Skupiny Microsoft 365 v Outlooku nabízejí výkonné řešení pro komunikaci a spolupráci s lidmi ve společnosti i mimo ni. Vytvořte skupinu pro sdílení doručené pošty, kalendáře, OneDrivu, sharepointového webu, poznámkového bloku OneNotu a dalších položek. Můžete také pozvat hosty mimo vaši společnost, aby mohli spolupracovat pomocí stejných prostředků.
Když vytvoříte Skupina Microsoft 365, Outlook automaticky vytvoří sdílenou Outlook doručenou poštu, sdílený kalendář a knihovnu dokumentů pro spolupráci na souborech. Můžete také vytvořit tým Microsoft a integrovat úkoly s Plannerem v Teams. Nemusíte se starat o ruční přiřazení oprávnění ke všem těmto prostředkům, protože přidáním členů do skupiny automaticky získáte potřebná oprávnění k nástrojům, které vaše skupina poskytuje.
Microsoft 365 Groups poskytnout členům:
-
Sdílená doručená pošta – probíhá konverzace, které tradičně máte v distribučních seznamech. Tato sdílená doručená pošta je plně prohledávatelná, takže vytváří živý archiv zpráv skupiny. Nováčci ve skupině můžou hledat nebo procházet historii, aby rychle získali informace o tom, co bylo ve skupině publikováno dříve. Viz Odeslání e-mailu skupině v Outlooku.
-
Knihovna sdílených souborů – Vaše skupina má sharepointovou knihovnu souborů, do které můžou uživatelé ukládat dokumenty, sešity, prezentace, obrázky nebo jakýkoli jiný druh souborů, na kterých potřebují pracovat, sdílet je a spolupracovat na nich. Viz Sdílení souborů se skupinou v Outlooku.
-
Sdílený kalendář – vaše skupina získá sdílený kalendář pro publikování událostí souvisejících se skupinou. Každý člen, který se přihlásil k odběru skupiny, je automaticky zván na události publikované v kalendáři, aby se tyto události mohly v případě potřeby zobrazit i v jeho osobních kalendářích. Viz Použití kalendáře skupiny v Outlooku k plánování a úpravám událostí.
-
Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina má automaticky sdílený poznámkový blok OneNotu, ve kterém můžou členové skupiny shromažďovat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s nejčastějšími dotazy a dalšími prostředky.
-
Přístup hostů – Externí kontakty jste mohli přidat do distribučních skupin dříve, ale dostali jenom e-mail. Se skupinami můžete hostům nabídnout přístup k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce i ke sdílenému poznámkovému bloku OneNotu. Viz Použití skupin v Outlooku jako hosta.
-
Obsah je zjistitelný – Skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že ostatní lidé ve vaší organizaci je můžou snadno vyhledat a připojit se k materiálům ve skupině nebo je zkontrolovat. Pokud je obsah skupiny citlivější, můžete skupinu přepnout na soukromou, která skryje obsah od nečlenů a vyžaduje, aby vlastník skupiny schválil všechny žádosti o připojení.
-
Samoobslužné vytváření – IT nemusí být zahlcené žádostmi uživatelů o vytvoření skupin. Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, přečtěte si téma: Správa uživatelů, kteří můžou vytvářet Skupiny Microsoft 365.
Správa skupin
Microsoft 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a funkcí pro snadnější správu a správu skupin.
Tip: Záložka Skupiny Microsoft 365 – běžné úlohy pro snadný přístup k informacím správce o vytváření skupin, delegování, správě e-mailu, toku pošty, obnovení a užitečných skriptech.
Udržování adresáře pod kontrolou je starostí každého správce. Tady je několik nástrojů, Microsoft 365 nabízí, aby vám to usnadnily:
-
Zásady pojmenování – zásady pojmenování umožňují definovat, jaké názvy jsou a nejsou přijatelné pro vaše skupiny. To uživatelům brání v poskytování vulgárních nebo zakázaných názvů skupinám. Kromě toho můžete vynutit standardní předpony nebo přípony společnosti k názvům skupin.
