將資料匯入、連結或移動至 SharePoint

您想要做什麼？

匯入 SharePoint 清單
連結至 SharePoint 清單
將資料移至 SharePoint
在 Access 和 SharePoint 之間連結資料的優點

匯入 SharePoint 清單

匯入資料時，Access 會建立一個資料表，並從來源清單 (或檢視) 將資料行與項目複製到該資料表做為欄位與記錄。在匯入作業過程中，您可以指定要複製的清單，然後針對每份選取的清單指定是否要匯入整份清單，還是只匯入特定檢視。在匯入作業的最後，您可以選擇將匯入作業的詳細資料儲存成規格。匯入規格可以幫助您將來重複匯入作業，而不需要每次逐步執行 [匯入精靈] 的步驟。

以下是將 SharePoint 清單匯入 Access 資料庫的常見原因：

將資料 (例如連絡人清單) 永久移動到 Access 資料庫，因為 SharePoint 網站上已經不再需要該資訊。您可以將該清單匯入 Access，然後從 SharePoint 網站刪除此清單。
您的部門或工作群組使用的是 Access，但是您偶爾必須從 SharePoint 清單取得額外資料以併入其中一個資料庫。

完成下列步驟再匯入清單

找出包含要複製之清單的 SharePoint 網站，並記下該網址。

有效網址是以 http:// 或 https:// 開頭，接著是伺服器名稱，最後是伺服器上特定網站的路徑。
識別要複製到資料庫的清單，然後決定要複製整份清單或只複製特定檢視。您可以在單一匯入作業中匯入多份清單，但是每份清單只能匯入一個檢視。如有必要，請建立只包含您感興趣之資料行與項目的檢視。

檢閱來源清單或檢視中的資料行。

下表說明匯入不同元素時要留意的一些考量事項：

元素	考量
資料行	Access 只會匯入前 256 個資料行，因為在資料表中只支援 256 個欄位。若要避免此問題，請在 SharePoint 中建立清單檢視，並只新增您想要的資料行，確保資料行總數不超過 256。然後使用 ImportSharePointList 巨集動作來指定預期的檢視識別碼。
資料夾	SharePoint 清單中的每個資料夾都會顯示為 Access 資料表中的一筆記錄。資料夾內的項目也會顯示成記錄，緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。
查閱欄	如果來源資料行會查閱另一個清單中的值，Access 會將顯示值匯入為欄位本身的一部分。 Access 不會匯入查閱的資料表。如果您想要重新建立另一個資料表的查閱，請參閱連結至 SharePoint 清單和將資料移至 SharePoint。
計算結果欄	計算結果欄中的結果會複製到一個欄位中，而該欄位的資料類型取決於計算結果的資料類型。不會複製執行此計算的運算式。
附件	清單的附件欄會複製到名為 [附件] 的欄位。
多重值資料行	類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。當您匯入支援多重值的資料行時，Access 會建立一個支援多重值的資料行。
RTF 格式	包含RTF格式的欄會匯入 Access 作為「長文字」欄位。「長文字欄位」的「文字格式」屬性會設定為「 RTF 文字」，並保留格式設定。
關聯	Access 不會在匯入作業結束時自動建立相關資料表之間的關聯。您必須使用 [資料庫關聯圖] 索引標籤上的選項，手動建立各種新資料表與現有資料表之間的關聯。若要顯示 [關聯性] 索引標籤，請在 [資料庫工具] 索引標籤的 [關聯性] 群組中，按一下 [關聯性]。

找出要匯入清單的目標資料庫。

確定您有可將資料新增到資料庫所需的權限。如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫，請建立空白資料庫。
檢閱資料庫中的資料表。

匯入作業會建立一個與 SharePoint 清單同名的資料表。如果該名稱已在使用中， Access 會將 “1” 附加至新的資料表名稱，例如，對於 Contacts1，如果 Contacts1 也已在使用中， Access 將建立 Contacts2，依此類推。

