Bez ohledu na to, jestli odesíláte nebo přijímáte zvlášť důležité nebo citlivé e-maily, můžete před odesláním e-mailu, během něj nebo po něm použít dodatečnou ochranu. V závislosti na druhu zabezpečení, který je potřeba, může někdo, kdo posílá e-mail z Outlooku, zprávu zašifrovat, přidat digitální podpis, použít popisek citlivosti nebo chránit způsob, jakým se s e-mailem a jeho přílohami nakládá po jeho přijetí.
Možnosti zabezpečení
Možnosti zabezpečení, které máte k dispozici, závisí na typu účtu, který používáte, a na tom, jestli má daný účet předplatné Microsoft 365. Pokud například používáte osobní účet Microsoft s Microsoft 365, nebudete mít tolik možností jako uživatel pracovního nebo školního účtu. Je to proto, že správci IT často nastavují zásady šifrování pro všechny uživatele v organizaci a potřebují různé funkce zabezpečení, aby pomohli dodržování předpisů. Čím jsou informace citlivější, tím více zásad zabezpečení je možné a mělo by použít, takže pokud používáte pracovní nebo školní účet, obraťte se na svou organizaci s konkrétními otázkami týkajícími se zpracování informací.
Následující tabulka podrobně popisuje, jaké funkce jsou dostupné na základě vašeho účtu a jestli máte opravňující předplatné Microsoft 365.
| Pracovní nebo školní účet (s Microsoftem 365) | Účet Microsoft (s Microsoftem 365) | Účet Microsoft (bez Microsoft 365) | |
|---|---|---|---|
| Nastavení šifrování | Ano | Ano | Ne |
| Odeslání zpráv s digitálním podpisem pro ověření odesílatele | Ano | Ne | Ne |
| Ochrana zpráv pomocí Správy přístupových práv k informacím (IRM) | Ano | Ne | Ne |
| Použití popisků citlivosti u e-mailových zpráv | Ano | Ne | Ne |
| Otevření šifrovaných nebo chráněných zpráv odeslaných jinými uživateli | Ano | Ano | Ano |
Poznámka
Pokud chcete používat šifrování, váš účet musí mít oprávněné předplatné Microsoft 365. Porovnejte všechny plány Microsoft 365.
Pojďme se podívat na několik různých způsobů ochrany e-mailů v Outlooku.
- Ochrana před neoprávněným přístupem k e-mailu pomocí šifrování
- Odeslání zpráv pomocí digitálního podpisu k ověření identity odesílatele
- Ochrana zpráv pomocí Správy přístupových práv k informacím (IRM)
- Použití popisků citlivosti u e-mailů v Outlooku
- Otevření šifrovaných nebo chráněných e-mailů odeslaných z Outlooku
Ochrana před neoprávněným přístupem k e-mailu pomocí šifrování
Šifrování e-mailové zprávy znamená, že se převede z čitelného prostého textu na nečitelný zašifrovaný text. Zpráva může dešifrovat pouze zamýšlený příjemce. Každý příjemce bez odpovídajícího klíče uvidí nerozluštitelný text.
V závislosti na vaší organizaci nebo účtu vám Outlook může povolit šifrování zpráv pomocí S/MIME nebo Šifrování zpráv Microsoft Purview. Vždy, když zpráva obsahuje digitální podpis nebo ochranu IRM, jako je možnost Nepřeposílat nebo Netisknout, zpráva se automaticky zašifruje.
Další informace najdete tady:
- Nastavení Outlooku na používání šifrování a digitálních podpisů
- Odesílání šifrovaných e-mailů v Outlooku
- Informace o šifrovaných zprávách v Outlook.com
Poznámka
Pokud chcete používat šifrování, váš účet musí mít oprávněné předplatné Microsoft 365.
Odesílání zpráv pomocí digitálního podpisu (S/MIME) k ověření identity odesílatele
Digitální podpis použijte, když chcete poslat ověřenou zprávu, která příjemci sdělí, že do zprávy nikdo nezasáhl. Při vložení digitálního podpisu se e-mail před odesláním automaticky zašifruje. People získávají digitální ID od certifikačních autorit, které nezávisle ověřují identitu odesílatele.
Pokud obdržíte zprávu obsahující digitální podpis, můžete věřit, že odesílatel je tím, za koho se vydává. Pokud chcete do e-mailu vložit digitální podpis, musíte nainstalovat digitální ID (certifikát), které je ověřené třetí stranou.
Další informace najdete tady:
- Zabezpečení zpráv v Outlooku pomocí digitálního podpisu
- Ověření digitálního podpisu u podepsané e-mailové zprávy
- Vyhledání služeb digitálního ID nebo digitálního podpisu
Poznámka
Pokud chcete používat šifrování, váš účet musí mít oprávněné předplatné Microsoft 365.
Ochrana zpráv pomocí Správy přístupových práv k informacím (IRM)
V Outlooku můžete omezit oprávnění k obsahu e-mailových zpráv pomocí technologie IRM (Správa přístupových práv k informacím) stejně jako u ostatních souborů Microsoft 356 nebo systém Microsoft Office.
Můžete například poslat e-mail a jeho přílohu se štítkem "Nepřeposílat". To znamená, že vaše organizace má zásady IRM, které kontrolují licenci zamýšleného příjemce, aby soubor mohli otevřít jenom oni a nemohli ho přeposlat. Pro všechny ostatní bude e-mail nesrozumitelný.
Další informace najdete tady:
Poznámka
Pokud chcete používat IRM (Správa přístupových práv k informacím), váš účet musí mít oprávněné předplatné Microsoft 365.
Použití popisků citlivosti u e-mailů v Outlooku
Popisky citlivosti v e-mailech pomůžou příjemcům poznat vaše záměry při posílání zpráv. K souborům a e-mailům můžete přidat popisky citlivosti, aby byly v souladu se zásadami ochrany informací vaší organizace. Tyto popisky a jejich význam definuje vaše organizace. Mohou zahrnovat klasifikace jako obecné, neobchodní, veřejné, soukromé nebo důvěrné. Jsou dostupné jenom jednotlivcům s pracovním nebo školním účtem a opravňujícím předplatným Microsoft 365.
Pamatujte, že popisky citlivosti nezabrání příjemcům v tom, aby se zprávou mohli dále pracovat. Pokud chcete omezit, co můžou příjemci s vámi odeslanými zprávami udělat, použijte šifrování nebo nastavte ochranu zprávy pomocí technologie IRM.
Další informace najdete tady:
Poznámka
Pokud chcete používat popisky citlivosti, váš účet musí mít oprávněné předplatné Microsoft 365.
Otevření šifrovaných nebo chráněných e-mailů odeslaných z Outlooku
Když někdo odešle e-mail z Outlooku, který je zašifrovaný nebo dodatečně chráněný, příjemci by měli mít možnost ho otevřít z Outlooku nebo jiného e-mailového klienta.
Zprávy, které mají zásadu jen pro šifrování, se dají číst přímo ve většině verzí Outlooku. Pokud příjemci používají jinou poštovní službu, zobrazí se jim zpráva s odkazem na zobrazení zprávy na portálu Šifrování zpráv Microsoft Purview.
Další informace najdete tady:
Poznámka
Pokud jste správce, přečtěte si článek Nastavení nových funkcí Microsoft 365 Šifrování zpráv postavených na Azure Information Protection.
Viz také
Zapnutí S/MIME v Outlooku Mobile
Odeslání digitálně podepsané nebo zašifrované zprávy pro Mac