Frigjort dine Access-rapporter, og distribuer dem bredt og bredt. Du kan f.eks. sende dem til en eller flere brugere, eksportere dem til SharePoint-dokumentbiblioteker og arkivere dem på netværksmapper. Når du distribuerer en Access-rapport, opretter du en statisk rapport med data på et bestemt tidspunkt, f.eks. dagligt, ugentligt eller månedligt. Ved at gøre det har du et enkelt sandhedspunkt, som informationsmedarbejdere kan bruge til at træffe gode forretningsmæssige beslutninger, besvare spørgsmål, finde alternativer, fastlægge de bedste planer, evaluere risici og forbedre kvaliteten.

Distribuere rapporter

Tip    Når du opretter rapporten, skal du tilføje en publiceringsdato. Dette hjælper brugerne med at bekræfte det korrekte tidspunkt, hvor rapporten blev oprettet. Du kan finde flere oplysninger i Indsætte dato og klokkeslæt i en rapport eller formular.

Hvad vil du foretage dig?

Sende en rapport ved hjælp af kommandoen Mail

En af de hurtigste måder at distribuere en rapport på er ved hjælp af kommandoen Mail. Med blot nogle få museklik eksporterer Access rapporten og opretter derefter en ny mail med filen vedhæftet den.

  1. Vælg den rapport, du vil sende, i navigationsruden.

  2. Vælg eksterne data >mail.

  3. Vælg det outputformat, du vil bruge, f.eks. PDF,i dialogboksen Send objekt som, og klik derefter på OK.

    Bemærk    Selvom der findes en række forskellige formater, kan du overveje at bruge PDF (Portable Document Format), som er blevet en defacto-standard, bevarer layoutet og formatet af den oprindelige Access-rapport og har indbyggede måder til at tilpasse siderne til visning og udskrivning. Du kan finde flere oplysninger i Installér Adobe Reader og Print PDF.

    Access åbner en ny mail i Outlook med filen vedhæftet.

  4. Skriv modtagernes mailadresser i felterne Til og Cc, en beskrivelse i feltet Emne og en meddelelse i meddelelsesområdet.

    Tip    Som standard gemmes den fil, du sender ved hjælp af denne metode, ikke på computeren. Hvis du vil gemme en kopi af filen på computeren, skal du højreklikke på den vedhæftede fil i feltet Vedhæftet og derefter vælge Gem som.

  5. Vælg Send.

Bemærk    Hvis du vil automatisere processen, kan du bruge makrohandlingen EMailDatabaseObjekt. Du kan f.eks. oprette en makro med en sekvens af disse handlinger for at sende forskellige rapporter til forskellige brugere.

Toppen af siden

Eksportér en rapport til en mappe eller et SharePoint-dokumentbibliotek

  1. Vælg den rapport, du vil eksportere, i navigationsruden.

  2. Vælg Eksterne data > PDF eller XPS for at åbne dialogboksen Udgiv som PDF eller XPS.

  3. Gør et af følgende:

    • Find mappen ved hjælp af navigationsruden.

    • Find SharePoint-webstedet ved at klikke på SharePoint i navigationsruden eller ved at indtaste webstedets URL-adresse i adressefeltet øverst. For eksempel:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Du kan finde flere oplysninger under Find indhold med SharePoint-startsiden.

  4. Kontrollér, at PDF-filtypen er markeret i feltet Filtype.

  5. Hvis du vil ændre rapportens standardnavn, skal du skrive et nyt filnavn i feltet Filnavn.

  6. Hvis du vil åbne rapporten umiddelbart efter, at du har eksporteret den, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn fil efter publicering.

  7. Gør et affølgende under Optimer for:

    • Vælg Standard for at optimere rapporten til en større fil med højere opløsning (anbefales til udskrivning).

    • Hvis du vil optimere rapporten til en mindre fil med lavere opløsning (anbefales til onlinepublicering), skal du vælge Mindste størrelse.

  8. Vælg Publicer. Access opretter filen. Hvis du vælger, at Access skal åbne filen efter publiceringen, viser Adobe Reader filen.

  9. Hvis du vil gemme trinnene i handlingen, så du kan køre og planlægge den samme handling, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin:

    • Angiv et navn og en beskrivelse af trinnene.

    • Hvis du vil oprette en Outlook-opgave, der planlægger eksporten på en fremtidig dato, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave.

    Få mere at vide under Gem oplysningerne om en import- eller eksporthandling som en specifikation.

