流程仍會在指派 Frank 的檢閱工作之前結束。
  以下是 Frank 設置他的單階段連續審查的方式。
  
  
• 藉由使用兩個階段如果 Frank 想要 Anna 和 Sean 同時獲指派檢閱，讓 Sean 不必等 Anna 完成即可開始，他可以在工作流程中設定兩個階段：第一個階段是平行階段，用於 Anna 和 Sean 的檢閱，第二個階段是僅用於他自己的檢閱的個別階段。 同樣地，他選取 [第一次拒絕時結束 ] 選項。 第二階段要等到第一階段完成才會啟動;同樣地，如果 Anna 或 Sean 拒絕該項目，將永遠不會指派 Frank 的檢閱工作。
  以下是弗蘭克如何設置他的兩階段平行審查。
  
  

以下是兩種解決方案的圖表。

外部參與者 有一個特殊程序可以包含不是您 SharePoint 組織成員的參與者。 在此程序中，網站成員會做為外部參與者的代理。

以下是該流程的圖表：

指派一個工作給每個整個群組，或是指派一個工作給每個群組成員？ 如果您在工作流程參與者中包含群組位址或通訊群組清單，您可以讓工作流程將 一個工作指派給群組的每個成員，或 只將一個工作指派給整個群組 (但仍將該單一工作的通知傳送給每個成員) 。 僅對整個群組指派一個工作時，那麼，群組的成員任何都可以宣告並完成該單一工作。 (您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)

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08. 參與者還需要什麼其他資訊？

關聯表單有一個文字欄位，可讓您在其中提供指示、需求相關詳細資料、資源等等。

您可能會包括兩個項目：

• 連絡人資訊，以免參與者發生問題或提出疑問。
• 如果您的工作流程只會指定單一工作給每一個群組或通訊群組清單，請在此處提及每一個此類群組的單一成員應先宣告該工作，然後才加以完成。 這樣，小組的其他成員就不會因為開始相同的任務而浪費時間。 您可以在本文的 [完成 ] 區段找到關於申請群組工作的詳細資料

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09. 工作到期日為何？

您有下列兩種方式可以指出工作流程工作何時到期：

根據行事曆日期：您可以指定一個行事曆日期，做為所有工作的到期時間。

• 如果您將工作流程設定為自動啟動，通常不應使用此選項。 這是因為每次工作流程自動啟動時，您指定的日期值不會相對於目前日期自動調整。

依工作期間：您可以指定完成每項工作所允許的天數、週數或月數 (自指派工作時開始算起)。

• 行事曆到期日會覆寫指定的工作期間。 也就是說，如果今天是 6 月 10 日，而我今天被指派的工作有三天的工期，但該行事曆到期日也是 6 月 11 日，則該工作將在行事曆到期日) (的 6 月 11 日到期，而不是在三天持續時間) 結束 (6 月 13 日。

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10. 此工作流程何時結束？

若要避免浪費時間進行不必要的檢閱，您可以選擇在兩個事件之一發生時 (在指定或計算的到期日之前) 立即結束工作流程：

• 任何參與者拒絕此項目時。
• 項目有所變更時。

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11. 誰需要收到通知？

在 [副本] 欄位中，於關聯表單的第二頁，您可以輸入此工作流程每次啟動或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

• 在此輸入名稱不會導致工作流程工作指派給該人員。
• 當工作流程以手動方式啟動時，啟動的人員會收到開始及結束通知，而不需要在此欄位中加以指定。
• 當工作流程自動啟動時，當初新增它的人員會收到開始及結束通知，而不需要在此欄位中加以指定。

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12. 此工作流程是否會控制內容核准？

您可能有一些清單或文件庫，您想要在將新項目和/或目前項目的新版本進行檢閱，以確保其內容的正確性，或是其形式和樣式的適當性，然後再將有權存取該清單的每個人看到。 此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中，您可以使用核准工作流程，讓內容核准程序更為輕鬆、有效率。 如需詳細資訊，請參閱本文中的＜控制內容核准＞區段。

接下來要做什麼？

如果您準備好要將新的核准工作流程新增至清單、文件庫或網站集合，請移至本文的 [ 清單/文件庫 ] 或 [網站集合 (適當的 新增區段) 。

使用核准工作流程來控制內容核准

您可能有清單和文件庫，您想要在其中檢閱新項目和/或目前項目的新版本，以確保其內容的正確性或形式和樣式的適當性，然後再將有權存取清單的每個人都可以看到。 此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中，您不需要工作流程就可以手動控制內容核准，但是 SharePoint 核准工作流程可以讓此程序更為輕鬆、有效率。

如果您不熟悉 SharePoint 產品中的版本設定和內容核准功能，我們建議您先檢閱下列文章：

• 需要核准網站清單或文件庫中的項目
• 核准或拒絕網站清單或文件庫中的項目或檔案 (機器翻譯)
• 啟用和設定清單或文件庫的版本設定 (機器翻譯)

核准工作流程有兩種方式可以控制內容核准程序，每個方式都與當您初次新增工作流程時所填寫關聯表單中的一個控制項相關。 您可以將您的工作流程用於這兩種方式之一或同時用於這兩種方式。

