تتيح لك القوالب المخصصة في Microsoft Planner تحويل خطة موجودة إلى قالب قابل لإعادة الاستخدام لمجموعتك. تساعد القوالب على توحيد العمل وتسريع إنشاء الخطة وتسهيل مشاركة مهام سير عمل أفضل الممارسات.
باستخدام القوالب المخصصة، يمكنك:
- إنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام من خطة Planner موجودة.
- اختر الحقول التي يتم نسخها إلى خطط جديدة.
- مشاركة القوالب مع مجموعة Microsoft 365 حتى يتمكن الآخرون من إعادة استخدامها. القوالب المخصصة هي الأنسب للعمل القابل للتكرار مثل انطلاقات المشروع أو مهام سير عمل الإعداد أو تخطيط الحملة أو قوائم التحقق التشغيلية.
قبل البدء
قبل استخدام القوالب المخصصة، تحقق مما يلي:
- لديك حق الوصول إلى Microsoft Planner.
- الخطة التي تريد تحويلها إلى قالب مدعومة من المجموعة.
- أنت عضو في مجموعة Microsoft 365 تريد مشاركة الخطة معها. يتم تخزين القوالب مع المجموعة التي تشاركها معها، ويرتبط الوصول بعضوية المجموعة.
إنشاء قالب مخصص من خطة موجودة
ابدأ باستخدام خطة قمت بإعدادها بالفعل أو إنشاء خطة أساسية جديدة لتحويلها إلى قالب مخصص.
لإنشاء قالب:
- افتح الخطة التي تريد إعادة استخدامها في Planner.
- في الزاوية العلوية اليسرى، حدد مشاركة.
- حدد نشر كقالب.
- أدخل اسم القالب ووصفه.
- اختر مجموعة Microsoft 365 التي تريد مشاركة القالب معها.
- حدد حقول الخطة التي تريد تضمينها؛ بشكل افتراضي، يتم تضمين جميع المهام.
- حدد نشر. بمجرد النشر، يتوفر القالب لأعضاء المجموعة المحددة.
اختيار ما يتم نسخه
عند نشر قالب، يمكنك تحديد العناصر التي يتم نسخها إلى خطط جديدة تم إنشاؤها من هذا القالب. قد تتضمن الخيارات المتوفرة ما يلي:
- الأهداف
- الدلاء
- المهام
- تسميات المهام
- ملاحظات المهمة
- قوائم التحقق من المهام
- مرفقات المهام
يتم نسخ العناصر التي تحددها فقط عندما يقوم عضو بإنشاء خطة جديدة من القالب. تتم إعادة تعيين حالة المهمة والتقدم في الخطة الجديدة.
ملاحظة: يتم نسخ مرفقات المهام كارتباطات.
إنشاء خطة جديدة من قالب مخصص
بعد نشر قالب، يمكن لأي شخص في المجموعة المشتركة استخدامه لإنشاء خطة جديدة.
لإنشاء خطة باستخدام قالب مخصص:
- افتح Planner.
- ابدأ في إنشاء خطة جديدة.
- ضمن فئة "اختيار قالب"، انتقل إلى مشترك أو تم إنشاؤه بواسطةي، والذي يسرد القوالب التي تتم مشاركتها معك أو التي أنشأتها أنت.
- حدد القالب الذي تريد استخدامه.
- تأكيد تفاصيل الخطة وتكوينها. ينشئ Planner خطة جديدة باستخدام البنية المحددة في القالب.
مشاركة القوالب وإدارتها
تتم مشاركة القوالب المخصصة على مستوى المجموعة:
- يمكن لجميع أعضاء المجموعة رؤية القالب واستخدامه.
- تظل القوالب متوفرة طالما أن المجموعة موجودة. إذا كان القالب بحاجة إلى التغيير، فقم بتحديث الخطة الأساسية ونشر إصدار قالب جديد. لا تتأثر الخطط الموجودة التي تم إنشاؤها من قالب بتغييرات القالب المستقبلية.
حذف قالب مخصص
بعد نشر قالب، يمكن لأي شخص في المجموعة المشتركة حذف القالب.
لحذف قالب:
- افتح Planner.
- انتقل إلى إنشاء خطة.
- ضمن فئة "اختيار قالب"، انتقل إلى مشترك أو **تم إنشاؤه بواسطةي **وحدد القالب الذي ترغب في حذفه.
- انقر فوق ... لفتح الخيار **Delete template **.
- انقر فوق حذف لتأكيد حذف القالب. يتوفر القالب المحدث لأعضاء المجموعة. لا يتم تغيير الخطط التي تم إنشاؤها بالفعل من القالب.
السيناريوهات الشائعة
تكون القوالب المخصصة مفيدة عندما تريد:
- تأكد من إعداد متناسق للعمل المتكرر.
- تقليل الوقت المستغرق في إنشاء الخطط من البداية.
- مشاركة مهام سير العمل المثبتة مع فريقك. تتضمن الأمثلة عمليات إطلاق التسويق وتخطيط الدورات المتكررة وخطط الإلحاق ودلائل المبادئ التشغيلية.