匯入清單

開啟要儲存匯入資料的 Access 資料庫。如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫，請建立空白資料庫。
匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟：
- 如果您使用 Microsoft 365、 Access 2021或 Access 2019，請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按一下 [從 Online Services >SharePoint 清單新增資料來源 >]。
- 如果您使用 Access 2016，在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按一下 [更多] 按鈕以下拉選項清單，然後按一下 [SharePoint 清單]。
Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。
在精靈中指定來源網站的位址。
選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項，然後按 [下一步]。
從精靈顯示的清單中選取要匯入的清單。

附註您可以連結至 SharePoint 文件庫，但只能在 SharePoint 中新增文件。
在 [要匯入的項目] 欄中，選取您要為每個選定清單使用的檢視。
標示為 [對於查詢其他清單中儲存值的欄位，匯入其顯示值而非識別碼] 的核取方塊，會控制要針對選定清單的查閱欄匯入哪些資料。請執行下列其中一項操作：
- 若要將顯示值匯入為該欄位本身的一部分，請選取此核取方塊。在這種情形下，欄位不會查閱另一個資料表的值。
- 若要讓目標欄位查閱另一個資料表的值，請清除此核取方塊。這麼做會將顯示值資料列的識別碼複製到目標欄位。必須要有識別碼才能在 Access 中定義查閱欄位。
匯入識別碼時，除非目的資料庫已經有可以做為查閱資料表的資料表，否則您必須匯入目前提供值給查閱欄的清單。

匯入作業會將識別碼放在對應欄位中，但不會完全設定好使該欄位能做為查閱欄位的所有必要屬性。如需如何設定這類欄位的查閱屬性的詳細資訊，請參閱建立或刪除查閱欄位。
按一下 [確定]。

Access 會匯入清單，然後在精靈的最後一頁顯示該作業的狀態。如果您打算稍後重複匯入作業，可以將詳細資料儲存為匯入規格。 Access 不會在匯入作業期間覆寫資料庫中的資料表，而您也無法將清單或檢視的內容附加到現有資料表。

關於匯入，我還該知道些什麼？

如需如何將匯入的詳細資料儲存到可供日後重複使用的規格的相關資訊，請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。
如需如何執行已儲存匯入規格的相關資訊，請參閱執行已儲存的匯入或匯出作業一文。
如需如何排程規格於指定時間執行的相關資訊，請參閱排程匯入或匯出作業一文。
如需如何變更規格名稱、刪除規格，或更新規格中來源檔案名稱的相關資訊，請參閱管理資料工作一文。

匯入的相關工作

完成匯入作業後，請考慮執行一些額外工作：

驗證資料類型 Access 為對應於來源資料行的每個欄位選取適當的資料類型。驗證每個欄位及其設定，以確保所有欄位都按照您想要的方式設定。

調查其他欄位 視資料表所依依的清單類型，您可能也會注意到資料表中存在一些額外的欄位 (，例如 Title、Modified 或 CreatedBy) 。如果您在 Access 資料庫中不需要這些欄位，可以放心刪除。

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連結至 SharePoint 清單

連結至 SharePoint 清單時，Access 會建立新的資料表 (通常稱為連結資料表)，而該資料表會反映來源清單的結構及內容。與匯入不同的是，連結作業只會建立連至清單的連結，而不會連至清單的任何特定檢視。

就下列兩個層面而言，連結比匯入功能更為強大：

新增與更新資料 若要變更資料，您可以瀏覽至 SharePoint 網站或是使用 Access 內的 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視]。在其中一處所做的變更會反映到另一處。但是，如果您要進行結構變更，例如移除或變更資料行，則必須開啟 SharePoint 網站上的清單。使用 Access 時，您無法新增、刪除或修改連結資料表中的欄位。
查閱資料表 當您連結至 SharePoint 清單，Access 會自動替所有查閱清單建立連結資料表 (除非查閱清單已經連結至資料庫)。如果查閱清單包含會查閱其他清單的資料行，那些清單也會包含在連結作業中，如此一來，每個連結資料表的查閱清單就會在資料庫中擁有相對應的連結資料表。 Access 也會在這些連結資料表之間建立關聯。