控制主要版本的出版物

在關聯表單第一頁的 [開始選項 ] 區域中，有一個選項可以 [啟動此工作流程] 以核准發佈項目的主要版本。 請先注意下列項目：

• 這個選項只適用於在單一清單或文件庫的所有內容類型上執行的核准工作流程，而不是只在單一內容類型上執行之項目的任何工作流程。
• 若要使用這個選項，[版本設定] 頁面上清單或文件庫的內容核准必須啟用，同一頁的 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項必須為已選取。
• 如果您選取這個選項，之後接續的這兩個選項都會變成無法使用：[當新的項目建立時，啟動此工作流程] 以及 [當項目變更時，啟動此工作流程]。
• 如果您選取這個選項，您的工作流程將只在某人嘗試發佈項目的主要版本時才會自動在項目上執行。
• 在任何一個清單或文件庫中，都只能有一個核准工作流程用來核准主要版本的發佈。 如果您嘗試在同一份清單或文件庫中為此功能指定第二個工作流程，系統會提示您選擇其中一種方法。

不根據版本設定進行控制

在關聯表單第二頁的 [啟用內容核准 ] 區域中，有一個選項 [ 在工作流程完成後更新核准狀態]， (使用此工作流程來控制內容核准) 。

這個選項會在清單或文件庫中是否需要內容核准的表單中。 無論是否需要，此項目在 [核准] 欄位中的值會根據工作流程的結果進行更新。

使用此選項，您可以執行下列其中任一動作：

• 一律手動執行工作流程，或
• 在關聯表單的第一頁中選取一或多個自動啟動選項，或
• 允許手動和自動啟動

網頁發佈網站的內容控制

內容控制是將頁面發佈至網路的網站專用的程序。 因此，會有一個專用的發佈核准工作流程，可用於發佈網站，同時做為網站範本 (名為「使用工作流程發佈網站」)，其中包含已自訂以供網頁發佈使用的工作流程版本。

接下來要做什麼？

如果您準備好要將新的核准工作流程新增至清單、文件庫或網站集合，請移至本文的 [ 清單/文件庫 ] 或 [網站集合 (適當的 新增區段) 。

新增核准工作流程 (僅適用於一個清單或文件庫)

如果您還不熟悉新增工作流程，您可能會發現在繼續進行本區段中的步驟之前，先檢閱本文中的 LEARN 區段和 PLAN 區段很有用。

本區段章節

1. 在開始之前
2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程傳送電子郵件通知和提醒，您必須為您的 SharePoint 網站啟用電子郵件。 如果您不確定此動作是否已完成，請洽詢您的 SharePoint 系統管理員。 另請參閱 SharePoint 2013 逐步說明：設定傳出 Email 設定。

權限 SharePoint 預設設定要求您擁有 [管理清單] 權限，才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。 ([擁有者] 群組預設有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。如需有關權限的詳細資訊，請參閱本文的 [學習 ] 部分。)

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2. 新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 底下，指定要在文件、清單或資料夾上執行工作流程，然後按一下 [新增工作流程]。

5. 完成關聯表單的第一頁。
   (指示在圖例之後。)
   

   	內容類型 沿用預設選項 [全部]，或選取特定內容類型。
   	範本 選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。 注意： 如果 核准 - SharePoint 2010 範本未出現在清單中，請連絡您的 SharePoint 系統管理員，以了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。 如果您是系統管理員，請移至 [網站設定>] 網站集合功能>[啟用工作流程 ] 功能。
   	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取啟動選項的相關資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。 如需使用工作流程來控制內容核准的相關資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。 請注意，如果您只為單一內容類型新增工作流程，則不會出現 [啟動此工作流程以核准發佈項目的主要版本] 選項。 同時請注意，如果您選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本]，下列兩種核取方塊會無法使用。

6. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。

7. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)

   注意

   SharePoint 產品會在您每次手動啟動工作流程時，在關聯表單的第二頁中提供前幾個選項 （下圖中編號 1 到 7，從「 核准者 」到 [副本]），以便您只針對該單一執行個體變更這些選項。

   

   	指派給 輸入您想要工作流程指定工作給他們之人員的名稱或地址。 如果將一次指派一個工作， (以序列) 以指派工作的順序輸入名稱或位址。 如果同時指派所有工作， (並行) 名稱或地址的順序並不重要。 如果您要將工作指派給 SharePoint 組織外部的人員 如需包含外部參與者的詳細資訊，請參閱本文 的完整 部分。
   	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 新增除了剛才設定的第一個階段之外的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 若要將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個群組的每個成員，請選取此核取方塊。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己的工作要完成。) 若要只將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個整個群組，請清除此核取方塊。 (群組中的每個成員都會收到任務通知，但任何一位成員都可以代表整個群組領取並完成單一任務。您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 不要忘記包含參與者可能需要的任何其他說明或資源，包括： 連絡人資訊。 如適用，提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的＜完成＞區段中找到宣告群組工作的指示。 (您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終到期日，和/或指定從指派工作起允許完成每項工作的天數、週數或月數。 如果此工作流程會自動啟動，通常建議您將 [ 所有工作的到期日 ] 欄位留空，並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。 如果您以手動方式啟動工作流程，您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在此輸入名稱不會導致工作流程工作的指派。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
   	結束工作流程 這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。 如需選取這些選項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟用內容核准 如果您要使用此工作流程來管理內容核准，請選取此核取方塊。 如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。

8. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

新增核准工作流程 (為整個網站集合)

如果您還不熟悉新增工作流程，您可能會發現在繼續進行本區段中的步驟之前，先檢閱本文中的 LEARN 區段和 PLAN 區段很有用。

本區段章節

1. 在開始之前
2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程傳送電子郵件通知和提醒，必須為您的網站啟用電子郵件。 如果您不確定此動作是否已完成，請洽詢您的 SharePoint 系統管理員。 另請參閱 SharePoint 2013 逐步說明：設定傳出 Email 設定。

權限 SharePoint 預設設定要求您擁有 [管理清單] 權限，才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。 ([擁有者] 群組預設有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。如需有關權限的詳細資訊，請參閱本文的 [學習 ] 部分。)

區段頂端

2. 新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

2. 按一下 [ 設定] 圖示 ，然後按一下 [網站設定]。

3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。

4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

   注意

   只有「單一」內容類型的項目才能新增在整個網站集合中加入的工作流程。

   

   1. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
      
   2. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程] 連結。
      
   3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

   

   	範本 選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。 注意： 如果 核准 - SharePoint 2010 範本未出現在清單中，請連絡您的 SharePoint 系統管理員，以了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。 如果您是系統管理員，請移至 [網站設定> ] 網站集合功能 > [啟用工作流程] 功能。
   	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取啟動選項的相關資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	將此工作流程新增至子內容類型？ 指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

5. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。

6. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)

   注意

   SharePoint 產品會在您每次手動啟動工作流程時，在關聯表單的第二頁中提供前幾個選項 （下圖中編號 1 到 7，從「 核准者 」到 [副本]），以便您只針對該單一執行個體變更這些選項。

   

   	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果將一次指派一個工作， (以序列) 以您要指派工作的順序輸入名稱或地址。 如果同時指派所有工作， (並行) 名稱或地址的順序並不重要。 如果您要將工作指派給 SharePoint 組織外部的人員 如需包含外部參與者的詳細資訊，請參閱本文 的完整 部分。
   	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 新增您剛才設定之第一個階段的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 若要將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個群組的每個成員，請選取此核取方塊。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己的工作要完成。) 若要 只將一項工作指派給 您在 [指派] 欄位中輸入的整個群組，請 清除 此核取方塊。 (群組中的每個成員都會收到任務通知，但任何一位成員都可以代表整個群組領取並完成單一任務。您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 不要忘記包含參與者可能需要的任何其他說明或資源，包括： 連絡人資訊。 如適用，提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的＜完成＞區段中找到宣告群組工作的指示。 (您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終到期日，和/或指定從指派工作起允許完成每項工作的天數、週數或月數。 如果此工作流程會自動啟動，通常建議您將 [ 所有工作的到期日 ] 欄位留空，並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。 如果您以手動方式啟動工作流程，您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在此輸入名稱不會導致工作流程工作的指派。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
   	結束工作流程 這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。 如需選取這些選項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	啟用內容核准 如果您要使用此工作流程來管理內容核准，請選取此核取方塊。 如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊，包括主要版本的出版物在內，請參閱本文中的＜控制＞區段。

7. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

接下來要做什麼？

如果您已準備就緒，請移至本文的 [開始] 區段，並啟動第一個執行個體以測試您的新工作流程。

啟動核准工作流程

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始，或以其中任何一種方式開始：

• 手動：隨時可由具有必要權限的任何人員開始。
• 每當指定的觸發事件發生時，自動執行。 也就是說，當一個項目被添加到列表或文件庫中時， 和/或 當列表中的項目以任何方式更改時， 和/或 當有人嘗試發佈一個項目的主要版本時) 。
  (觸發事件或事件是在工作流程的原始關聯和設定期間，在關聯表單的第一頁中指定的。如需詳細資訊，請參閱本文的 PLAN 部分。)

本區段章節

1. 自動開始工作流程
2. 手動開始工作流程
3. 從清單或文件庫手動開始
4. 從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 自動啟動工作流程

如果工作流程設定成自動啟動，每次發生觸發事件時，工作流程就會在觸發它的項目上執行。

工作流程啟動時，它會指定第一項工作，並傳送工作通知給每位被指定者。 同時，它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員，以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

區段頂端

2. 手動開始工作流程

權限的備註 一般而言，您必須擁有 [編輯項目] 權限才能啟動工作流程。 (根據預設，「成員」群組和「擁有者」群組都有此權限，但「訪客」群組則沒有。不過，擁有者也可以以工作流程為基礎，選擇啟動工作流程的人員需要 [管理清單] 權限。透過選擇此選項，擁有者基本上可以指定只有他們和其他擁有者可以啟動特定工作流程。如需詳細資訊，請參閱本文的 「學習 」部分。)

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程：

• 從儲存項目所在的「清單或文件庫」
• 從項目本身內，於建立項目所在的 Microsoft Office 程式中開啟項目。 (請注意，這必須是已安裝的程式，而不是 Web 應用程式版本。)

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

區段頂端

3. 從清單或文件庫手動開始

1. 移至儲存您要執行工作流程之項目所在的清單或文件庫位置。

2. 按一下項目名稱旁的省略符號，再按一下對話方塊中的省略符號，以開啟項目功能表，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。

