Vytvoření a sdílení řídicího panelu s Excelem a skupinami Microsoftu

Získání dat

1. Data můžete zkopírovat a vložit přímo do Excelu nebo můžete nastavit dotaz ze zdroje dat. V tomto tématu jsme použili dotaz Sales Analysis (Analýza prodeje ) ze šablony Northwind Traders pro Microsoft Access. Pokud ho chcete použít, můžete otevřít Access, přejít na Soubor > Nový > Search pro "Northwind" a vytvořit databázi šablony. Jakmile to uděláte, budete mít přístup ke všem dotazům, které jsou součástí šablony. Tato data už jsme za vás do excelového sešitu umístili, takže pokud nemáte Access, nemusíte si dělat starosti.

2. Ověřte, že jsou data správně strukturovaná a neobsahují žádné řádky ani sloupce. Každý řádek by měl představovat jeden záznam nebo položku. Nápovědu k nastavení dotazu nebo pokud je potřeba s daty manipulovat, najdete v článku Získání & transformace v Excelu.

   

3. Pokud to ještě není, naformátujte data jako excelovou tabulku. Při importu z Accessu se data automaticky importují do tabulky.

Vytváření kontingenčních tabulek

1. Vyberte libovolnou buňku v oblasti dat a přejděte na Vložení > kontingenční tabulky > Nový list. Další podrobnosti najdete v tématu Vytvoření kontingenční tabulky, kde můžete analyzovat data listu .

2. Přidejte požadovaná pole kontingenční tabulky a naformátujte je podle potřeby. Tato kontingenční tabulka bude základem pro ostatní, takže byste teď měli věnovat čas potřebným úpravám stylu, rozložení sestavy a obecného formátování, abyste to nemuseli dělat několikrát. Další podrobnosti najdete v tématu Návrh rozložení a formátu kontingenční tabulky.

   V tomto případě jsme vytvořili souhrn prodeje na nejvyšší úrovni podle kategorie produktu a seřadili jsme podle pole Prodej v sestupném pořadí.

   

   Další podrobnosti najdete v tématu Řazení dat v kontingenční tabulce nebo kontingenčním grafu .

3. Jakmile vytvoříte hlavní kontingenční tabulku, vyberte ji a pak ji zkopírujte a vložte tolikrát, kolikrát je to nutné, aby se vyprázdnily oblasti v listu. V našem příkladu můžou tyto kontingenční tabulky měnit řádky, ale ne sloupce, takže jsme je umístili na stejný řádek s prázdným sloupcem mezi jednotlivými tabulkami. Možná ale zjistíte, že kontingenční tabulky budete muset umístit pod sebe, pokud můžou rozbalit sloupce.

   Důležité informace: Kontingenční tabulky se nemůžou vzájemně překrývat, proto se ujistěte, že návrh mezi nimi umožní dostatek místa, aby se při filtrování, přidání nebo odebrání hodnot mohly rozbalit a stahovat.

   V tomto okamžiku můžete kontingenčním tabulce dát smysluplné názvy, abyste věděli, co dělají. Jinak je Excel pojmenuje Kontingenční tabulka1, Kontingenční tabulka2 atd. Můžete vybrat jednotlivé položky a pak přejít na Nástroje kontingenční tabulky > Analyzovat > zadat nový název do pole Název kontingenční tabulky . To bude důležité, když přijde čas připojit kontingenční tabulky k ovládacím prvkům průřezů a časové osy.

   

Vytváření kontingenčních grafů

1. Klikněte na libovolné místo v první kontingenční tabulce a přejděte na Nástroje kontingenční tabulky > Analyzovat > kontingenčního grafu > vyberte typ grafu. Zvolili jsme kombinovaný graf s prodejem jako skupinovým sloupcovým grafem a spojnicovým grafem % total vyneseným na vedlejší ose.

   

2. Vyberte graf a pak na kartě Nástroje kontingenčního grafu vyberte požadovanou velikost a formát. Další podrobnosti najdete v našem seriálu o formátování grafů.

3. Tento postup opakujte pro každou zbývající kontingenční tabulku.

4. Teď je vhodný čas přejmenovat i kontingenční grafy. Přejděte na Nástroje kontingenčního grafu > Analyzovat > zadejte nový název do pole Název grafu .

Přidání průřezů a časové osy

Průřezy a časové osy umožňují rychle filtrovat kontingenční tabulky a kontingenční grafy, abyste viděli jenom ty informace, které jsou pro vás smysluplné.

1. Vyberte libovolnou kontingenční tabulku, přejděte na Nástroje kontingenční tabulky > Analyzovat > filtr > Vložit průřez a pak zaškrtněte všechny položky, které chcete použít pro průřez. Pro tento řídicí panel jsme vybrali Kategorie, Název produktu, Zaměstnanec a Jméno zákazníka. Když kliknete na OK, průřezy se přidají doprostřed obrazovky, naskládané na sebe, takže je budete muset podle potřeby uspořádat a změnit jejich velikost.

   

2. Možnosti průřezu – Pokud kliknete na libovolný průřez, můžete přejít na Nástroje průřezu > Možnosti a vybrat různé možnosti, například Styl a počet zobrazených sloupců. Více průřezů můžete zarovnat tak, že je vyberete ctrl a kliknutí levým tlačítkem a pak použijete nástroje Zarovnat na kartě Nástroje průřezu.

3. Connections průřezů – Průřezy budou připojené jenom k kontingenční tabulce, kterou jste použili k jejich vytvoření, takže je potřeba vybrat jednotlivé průřezy a pak přejít do části Nástroje průřezu > Možnosti > sestavy Connections a zkontrolovat, ke kterým kontingenčním tabulám chcete jednotlivé kontingenční tabulky připojit. Průřezy a časové osy můžou řídit kontingenční tabulky na libovolném listu, i když je list skrytý.

   

4. Přidat časovou osu – Vyberte libovolnou kontingenční tabulku a přejděte na Nástroje kontingenční tabulky > Analyzovat > filtr > Vložit časovou osu a pak zaškrtněte každou položku, kterou chcete použít. Pro tento řídicí panel jsme vybrali Datum objednávky.

5. Možnosti časové osy – Klikněte na časovou osu, přejděte na Nástroje časové osy > Možnosti a vyberte možnosti, jako je Styl, Záhlaví a Titulek. Výběrem možnosti Connections sestavy propojte časovou osu s kontingenčními tabulkami podle vašeho výběru.

Přečtěte si další informace o průřezech a ovládacích prvcích časové osy .

Další kroky

Řídicí panel je teď funkčně dokončený, ale pravděpodobně ho budete muset uspořádat požadovaným způsobem a provést konečné úpravy. Můžete třeba chtít přidat název sestavy nebo pozadí. Pro náš řídicí panel jsme kolem kontingenčních tabulek přidali obrazce a na kartě Zobrazení vypnuli nadpisy a mřížku.

Nezapomeňte otestovat jednotlivé průřezy a časové osy, abyste měli jistotu, že se kontingenční tabulky a kontingenční grafy chovají správně. Můžete narazit na situace, kdy určité výběry způsobují problémy, pokud jedna kontingenční tabulka chce upravit a překrývat jinou, což se nedá udělat a zobrazí chybovou zprávu. Tyto problémy by se měly opravit před distribucí řídicího panelu.

Po dokončení nastavení řídicího panelu můžete kliknout na kartu Sdílet řídicí panel v horní části tohoto tématu a zjistit, jak řídicí panel distribuovat.