Vytvoření a sdílení řídicího panelu s Excelem a Microsoft Skupiny

Získání dat

1. Data můžete zkopírovat a vložit přímo do Excelu nebo můžete nastavit dotaz ze zdroje dat. V tomto tématu jsme použili dotaz Sales Analysis (Analýza prodeje ) ze šablony Northwind Traders pro Microsoft Access. Pokud ho chcete použít, můžete otevřít Access a přejít na Soubor > Nový > Hledání a do vyhledávacího pole zadejte "Northwind" a vytvořte databázi šablony. Jakmile to uděláte, budete mít přístup k libovolnému z dotazů, které jsou součástí šablony. Tato data už jsme za vás do excelového sešitu umístili, takže pokud nemáte Access, nemusíte si dělat starosti.

2. Ověřte, že jsou data správně strukturovaná a neobsahují žádné řádky ani sloupce. Každý řádek by měl představovat jeden záznam nebo položku. Nápovědu k nastavení dotazu nebo pokud je potřeba s daty manipulovat, najdete v tématu Získání & transformace v Excelu.

   

3. Pokud to ještě není, naformátujte data jako excelovou tabulku. Při importu z Accessu se data automaticky importují do tabulky.

Vytváření kontingenčních tabulek

1. Vyberte libovolnou buňku v oblasti dat a přejděte na Vložení > kontingenční tabulky > Nový list. Další podrobnosti najdete v tématu Vytvoření kontingenční tabulky, kde můžete analyzovat data listu .

2. Přidejte požadovaná pole kontingenční tabulky a naformátujte je podle potřeby. Tato kontingenční tabulka bude základem pro ostatní, takže byste teď měli věnovat čas potřebným úpravám stylu, rozložení sestavy a obecného formátování, abyste to nemuseli dělat několikrát. Další podrobnosti najdete v tématu Návrh rozložení a formátu kontingenční tabulky.

   V tomto případě jsme vytvořili souhrn prodeje na nejvyšší úrovni podle kategorie produktu a seřadili jsme podle pole Prodej v sestupném pořadí.

   

   Další podrobnosti najdete v tématu Řazení dat v kontingenční tabulce nebo kontingenčním grafu .

3. Jakmile vytvoříte hlavní kontingenční tabulku, vyberte ji a pak ji zkopírujte a vložte tolikrát, kolikrát je to nutné, aby se vyprázdnily oblasti v listu. V našem příkladu můžou tyto kontingenční tabulky měnit řádky, ale ne sloupce, takže jsme je umístili na stejný řádek s prázdným sloupcem mezi jednotlivými tabulkami. Možná ale zjistíte, že kontingenční tabulky budete muset umístit pod sebe, pokud můžou rozbalit sloupce.

   Důležité informace: Kontingenční tabulky se nemůžou vzájemně překrývat, proto se ujistěte, že návrh mezi nimi umožní dostatek místa, aby se při filtrování, přidání nebo odebrání hodnot mohly rozbalit a stahovat.

   V tuto chvíli můžete chtít dát kontingenčním tabulce smysluplné názvy, abyste věděli, co dělají. Jinak je Excel pojmenuje Kontingenční tabulka1, Kontingenční tabulka2 atd. Můžete vybrat každou z nich, pak přejít do části Analýza kontingenční tabulky > kontingenční tabulky a potom zadat nový název do pole Název kontingenční tabulky . To bude důležité, když přijde čas připojit kontingenční tabulky k ovládacím prvkům průřezů a časové osy.

   

Vytváření kontingenčních grafů

1. Klikněte na libovolné místo v první kontingenční tabulce, přejděte na Analyzovat > nástroje kontingenční tabulky > kontingenčního grafu a vyberte typ grafu. Zvolili jsme kombinovaný graf s prodejem jako skupinovým sloupcovým grafem a spojnicovým grafem vyneseným na vedlejší ose% součet.

   

2. Vyberte graf a potom na kartách Analýza,Návrh a Formát kontingenčního grafu podle potřeby velikost a formátování . Další podrobnosti najdete v našem seriálu o formátování grafů.

3. Tento postup opakujte pro každou zbývající kontingenční tabulku.

4. Teď je vhodný čas přejmenovat i kontingenční grafy. Přejděte do části Analýza kontingenčního grafu > kontingenčního grafu a do pole Název grafu zadejte nový název.

Přidání průřezů a časové osy

Průřezy a časové osy umožňují rychle filtrovat kontingenční tabulky a kontingenční grafy, abyste viděli jenom informace, které jsou pro vás smysluplné.

1. Vyberte libovolnou kontingenční tabulku a přejděte do části Analýza kontingenční tabulky > filtr > Vložit průřez a pak zaškrtněte jednotlivé položky, které chcete použít pro průřez. Pro tento řídicí panel jsme vybrali Kategorie, Název produktu, Zaměstnanec a Jméno zákazníka. Když kliknete na OK, průřezy se přidají doprostřed obrazovky, naskládané na sebe, takže je budete muset podle potřeby uspořádat a změnit jejich velikost.

   

2. Možnosti průřezu: Pokud kliknete na libovolný průřez, můžete přejít na kartu Průřez a vybrat různé možnosti, například Styl a počet zobrazených sloupců. Více průřezů můžete zarovnat tak, že je vyberete ctrl a kliknutí levým tlačítkem a pak použijete nástroje Zarovnat na kartě Nástroje průřezu .

3. Connections průřezu: Průřezy budou připojené jenom k kontingenční tabulce, kterou jste použili k jejich vytvoření, takže musíte vybrat jednotlivé průřezy a pak přejít na Průřez > Průřez >sestavu Connections a zkontrolovat, ke kterým kontingenčním tabulce chcete jednotlivé kontingenční tabulky připojit. Průřezy a časové osy můžou řídit kontingenční tabulky na libovolném listu, i když je list skrytý.

   

4. Přidat časovou osu: Vyberte libovolnou kontingenční tabulku a přejděte do části Analýza kontingenční tabulky > Filtr > Vložit časovou osu a pak zkontrolujte jednotlivé položky, které chcete použít. Pro tento řídicí panel jsme vybrali Datum objednávky.

5. Možnosti časové osy: Klikněte na časovou osu a přejděte na kartu Časová osa a vyberte možnosti, jako je Styl, Záhlaví a Titulek. Výběrem možnosti Connections sestavy propojte časovou osu s kontingenčními tabulkami podle vašeho výběru.

Přečtěte si další informace o průřezech a ovládacích prvcích časové osy .

Další kroky

Řídicí panel je teď funkčně dokončený, ale pravděpodobně ho budete muset uspořádat tak, jak chcete, a provést konečné úpravy. Můžete třeba chtít přidat název sestavy nebo pozadí. Pro náš řídicí panel jsme kolem kontingenčních tabulek přidali obrazce a na kartě Zobrazenívypnuli nadpisy a mřížku.

Nezapomeňte otestovat jednotlivé průřezy a časové osy, abyste měli jistotu, že se kontingenční tabulky a grafy chovají tak, jak chcete. Můžete narazit na situace, kdy určité výběry způsobují problémy, pokud jedna kontingenční tabulka chce upravit a překrývat jinou, což se nedá udělat a zobrazí chybovou zprávu. Tyto problémy by se měly opravit před distribucí řídicího panelu.

Po dokončení nastavení řídicího panelu můžete kliknout na kartu Sdílet řídicí panel v horní části tohoto tématu a zjistit, jak řídicí panel distribuovat.