3. 在 [工作流程]：在 [項目名稱] 頁面上，按一下 [啟動新工作流程] 下您要執行的工作流程。
   

4. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您想要進行每次工作流程執行時會套用的任何變更，或想要變更未顯示在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的 [變更 ] 部分。

   

   	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 是否將一次指派一個工作 以指派工作的順序輸入名稱或位址。 如果同時指派所有工作 名稱或地址的順序並不重要。 如果您要將工作指派給 SharePoint 組織外部的人員 如需包含外部參與者的詳細資訊，請參閱本文 的完整 部分
   	順序 確認工作的規格是否為您想要的方式：一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	展開群組 若要將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個群組的每個成員，請選取此核取方塊。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己工作要完成)。 若要只將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個整個群組，請清除此核取方塊。 (群組中的每個成員都會收到任務通知，但任何一位成員都可以代表整個群組領取並完成單一任務。您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
   	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 不要忘記包含參與者可能需要的任何其他說明或資源，包括： 疑問及問題的連絡資訊 如果適用，還有指派給整個群組或通訊群組清單的單一工作的相關附註 (您可以在本文的 「完成」 區段找到申請群組工作的指示。)
   	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終到期日，和/或指定從指派工作起允許完成每項工作的天數、週數或月數。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
   	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在此輸入名稱不會導致工作流程工作的指派。 由於您是手動啟動工作流程，因此無論您是否在此欄位中列出，您都會收到啟動和停止通知。

5. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

區段頂端

1. 使用已安裝在您的電腦上的 Office 程式開啟該項目。

2. 在開啟的項目中，依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送]，然後按一下您要在項目上執行的工作流程。

3. 如果您看見下列訊息，向您通知工作流程要求將此檔案存回，請按一下 [存回] 按鈕。

4. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

5. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您想要進行每次工作流程執行時會套用的任何變更，或想要變更未顯示在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的 [變更] 部分。

   

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 如果將一次指派一個工作， (以序列) 以指派工作的順序輸入名稱或位址。 如果同時指派所有工作， (並行) 名稱或地址的順序並不重要。 如果您要將工作指派給 SharePoint 組織外部的人員 如需包含外部參與者的詳細資訊，請參閱本文 的完整 部分。
	順序 確認工作的規格是否為您想要的方式：一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。 如需使用循序及平行順序的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	展開群組 若要將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個群組的每個成員，請選取此核取方塊。 (群組的每位成員將收到工作通知，而且每位成員將會有自己工作要完成)。 若要只將一項工作指派給您在 [指派] 欄位中輸入的每個整個群組，請清除此核取方塊。 (群組中的每個成員都會收到任務通知，但任何一位成員都可以代表整個群組領取並完成單一任務。您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
	要求 您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。 不要忘記包含參與者可能需要的任何其他說明或資源，包括： 疑問及問題的連絡資訊。 如果適用，還有指派給整個群組或通訊群組清單之單一工作的相關附註。 (您可以在本文的 [完成 ] 區段找到申請群組工作的指示。)
	到期日及工作期間 指定整個工作流程的最終到期日，和/或指定從指派工作起允許完成每項工作的天數、週數或月數。 如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在此輸入名稱不會導致工作流程工作的指派。 由於您是手動啟動工作流程，因此無論您是否在此欄位中列出，您都會收到啟動和停止通知。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

接下來要做什麼？

• 如果這是第一次執行此工作流程，其他參與者可能需要資訊和協助，才能完成指派的工作。 (他們可能會覺得本文 的完整 部分很有用。)
• 此外，最好檢查參與者是否收到電子郵件通知，特別是垃圾郵件篩選器是否不當處理通知。
• 當然，您本身可能就有一或多個工作流程工作必須完成。 請移至本文的＜完成＞區段，了解如何完成的詳細資料。
• 同時，若要了解如何追蹤目前工作流程執行個體的進度，請移至本文的＜監控＞區段。

完成核准工作流程工作

如果這是您第一次在核准工作流程中獲指派任務，在完成任務之前完整檢閱文章的此區段可能會很有用。 這樣，您就會知道所有可能向您開放的選項。

首先，請確定您有正確的文章

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

因此，在您開始之前，請確定您被指派的工作確實是核准工作流程工作，而不是其他類型工作流程的工作。

請在下列任一位置尋找「請核准」文字：

• 在工作通知的 [主旨] 行中
  
• 待檢閱項目中的訊息列上
  
• 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
  

如果您在這些位置沒有看到「 請核准 」文字，請洽詢啟動或最初新增工作流程的人員，以了解它是根據哪個工作流程範本，或是否為自訂工作流程。 您可以在本文的 [另請參閱 ] 一節中找到有關如何使用 SharePoint 產品隨附之其他類型工作流程的文章連結。

但如果您的工作是「核准」工作，請繼續閱讀！

本區段章節

1. 程序概觀
2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單
3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單
4. 檢閱項目
5. 完成並提交工作表單
6. 逾期通知
7. 宣告及完成群組工作 (選用)
8. 要求變更項目 (選用)
9. 將您的核准工作重新指定給其他人 (選用)
10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

1. 流程概述

當您在工作流程中指派工作時，通常會透過以下三種方式之一了解工作：

• 您收到電子郵件工作通知。
• 您開啟 Microsoft Office 文件，並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。
• 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當您發現自己已獲指派核准工作流程工作時，通常會執行兩件事：

