Outlook 中的內嵌建議

當你在 Outlook 撰寫電子郵件時，可能會收到排程郵件送達的建議。 了解更多此功能及如何在 Outlook 的排程中使用。

當你閱讀行事曆邀請時，可能會注意到有人建議「預約專注工作時間」。 當你會議負擔很重時，會得到這個建議，這樣你就能有更多時間做深入的練習。

為你的行事曆增添時間：

1. 選擇「參見建議時間 」於洞察中。 接下來一週的每一天，都會開啟一個窗格，顯示可用的專注時間時段。

2. 選擇你想預約的時間的行事曆圖示。 要預訂所有列出的時間，請選擇「全部預訂」。

了解更多關於專注時間的資訊。

在 Outlook 撰寫關於即將休假的電子郵件或行事曆邀請時，你可能會收到準備休假的建議。 選擇 「計畫 」以開啟「計畫你的假期清單」。 利用清單來：

• 將所有會議集中在一處，並附上自訂的休假時間訊息。

• Compose 自動回覆，並通知團隊你預定的休假時間。

• 安排專注時間，在出發前完成任務，回來後補上工作進度。

如果會議請求與現有的專注時間區塊衝突，你可能會收到建議重新安排專注時間或提出新的會議時間。

建議新的會議時間：

1. 選擇「查看其他可用時間」。

2. 在接下來的一週中選擇一個適合你的時間區塊，並向會議主辦人提出新的時間安排。

要轉移你的專注時間：

1. 選擇移動你的焦點方塊。

2. 在接下來的一週內，選擇一個新的焦點。

適用於： 持有 Viva Insights 訂閱的用戶。

當你收到會議邀請時，可能會注意到有人建議你預約會議準備時間。

1. 在建議中選擇 「預約時間」，即接受邀請。 

2. 附加視窗打開了。 選擇你的準備時間選項：

   1. 時間： 就在會議前一天，或會議前一週的最後一個工作日。

   2. 持續時間： 15分鐘、30分鐘或1小時。

根據你選擇的選項，Viva Insights 會搜尋你行事曆上的空位，並安排一個名為「[會議名稱]準備時間」的約會。

你什麼時候會得到這個建議：

當符合以下所有條件時，Viva Insights 會向您展示此建議：

• 會議內容：

  • 邀請人數不超過11人。

  • 預定時長介於30至60分鐘之間。

  • 不會再發生。

  • 還沒取消。

  • 需要出席者回應。

  • 這不是私人的。

  • 沒有「自由」、「在其他地方工作」或「離開」狀態。

• 你：

  • 請在會議開始前至少15分鐘開啟會議邀請函。

  • 在工作時間內至少預留15分鐘準備時間。

  • 過去七天我不討厭任何參加者會議準備的提示。

  • 我還沒預約這次會議的準備時間。

  • 必須參加會議。

  • 我沒有拒絕這次會面。

會議寫作建議你仔細考慮高成本會議的時長、頻率及邀請名單。 在 Outlook 建立新會議時，它會觸發訊息告訴你會議費用 (持續時間 x 頻率 x 邀請人數) 變高。  

你可以展開訊息，打開 Viva Insights 外掛，裡面會提供可執行的建議。 如果你決定減少邀請頻率或縮短時長，系統會立即更新邀請函，改成新的、成本較低的設定。  

你也可以自己做調整。 如果你寄出邀請後，再在會議審查卡中查詢同一場會議，它已經被標記為 已審核。 

適用於： 此見解目前僅適用於已加入適用 服務計畫的人。

當你閱讀已發送的電子郵件時，可能會看到一個洞察，突顯出郵件收件人中有多少百分比已打開該郵件。

選擇「查看更多洞察」，以查看有多少人打開或轉寄了你的電子郵件，以及他們平均閱讀該郵件的時間，以及該郵件附件的類似資訊。 這些資訊能幫助你在需要時追蹤收件人，或調整你的溝通風格以完成任務。

適用於 ： 此建議目前僅適用於已加入適用 服務計畫 的人。

當你寫給超過五個收件人的電子郵件時，可能會收到建議寫著「洞察可以追蹤郵件」。

選擇「追蹤此電子郵件」以查看電子郵件開啟率及更多相關統計數據。 這些資訊會在您寄出電子郵件後15分鐘內開放。 您可以透過開啟已發送郵件或開啟 Insights 外掛並選擇追蹤電子郵件開啟率來查看這些資訊。