Записване и споделяне извън вашата организация

Концептуални изображения

С Microsoft 365 можете безопасно да споделяте файлове в Word, Excel и PowerPoint с клиенти, за да си сътрудничите по тях.

Какво ще науча?

Как да запишете файл в OneDrive
Как безопасно да споделяте файлове с вашите клиенти или с всеки, който не е във вашата фирма

От какво се нуждая?

Word, PowerPoint или Excel
OneDrive, SharePoint или Teams

Съвет

Ще използваме Word за този урок, но той работи точно по същия начин в PowerPoint, Excel и др.

Отворете Word.Ако вече сте отворили Word, изберете Файл > Създай.
Изберете шаблон или, за да започнете от самото начало, изберете Празен документ
Добавете съдържание към вашия документ, докато не сте готови да го споделите с други хора.

За повече информация относно създаването и форматирането на документи в Word вж. Създаване на документ в Word.

Когато записвате файловете си в облака, можете да споделяте и да си сътрудничите с други хора и да имате достъп до файловете си от всяко място – на своя компютър, таблет или телефон.

Съвет

Записването на файла в OneDrive също така разрешава автоматично записване, което автоматично записва файла по време на работа. Едно по-малко нещо, което трябва да запомните, и файлът ви винаги е по-безопасен и актуален.

Изберете "Файл" > " Запиши като"
Изберете OneDrive – <името_на_фирмата_ви>.
Изберете папка, където искате да запишете документа.
Въведете описателно име за файла и след това изберете Запиши

За повече информация относно записването на документ в OneDrive вижте Записване на вашия документ в OneDrive в Word

Съвет

Тези стъпки работят и за файл, който е записан в библиотека с файлове на Teams или SharePoint.

Изберете Споделяне в горния десен ъгъл на Word и изберете Споделяне отново.
Изберете Настройки на връзката.
Изберете People изберете и изберете Приложи или Запиши.

Съвет
Ако искате другият човек само да може да преглежда файла, а не да го променя, изберете опцията Може да редактира и го променете на Може да преглежда.
Въведете пълния имейл адрес на клиентите извън вашата фирма.
Добавете съобщение, ако искате, и изберете Покани.

Важно
Добавянето на съобщение намалява вероятността вашето съобщение за споделяне да попадне в неговата папка за нежелана поща и помага на другия човек да разбере защо го споделяте с него.

За повече информация къде да запишете файлове и как да ги споделите безопасно, вижте Съхранение и споделяне на файлове.

Когато споделите документ, получателят получава имейл от вас с връзка към споделения документ. Сега те могат да изберат Отвори в имейла, за да отворят файла.

Имейл съобщение, показващо, че даден файл е споделен с вас и включва бутон за отваряне на файла.

Забележки

Ако не може да намери имейла, трябва да провери папката си за нежелана поща или нежелана поща.
Когато той щракне върху връзката, може да бъде помолен да отиде на страница на Microsoft 365, където да бъде подканен да влезе или да избере опция за защита. Ако изберат да изпратят код на себе си, те ще изберат Изпращане на код и след това ще се върнат в папката си "Входящи", ще отворят имейла и ще копират кода за потвърждение. След това те се връщат на страницата на Microsoft 365, поставят кода и изберете Проверка или следвайте подканите.