Dynamické členství – Dynamické členství umožňuje nastavit členství ve skupině podle pravidla, které přidá (nebo odebere) členy skupiny na základě metadat (například oddělení nebo role) ve službě Active Directory. Další informace o vytváření dynamického členství najdete v tématu Vytváření pokročilých pravidel pomocí atributů .
-
Skryté členství – Pokud chcete, aby členství vaší skupiny bylo důvěrné, například pokud jsou členy studenti, můžete členství skrýt před vnějšími stranami.
-
Oprávnění k vytváření – Ve vaší organizaci můžou být někteří lidé, kterým nechcete, aby mohli vytvářet nové skupiny. Existuje několik technik pro správu oprávnění k vytváření ve vašem adresáři. Viz Správa vytváření skupin Microsoft 365.
-
Protokoly auditu – Můžete mít větší jistotu a umožnit uživatelům vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože protokoly auditu Microsoft 365 Skupin umožňují sledovat, kdo vytvořil nebo odstranil konkrétní skupinu nebo provedl změny členství ve skupině. Viz Prohledávání protokolu auditu v Centru dodržování předpisů Microsoft 365 Security &.
Správa doručení poskytuje několik metod, jak zpracovat způsob odesílání nebo přijetí zpráv skupinou. Kromě toho existují nástroje pro monitorování toku těchto zpráv. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.
-
Odeslat jako nebo Odeslat jménem – Tato nastavení umožňují zadaným uživatelům posílat e-maily, jako by přišli ze skupiny nebo jsou jménem skupiny.
-
Omezení odesílatele – tato nastavení vám umožňují řídit, kdo smí posílat zprávy skupině. Skupinu je možné nakonfigurovat tak, aby povolovala e-maily od externích stran, ale můžete ji chtít omezit jenom na konkrétní externí strany.
-
Podpora externích uživatelů : Když pozvete hosty do skupiny, můžete je zahrnout do e-mailových konverzací ve skupině. Informace o přidávání hostů najdete v tématu Přidávání hostů do skupin v Outlooku .
-
Pravidla přenosu – Pravidla přenosu fungují pro skupiny stejně jako u serveru Exchange. Pravidla můžou hledat zprávy, které splňují konkrétní podmínky, a pak s těmito zprávami provádět akce.
-
Popisy pošty – popisy pošty jsou informativní zprávy, které se uživatelům zobrazují při psaní zprávy. Můžou pomoct snížit počet oznámení o nedosažení zpráv tím, že uživatele upozorní, pokud je pravděpodobné, že jeho zpráva přejde na externí strany nebo překročí kvóty zpráv.
-
Více proxy adres – Skupina může mít aliasy stejně jako poštovní schránka uživatele. Další adresy proxy serveru můžou být užitečné pro příjem zpráv odesílaných na tyto jiné aliasy nebo pro snadnější spojení se skupinou, která má dlouhý nebo obtížně napsaný název. Další informace najdete v tématu Volba domény, která se má použít při vytváření skupin Microsoftu 365.
-
Maximální velikost odesílání a přijímání – tyto kvóty můžou pomoct snížit problémy s příjmem (nebo odesíláním) extrémně velkých zpráv skupiny, aby bylo možné lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.
Microsoft 365 vám také poskytuje několik nástrojů pro správu typu obsahu, který se sdílí ve vaší skupině. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.
-
Pokyny k používání – budete moct definovat pokyny k používání pro Microsoft 365 skupiny, abyste uživatele seznámili s osvědčenými postupy, které pomáhají udržet jejich skupiny efektivní, a informovat je o zásadách interního obsahu.
