Използване на циркулярни документи в Word за изпращане на групови имейл съобщения

За да можете да изпращате групови имейли чрез циркулярни документи, трябва вече да сте инсталирали имейл програма, съвместима с MAPI, като например Outlook или Gmail.

Следващият процес предполага, че вече имате съобщението, което възнамерявате да изпратите, вече е създадено, за да се отвори в Microsoft Word.

Отидете на Пощенски съобщения > Стартиране на циркулярни документи > имейл съобщения.

Пощенският списък е вашият източник на данни. За повече информация вж . Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.

Съвети

Ако нямате пощенски списък, ще можете да създадете такъв по време на създаване на циркулярни документи.
Ако използвате Excel електронна таблица като източник на данни, форматирайте пощенските кодове като текст, за да избегнете автоматично изтриване на водещи нули. За повече информация вижте Форматиране на числа, дати и други стойности в циркулярни документи в Excel.
Ако искате да използвате вашите Outlook контакти като източник на списък, уверете се, че Outlook е вашата имейл програма по подразбиране и е същата версия като Word.

Уверете се, че вашият източник на данни има колона за имейл адреси и че има имейл адрес за всеки желан получател.

Отидете на Пощенски съобщения > Избор на получатели.
Изберете източник на данни. За повече информация вж . Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.
Изберете Файл > Запиши.

За да научите повече за редактирането, сортирането или филтрирането на пощенския списък, вижте Циркулярни документи: Редактиране на получатели.

Отидете на Пощенски съобщения > ред за поздрав.
Изберете формат.
Изберете OK, за да вмъкнете променливото поле.
Изберете Файл > Запиши .

Можете да добавите други полета от източника на данни към имейл съобщението си. За повече информация за това вижте Вмъкване на полета за циркулярни документи.

Забележка: След като вмъкнете полета, ще трябва да форматирате имейла си ръчно.

За да научите как да коригирате липсваща част от вашите адреси или други полета, вижте Циркулярни документи: Съгласуване на полета.

За да промените шрифта, размера или разредката на обединеното съдържание, изберете името на полето за обединяване и направете необходимите промени.

Изберете Визуализиране на резултатите и след това изберете Напред или Предишен , за да видите имената и адресите в основния текст на вашето писмо.
Изберете Край на обединяване > Изпращане на имейл съобщения.
В полето До изберете колоната или полето за имейл адрес от вашия пощенски списък.

Забележка: Word изпраща отделни съобщения до всеки имейл адрес. Не можете да използвате други получатели на "Як" или "Ск". Не можете да добавяте прикачени файлове, но можете да включите връзки,
В полето Тема въведете тема за съобщението.
В полето Формат на пощата изберете HTML (настройката по подразбиране) или изберете Обикновен текст , за да изпратите документа като основен текст на имейл съобщението.
Под Изпращане на записи изберете едно от следните неща:
- Всички записи (по подразбиране).
- На текущия запис се изпраща само записът, който може да се вижда на екрана ви.
- От и До изпраща само диапазон от записи.
Изберете OK, за да изпълните съставянето на циркулярните писма.

Отидете на Файл > Запиши. Когато записвате основния документ, записвате също и връзката му към източника на данни. За да използвате повторно, отворете документа и отговорете с Да , когато получите подкана да запазите връзката към източника на данни.