Cíl pro uživatele: Plánování projektu

	Plánování je vhodné začít, ještě než otevřete Microsoft Project. To, co vás napadne v souvislosti s projektovými cíli, si můžete poznamenat do Wordu, Excelu, OneNotu nebo Outlooku. Pokud všichni s vašimi nápady souhlasí, můžete začít plánovat v Projectu. Vraťte se zpátky na Průvodce projektem, kde najdete další články o řízení projektů.

Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .

• Ujistěte se, že máte projekt. Ujistěte se, že to, o čem přemýšlíte, je skutečný projekt. Projekt má tři charakteristiky:

  • Je dočasný a jedinečný Návrh továrny na výrobu automobilů je projekt, protože se jedná o jednorázovou činnost. Výroba aut v továrně je opakovaná série činností, a projekt to tedy není.
  • Má jasně definované výsledky Výsledky poskytují zaměření a účel projektu. Účastníci nebudou mít pocit, že jejich investice mají smysl, pokud nebude jasně určené, jaké mají být výsledky.
  • Má začátek a konec. Bez data ukončení projektu se účastníci a investoři nebudou těšit z výsledku projektu a výhod, které jejich investice umožňovala.
    Několik příkladů, které vám pomůžou rozhodnout, jestli se jedná o projekt:

Činnosti, které nejsou projekty	Jasně definované projekty
Výroba automobilů	Projekt inovace výrobního podniku ke zvýšení efektivity Projekt na umístění závodu na údržbu v blízkosti výrobních zařízení
Snížení rizika, které představují konkurenční firmy	Projekt nahrazení softwaru zabezpečení Projekt náboru odborníků na rizika z příbuzných odvětví

• Identifikace omezení projektu Omezení jsou faktory, které omezují možnosti projektového manažera při návrhu a správě projektu. Většina projektů má tři omezení:

  • Omezený časový rozsah Data ukončení hlavních dodávek obvykle opravují celkovou délku projektu.
  • Omezené osoby a další prostředky Projektoví manažeři mají obvykle omezený počet lidí, kteří mohou provádět práci na projektu, nebo omezený rozpočet.
  • Malý rozsah Projekt je obvykle omezený tím, kolik toho tým dokáže dosáhnout. Pokud má mít projekt příliš mnoho výsledků nebo se v něm má zajistit splnění velkého množství hlavních bodů, nemusí být v rámci plánu dost času k dokončení všech z nich.

Změna jednoho omezení má obvykle vliv na ostatní dvě a může mít vliv na celkovou kvalitu. Například zkrácení doby trvání projektu nutí projektové manažery, aby přijali rozhodnutí v otázkách počtu pracovníků potřebných k dosažení výsledků v rámci projektu. Pokud nemají dost pracovníků, může mít zkrácení doby projektu negativní dopad, například se můžou omezit jeho možnosti.

• Identifikace účastníků v rané fázi Nic neuškodí projektu víc, než když nedokážete zjistit, kdo jsou nejdůležitější účastníci a jak s nimi nejlépe komunikovat. Pokud se vám nepodaří identifikovat hlavní účastníky po zahájení projektu, může se projekt v důsledku navrhování nových cílů a metod provedení projektu zastavit nebo můžete překročit rozpočet.

Krok 1: Poznačte si všechno, co vás na začátku napadne

Zachycení počátečních myšlenek ve OneNotu	Během přemýšlení o projektu a o tom, čeho chcete dosáhnout, si dělejte poznámky v OneNotu. Poznámky můžou obsahovat e-maily, odkazy na weby, videa nebo prvotní specifikace.
Import excelových dat do Projectu	Projekty někdy začínají jako jednoduché seznamy v Excelu. Když se ale rozrostou, naimportujte je do Projectu, kde můžete úkoly efektivněji uspořádávat a plánovat.
Použití Microsoftu 365 na libovolném počítači k zaznamenání poznámek k projektu kdekoli	Pracujte s počátečními specifikacemi projektu pomocí Microsoftu 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.
Práce s Office Online ve webovém prohlížeči	Pracujte s Office pro web bez Microsoftu 365. Pokud máte účet Microsoft, můžete využívat webové verze Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu a poznamenávat si prvotní nápady k projektu.

Začátek stránky

Krok 2: Spojte se s účastníky

Vykazování stavu projektu od úplného začátku	Bez ohledu na to, v jaké fázi plánování projektu se nacházíte, vám dobře prezentovaná zpráva umožní získat souhlas účastníků s očekávanými výsledky.
Připojení k online schůzce	Pokud se účastníci nemůžou osobně zúčastnit, spojte se s nimi prostřednictvím online schůzek. V rámci diskuse o počátečních projektových plánech se s nimi podělte o snímky v PowerPointu, excelové sešity nebo poznámky v OneNotu. People se můžou účastnit online schůzek Microsoft Teams v kanceláři, na cestách nebo na mobilním zařízení.
Chat se členem projektového týmu	Když se během práce na plánu projektu objeví otázky, chatujte s nimi online pomocí Teams.

Začátek stránky

Krok 3: Zahajte projekt

Kopírování z Wordu, Outlooku nebo PowerPointu do Projectu	Zkopírujte seznam úkolů v Word, Outlooku nebo PowerPointu a vložte ho do Projectu, abyste mohli rychle začít plánovat. V Projectu zůstane zachovaná struktura osnovy a formátování.
Vytvoření nového projektu z jiného projektu nebo ze šablony	Vytvořte nový projekt pomocí šablony s předem dosazenými úkoly z projektů podobných tomu vašemu. Řadu těchto projektů, které vám mají pomoct do začátku, vytvořili odborníci na daná odvětví.
Import excelových dat do Projectu	Přesuňte seznam úkolů, který jste začali psát v Excelu, do Projectu. Project zachová strukturu osnovy a formátování.
Import seznamu úkolů v SharePointu jako počátečního projektového plánu	Projekty někdy začínají jako seznamy úkolů v SharePointu pro sdílení s lidmi bez Projectu. Když tento seznam úkolů dosáhne určité velikosti, přesuňte ho do Projectu a v práci pokračujte v něm.
Cíl při řízení projektů: Vytvoření nového plánu projektu	Po spuštění projektu v Projectu můžete začít přidávat úkoly, organizovat je, propojit je, přidávat lidi atd.

Zpátky do Průvodce řízením projektů