Място за съхранение на файлове за вашата фирма

Докато продължавате да настройвате вашата фирма в Microsoft 365, е важно да разберете опциите, с които разполагате, къде да съхранявате файловете си.

Един от най-добрите начини за настройване на място за съхранение и споделяне на файлове за вашата фирма е да използвате OneDrive за лични файлове, с които искате да контролирате споделянето, и SharePoint и Teams за файловете, до които всеки или повечето трябва да имат достъп.

OneDrive е платформа за съхранение в облака, където можете да съхранявате вашите индивидуални или лични файлове. OneDrive е тясно интегриран с приложения като Word, Excel и PowerPoint, което го прави удобно място за защитено съхранение и достъп до вашите поверителни документи.

Използвайте OneDrive, когато искате да създадете документ, който е само ваш, например когато работите върху много чувствителна или лична информация.

За да започнете с OneDrive, влезте, за да изтеглите и инсталирате настолното приложение OneDrive, след което следвайте подканите, за да влезете и да изберете папките, които искате да синхронизирате с облака. 

• За да създадете нов файл в OneDrive, просто щракнете върху бутона Създай и изберете типа файл, който искате да създадете, като например Word документ или електронна таблица на Excel.

• За да управлявате файлове в OneDrive, щракнете с десния бутон върху даден файл и изберете Преименуване , за да му дадете по-описателно име, или плъзнете и пуснете файловете в различни папки за по-добра организация.

• За да споделите файлове с OneDrive , щракнете върху бутона Споделяне и въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите файла. Научете повече за това как да управлявате файлове в OneDrive.

SharePoint е инструмент за сътрудничество, използван за управление и споделяне на файлове и информация в цялата организация. SharePoint позволява на множество потребители да си сътрудничат на едно централно място.

Използвайте SharePoint, когато трябва да създадете документ, който ще бъде написан и управляван от екип от хора или когато трябва да бъде споделен в общи линии. Например го използвайте като централизирано местоположение за членовете на екипа, за да преглеждате времевите линии, задачите и контролните точки на проекта. Това позволява на екипите да проследяват напредъка, да са в течение на графика и да си сътрудничат по-ефективно.

• За да създадете нов файл в SharePoint, отидете до библиотеката с документи, където искате да създадете файла, и щракнете върху бутона Създай .

• За да управлявате файлове, извлечете файл, за да направите промени в него, и след това вкарайте файла обратно, когато сте готови.

• За да споделите файлове, щракнете върху файла и изберете Споделяне. Можете също да работите съвместно в реално време, като отворите файла в подходящото приложение, като например Word или Excel, и разрешите съавторство. За да видите предишни версии на файл, щракнете върху файла и изберете Хронология на версиите. Научете повече за това как да управлявате файлове в SharePoint.