• 檢閱項目：了解您是否可依項目的目前狀態來核准該項目。
• 完成您的工作 使用工作表單來送出檢閱的結果。

因此，工作的完成通常涉及下列三個項目：

• 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)
• 送出供您核准的項目 (由您開啟並檢閱)
• 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的樣子。

區段頂端

2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

請遵循下列步驟：

1. 在工作通知郵件中，按一下 [若要完成此工作] 指示中的項目連結。
2. 在已開啟的項目中，按一下訊息列上的 [開啟此工作] 按鈕。

區段頂端

3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單

請遵循下列步驟：

1. 在儲存待檢閱項目的清單或文件庫中，請按一下與該項目和工作流程相關的 [進行中] 連結。
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下工作的標題。
3. 在工作表單中，請按一下 [此工作流程工作套用至] 訊息列中的項目連結。

區段頂端

4. 檢閱項目

在這個範例中，項目是一份 Microsoft Word 文件。

注意文件頂端的兩個黃色訊息列：

• 唯讀伺服器此文件會以唯讀模式開啟，也就是說，您可以閱讀文件，但無法對其中進行任何變更。
  (請注意，完成核准工作流程工作時，通常不會直接在項目本身進行任何變更。請改為使用工作表單登錄所有回應。)
• 工作流程工作當您準備好在工作表單中註冊您的回應時，請按一下 開啟此工作 按鈕。

區段頂端

5. 完成並提交工作表單

核准工作流程工作的工作表單外觀如下。

請注意，前兩個項目 ([刪除項目 ] 和 [此工作流程] 工作適用於 [項目標題 ]) 從項目內部開啟以進行檢閱時， 不會出現在工作 表單中。

	刪除項目 若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作，請按一下這個按鈕。 刪除工作並不會刪除要檢閱的項目。 如果您將工作刪除，該動作會像 (並會在歷程中記錄為) 拒絕文件般運作。 因此，如果工作流程經設定為在第一次拒絕時結束，那麼刪除工作就會結束工作流程。 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。 (不過，刪除和隨之而來的自動拒絕仍會記錄在頁面的 [歷程記錄 ] 區域中。) 如果您沒有啟動此工作流程實例，您可能需要在刪除工作之前與啟動該實例的人員確認。
	此工作流程工作套用到項目標題 若要開啟供檢閱的項目，請在這裡按一下連結。
	狀態、要求者、合併註解、到期日 您無法編輯或變更這四個欄位中的項目，但您可能會發現其中的資訊很有用。 請注意，[合併註解] 方塊不只包含說明如何完成工作的各項其餘指示，還有參與者送出的所有註解，這些參與者已完成在此工作流程同一個執行個體中的工作。 同樣地，在送出您自己的表單之後，您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的註解也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。
	註解 您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中，也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。
	核准 若要核准項目，請先鍵入您要在 [註解] 欄位 (4) 中加入的任何註解，然後按一下這個按鈕。
	拒絕 若要拒絕該項目，請先在 [ 註解 ] 欄位 (4) 中輸入您想要參與的任何註解，然後按一下此按鈕。
	取消 若要關閉此工作表單，不儲存任何變更或回應，請按一下這個按鈕。 工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。
	要求變更 若要要求變更您正在檢視的項目，請按一下此按鈕。 如需輸入要求詳細資料的表單圖例，以及如需進一步指示，請移至此區段中的第 8 節， 要求項目的變更。 注意： 此選項可能會針對某些工作流程工作關閉。
	重新指派工作 若要將核准工作重新指定給其他人，請按一下這個按鈕。 如需輸入重新指派詳細資料的頁面圖例，以及如需進一步指示，請前往此區段中的第 7 節， 將核准工作重新指派給其他人。 注意： 此選項可能會針對某些工作流程工作關閉。

區段頂端

6. 逾期通知

如果某項工作或整個工作流程執行個體逾期未完成，通知會自動傳送至：

• 獲指定工作的人員
• 啟動工作流程的人員 (或者，如果是自動啟動，則會指定給當初新增工作流程的人員)

區段頂端

7. 宣告及完成群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組，則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

檢閱項目之前宣告工作。 一旦您領取了任務，它就會分配給您，並且群組中沒有其他成員可以完成它。 (如此一來，只有一位人員會進行必要的工作)。

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，指向指定給您群組的工作名稱，直到出現箭號為止
2. 按一下箭號，按一下 [編輯項目]，然後在工作表單中，按一下 [宣告工作] 按鈕。
   

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後，您可以看到該工作不再指定給此群組，而是明確地指定給您。

之後，如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組，請使用相同的步驟返回工作表單，但是這次請按一下 [釋出工作] 按鈕。

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8. 要求變更項目 (選用)

在您開始此程序之前，請注意，如果項目有任何變更，都可以將工作流程設定為「立即結束」。 最好與啟動或最初新增工作流程的人員確認是否可以進行變更，且工作流程屆時結束。

