Om arbejdsprocesser for godkendelse

SharePoint arbejdsprocesser kan hjælpe dig med at automatisere dine forretningsprocesser, så de både er mere ensartede og mere effektive. Godkendelses arbejdsgangen gør det muligt at distribuere dokumenter og andre elementer, der er gemt i SharePoint , til en eller flere personer til deres godkendelse.

Bemærk!: SharePoint 2010-arbejdsprocesser er blevet udgået siden 1, 2020 for nye lejere og fjernet fra eksisterende lejere d. 1. november 2020. Hvis du bruger SharePoint 2010-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power-Automatering eller andre understøttede løsninger. Hvis du vil have mere at vide, skal du se SharePoint 2010 arbejdsproces Pension.

Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint.

Vigtigt!: Som standard er arbejdsprocessen for godkendelse ikke aktiveret og er ikke angivet på listen Vælg en arbejdsprocesskabelon i tilknytnings formularen. For at gøre den tilgængelig for brug skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder. Gå til Indstillinger for websted > funktioner for gruppen af websteder > aktivere funktionen arbejdsprocesser . SharePoint 2013 indeholder også disse arbejdsprocesskabeloner baseret på SharePoint 2010 kompatibilitetstilstand. Hvis du vil oprette en SharePoint 2013 baseret arbejdsproces med tilsvarende logik, skal du bruge SharePoint Designer 2013.

Hvis det eneste, du skal gøre, er at fuldføre en arbejdsprocesopgave til godkendelse    Du skal bare rulle ned til hele segmentet og udvide det. Du har muligvis ikke brug for andre segmenter for øjeblikket.

Sammenligning af manuel proces med automatiseret arbejdsproces

SharePoint arbejdsprocesser er:

  • Effektiv og konsekvent    En godkendelsesarbejdsgang dirigerer automatisk dokumentet eller elementet, tildeler gennemsynsopgaver og registrerer deres fremskridt og sender påmindelser og meddelelser efter behov. Aktiviteten i en arbejdsproces kan overvåges og tilpasses fra en central statusside, og oversigten over begivenheder i en arbejdsproces kører bevares i 60 dage efter afslutning.

  • Mindre arbejde for dig    En arbejdsproces til godkendelse gemmer dig og dine kolleger både tid og besvær, og samtidig strømlines og standardisere godkendelsesprocessen.

Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Diagram over en simpel arbejdsproces for godkendelse

Oplysningerne i denne artikel præsenteres i 10 udvidelses segmenter.

Klik her for at få tip til, hvordan du får mest muligt ud af denne artikel

Hvis det eneste, du skal gøre, er at fuldføre en arbejdsprocesopgave til godkendelse    Du skal bare rulle ned til hele segmentet og udvide det. Du har muligvis ikke brug for andre segmenter for øjeblikket.

Hvis du vil tilføje, starte, overvåge og vedligeholde arbejdsprocesser    Hvis du ikke allerede kender disse opgaver, kan det være en god ide at arbejde på din vej gennem denne artikel, segment for segment, første gang du designer og tilføjer en arbejdsproces. Når du kender oplysningerne og artikel layoutet, kan du gå direkte til det segment, du har brug for, ved at vende tilbage til alle besøg.

Godkendelse af indhold og publicering af indhold    Du kan have lister eller biblioteker, hvor du vil have, at nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses med henblik på nøjagtigheden af deres indhold eller af hensyn til deres form og typografi, før de bliver synlige for alle, der har adgang til listen. Den slags evalueringsproces kaldes godkendelse af indhold, og du kan bruge en arbejdsproces til godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek. (Der er også en lignende arbejdsproces til godkendelse af publicering, der er oprettet specielt til brug på SharePoint-websteder, der udgiver websider til internettet).

Et ord om udskrivning af denne artikel    Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sikre dig, at kun disse segmenter udvides, når du udskriver. Hvis du også vil medtage hele grafikken i den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende retning og ikke stående papirretning.

Og et ord om søgning    Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge efter, er udvidet.

En arbejdsproces er en SharePoint-funktion, der dirigerer et dokument eller et andet element, der er gemt i en SharePoint-liste eller et bibliotek, til en eller flere personer til deres godkendelse eller afvisning. Arbejdsprocessen automatiserer, strømliner og standardiserer hele processen.

Simpelt arbejdsprocesdiagram for godkendelse

Den grundlæggende godkendelsesarbejdsgang, der følger med SharePoint-produkter, fungerer som en skabelon. Ved hjælp af denne skabelon kan du føje flere arbejdsgange til godkendelse til dine websteder. Hver arbejdsproces, du tilføjer, er en unik version af arbejdsprocessen grundlæggende godkendelse, der hver har sin egen særlige måde at arbejde på ud fra de indstillinger, du angiver, når du tilføjer den.