連結至 SharePoint 清單的常見案例

一般而言，您會從 Access 資料庫連結至 SharePoint 清單的理由如下：

您的部門或工作群組會使用 Access 進行豐富的報告和查詢，並使用 SharePoint 進行小組共同作業和通訊。個別小組建立清單來追蹤各種事項 (例如連絡人和問題)，但通常此清單資料必須納入資料庫才能彙總及報告。此時，連結是理想的選擇，因為可以讓 SharePoint 網站與資料庫的使用者新增及更新資料，並且檢視和使用的永遠是最新的資料。
您是最近才開始使用 SharePoint 的 Access 使用者。您將數個資料庫移轉到了小組的 SharePoint 網站，而這些資料庫中大部分的資料表都是連結資料表。從現在起，您不再建立本機資料表，而是 SharePoint 清單，並從資料庫連結至這些清單。
您想要把清單繼續儲存在 SharePoint 網站上，但是也想使用 Access 內的最新資料來執行查詢及列印報表。

準備連結至 SharePoint 清單

找出內含欲連結清單的 SharePoint 網站，並記下網址。

有效網址是以 http:// 或 https:// 開頭，接著是伺服器名稱，最後是伺服器上特定網站的路徑。
找出要連結的清單。您可以在單一連結作業中連結至多個清單，但無法連結至調查、討論或任何清單的特定檢視。

檢閱來源清單中的資料行。下表說明連結到不同元素時要留意的一些考量事項。

元素	考量
資料行	Access 僅連結前 256 欄，因為它僅支援表格中的 256 個欄位。若要避免此問題，請在 SharePoint 中建立清單檢視，並只新增您想要的資料行，確保資料行總數不超過 256。然後使用 ImportSharePointList 巨集動作來建立連結資料表，以指定預期的檢視識別碼。
資料夾	SharePoint 清單中的每個資料夾都會顯示為 Access 資料表中的一筆記錄。資料夾內的項目也會顯示成記錄，緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。
查閱欄	如果來源欄會查閱另一份清單的值，而資料庫內並沒有相關的清單，Access 會自動替相關的清單建立連結資料表。附註 Access 也會建立對應至 SharePoint 使用者資訊清單的 UserInfo 資料表。 SharePoint 會使用此清單來查閱 SharePoint 資料行的使用者帳戶資訊，例如電子郵件、圖片、使用者名稱，例如 CreatedBy、ModifiedBy 和 Person 或 Group。此 SharePoint 使用者資訊清單僅對網站管理員可見。
計算結果欄	計算結果欄的結果會顯示在對應欄位中，但是您無法在 Access 中檢視或修改公式。
附件	清單的附件欄會顯示成名為 [附件] 的欄位。
唯讀資料行	SharePoint 清單中的唯讀資料行在 Access 中也會是唯讀狀態。此外，您可能無法在 Access 中新增、刪除或修改資料行。
多重值資料行	類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。對於這類資料行，連結作業會建立支援多重值的欄位。如果來源欄的類型是 [查閱]，則會在連結資料表中建立多重值查閱欄。

找出您要在其中建立連結資料表的資料庫。確定您有必要的權限可將資料新增到資料庫。如果您不想將資料儲存至任何現有資料庫，請建立一個新的空白資料庫。
檢閱資料庫中的資料表。當您連結至 SharePoint 清單時，將會建立與來源清單名稱相同的資料表。如果該名稱已在使用中， Access 會將「1」附加到新的表格名稱，例如 Contacts1。 (如果 Contacts1 也已在使用中， Access 將建立 Contacts2，依此類推 ) 。相同的規則也適用於相關清單。