我們將把變更要求選項放到案例中來示範：

首先，假設您的名字是誠雄。

您的同事瑜文對她所建立的文件啟動了核准工作流程。

當您檢閱 Anna 的新文件時，您會覺得簡介太長。

您按一下工作流程工作表單底部的 [要求變更] 按鈕，然後完成此表單。

	要求變更對象 輸入要要求變更之人員的名稱或電子郵件地址。 (若要將您的要求傳送給啟動此工作流程執行的人員，或者如果工作流程自動啟動，則傳送給最初新增此核准工作流程的人員，您也可以將此欄位保留空白。)
	新增要求 描述您所要進行的變更，並提供進行變更的人員所需的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的到期日在這裡輸入數字，然後在以下欄位中指定工期單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。
	新增持續時間單位 如果您要指定新的任務工期，請將此欄位與 [新工期 ] 欄位結合使用，以識別任務到期之前的期間。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

當您以您想要的方式處理好所有表單項目後，按一下 [傳送]，您目前的工作就會標示為完成。 (但您還沒完成。在 Anna 完成變更工作) 之後，系統會再次指派核准工作給您。

在此同時，瑜文會收到下列電子郵件通知：

只要看一眼) 圖例中數字 1 (Anna 就知道這不是普通的核准通知，而是對項目進行變更某些內容的要求。 她找到已在 [變更...的要求] (編號 2) 文字中要求的具體變更相關資訊。

瑜文取出該項目，進行要求的變更，然後儲存變更並存回該項目。

然後她前往 [工作流程狀態] 頁面並從這裡的 [工作] 區域開啟其變更要求工作。

        

瑜文在 [註解] 欄位中新增她想要的任何資訊，然後按一下 [傳送回應]。 工作流程會執行兩個動作：

• 它會將 Anna 的變更要求工作標示為 完成。
• 它會為您指派新的核准工作， (在 [ 合併的註解 ] 欄位) 中新增 Anna 的註解，並傳送有關該工作的通知給您。

現在，您可以繼續進行並完成檢閱已變更項目。

同時，所有這些動作都會受到追蹤，並顯示在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段中，如下圖所示。

這是整個過程的圖表。

區段頂端

9. 將您的核准工作重新指定給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作，請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

	重新指派工作給 輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。 若要將此工作指派給啟動工作流程的人員，或者如果工作流程自動啟動，指派給原本新增此工作流程的人員，請將此欄位保留空白。
	新增要求 提供您指派工作的人員完成工作所需的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的到期日在這裡輸入數字，然後在以下欄位中指定工期單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。
	新增持續時間單位 如果您要指定新的任務工期，請將此欄位與 [新工期 ] 欄位結合使用，以識別任務到期之前的期間。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

完成表單時，按一下 [傳送]。 您的工作會標示為「已完成」，新工作會指派給現在負責此工作的人員，工作通知也會隨即送出。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中 [由某人委派給某人] 的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

同時，所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 和 [歷程記錄] 區段中追蹤與檢視，如下所示。

區段頂端

10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

有一個特殊程序可以包含不是您 SharePoint 組織成員的參與者。 在此程序中，網站成員會做為外部參與者的 Proxy：

1. 在關聯表單第二頁相關的 [指定給] 階段中，加入外部參與者的電子郵件地址。
2. 工作流程實際上會將外部參與者的工作指派給啟動工作流程的網站成員，或者如果工作流程自動啟動，則指派給最初新增工作流程的成員。 實際獲指定工作的此人員會做為外部參與者的 Proxy。
3. 此網站成員會收到工作通知，通知中帶有傳送項目的副本供外部參與者檢閱的指示。 (同時，外部參與者會收到工作通知的副本，這可作為實用的警示或提醒)。
4. 實際獲指定工作的網站成員會傳送項目複本給外部參與者。
5. 外部參與者會檢閱項目並將其回應傳回給網站成員。
6. 當外部參與者的回應到達時，網站成員會代表外部參與者完成工作。

以下是流程圖。

監視、調整或停止執行核准工作流程

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先，我們將向您展示如何到達該頁面，然後向您展示如何使用您在那裡找到的選項和資訊。 最後，我們將向您展示另外兩個頁面，您可以在其中獲取其他監控資訊。

本區段章節

1. 前往 [工作流程狀態] 頁面
2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度
3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)
4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)
5. 取消或終止執行此工作流程
6. 查明哪些工作流程正在項目上執行
7. 監控整個網站集合的工作流程

1. 前往 [工作流程狀態] 頁面

在項目所在的清單或文件庫中，按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。

在此範例中，項目是名為「主題演說草稿」的文件，然後工作流程是「核准 3」。

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

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2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡，在「工作流程狀態」頁面每個區段的圖例下，您可以找到該區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

已回答的問題：

• 誰開始了此工作流程的執行個體？
• 此執行個體何時開始？
• 此執行個體中的上一個動作是在何時發生？
• 此執行個體是在哪一個項目上執行？
• 此執行個體目前的狀態為何？

[工作] 區段

已回答的問題：

• 已經建立及指定哪些工作，這些工作目前的狀態為何？
• 哪些工作已經完成，以及這些工作的結果分別為何？
• 已建立及指定之每項工作的到期日為何？

已刪除的工作和尚未指派的工作 不會 顯示在此區段中。

[工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題：

• 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件？
• 請注意，此區域 不會 顯示過期工作和過期工作通知。

區段頂端

3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)

