Microsoft Copilot може бързо да създаде солидна първа чернова, но полираната чернова все още може да пропусне целта. Когато резултатът е близък, но не съвсем правилен, итерацията ви помага да я подобрите, без да започвате отначало.
В този сценарий ще укрепите предложение, генерирано от Copilot, като преодолеете най-големите пропуски и направите целенасочени промени, за да помогнете на изпълнителните заинтересовани лица да оценят препоръката.
Сценарий: Подобряване на проекта на предложението, без да се започва отначало
Работите със същото предложение за лидерство: автоматизиране на седмичното отчитане на състоянието в няколко екипа. Предложението има за цел да намали ръчните усилия, да подобри последователността на отчитането и да даде на лидерите по-добра видимост за рисковете и закъсненията чрез пилотно и по-широко внедряване, ако е успешно.
След като диагностицирахте първата чернова, идентифицирахте най-големите проблеми:
- Предложението не обяснява ясно какво се иска от лидерите да одобрят.
- Рисковете и зависимостите, включително персонал, усвояване и съгласуваност на данните, са подценени.
- Контекстът относно проблема с отчитането, пилотния обхват, собствениците и времевите линии липсва или е непоследователен.
- Някои твърдения, особено относно повишаването на ефективността, са твърде широки, за да се почувстват достоверни.
- Някои подробности може да не отразяват най-новия план за внедряване.
Проектът е достатъчно силен, за да се надгражда. Вместо да започвате отначало, съсредоточете се първо върху най-голямата празнина, подобрете тази секция и запазете това, което вече работи. След всяка редакция проверявайте дали предложението е по-ясно, по-надеждно и по-полезно за лидерите, които решават дали да финансират проекта.
Как мога да подобря проекта на предложението чрез итерации?
Използвайте тези проверки за итерации , за да направите фокусирани промени, които да подсилят черновата: цел, аудитория, ограничения, доказателства и структура.
Цел: Префокусирайте черновата върху решението, което ви трябва
| Преди: Чернова на Copilot | След: Коригирана версия |
|---|---|
| "Това предложение очертава обхвата и целите на инициативата за подобряване на докладването." | "Това предложение препоръчва поетапно въвеждане за автоматизиране на седмичното отчитане на състоянието за четири екипа, така че лидерите да могат да видят рисковете и забавянията по-рано, като същевременно намалят ръчната работа, необходима за подготовка на актуализации." |
| Какво оставя тази чернова неясно: Той остава общ и не казва ясно какво решение трябва да вземат изпълнителните заинтересовани страни. | Какво е подобрено: Редакцията именува действието, определя първата стъпка и обяснява бизнес стойността веднага. |
Попитайте Copilot
"Преразгледайте началото, така че препоръката, обхватът на първата фаза и изпълнителното решение да са ясни в първите две изречения."
Аудитория: Коригирайте черновата за заинтересованите лица от изпълнителния състав
| Преди: Чернова на Copilot | След: Коригирана версия |
|---|---|
| "С течение на времето няколко екипа използваха различни подходи за отчитане и имаше текущи дискусии за последователността на процеса и качеството на актуализациите." | "Днес екипите събират ръчно седмични актуализации и използват противоречиви формати, което затруднява ръководителите да откриват рисковете и забавянията в програмите." |
| Какво оставя тази чернова неясно: Тя прекарва време в общ фон, вместо бързо да формулира бизнес проблема. | Какво е подобрено: Редакцията дава на ръководителите необходимия им контекст, без да забавя въпроса. |
Попитайте Copilot
"Пренапиши това за заинтересованите страни от ръководството. Запазете само контекста, който обяснява текущия проблем с докладването и защо той е важен сега."