連結至資料

開啟目的資料庫。
匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟：
- 如果您使用 Microsoft 365、 Access 2021或 Access 2019，請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按一下 [從 Online Services >SharePoint 清單新增資料來源 >]。
- 如果您使用 Access 2016，在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按一下 [更多] 按鈕以下拉選項清單，然後按一下 [SharePoint 清單]。
Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。
在精靈中指定來源網站的位址。
按一下 [以建立連結資料表的方式，連結至資料來源]，然後按 [下一步]

精靈會顯示可供連結的清單。
選取您要連結的清單，然後按一下 [確定]。

附註: 如果有些清單已經連結至目前的資料庫，對應於這些清單的核取方塊就會是已選取狀態。如果要移除任何連結，請清除要移除之連結的核取方塊。
Access 會嘗試為此作業期間選取的清單及各個相關的清單建立連結資料表。此外，Access 也會嘗試重新整理精靈中所選清單的相對應連結資料表。 Access 還會建立這些資料表之間的關聯。與匯入作業不同的是，連結作業會維護查閱欄位與相關資料表之間的查閱屬性設定。您不需要在 [資料表設計檢視] 中手動設定查閱欄位的屬性。
請在 [資料工作表檢視] 中檢閱新的連結資料表。確定所有的欄位和記錄都已正確顯示。

Access 會為每個對應到來源資料行的欄位選取正確的資料類型。請務必注意，每次開啟連結資料表或來源清單時，您會看到最新資料。但是，對清單進行的結構變更並不會自動反映在連結資料表中。若要套用最新的清單結構以更新連結資料表，請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表、指向 [其他選項]，然後按一下 [重新整理清單]。

附註: Access 絕不會在連結作業中覆寫資料庫中的資料表。此外，您也無法將 SharePoint 清單的內容附加到現有資料表。

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將資料移至 SharePoint

將資料移至 SharePoint 是有效建立後端資料庫的一種方式，但在此情況下，資料會包含在 SharePoint 清單中。前端仍然是 Access 資料庫，您可以像分割資料庫一樣部署它。可能的話，[ 將資料表匯出至 SharePoint 精靈 ] 會將資料移至 SharePoint 網站上以清單範本為基礎的清單，例如 連絡人 清單。如果資料表無法與清單範本相符，則資料表會變成 SharePoint 網站上的自訂清單。視資料庫大小、其物件數量及系統效能而定，作業可能需要一些時間。如果您在程序期間改變心意，您可以按一下 [停止] 取消程序。

精靈會在電腦上建立資料庫的備份複本。在 Access 中，它會從資料表建立清單連結，這樣就能在使用 Access 時輕鬆找到 SharePoint 網站上的資料。如果發生任何問題，[ 將資料表匯出至 SharePoint 精靈 ] 會報告問題，並將其儲存在 Access 資料庫中，做為記錄資料表，以協助疑難排解。

提示: 請考慮建立個別的 SharePoint 網站，以將清單保留在獨立的位置。

使用 [將資料表匯出至 SharePoint 精靈]

在 [資料庫工具] 索引標籤的 [移動資料] 群組中，按一下 [SharePoint]。只有在您的資料庫以 .accdb 檔案格式儲存時，才能使用此選項。
請遵循 [將資料表匯出至 SharePoint 精靈] 中的步驟，包括指定 SharePoint 網站的位置。

若要取消程序，請按一下 [停止]。
在精靈最後一頁，選取 [顯示詳細資料] 核取方塊，以便查看移轉詳細資料。

此精靈頁面會描述哪些資料表已連結至清單，並提供備份位置和資料庫 URL 的相關資訊。如果發生移轉問題，它也會提供警告，並提供記錄資料表的位置，方便您查看該問題的相關詳細資訊。
當精靈完成動作後，按一下 [完成]。

如果精靈顯示警告，您應檢閱記錄檔資料表並採取任何必要動作，確保資料已成功移轉。例如，某些欄位可能無法移動或轉換成與 SharePoint 清單相容的其他資料類型。

