Проследяване на наличностите на продукти

Преди да започнете да създавате собствени наличности в Excel, е чудесна идея да разгледате някои от съществуващите шаблони, които можете да изтеглите и използвате. Тези шаблони могат да бъдат променени, за да работят, както ви е необходимо.

1. Отворете Excel или ако Excel вече е отворен, изберете Файл > Създай.

2. В полето за търсене въведете "наличности" или нещо подобно.

3. Прегледайте резултатите. Ако щракнете върху една от опциите, ще видите по-голяма екранна снимка и описание на шаблона.
   
   

4. След като намерите това, което ви харесва, изберете Създаване.

5. Шаблонът ще се отвори в Excel. Започнете да го използвате наготов или да правите актуализации на шаблона за всичко, което ви трябва.

Може би най-важната част от списъка с наличности, която да ви помогне да следите всичко, е избирането на правилните заглавки на колоните. Невъзможно е да знаете какви са конкретните ви бизнес нужди, но има някои често срещани заглавки на колони, които препоръчваме да използвате. Ето списък с някои описания на всяко от тях:

• ИД на наличности – използвайте го, за да създадете уникален ИД за вашите артикули.

• Име на елемента – името на елементите. Идентификаторите на наличности помагат за разграничаването на сходни артикули или заместващи артикули, когато даден елемент бъде преустановен, и новата версия го замества.

• Категория на елемента – категория за елемента, като например "Аксесоар".

• Количество в наличност – количеството, което в момента е в наличност за този конкретен артикул.

• Цена на артикул – това може да се използва като бизнес цена на артикул или като текуща цена на артикул. Може да искате да добавите допълнителна колона, за да проследите и двете, ако това е необходимо.

• Обща стойност на наличностите – количеството в склада, умножено по разходите за артикул. Полезно е да използвате проста формула за умножение, така че Excel автоматично да изчислява това при промяна на количеството или промяна на разходите за елемент.

• Ограничение за пренареждане – използвайте това, за да зададете ограничение за времето, когато трябва да пренаредите елемент, преди да стане извън наличност.

• Дата на последна поръчка – проследява кога за последен път сте поръчали артикул за повторно попълване на акция. Може да е полезно да знаете, особено ако често пренарежждате определени елементи, което може да доведе до увеличаване на ограничението за пренареждане.

• Прекратен – може да е полезно да проследявате кога вече не носите елемент в наличностите си.

• Бележки – добавете допълнителна информация, която искате да следите, или някой трябва да знае, например ако е трудно да пренаредите определени елементи от доставчици.

Excel е мощен инструмент, който може да трансформира работата ви и да ви спести време и пари. Но също така може да е объркващо да разберете всички функции, които може да искате да използвате. Ето няколко предложения, които могат да бъдат полезни с връзки към статии, обясняващи как използвате функцията:

• Създайте падащ списък в колоната "Категории", за да ограничите опциите, които някой може да избере. Това ограничава потенциалните грешки или правописни грешки.

• Използвайте Excel като калкулатор , така че неща като стойност на наличности и други да се изчисляват автоматично.

• Фиксирайте прозорците, за да заключите редове и колони , така че да е по-лесно да виждате заглавките на колоните дори когато превъртате много надолу в списъка с наличности.

• Използвайте условно форматиране, за да маркирате информация, например когато трябва да пренаредите елемент, тъй като е под ограничението за пренареждане.

• Филтрирайте данните в списъка с наличности, за да ви помогне да се съсредоточите върху конкретни категории или елементи.