Krok 1: Příprava seznamu adresátů
Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Tipy
-
Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Shromážděte všechny seznamy adres a přidejte je do svého zdroje dat.
-
Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více informací najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.
-
Pokud chcete použít kontakty Outlooku, musí být Outlook vaším výchozím e-mailovým programem.
Než se pustíte do procesu skutečné hromadné korespondence, můžete případně spustit malou testovací sadu obálek.
-
Přejděte na Soubor > Nový > Prázdný dokument.
-
Klikněte na Korespondence > Obálky.
-
Do pole Adresa příjemce zadejte vzorovou adresu a vyzkoušejte, jak bude obálka po vytištění vypadat.
-
Do pole Zpáteční adresa zadejte svou adresu.
-
Zvolte Možnosti > Možnosti pro obálky a udělejte toto:
-
Vyberte si velikost, která odpovídá vaší obálce, nebo ji nastavte přes Vlastní velikost.
-
Pokud to potřebujete, vyberte si u Adresy příjemce a Zpáteční adresy písmo a odsazení zleva a shora.
-
-
Na kartě Možnosti pro tisk ověřte, že je vybraný správný Způsob podávání, vložte obálku podle obrázku a pak zvolte OK.
-
Zvolte Tisk a pak výběrem možnosti Ano uložte zpáteční adresu jako výchozí.
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > Obálky.
-
V dialogovém okně Možnosti obálky si zkontrolujte nastavení a klikněte na OK.
-
Pokud chcete na obálku přidat zpáteční adresu nebo logo, teď je ten správný okamžik.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
-
Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.
-
Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud potřebujete upravit seznam adresátů, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
Blok adresy je v hromadné korespondenci pole, které přidáte tam, kde chcete mít na obálce umístěnou adresu. Lépe to uvidíte, pokud stisknete CTRL+8 a zobrazíte si tak skryté znaky (¶).
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit blok adresy.
-
Přejděte na Korespondence > Blok adresy a vyberte formát. Další informace najdete v článku Vložení bloku adresy.
-
V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce zobrazit na obálce.
-
Pokud chcete, můžete kliknout na Další
-
Zvolte OK.
-
Přejděte na Soubor > Uložit a uložte dokument hromadné korespondence.
Pokud některá část adresy chybí, podívejte se na Hromadná korespondence: Shoda polí.
Před vytištěním obálek udělejte poslední kontrolu.
-
Vyberte Další
-
Zvolte Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty.
Při uložení zůstane dokument obálky hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít i příště.
Když chcete dokument hromadné korespondence znovu použít, otevřete ho a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano. Když chcete změnit adresy v dokumentu obálky hromadné korespondence, otevřete ho a zvolte Upravit seznam příjemců. Takto můžete řadit, filtrovat a vybírat konkrétní adresy.
1. krok: Příprava seznamu adresátů
Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Tipy:
-
Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Shromážděte všechny seznamy adres a přidejte je do svého zdroje dat.
-
Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více informací najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.
-
Pokud chcete použít kontakty Outlooku, musí být Outlook vaším výchozím e-mailovým programem.
Tip: Pokud chcete nastavit Outlook jako svůj výchozí e-mailový program, otevřete Apple Mail a přejděte na Pošta > Předvolby. Přejděte na Obecné a vyberte Microsoft Outlook.
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > Obálky.
-
V dialogovém okně Obálka si navolte Zpáteční adresu.
-
V dialogovém okně Obálky zvolte v části Možnosti tisku tlačítko Vzhled stránky.
-
V dialogovém okně Vzhled stránky vyberte v seznamu Velikost papíru možnost, která odpovídá rozměrům vaší obálky.
Pokud žádná možnost nevyhovuje rozměrům vaší obálky, postupujte takto:
-
V dialogovém okně Vzhled stránky zvolte Na šířku > OK.
-
Tlačítkem OK dialogové okno Obálka zavřete.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
-
Na kartě Korespondence zvolte Vybrat příjemce.
-
Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
-
Pokud potřebujete, upravte svůj seznam příjemců. Více informací najdete v článku Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
-
V dokumentu vyberte pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a klikněte nebo klepněte na něj, abyste ho mohli odebrat.
-
Pak přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a zvolte pole, které chcete přidat.
-
Přidejte pole, která chcete mít na obálce, naformátujte je a zvolte OK.
-
Přejděte na Korespondence > Náhled výsledků a podívejte se, jak budou obálky vypadat.
Poznámka: Na kartě Korespondence jsou šipky vlevo a vpravo, které můžete použít k procházení obálek.
-
Když chcete formátování ještě změnit, znovu vyberte Náhled výsledků, abyste mohli slučovací pole ještě upravit.
-
Až budete mít vše nachystané, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty a dokončete tak hromadnou korespondenci.
Tip: Pokud chcete před tiskem každou obálku zkontrolovat a aktualizovat, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty. Až to budete mít hotové, přejděte na Soubor > Tisk a obálky vytiskněte.
