Hromadná korespondence umožňuje vytvářet dávky dokumentů, které jsou přizpůsobené jednotlivým příjemcům. Například formulářové dopisy mohou být přizpůsobené tak, aby jednotlivé příjemce oslovovaly jejich jmény. Zdroj dat, jako je seznam, tabulka nebo databáze, je propojený s dokumentem. Zástupnými symboly – označovanými jako slučovací pole – řekněte Wordu, kam má v dokumentu zahrnout informace ze zdroje dat.
Slučovací pole pro vlastní obsah, který chcete zahrnout, můžete vkládat na hlavním dokumentu ve Wordu. Až bude hromadná korespondence připravená, dokument hromadné korespondence vytvoří pro každé jméno ze zdroje dat přizpůsobenou verzi sebe sama.
Zdroje dat
První krok v nastavení hromadné korespondence je zvolení zdroje dat, který se použije k přizpůsobení informací. Obvykle je to Excelová tabulka nebo seznam kontaktů v Outlooku, ale bude fungovat jakákoliv databáze, která se dá připojit k Wordu. Pokud ještě žádný zdroj dat nemáte, můžete ho v rámci procesu vytváření hromadné korespondence napsat třeba i ve Wordu.
Podrobnější informace o zdrojích dat najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Excel nebo Outlook
Pokud budete jako zdroj dat používat Excel nebo Outlook, přečtěte si tohle:
- Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky
- Použití outlookových kontaktů jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci
Typy dokumentů
Word nabízí nástroje k začlenění vašich dat do těchto typů dokumentů. Kliknutím na odkaz získáte podrobnosti o jednotlivých typech:
-
Dopisy s přizpůsobeným pozdravem. Každý dopis se vytiskne na samostatný list papíru.
Vytvořte a vytiskněte sadu přizpůsobených dopisů -
E-mail, ve kterém je každá adresa příjemce na novém řádku Komu. Takový e-mail budete posílat přímo z Wordu.
Vytvoření a odeslání e-mailových zpráv -
Obálky nebo Štítky se jmény a adresami z vašeho zdroje dat.
Vytvoření a vytištění sady obálek pro korespondenci
Vytvoření a vytištění listů adresních štítků -
Adresář, který u každé položky z vašeho zdroje dat uvádí sadu informací. Můžete to použít k vytištění seznamu kontaktů nebo pokud chcete vytisknout skupiny informací, jako jsou třeba všichni studenti v jednotlivých předmětech. Takovému typu dokumentu se taky říká sloučení katalogů.
Vytvoření adresáře se jmény, adresami a dalšími informacemi