Ограничения: Изрязване до правилната дължина, обхват и формат
| Преди: Чернова на Copilot | След: Коригирана версия |
|---|---|
| "Това предложение включва предистория на предишни дискусии за докладване, съображения за процеса, множество опции за бъдещо състояние и няколко наблюдения от разговори в екипа." | "Това предложение се фокусира върху четири точки: текущия проблем с докладването, пилотния проект от първата фаза, очакваната стойност и решението, необходимо сега." |
| Какво оставя тази чернова неясно: Разделът е твърде широк и не отговаря на по-строгия формат, от който се нуждаят ръководителите. | Какво е подобрено: Редакцията стеснява обхвата и прави съдържанието по-лесно за бърз преглед. |
Попитайте Copilot
"Затегнете този раздел за преглед от ръководството. Премахнете фона с ниска стойност и запазете само това, което поддържа препоръката за първа фаза."
Доказателства: Добавете конкретни подробности в подкрепа на препоръката
| Преди: Чернова на Copilot | След: Коригирана версия |
|---|---|
| "Тази инициатива ще създаде значително повишаване на ефективността и ще подобри видимостта между екипите." | "Тази инициатива ще автоматизира седмичното събиране на състоянието за пилотните екипи, ще намали времето, прекарано в съставяне на актуализации, и ще даде на лидерите по-последователен поглед върху рисковете, закъсненията и собствениците през седмичния цикъл на отчитане." |
| Какво оставя тази чернова неясно: Тя обещава подобрение, но не обяснява какви промени или защо твърдението трябва да изглежда достоверно. | Какво е подобрено: Редакцията обвързва ползата с действителния проблем с отчитането и обяснява конкретната стойност на автоматизацията. |
Попитайте Copilot
"Направете това твърдение по-конкретно, като използвате текущите проблеми на докладването, пилотния обхват и бележките на източниците."
Структура: Преформатирайте черновата, така че да е по-лесна за сканиране и за действие
| Преди: Чернова на Copilot | След: Коригирана версия |
|---|---|
| "Това предложение препоръчва да се започне усилията за автоматизация в първата фаза с избрани екипи, при условие че персоналът и готовността за изпълнение, и изисква от ръководството да преразгледа препоръката и след това." |
Препоръка: Стартиране на пилотна фаза едно за четири екипа. Ключови зависимости: Потвърдете персонала, входните данни за отчитане и готовността за въвеждане. Необходимо е решение сега: Одобряване на пилотния обхват и планирането на следващата стъпка. |
| Какво оставя тази чернова неясно: Ключовите точки са налице, но те са събрани по начин, който ги прави по-трудни за сканиране и бързо действие. | Какво е подобрено: Редакцията разделя основните точки във формат, който ръководителите могат да преглеждат по-бързо. |
Попитайте Copilot
"Преформатирайте това като кратко резюме с три точки: препоръка, ключови зависимости и решение, необходимо сега."
Контролен списък за бърза готовност
Преди да продължите, уверете се, че всяка редакция подобрява една от петте лещи:
✔️ Цел: Проектът вече подкрепя решението, което ръководителите трябва да вземат.
✔️ Аудитория: Тонът и нивото на детайлност отговарят на заинтересованите страни от ръководството.
✔️ Ограничения: Дължината, обхватът и форматът се контролират.
✔️ Доказателства: Твърденията са конкретни и се основават на сценария за докладване.
✔️ Структура: Проектът на предложението е лесен за сканиране и действие по него.
Ако една област е слаба, направете повторение отново. Втора или трета редакция е нормална. Изтеглете резултатите от итерацията на Copilot, за да получите по-добри резултати, кратко справочно ръководство – практически ресурс, който можете да преглеждате, докато работите.
Защо итерацията има значение
Първата чернова не трябва да е перфектна. Когато посоката е правилна, итерацията ви помага да подсилите слабите места, да запазите това, което работи, и да подобрите предложението, без да започвате отначало.
Съвет
Изтеглете резултатите от итерацията на Copilot, за да получите по-добри резултати, кратко справочно ръководство – практически ресурс, който можете да преглеждате, докато работите.