附註: Access 也會建立對應至 SharePoint 使用者資訊清單的 UserInfo 資料表。 SharePoint 會使用此清單來查閱 SharePoint 資料行的使用者帳戶資訊，例如電子郵件、圖片、使用者名稱，例如 CreatedBy、ModifiedBy 和 Person 或 Group。此 SharePoint 使用者資訊清單僅對網站管理員可見。

您可能遇到的限制

當 [將資料表匯出至 SharePoint 精靈 ] 完成時，如果 Access 遇到任何資料問題，您會看到一則訊息。 Access 會建立一個名為 [移至 SharePoint 網站議題] 的記錄檔資料表，並將該資料表新增到資料庫。 [移至 SharePoint 網站議題] 資料表會儲存在資料庫中，但不會發佈為 SharePoint 網站上的清單。

下表列出有關資料移轉方式的限制；當 Access 和 SharePoint 無法共用相同的功能時，或在某些情況下無法共用資料類型時，通常會發生問題。例如，如果您的 Access 資料表支援參考完整性，則會在 SharePoint 網站的清單中強制執行。下表中的資訊可能可以協助您決定是否要移轉資料，而且可能有助於檢閱 [移至 SharePoint 網站議題] 資料表中回報的任何問題。

資料或問題類型	問題	結果
COM 物件資料類型	SharePoint 網站不支援 COM 物件資料類型。	不會移動欄位。
二進位資料類型	SharePoint 網站不支援二進位資料類型。	不會移動欄位。
日期	SharePoint 網站不支援 1900 年之前的日期。	不會移動日期為 1900 年之前的資料。
文字欄位中的新行字元	SharePoint 網站在單行文字欄位中不支援新行字元。	欄位會轉換為 [多行文字] 欄位或 [備忘] 欄位。
十進位資料類型	SharePoint 網站不支援十進位資料類型。	會改用 [數字] 欄位或 [雙整數] 欄位。
複製識別碼資料類型	SharePoint 網站不支援複製識別碼資料類型。	將會改用單行文字資料類型 (視資料類型而定)。
SharePoint 清單中不支援的預設值	SharePoint 網站可接受靜態的預設值，例如文字或數字，以及標準日期。不會移轉 Access 中的動態預設值。	不會移動某些預設值屬性。
唯一索引欄位	SharePoint 網站會將一個唯一索引欄位用於其清單中的識別碼資料行。	不會移動其他唯一索引欄位或其他組欄位。
自動列舉的欄位 (除了識別碼欄位以外)	SharePoint 網站僅支援用於清單中識別碼資料行的欄位自動編號。	自動編號不會套用到識別碼資料行以外的資料行。
無法建立查閱的關聯	某些關聯在 SharePoint 網站中不受支援，例如主索引鍵與識別碼資料行無關或非整數時。	不會移動關聯。

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在 Access 和 SharePoint 之間連結資料的優點

建立連結的 SharePoint 清單之後，人員可以在 SharePoint 網站或 Access 的連結資料表中使用清單。您可以使用 Access 中的資料表或表單輸入資料，或編輯 SharePoint 網站上的清單。下列指導方針和秘訣可協助您利用 Access 和 SharePoint 之間的連結清單，並利用兩者的組合。

議題追蹤 Access 有一個問題追蹤範本，可直接與 SharePoint 網站上的問題追蹤清單互動。結構描述相同，Access 解決方案可作為前端（例如，使用表單和查詢）來針對來自 SharePoint 網站的資料。

從資源回收筒擷取資料 您可以使用 SharePoint 網站上的資源回收筒，輕鬆檢視已刪除的記錄，並復原意外刪除的資訊。

快速啟動 若要檢視 SharePoint 網站上的清單，請按一下快速啟動上的 [ 檢視所有網站內容 ]。您可能需要重新整理網頁瀏覽器中的頁面。若要讓您的清單出現在 SharePoint 網站上的 [快速啟動]上，您可以變更 SharePoint 網站上的清單設定。如需詳細資訊，請參閱自訂 SharePoint 網站上的導覽。