-
Klasifikace dat – Pro skupiny Microsoft 365 budete moct vytvořit přizpůsobitelný systém klasifikace dat, který umožňuje oddělit skupiny podle typu zásad (např. "neklasifikované", "důvěrné podnikové" nebo "přísně tajné"). Tímto způsobem můžou vaše skupiny vystavovat zásady jiného obsahu ve vaší organizaci. Rozšiřitelné zásady umožňují vaší organizaci nakonfigurovat koncový bod, který se volá při každém vytvoření nebo změně skupiny. Pak můžete implementovat vlastní zásady pro vytvoření nebo změnu skupiny.
Skupiny podporuje každé předplatné Microsoft 365, které obsahuje Exchange Online a SharePoint Online. Patří k nim plány Business Essentials a Business Premium a také plány E1, E3 a E5.
Pokud máte plán, který obsahuje jenom Exchange, i přesto získáte funkce sdílené doručené pošty a sdíleného kalendáře skupin v Outlooku, ale nezískáte knihovnu dokumentů, Planner ani další funkce.
Uživatelům se změna někdy nelíbí, takže je důležité komunikovat se stávajícími členy distribučních seznamů, abyste jim dali vědět, co můžou očekávat. Tady jsou některé informace, které byste měli zahrnout do této zprávy, spolu s některými odpověďmi, které by pro vás mohly být užitečné:
Co jsou skupiny v Outlooku?
Microsoft 365 skupiny v Outlooku představují jedno řešení pro spolupráci pro týmy nebo skupiny, které chtějí mít místo pro sdílení diskuzí, souborů, kalendářů a poznámek jednotným způsobem, který se dá snadno najít. Asi nejlepší funkcí je, že doručená pošta pro skupinu udržuje historii diskuzí, což usnadňuje vyhledávání předchozích diskuzí.
Další informace najdete v tématu Prostředí skupin v Outlooku.
Proč tuto změnu děláme?
People často žádali o možnost prohledávat zprávy publikované v našem distribučním seznamu, aby našli informace, které byly probírané v minulosti. Upgrade distribučního seznamu na skupinu znamená, že se lidé nebudou muset stále dokola ptát na stejné otázky nebo odpovídat na ně.
Nová skupina bude také obsahovat kalendář pro události skupiny, knihovnu sdílených souborů a onenotový poznámkový blok, kde můžeme spolupracovat a shromažďovat informace pro budoucí použití.
Musím pro připojení k této skupině něco udělat, pokud jsem již členem distribučního seznamu byl?
Ne, pokud jste už byli členem distribučního seznamu, budete automaticky členem nové skupiny.
Návody přístup k nové skupině v Outlooku? A co Outlook na webu?
Pokud chcete získat přístup k nové skupině v Outlooku, stačí přejít do kategorie Skupiny v dolní části navigačního podokna na levé straně. Pokud tuto skupinu často používáte, zvažte možnost připnout ji jako oblíbenou tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Zobrazit jako oblíbenou.
Kromě toho jsou na každé mobilní platformě (iOS, Android atd.) k dispozici bezplatní mobilní klienti pro Microsoft 365 Skupiny, abyste ke skupině měli snadný přístup i na cestách.
Nemůžu pořád jenom poslat e-mail?
Ano, samozřejmě. Stejný e-mailový alias, který jste použili pro distribuční seznam, bude pro skupinu v Outlooku fungovat stejně.
Další možnosti
Nezapomeňte jim říct, kdy k této změně dochází, a na koho se mají obrátit, pokud mají další otázky.
Microsoft neposkytuje nástroj pro převod sdílené poštovní schránky na skupinu Microsoft 365 nebo naopak. Distribuční seznamy ale můžete upgradovat na skupiny Microsoftu 365. Je to skvělý způsob, jak dát distribučním seznamům vaší organizace všechny funkce a funkce skupin Microsoftu 365. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.
Které distribuční seznamy nejde upgradovat na skupiny Microsoftu 365?
Do skupin Microsoftu 365 můžete upgradovat jenom jednoduché vnořené distribuční seznamy spravované v cloudu. Přečtěte si téma Nejde upgradovat distribuční seznamy na skupiny Microsoftu 365.