有兩種方法可以變更已指定但尚未完成的工作：

• 變更一項進行中的工作
• 變更所有進行中的工作

變更一項進行中的工作

權限若要對指派給自己以外的 單一 工作進行任何變更，您必須擁有 [管理清單] 權限。 ([擁有者] 群組預設有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。因此，例如，您可以擁有允許您啟動工作流程但不能變更其他參與者的工作的權限 ) 。

如果您具有必要權限：

1. 按一下 [工作] 清單中工作的標題。
   
2. 請使用工作表單來完成、刪除或重新指定工作。

如需如何使用工作表單的詳細指示，請參閱本文的＜完成＞區段。

變更所有進行中的工作

權限 下圖中的所有四個命令連結會出現在擁有 [管理清單] 權限之任何人的 [工作流程狀態] 頁面上。 前三個連結會顯示在啟動工作流程執行個體之人員的頁面上，但除非該人員也擁有 [管理清單] 權限，否則不會出現 [結束此工作流程] 連結。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

1. 按一下 [工作流程視覺效果] 正下方的區域中的 [更新「核准」進行中的工作] 連結。

2. 在開啟的表單中進行變更，然後按一下 [確定]。

   • 反映您所做變更的訊息會傳送給本次執行中目前獲指定工作的人員。
   • 您在此表單中所做的變更 不會影響已 完成或刪除的工作，以及尚未指派的工作。
   • 如果您要變更尚未指定的工作，請參閱下一節：＜變更日後的工作＞。

	每項工作所需的持續時間、持續時間單位 若要保留現有的到期日：將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白，同時不變更 [持續時間單位]。 若要移除到期日，以變成無到期日：在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0。 若要延長工作期間以移動到期日：使用兩個持續時間欄位來指定單位的數字與類型，做為您延長持續時間的依據。
	要求 若要變更要求文字：在文字方塊中進行您想要的任何變更。

1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時，請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有進行中的工作都會更新。

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4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)

權限 下圖中的所有四個命令連結會出現在擁有 [管理清單] 權限之任何人的 [工作流程狀態] 頁面上。 前三個連結會出現在啟動工作流程執行個體之人員的頁面上，但除非該人員也擁有 [管理清單] 權限，否則 [立即終止此工作流程] 連結不會出現。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，請按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中的 [新增或更新核准的核准者] 連結。

2. 在開啟的表單中進行變更，然後按一下 [更新]。

   注意

   您在此表單中所做的變更 不會影響已 建立和指派的工作。

	參與者、順序、展開群組 若要新增或移除參與者，或變更工作的順序 新增、移除及/或重新排列 [參與者] 欄位中參與者名稱或地址的順序。 若要移除整個階段，請按一下該階段的 [指派給 ] 欄位，然後按 CTRL+DELETE。 注意： 您可以使用 [展開群組 ] 核取方塊來指定列出的通訊群組是應該只為整個群組指派一個工作，還是為每個成員指派一個工作。 欲了解使用這些欄位的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段及相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。
	要求 若要變更要求文字：針對方塊中的文字進行任何所需變更。
	所有工作到期日、每項工作所需的持續時間、持續時間單位 變更或移除行事曆到期日 刪除現有的日期，然後提供新的日期，或若要完全移除特定的到期日，請將欄位保留空白。 (請勿在此欄位中輸入零。此欄位必須包含行事曆日期值或為空白。) 若要保留現有持續時間：將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白，同時不變更 [持續時間單位]。 若要移除持續時間，以變成無持續時間：在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0。 若要延長工作工期 使用兩個期間欄位來指定要延長期間的單位數目和類型。 (如需有關設定到期日和持續時間的詳細資訊，請參閱本文的 [規劃 ] 部分。)

1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時，請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有「日後的」工作都將會反映您所做的變更。

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5. 取消或終止執行此工作流程

您可以用兩種方式，在工作流程完成之前停止執行中的工作流程執行個體：

• 取消工作流程：所有工作都會遭到取消，但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。
• 結束工作流程 所有工作都會取消，並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作 ] 區域中刪除。 )

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消，但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

權限 下圖中的所有四個命令連結會出現在擁有 [管理清單] 權限之任何人的 [工作流程狀態] 頁面上。 前三個連結會顯示在啟動工作流程執行個體之人員的頁面上，但除非該人員也擁有 [管理清單] 權限，否則不會出現 [結束工作流程] 連結。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

如果已不再需要目前工作流程的執行個體，則可將其停止。

• 在 [工作流程狀態] 頁面，請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域，按一下 [取消所有「核准」工作] 連結。
• 按一下 [是] 確認。

所有目前的工作都會取消，而且工作流程結束時的狀態為 [已取消]。 已取消的工作仍會列在 [工作] 區域和 [工作流程歷程記錄] 區域中。

終止 (所有工作會從 [工作] 清單中刪除，但保留在 [歷程記錄] 中)

權限 下圖中的所有四個命令連結會出現在擁有 [管理清單] 權限之任何人的 [工作流程狀態] 頁面上。 前三個連結會顯示在啟動工作流程執行個體之人員的頁面上，但除非該人員也擁有 [管理清單] 權限，否則不會出現 [結束此工作流程] 連結。 (重申，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

如果發生錯誤，或是工作流程停止且無法回應，則可以終止。

在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中，[結束這個工作流程]，然後按一下 [是] 以確認。