追蹤變更記錄 在 Access 中，您可以將 [長文字] 欄位的 [附加 ] 屬性設定為 [是]，讓 Access 保留該欄位的變更歷程記錄。同樣地，在 SharePoint 中，您可以檢視資料行的版本歷程記錄。例如，您可以復原資料行的舊版，或追蹤變更發生的時間。如果您連結至已啟用版本歷程記錄的 SharePoint 清單，Access 會建立 [長文字] 欄位，並將 [ 附加 ] 屬性設定為 [是]。如果您移動具有 [長文字] 欄位且其 [附加] 屬性設定為 [是] 的 Access 資料表，則會建立具有版本歷程記錄的 SharePoint 清單。

總而言之，Access 可以檢視 SharePoint 中所做的歷史變更，而 SharePoint 可以檢視 Access 中所做的歷史變更。如需詳細資訊，請參閱建立或刪除長文字欄位和檢視清單或文件庫中項目或檔案的版本歷程記錄。

離線工作 您可以使用 Access 離線處理連結至 SharePoint 清單的資料。如果您需要在 SharePoint 不可用時繼續工作，這會很有幫助。 SharePoint 可用後，您可以同步處理變更並輕鬆解決任何衝突。如需詳細資訊，請參閱離線使用連結至 SharePoint 清單的資料表。

訂閱警示 您可以訂閱警示，以便知道何時對清單項目進行變更。您可以通過電子郵件或短信 (短信) 接收警報。如需詳細資訊，請參閱建立警示，以便在 SharePoint 中的檔案或資料夾變更時收到通知。

管理 SharePoint 清單權限 最好檢查連結清單上的 SharePoint 許可權，以確保您不會無意中授予機密或私人資料的存取權。在 SharePoint 中，您可以指派不同層級的權限，而且您可以選擇性地允許或拒絕特定使用者的存取。如果您需要限制對資料庫中幾個敏感項目的存取，您甚至可以在 SharePoint 網站上設定特定清單項目的許可權。如需詳細資訊，請參閱自訂 SharePoint 清單或文件庫的許可權。

大量編輯 有時您需要對清單資料進行大量變更，例如趕上狀態欄位、新增大量註解，以及讓資料保持最新狀態。這稱為大量編輯，您通常使用 Access 進行這些變更會更有效率。

報告發佈 如果您想要使用 Access 從連結清單資料建立報表，您可以將這些報表匯出至 SharePoint 文件庫，以 PDF 檔案的形式廣泛散發這些報表。此資料庫可以有效地充當報告中心，因為 PDF 檔案可在 Adobe Acrobat 閱讀器中開啟，以便於閱讀、分頁和搜尋。最好在報表上加上時間戳記，以便人們了解資料的擷取時間。

使用 SharePoint 建立 Access 資料表 您可以根據 SharePoint 清單建立 Access 資料表。您可能會發現這是一種方便快捷的方法，可以建立與「聯絡人」、「任務」、「問題」和「事件」清單具有類似用途和欄位的表格。 Access 也會建立對應的 UserInfo 資料表。如需詳細資訊，請參閱建立資料表和新增欄位中的「使用 SharePoint 網站建立資料表」一節。

Microsoft Power Platform 您可以使用 Access 中的連結 SharePoint 清單，透過數種方式點選 Microsoft Power Platform 中的功能，以在許多裝置上顯示資訊：

在 SharePoint Online 中設定 Microsoft Power Automate，例如核准要求或推送通知。如需詳細資訊，請參閱在 SharePoint Online 中建立清單或文件庫的流程。
使用 Microsoft PowerApps 自訂清單表單並建置商務應用程式，例如企業營運入口網站和商業智慧儀表板。如需詳細資訊，請參閱在 SharePoint Online 中建立清單的 PowerApp。

行動裝置 App 您可以使用行動裝置來處理連結至 SharePoint 清單的 Access 資料。您可以檢視清單項目並進行輕量級編輯。如需詳細資訊，請參閱適用於 Android 的 SharePoint 行動應用程式和適用於 iOS 的 SharePoint 行動應用程式。

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