Po upgradu distribuční skupiny na skupinu Microsoft 365 můžete provést několik následných úloh, abyste zajistili hladký průběh.
-
Vyřiďte své uživatele – přihlaste se s nimi okamžitě po dokončení upgradu a pak znovu o několik dní později. Když ukážete, že posloucháte a reagujete na všechny otázky, které by mohly mít, bude to velký krok k tomu, aby byli šťastní a spokojení s danou změnou.
-
Monitorování sestav zapojení – portál Microsoft 365 Správa obsahuje několik dobrých sestav, které vám můžou ukázat, kolik uživatelů skupinu používá, jak často a jaké funkce používají. Tyto sestavy vám můžou pomoct s návrhem následného sledování a školení uživatelů a také zvýraznit, kde uživatelé získávají z nové skupiny největší hodnotu. Viz Sestavy aktivit v Centrum pro správu Microsoftu 365.
-
Podělte se o své zkušenosti – dejte ostatním týmům ve vaší společnosti vědět, že jste upgradovali svoji distribuční skupinu a jaké kroky jste podnikli, aby byla úspěšná. Sdílení těchto informací může ostatním týmům pomoct sledovat váš příklad a úspěšně upgradovat.
Máte dotazy ohledně Skupiny Microsoft 365? Navštivte technickou komunitu Skupiny Microsoft 365.
Tip: Ve výchozím nastavení můžou skupiny Microsoft 365 vytvářet všichni uživatelé. Další informace najdete v tématu Správa uživatelů, kteří můžou vytvářet Skupiny Microsoft 365.
Microsoft 365 Groups můžete vytvářet z různých nástrojů, mezi které patří Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a další. Který nástroj se rozhodnete začít, závisí na tom, s jakým typem skupiny pracujete. Například v Microsoftu obvykle začínáme od Outlook, když vytváříme skupinu uspořádanou podle e-mailu a kalendáře. Pokud je skupina určená pro komunikaci v rámci celé společnosti, obvykle začínáme Viva Engage. Pro spolupráci na chatu bychom skupinu spustili z Microsoft Teams.
Uživatelům, kteří nepatří do vaší organizace, se veřejné ani soukromé skupiny nezobrazí a nemůžou do nich získat přístup, pokud je do skupiny nepozvete jako hosty. Další informace najdete v tématu Přidávání hostů do skupin v Outlooku .
Správa vlastníků, členů a hostů
Vlastníci skupiny fungují jako moderátoři skupiny. Můžou přidávat nebo odebírat členy a mají jedinečná oprávnění, takže můžou třeba mazat konverzace ze sdílené doručené pošty nebo měnit různá nastavení skupiny. Vlastníci skupiny můžou skupinu přejmenovat, aktualizovat popis nebo obrázek atd. Pokud znáte role SharePointu, je vlastníkem skupiny správce kolekce webů.
Tip: Nejlepší je mít aspoň dva vlastníky pro skupinu, pokud je to možné. Když je pak jeden vlastník nedostupný, může změny ve skupině provádět druhý vlastník.
Členové skupiny jsou běžní uživatelé, kteří skupinu používají ke spolupráci v rámci své organizace. Mají přístup ke všemu ve skupině, ale nemůžou měnit nastavení skupiny. Ve světě SharePointu by to byli členové webu. Informace o přidávání nebo odebírání členů skupiny najdete v tématu Přidání, úprava a odebrání členů skupin v Outlooku.
Hosté jsou v podstatě členové skupiny, kteří ale nepatří do organizace. Ve výchozím nastavení můžou vaši uživatelé zvát hosty, aby se připojili k vaší skupině, a vy můžete toto nastavení řídit. Další informace najdete v tématu Přidání hostů do skupin v Outlooku.
Použití Microsoft Teams pro trvalý pracovní prostor založený na chatu
Vynikající způsob, jak zůstat v kontaktu se skupinou, je Microsoft Teams. V tomto interním chatovacím prostředí může tým v reálném čase neformálně komunikovat o konkrétních tématech nebo se zapojit do určitých podskupin v rámci skupiny. I když integrace Teams nepřichází automaticky, můžete snadno vytvořit skupinu Teams založenou na vaší skupině Microsoft 365.