工作流程建立的所有工作都會被取消，並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作 ] 區域中刪除，但仍會反映在 [工作流程歷程記錄 ] 區域中。 工作流程結束時的狀態為 [已取消的工作流程]。

區段頂端

6. 查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的 [工作流程] 頁面上，您會找到目前針對該項目執行的工作流程清單。

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在 [工作流程： 項目名稱] 頁面的 [執行中的工作流程] 底下，您會找到目前在項目上執行的執行個體清單。

區段頂端

7. 監控整個網站集合的工作流程

網站集合系統管理員可以立即掌控的項目：

• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。
• 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。
• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體，有多少正在執行中。

方法如下：

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [ 設定] 圖示 ，然後按一下 [網站設定]。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站系統管理] 底下的 [工作流程]。

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

接下來要做什麼？

如果這是此工作流程版本第一次執行，建議您使用在本文＜檢閱＞區段中的指示，以檢視執行個體中的事件，並探索工作流程的運作方式是否符合您的要求。

檢閱核准工作流程結果並建立報告

在您的工作流程執行個體完成之後，您可以檢閱其歷程記錄中記錄的事件。 (您可以在執行個體完成後最多 60 天存取任何執行個體的記錄。)

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能，執行相關的報告。

本區段章節

1. 檢閱最近執行個體中的事件
2. 存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天
3. 建立工作流程效能報告

1. 檢閱最近執行個體中的事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中，而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前，最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體：

• 在項目所在的清單或文件庫中，請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

此範例中的項目是名為「主題演說草稿」的文件，工作流程則是 [新文件核准]。

在 [工作流程狀態] 頁面上，[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

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2. 存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天

如果您想要在對相同項目再次執行相同工作流程 之後 檢閱執行個體的歷程記錄，該怎麼辦？

事實上，您還是可以從以下兩個進入點檢閱，檢閱期限長達 60 天：清單或文件庫，或是工作流程完成通知。

從清單或文件庫

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [已完成的工作流程] 下，按一下要檢閱之工作流程執行個體的名稱或狀態。
   
   該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

• 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知，然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有的完成通知，建議您建立 Outlook 規則。 設定規則，將 [主旨] 行上含有「已完成」文字的所有內送郵件「複製」到專屬的個別資料夾中。 (請確定您的 Outlook 規則 會複製 內送郵件，而並非只是 移動 郵件，否則郵件就不會也出現在您的 [收件匣] 中。)

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3. 建立工作流程效能報告

若要瞭解其中一個工作流程版本在一段時間內和多個執行個體的整體執行情況，您可以建立兩個預先定義報表中的一個或兩個：

• 活動工期報表 使用此報表可檢視工作流程 中 每個活動完成所需時間的平均值，以及完成該工作流程的每個完整執行或 執行個體 所需的時間。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (稍後，當您準備好檢視報表時，會在上一個步驟指定的位置找到報表。)
   

接下來要做什麼？

如果您的工作流程如您想要的方式運作，您已就已準備好開始使用它。

如果您的工作方式有任何想要變更的地方，請參閱本文的 [變更 ] 部分。

變更、停用或刪除核准工作流程

執行新核准工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後，您可能會想要對工作流程的設定方式進行一或多項變更。

另外，未來您可能也會在不同的時間點，想對設定做進一步變更。

最後，您可能會想要在某個時候停用工作流程一段較短或較長的時間，但不要將其移除，或者您可能確實想要完全移除它。

本區段章節

1. 變更工作流程的永久設定
2. 停用或移除工作流程

1. 變更工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更，請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

   注意

   如果您想要的核准工作流程未出現在清單中，則可能是它只與一個內容類型相關聯。 在這個清單中出現哪些工作流程是由清單正下方的 [這些工作流程設定為在此類型的項目上執行] 控制項所控制。 (請參閱圖例。) 按一下下拉式功能表中的內容類型選項，以找出顯示您想要的工作流程的選項。 當您想要的工作流程出現在清單中時，請按一下名稱。

5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，請確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段和相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [ 設定] 圖示 ，然後按一下 [網站設定]。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定 ] 底下的 [ 工作流程設定]。
   
6. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。
   
7. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，請確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段和相關的＜新增＞區段 (清單/文件庫或網站集合)。

區段頂端

2. 停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新的執行個體 允許工作流程的任何目前執行執行個體完成，但透過使其無法執行任何新執行個體來停用工作流程的選項。 (此動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請返回此頁面並選取 [允許]。)
• 移除 從清單或文件庫中完全移除工作流程的選項。 (此動作「無法」還原。 (此動作 無法 還原。)

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [設定 ] 圖示 [ ，然後按一下 [網站設定]。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]。
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
   
6. 在 [工作流程設定] 頁面上，按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。
7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新的執行個體 允許工作流程的任何目前執行執行個體完成，但透過使其無法執行任何新執行個體來停用工作流程的選項。 (此動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請返回此頁面並選取 [允許]。)
• 移除 從網站集合中完全移除工作流程的選項。 (此動作「無法」還原。 (此動作無法還原。)

接下來要做什麼？

如果您已進行任何變更，請執行工作流程的測試執行個體，以仔細檢查變更的影響。

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式：

• Microsoft SharePoint Designer 2013：自訂工作流程表單、動作與行為。
• Microsoft Visual Studio：建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入了解，請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。