Използване на екранен четец за пренасяне на данни на Excel в настолни бази данни на Access

Тази статия е за хора, които използват програма за екранен четец, като например "Разказвач" на Windows, JAWS или NVDA с инструменти на Windows или функции и продукти на Microsoft 365. Тази статия е част от набора съдържание за помощ за достъпността и обучението, където можете да намерите повече информация за достъпността до нашите приложения. За обща помощ посетете поддръжката от Microsoft.

Използвайте Access с клавиатурата и екранен четец, за да импортирате работен лист на Excel в Access или да създадете връзка от настолна база данни на Access в работен лист на Excel. Тествахме го с "Разказвач", JAWS и NVDA, но може да работи и с други екранни четци, стига те да следват общите стандарти и техники за достъпност.

В тази тема

• Подготовка на работния лист на Excel за импортиране или свързване

• Подготовка на базата данни местоназначение на Access за импортиране

• Импортиране на данни

• Създаване на връзка към данни в Excel

  • Стартиране на съветника за свързване с електронни таблици

    • Отваряне на работната книга на Excel в Access
    • Използване на диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel"

  • Използване на съветника за свързване с електронни таблици за създаване на връзка към данни на Excel

Подготовка на работния лист на Excel за импортиране или свързване

Преди да пренесете данни от работен лист на Excel в Access, прегледайте работния лист и решете как искате да импортирате данни от него.

• Решете дали искате да свържете или импортирате целия работен лист, или само част от него. Ако искате да внесете в Access само част от работен лист, може да дефинирате наименуван диапазон, включващ само клетките, които искате да внесете. За инструкции отидете на Използване на екранен четец за именуване на клетка или диапазон от данни в Excel.
• Уверете се, че работният лист на Excel е в неструктуриран файлов формат, така че съветникът да може лесно да обработва данните в него. Например коригирайте възможни грешни стойности, премахнете ненужните празни колони и редове и проверете дали всяка колона съдържа един и същ тип данни във всеки ред. За по-подробна информация как да се подготвите за импортиране или свързване, вижте разделите "Подготовка на работния лист", "Подготовка на данните на Excel" и "Отстраняване на липсващи или грешни стойности" във "Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel".

Подготовка на базата данни местоназначение на Access за импортиране

Преди да импортирате данни от работен лист на Excel, проверете дали базата данни местоназначение на Access е готова за импортиране и решете как искате да съхранявате импортираните данни.

• Уверете се, че базата данни местоназначение на Access не е само за четене и че имате разрешения за извършване на промени в базата данни.

• Решете дали искате да съхранявате данните в нова или в съществуваща таблица:

  • Ако сте решили да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към тази таблица. Ако вече съществува таблица със зададеното име, Access записва импортираните данни върху съдържанието на тази таблица.
  • Ако решите да добавите данните към съществуваща таблица, редовете в работния лист на Excel се добавят към указаната таблица.

• Ако решите да добавите данните на Excel към съществуваща таблица на Access, уверете се, че структурата и настройките на полетата в данните източник в Excel съвпадат с тези в таблицата местоназначение в Access. За да отворите таблицата на Access в изглед за проектиране за проверка, натиснете Alt+H, W, D. Проверете таблицата спрямо контролния списък в секцията "Подготовка на базата данни местоназначение", стъпка 2 в "Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel".

Импортиране на данни

При импортиране на данните Access създава копие на тези данни в нова или съществуваща таблица, без да променя работния лист източник на Excel.

1. Ако работната книга източник на Excel е отворена, затворете я.

2. Отворете базата данни местоназначение на Access, в която ще се съхраняват импортираните данни.

   Съвет

   Ако искате да създадете нова празна база данни, натиснете Alt+F, N, L.

3. За да отворите диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel ", направете едно от следните неща в зависимост от версията на Access, която използвате:

   • Във версията за абонамент на Microsoft 365 или Access 2019 натиснете Alt+X, N, 1, след което F и X.
   • В Access 2016 натиснете Alt+X, за да отидете на раздела "Външни данни ". Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до групата "Импортиране & връзка ", натискайте стрелка надясно, докато не чуете "Excel", и след това натиснете Enter.

4. Отваря се диалоговият прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel ". Направете едно от следните неща, за да зададете файла на Excel, съдържащ данните, които искате да импортирате:

   • За да преместите фокуса върху текстовото поле за име на файл , натиснете F и след това поставете или въведете пътя до файла на Excel.
   • За да намерите файла, натиснете R. Отваря се диалоговият прозорец за отваряне на файл . Намерете желания от вас файл и когато сте на него, натиснете Enter, за да го изберете.

5. За да зададете как искате да съхранявате импортираните данни, направете едно от следните неща:

   • Ако искате да съхранявате данните в нова таблица, натиснете I, за да преминете към опцията "Импортиране на първичните данни в нова таблица" и изберете опцията "Импортиране на първичните данни в нова таблица ". Ще получите подкана да наименувате тази таблица по-късно.
   • Ако искате да добавите данните към съществуваща таблица, натиснете A, за да преминете към таблицата, и изберете опцията Добавяне на копие на записите към таблицата . За да изберете таблицата, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества върху списъка с таблици. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да разгънете списъка, натискайте стрелка нагоре или надолу, докато не чуете таблицата, която искате, и след това натиснете Enter, за да я изберете. Тази опция не е достъпна, ако базата данни не съдържа таблици.

6. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до бутона OK , след което натиснете Enter. Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици.

   Съвет

   Ако екранният четец не чете автоматично прозорците на съветника, натиснете клавиша на разказвача+W.

7. Ако работната книга източник на Excel има само един работен лист и няма диапазони, можете да преминете към следващата стъпка. Ако работната книга съдържа повече от един работен лист или наименуван диапазон, направете едно от следните неща, за да изберете работния лист или диапазона за импортиране:

   • За да изберете работен лист, натиснете Alt+W, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте стрелка надолу, докато не чуете името на желания работен лист, и след това натиснете Enter, за да го изберете.
   • За да изберете наименуван диапазон, натиснете Alt+R, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте стрелка надолу, докато не чуете желания диапазон, и след това натиснете Enter, за да го изберете.

8. Отваря се следващият прозорец на съветника. Ако първият ред на работния лист или диапазон източник съдържа имената на полетата, натиснете I, за да преминете към опцията "Първият ред съдържа заглавия на колони", и изберете опцията "Първият ред съдържа заглавия на колони ". Натиснете Enter, за да преместите фокуса върху следващия прозорец на съветника. Ако добавяте данни към съществуваща таблица, можете да преминете към стъпка 12.

9. В прозореца на новия съветник можете да зададете информация за всяко поле, което импортирате, ако е необходимо. Избрано е първото поле в работния лист или диапазон. Можете да направите следното:

   • За да промените името на текущото поле, натиснете Alt+M и след това въведете новото име.
   • За да промените типа на данните на полето, натиснете Alt+T. Фокусът се премества върху списъка с типове данни . За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желаната стойност, след което натиснете клавиша Tab веднъж.
   • За да промените дали полето е индексирано, натиснете Alt+I. Чувате текущата стойност. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желаната стойност, след което натиснете клавиша Tab веднъж.
   • Ако не искате да импортирате текущото поле, натиснете Alt+S, за да се придвижите до него, и изберете опцията "Не импортирай поле ".

10. За да изберете друго поле, натискайте F6, докато не чуете "Екран", и след това помолете колега да ви помогне да изберете желаното поле. Модифицирайте полетата, както е описано в стъпка 9. Когато сте готови, натиснете Enter, за да преминете към следващия прозорец на съветника.

11. Добавете първичен ключ за новата таблица. Първичният ключ идентифицира записите в таблицата, за да можете да извличате данни по-бързо. Направете едно от следните неща:

    • За да позволите на Access да добави първичния ключ, натиснете A.
    • За да изберете собствен първичен ключ, натиснете C. За да дефинирате клавиша, който да се използва, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества върху списъка с клавиши. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка нагоре или надолу, докато не чуете желания клавиш.
    • Ако не искате да използвате първични ключове, натиснете O.

    Натиснете Enter, за да се придвижите до последния прозорец на съветника.

12. Отваря се последният прозорец на съветника. Фокусът е в полето "Импортирай в таблица " и чувате текущото име на таблицата местоназначение. Ако искате да промените името на таблицата, въведете ново име и натиснете клавиша Enter, за да завършите импортирането.

    Забележка

    Ако чуете предупреждение, че таблицата вече съществува, и искате да запишете върху съществуващата таблица импортираните данни, натиснете Y. Ако искате да преименувате таблицата, натиснете N. Натиснете Alt+I, за да преместите фокуса обратно върху полето "Импортиране в таблица ", въведете друго име на таблицата и след това натиснете клавиша Enter.

13. Ако импортирането е изцяло или частично успешно, Access показва състоянието на импортирането. Access също така ви подканва да запишете стъпките за импортиране, за да ги повторите бързо без съветника за импортиране. За да изберете тази опция, натиснете Alt+V. За да дадете име на стъпките за импортиране, натиснете Alt+A и след това въведете име на операцията за импортиране. За да запишете стъпките на импортирането, натиснете Alt+S. Ако импортирането е неуспешно, ще чуете "Възникна грешка при опит за импортиране на файла", последвано от името на файла. Натиснете Enter, за да излезете от предупредителното съобщение.

Създаване на връзка към данни в Excel

Използвайте съветника за свързване на електронни таблици, за да създадете връзка от база данни на Access към данни в Excel, така че да можете да използвате инструментите за изготвяне на заявки и отчети в Access, без да се налага да поддържате копие на данните от Excel в базата данни.

Когато се свързвате към работен лист или наименуван диапазон в Excel, Access създава нова таблица, която е свързана с клетките източник. Всички промени, които правите в клетките източник на Excel, се появяват в свързаната таблица в Access. Не може обаче да се редактира съдържанието на съответната таблица в Access. Ако искате да добавяте, редактирате или изтривате данни, ще трябва да направите промените във файла източник на Excel.

Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

Стартиране на съветника за свързване с електронни таблици

В Access има два начина да изберете работната книга на Excel, към която искате да се свържете, и да стартирате съветника за свързване с електронни таблици. Можете да отворите работната книга на Excel в Access или да използвате диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel ".

Отваряне на работната книга на Excel в Access

1. Отворете базата данни на Access, в която искате да създадете връзката.
2. За да отидете в менюто " Отвори ", натиснете Alt+F, O.
3. За да прегледате работната книга, натиснете O. Отваря се диалоговият прозорец "Отваряне на Windows".
4. За да промените типа на файла, натискайте клавиша Tab, докато не чуете "Files of type, Microsoft Access", и след това натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка нагоре, докато не чуете "Всички файлове", а след това натиснете Enter.
5. Отидете до желаната работна книга, след което натиснете Enter, за да я изберете и да стартирате съветника за свързване с електронни таблици.

Използване на диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel"

1. Отворете базата данни на Access, в която искате да създадете връзката.

   Съвет

   Ако не искате да се свързвате към съществуваща база данни, натиснете Alt+F, N, L, за да създадете нова празна база данни.

2. За да отворите диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel ", направете едно от следните неща в зависимост от версията на Access, която използвате:

   • Във версията за абонамент на Microsoft 365 или Access 2019 натиснете Alt+X, N, 1, след което F и X.
   • В Access 2016 натиснете Alt+X, за да отидете на раздела "Външни данни ". Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до групата "Импортиране & връзка ", натискайте стрелка надясно, докато не чуете "Excel", и след това натиснете Enter.

3. Отваря се диалоговият прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel ". Направете едно от следните неща, за да укажете файла на Excel, към който искате да създадете връзката:

   • За да преместите фокуса върху текстовото поле за име на файл , натиснете F и след това поставете или въведете пътя до файла на Excel.
   • За да намерите файла, натиснете R. Отваря се диалоговият прозорец за отваряне на файл . Намерете желания от вас файл и когато сте на него, натиснете Enter, за да го изберете.

4. Натиснете Alt+L, за да преминете към опцията "Връзка към източника на данни" и да изберете опцията "Връзка към източника на данни" чрез създаване на свързана таблица, и след това натиснете клавиша Enter. Стартира се съветникът за свързване с електронни таблици.

Използване на съветника за свързване с електронни таблици за създаване на връзка към данни на Excel

Прозорецът на съветника за свързване с електронни таблици ви направлява в процеса на свързване. Просто изберете нужните ви опции и настройте данните на Excel да се свързват към вашата база данни за нула време.

1. Ако работната книга източник на Excel има само един работен лист и няма диапазони, можете да преминете към следващата стъпка. Ако работната книга съдържа повече от един работен лист или наименуван диапазон, направете едно от следните неща, за да изберете работния лист или диапазон:

   • За да изберете работен лист, натиснете Alt+W, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте стрелка надолу, докато не чуете името на желания работен лист, и след това натиснете Enter, за да го изберете.
   • За да изберете диапазон, натиснете Alt+R, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте стрелка надолу, докато не чуете желания диапазон, и след това натиснете Enter, за да го изберете.

2. Отваря се следващият прозорец на съветника. Ако първият ред на работния лист или диапазон източник съдържа имената на полетата, натиснете I, за да преминете към опцията "Първият ред съдържа заглавия на колони", и изберете опцията "Първият ред съдържа заглавия на колони ". Натиснете Enter, за да преместите фокуса върху следващия прозорец на съветника.

3. Отваря се последният прозорец на съветника. Фокусът е в полето " Име на свързана таблица " и чувате текущото име на свързаната таблица. Ако искате да промените името на таблицата, въведете ново име на таблицата и след това натиснете клавиша Enter, за да завършите импортирането.

   Забележка

   Ако чуете предупреждение, че таблицата вече съществува, и искате да запишете върху съществуващата таблица импортираните данни, натиснете Y. Ако искате да преименувате таблицата местоназначение, натиснете N. Натиснете Alt+I, за да преместите фокуса обратно върху полето "Импортиране в таблица ", въведете друго име на таблицата и след това натиснете клавиша Enter.

4. Ако свързването е успешно, ще чуете "Свързването на таблица към файл завърши", последвано от името на файла на Excel. Натиснете Enter, за да излезете от известието. Достигнете до свързаната таблица и прегледайте съдържанието й. За информация за отстраняване на неизправности, отидете на "Отстраняване на неизправности #Num! и други неправилни стойности в свързана таблица" в секцията "Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel".
   Ако свързването е неуспешно, проверете отново файла източник на Excel спрямо контролния списък в секцията "Подготовка на базата данни местоназначение", стъпка 2 в Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Вж. също

Използване на екранен четец за създаване на таблици в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на формуляр в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за експортиране на таблица на Access в текстов файл

Клавишни комбинации за Access

Настройване на вашето устройство за работа с достъпност в Microsoft 365

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или имате въпроси, свързани с достъпността, се свържете с Answer Desk за лица с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от Центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с английски, испански, френски и американски език на знаците. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте държавна, търговска или корпоративна потребителка, свържете се с корпоративния Answer Desk за лица с увреждания.