Skupinu, která už neplní zamýšlený účel, můžete odstranit, abyste uvolnili systémové prostředky a aby se skupina dál nezobrazovala. Další informace najdete v tématu Úprava nebo odstranění skupiny v Outlooku . Pokud se nechcete zaobírat tím, jestli už je načase neaktuální skupinu smazat, správce může v zásadách vypršení platnosti nastavit, aby se staré skupiny po určité době automaticky mazaly. Viz také: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Existují tři primární modely zřizováníMicrosoft 365 Groups: otevřené, řízené IT nebo řízené. Každý model má své výhody.
|
Model |
Výhody |
|---|---|
|
Otevřený (výchozí) |
Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny, aniž by musely čekat na oddělení IT nebo ho žádat o pomoc. |
|
Vedený IT |
Uživatelé o skupinu požádají oddělení IT. Oddělení IT jim pomůže vybrat nejlepší nástroje na spolupráci, které nejlépe vyhovují jejich potřebám. |
|
Řízený |
Vytváření skupin omezené na konkrétní lidi, týmy nebo služby (viz Určení, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365) |
Pokud chcete řídit, jak se vaše Microsoft 365 Groups pojmenovávají, můžete pomocí zásad pojmenování vynutit, aby názvy skupin dodržovaly určité standardy, včetně předpon nebo přípon, a blokovaly problematické názvy. Další informace najdete v článku Zásady pojmenovávání Skupin Microsoft 365.
Každá skupina má alespoň jednoho vlastníka, který může přidávat nebo odebírat členy a provádět základní správu skupiny a jejího obsahu. Pokud vlastník skupiny (nebo vlastníci) z nějakého důvodu organizaci opustí, správce může skupině přiřadit nového vlastníka.
Navíc pokud máte oprávnění správce Exchange Online, můžete skupiny spravovat z centra Microsoft 365 Správa (viz Správa členství ve skupinách v Centrum pro správu Microsoftu 365) nebo z PowerShellu (viz Správa členství ve skupinách).Skupiny Microsoft 365 pomocí PowerShellu.
Může se stát, že budete z vašeho tenanta potřebovat odstranit skupinu. Informace o tom, jak odstranit skupinu, najdete tady: Odstranění skupiny v Outlooku. Pokud dojde k náhodnému odstranění skupiny, správci ji můžou obnovit až po dobu 30 dnů. Viz Obnovení odstraněné skupiny Microsoftu 365.
Pokud dáváte přednost automatizovanějšímu způsobu správy životního cyklu Microsoft 365 Groups, můžete použít zásady vypršení platnosti k vypršení platnosti skupin v určitém časovém intervalu. Vlastníkům skupiny přijde e-mail 30, 15 a 1 den před vypršením platnosti skupiny, který jim umožní skupinu snadno obnovit, pokud je stále potřeba. Viz Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.
Limity skupin Microsoftu 365
Omezení skupin najdete v tématu Přehled Skupiny Microsoft 365 pro správce.
Pokud se chystáte využívat funkci „Zpětný zápis skupin“ nástroje Azure Active Directory Connect, maximální délka atributu „Popis“ je 448 znaků.
Další informace o úložišti SharePointu Online najdete v tématu Limity SharePointu Online.
Správa skupin Office 365 je účinnější, když máte informace o využití skupin, ze kterých můžete vycházet. Centrum Microsoft 365 Správa má nástroj pro vytváření sestav, který vám umožní zobrazit informace, jako je využití úložiště, počet aktivních skupin a dokonce i to, jak vaši uživatelé skupiny používají. Další informace najdete v tématu Sestavy Microsoftu 365 v Centru pro správu .
Microsoft 365 Groups nabízí řadu nástrojů pro dodržování předpisů, ochranu informací a eDiscovery.