    Bemærk    En anden måde at automatisere processen på er at bruge makrohandlingen EksporterMedFormatering. Du kan f.eks. oprette et beskrivende filnavn baseret på rapportens titel og eksportdatoen. På den måde kan brugerne finde den rigtige rapport i et SharePoint-bibliotek eller en mappe med mange rapporter. Det gør du ved at angive følgende udtryk i argumentet Outputfil:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Hvor RptQC5 er rapportens objektnavn, Auto_Header0 rapporthovedsektionen, og titelteksten er rapportens titel.

Toppen af siden

Få mere at vide om at oprette et rapportcenter i SharePoint

Overvej at oprette et dedikeret rapportcenter i et SharePoint-dokumentbibliotek, så brugerne nemmere kan finde og få vist de rapporter, de skal bruge. Ved at tilføje kolonner, oprette et link til biblioteket fra Access og tilpasse dokumentbiblioteket med visninger kan du give dine brugere en førsteklasses oplevelse. Det følgende er de grundlæggende trin, du kan tage.

Oprette et dokumentbibliotek    Et dokumentbibliotek er en sikker filplacering, der forenkler samarbejdet. Du kan føje kolonner til et bibliotek, f.eks. kategorier, personer eller grupper og beregnede kolonner, som du derefter kan bruge til at oprette visninger og filtre.

En miniaturevisning af et dokumentbibliotek uden noget markeret.

Du kan finde flere oplysninger i Hvad er et dokumentbibliotek?

Opdater bibliotekskolonner fra Access    Ved at sammenkæde biblioteket med Access kan du opdatere kolonnerne i dokumentbiblioteket fra Access for at hjælpe brugerne med at finde de rapporter, de ønsker, og for at angive yderligere oplysninger.

Du kan finde flere oplysninger i Importere, sammenkæde eller flytte data til SharePoint.

Oprette sorterede og filtrerede visninger    I stedet for at sende rapporten fra Access via mail kan du sende et link til den relevante visning af dokumentbiblioteket. For eksempel:

  • Sortér visningen i stigende rækkefølge efter kolonnen Ændret, så den nyeste rapport vises først. Du kan finde flere oplysninger i Brug sortering til at ændre en SharePoint-visning.

  • Hvis du har en valgkolonne i biblioteket kaldet JobFunction med tre værdier: Lineworker, Foreman og Supervisor, kan du oprette separate visninger, der er baseret på et filterudtryk for hver jobrolle:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Når du sender et link til supervisorvisningen, og brugeren klikker på det, vises de specifikke rapporter for tilsynsførende i visningen. For at få et link til biblioteksvisningen skal du få vist visningen og derefter kopiere URL-adressen fra adresselinjen.

  • Hvis du har en personkolonne i biblioteket kaldet OurEmployees, skal du oprette en visning, der er baseret på et filterudtryk, der bruger funktionen Mig til kun at vise rapporter for den aktuelle bruger:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Når du sender et link til visningen, og brugeren klikker på det, vises de specifikke rapporter for den pågældende bruger i visningen.

Du kan finde flere oplysninger i Brug filtrering til at ændre en SharePoint-visning og Redigere en listevisning i SharePoint.

Forbind webdele på en moderne side   Du kan også oprette en moderne side for at vise en fil ud fra, hvad en bruger vælger i et dokumentbibliotek ved at forbinde webdelen Filvisning med webdelen Dokumentbibliotek. Brugerne kan gennemse rapporterne for at finde den, de ønsker.

Eksempel på en liste, der er forbundet med webdelen Listeegenskaber

Du kan finde flere oplysninger under Brug af webdele på SharePoint-siderog Forbind webdele i SharePoint Online.

Udnyt Microsoft Flow    Du kan automatisere brugen og administrationen af biblioteket ved hjælp af et Microsoft Flow. Du kan f.eks. pushmeddelelser, sende daglige påmindelser, oprette en planner-opgave og arkivere udløbne filer til en mappe.

For et markeret element i SharePoint skal du oprette en Planner-opgave med et link til SharePoint-elementet.

Microsoft Flow-skabelon til SharePoint og Planner

Du kan finde flere oplysninger i Oprette et flow for en liste eller et bibliotek i SharePoint Online eller OneDrive for Business.

Toppen af siden

Introduktion til rapporter i Access-vejledning

til design af rapporter

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Deltag i Microsoft insiders

Var disse oplysninger nyttige?

Hvor tilfreds er du med kvaliteten af oversættelsen?

Hvad påvirkede din oplevelse?

Har du mere feedback? (Valgfrit)

Tak for din feedback!

×