如何透過不同的通訊通道進行通訊

Microsoft Viva Amplify 可讓您透過多個通訊平臺傳送訊息，以擴充內部通訊。透過 Viva Amplify，您可以建立一封郵件並加以修改，以符合 Outlook、SharePoint 頁面和新聞、Teams 等不同的通訊頻道，Viva Engage 即將) (。使用太多選項，找出每個頻道的最佳格式可能不太容易。找出最適合使用的格式，有助於改善整個組織的參與度。

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email 非常適合定期排程的正式郵件，而這些郵件可能會影響多個人員群組。電子郵件是一旦傳送後就無法更新的靜態郵件，因此建議您共用不需要透過電子郵件進行經常更新和變更的內容。請考慮使用電子郵件來傳達業務更新、新進員工簡介和快速狀態更新等事項。

透過電子郵件進行通訊的好處

Email 可擴充通訊。電子郵件的接收者可以與擁有電子郵件位址的任何人共用，而您的讀者可以回應或轉寄電子郵件給更廣泛的對象來互動。因此，您的直接收件者可以讀取您的電子郵件，而且轉寄電子郵件的人員也可以看到這些電子郵件。電子郵件也提供絕佳的工具，讓您記錄並追蹤重要的交談。

製作電子郵件時，您可以新增其他內容的連結，例如 SharePoint 頁面和影像，以提供額外的價值。

透過電子郵件進行通訊時要考慮的事項

Email 郵件無法取消傳送。如果發生錯誤，寄件者必須傳送具有預定修正或回收的待處理電子郵件，然後以更正方式重新傳送郵件。建議您在傳送之前先仔細校訂電子郵件，以確保所有資訊都正確無誤。

Email 郵件是靜態的，這表示資訊無法移除或更新，而任何傳送的資訊代表當時最正確的可用資訊。

您可以篩選出讀者收件匣中的電子郵件，導致郵件被忽略或未讀取。

深入瞭解使用 Outlook 撰寫絕佳電子郵件的最佳做法。

與 Outlook 通訊的最佳做法

語音的鈴聲	讓電子郵件保持專業、信息豐富且友善製作訊息時，請考慮您的觀眾，並以主題為基礎。
長度	讓電子郵件保持簡短簡單。在前幾個句子中摘要您要點 () ，從最重要的句子開始。
結構	如果您的物件有明確的動作專案，請使用主旨行清楚說明。在問候語中識別您正在收件者的身分。先從主要訊息開始，接著再加上任何其他資訊。使用適當的間距、編號或項目符號來分隔重點。盡可能讓您的電子郵件簽名保持簡短、專業且沒有圖形。
增加互動的方式	將通話新增至主旨行、新增至電子郵件的前三分之一、個別列出且容易顯示，以及將它加上粗體或醒目提示，以強調您的行動通話。在電子郵件中詢問問題，Engage 您的觀眾。
衡量參與度的方式	Email 互動可以藉由追蹤回應和通話到動作的完成情況來測量。

SharePoint

透過 SharePoint 進行通訊時，可以使用動態內容製作訊息，而這些內容可能會經常變更。在 SharePoint 中通訊可讓您整合頁面主題、網頁元件和品牌自定義，以建立互動式元素，以增加讀者參與的機會。

使用 SharePoint 頁面與您的觀眾通訊

SharePoint 頁面是 SharePoint 網站內的網頁，使用按鈕、連結、影片、影像等多種元素來草稿及發佈可隨著時間 (更新和變更的郵件，例如。重要事件或原則變更) 。任何有權檢視頁面建立之網站的人都可以瀏覽頁面。

深入瞭解建立新式 SharePoint 頁面。

使用 SharePoint 新聞文章與您的觀眾通訊

SharePoint 新聞文章是 SharePoint 頁面，會顯示在 Viva Connections 摘要及其他使用新聞網頁元件的頁面上，包括組織的中樞頁面。您可以輕鬆地將任何 SharePoint 頁面轉換成新聞文章。新聞文章也可讓您將資訊鎖定在組織內已分類的特定人口統計數據，例如行銷小組、HR 小組或高階主管。此目標物件可讓作者自定義發佈新聞文章后，誰能看到他們的新聞文章。

深入瞭解如何建立和共用 SharePoint 新聞文章。

深入瞭解 SharePoint 中的目標物件。

透過 SharePoint 進行通訊的優點

在 SharePoint 中製作的郵件可以視需要輕鬆變更或更新。 SharePoint 也可讓您檢視頁面分析及變更許可權設定。更重要的是，SharePoint 讓用戶能夠使用 [撥號至動作] 網頁元件加入動作通話，鼓勵檢視者參與。使用動態網頁元件可讓您要求讀者進一步互動，方法是捲動圖片、與圖表互動、透過連結存取外部資源，以及讓讀者對SharePoint頁面按讚並留下意見反應批註。 SharePoint 也可讓您檢視頁面分析及變更許可權設定，以控制誰有權存取您的網站。

透過 SharePoint 進行通訊時需考慮的事項

讀者必須能夠檢視張貼頁面或新聞文章的網站。雖然使用者可以要求存取您的網站，但是他們的要求會擱置中，直到有人響應為止。

與 SharePoint 通訊的最佳做法

語音的鈴聲	您透過 SharePoint 溝通的語調應符合貴公司的品牌指引。音調也會依通訊的主題和目標而定。一般說來，透過SharePoint進行溝通是友善和非正式的。任何 SharePoint 頁面或新聞文章的鈴聲應符合 SharePoint 網站張貼的頁面或新聞文章的鈴聲。
長度	SharePoint 頁面適合包含兩個或多個主題的較長郵件。請考慮在 SharePoint 頁面上將大型郵件分成較小的視覺區段，讓您的觀眾能夠理解郵件。
結構	利用 SharePoint 頁面區段、範本和網頁元件，鼓勵讀者透過按鈕、視訊、影像庫、表單、文檔庫等與信息互動。範本是一個很好的起點。使用網頁元件來協助產生吸引人且互動的訊息。
增加互動的方式	利用網頁元件和文字格式設定，打造易於閱讀且可視化美觀的內容。包含頁面標題，其中提供有關主旨和任何撥號動作的足夠資訊。使用 [撥號至動作] 網頁元件，透過按下您選擇的鏈接來鼓勵使用者採取行動。
衡量參與度的方式	您可以使用 SharePoint 頁面分析來測量參與度。

Teams

Teams 非常適合用於與貴組織成員進行快速通訊，而不會中斷其工作流程。

透過 Teams 進行溝通的優點

許多組織的員工將工作日的大部分時間都花在Teams開啟上。因此，當您透過Teams進行通訊時，您很可能會快速地與聯繫人聯繫，因為他們不需要開啟其他應用程式或頁面來檢視您的文章。

透過 Teams 進行通訊時需考慮的事項

根據貴組織使用Teams的方式而定，人員每小時可能會收到許多Teams通知。請務必強調您的 Teams 文章，讓它們吸引注意力，而不要被忽略。

與 Teams 通訊的最佳做法

語音的鈴聲	在撰寫 Teams 訊息時套用友善且非正式的語調。請考慮使用表情圖示來協助說明情緒，並在您的訊息中新增色彩豐富的有趣元素。
長度	讓 Teams 文章保持簡短且易於掃描。摘要重點，並在需要時連結至其他資訊。
結構	以重點開始文章。使用格式設定工具來為文字增添風格，併為具有多個重點的文章新增項目符號。參照現有內容 (如 SharePoint 頁面或文章) 時，請提供簡短的摘要和連結。考慮使用 Teams 提供的 GIF、圖例和影像，在您的訊息中新增字元。
增加互動的方式	透過提出問題或鼓勵讀者在文章底下按讚和留言，讓讀者與您的Teams文章互動。建立投票或張貼問題，讓每個人都能看到其他讀者的答案並與之互動。使用@mentions可引起特定個人或人員群組的注意。
衡量參與度的方式	追蹤 Teams 反應，例如豎起大拇指。記下文章中發生的交談。

Viva Engage (即將推出)

Viva Engage 是一個通訊平臺，可讓組織中的人員建立社群、共用資訊，以及與員工互動、整合人員以達成共同目標並快速存取資訊， Viva Engage 可讓組織的所有成員公開提出問題、循環討論專家，以及參與各種主題的社交活動。

組織領導者可以使用 Viva Engage，透過即時和隨選影片主持全公司的活動，以推動文化並讓組織對齊。 Communicators 也可以建立社交活動，以通知並引發整個組織中具影響力的交談。

透過 Viva Engage 溝通的優點

Viva Engage 是一個很棒的通訊平臺，可讓整個組織的員工相互促進共同作業。社群成員可以公開共同作業、分享想法、資訊，以及在共同興趣上保持聯繫。

透過 Viva Engage 與員工溝通時，溝通者可以輕鬆地鼓勵並衡量參與度...

您的組織可以查看有多少人看過該文章，特定主題產生多少參與度，並讓檢視者能夠透過批注、讚或反應來回應訊息中的內容。您可以標記使用 @ 和其名稱的個人，進一步促進互動;通知他們進行中的交談，並鼓勵他們參與。

深入了解檢視計數。

透過 Viva Engage 通訊時需考慮的事項

透過 Viva Engage 溝通時，請務必保持資訊簡短簡單。分享較長形式內容的連結，並鼓勵使用者透過向觀眾提出問題、鼓勵讀者按讚、批注及分享您的 Viva Engage 文章，以及加入投票和問卷等互動式元素來互動。

請保持 Viva Engage 文章的語調好用、信息豐富且隨意。視組織規模和通訊規模而定，如果有一或兩位仲裁者可以監視文章並引導交談，以開始離開主題、進入兩極化主題，或視需要停用批注，可能會很有説明。

若要尊重他人的觀點，請保持尊重，不要涵蓋可能危害他人或異化他人的主題，並避免像是政治和宗教這樣的兩極化主題。請勿以負面方式張貼任何私人、機密或整理特定派對的內容。

語音的鈴聲	請參閱貴公司專屬的品牌指引。您文章的語調應該是好用、信息豐富且隨意。如果受到批判，請保持尊重。請勿涵蓋可能影響讀者或異化讀者的主題，並避免像是政治或宗教等極化主題。不要張貼任何私人或機密的內容。避免以負數的方式挑出特定的派對。
長度	讓文章保持簡短且易於掃描。摘要重點，並在需要時連結至其他資訊。
結構	以重點開始文章。參照現有內容 (如 SharePoint 頁面或文章) 時，請提供簡短的摘要和連結。視需要使用影像和影片。使用@mentions和哈希標記來吸引特定個人或人員群組的注意。
增加互動的方式	提出問題或鼓勵讀者對文章按讚、分享及留下批注，讓讀者參與您的文章。鼓勵您的成員邀請其他人加入您的 Viva Engage 社群。建立投票或張貼問題，讓每個人都能看到其他讀者的答案並與之互動。
衡量參與度的方式	記下文章中發生的交談。