Sektioner i dette segment

  1. Hvad kan en arbejdsproces til godkendelse bruge?

  2. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse ikke gøre?

  3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

  4. Hvordan planlægger, tilføjer, kører og vedligeholder denne type af arbejdsproces?

1. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse bruge?

  • Når du først føjer en arbejdsproces til godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere, der skal medtages, og angive, om deres opgaver er tildelt én efter en (i seriel) eller alle på en gang (parallelt). Du kan endda beslutte, om du vil dividere deltagernes opgaver i to eller flere separate faser, og du kan også angive en endelig forfaldsdato og/eller den tid, der er tilladt for hver opgave. Og hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt på et element, kan du ændre en af disse indstillinger.

  • Arbejdsprocessen tildeler en opgave til hver af de angivne deltagere. Hver deltager vælger mellem flere mulige svar: Hvis du vil godkende eller afvise elementet, skal du anmode om en ændring i elementet, for at tildele opgaven igen eller annullere eller slette opgaven.

  • Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge status og foretage ændringer (hvis det er nødvendigt) fra en enkelt, central status side for arbejdsproces.

  • I 60 dage efter at arbejdsprocessen er fuldført, er listen over alle arbejdsproceshændelser, der opstod i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen stadig tilgængelig på siden status for arbejdsproces, for uformel reference.

Du kan også bruge en arbejdsproces til godkendelse til at administrere en indholds godkendelsesproces for en liste eller et bibliotek. Du kan finde flere oplysninger i segmentet kontrolelement i denne artikel.

2. hvad kan en arbejdsproces ikke godkende?

Deltagere i en godkendelses arbejdsproces har normalt ikke tilladelse til at udføre ændringer i det element, der gennemses. I stedet kan deltagerne anmode om, at de ændringer, der foretages i elementet i forbindelse med arbejdsprocesforekomsten, bliver ændret. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, hvor deltagere indsætter kommentarer og registrerede ændringer i selve elementet, skal du læse artiklen, alt om arbejdsprocesser for indsamling af feedback, i afsnittet Se også .

Desuden er Godkendelsesarbejdsprocesser ikke udviklet til at indsamle signaturer. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til at indsamle signaturer i et Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-projektmappe eller en Microsoft InfoPath-formular, skal du læse artiklen,alt om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer, i afsnittet Se også .

Til starten af segmentet

3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

Sådan tilføjer du en arbejdsproces   Du skal som standard have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces. (Gruppen ejere har som standard tilladelse til at administrere lister, gruppen medlemmer og de besøgende ikke gør).

Sådan startes en arbejdsproces   Som standard skal du have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er tilføjet. (Gruppen medlemmer og gruppen ejere har begge tilladelsen Rediger elementer som standard).

Alternativt kan ejere vælge at konfigurere bestemte arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen ejere. Hvis du vil gøre dette, skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på den første side i tilknytnings formularen.

Til starten af segmentet

4. Hvordan planlægger, tilføjer, kører og vedligeholder denne type af arbejdsproces?

Disse er de grundlæggende trin:

  • Før arbejdsprocessen kører (Planlæg, Tilføj, start)   
    Før du tilføjer en arbejdsproces, skal du planlægge, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek eller for hele gruppen af websteder), og oplysninger om, hvordan det fungerer. Når du har tilføjet og konfigureret arbejdsprocessen, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen på et bestemt element. Arbejdsprocessen kan også konfigureres til at køre automatisk. Automatiske kørsler kan aktiveres baseret på en eller begge af to udløsnings hændelser: når et element føjes til eller oprettes på en liste eller i et bibliotek, eller når et element på en liste eller i et bibliotek ændres.

  • Mens arbejdsprocessen kører (fuldført, skærm, Juster)   
    Mens arbejdsprocessen kører, fuldfører de enkelte deltagere deres tildelte opgaver. Automatiske påmindelser sendes til de deltagere, der ikke opfylder opgave deadlines. I mellemtiden kan arbejdsprocessens forløb overvåges fra en status side for en central arbejdsproces for den bestemte forekomst af arbejdsprocessen. Ændringer i arbejdsprocessen, mens den kører, kan foretages fra den samme side. og hvis det er nødvendigt, kan arbejdsprocessen annulleres eller afsluttes.

  • Når arbejdsprocessen kører (Gennemse, rapport, ændring)   
    Når arbejdsprocessen er fuldført, kan hele historikken for den pågældende kørsel (eller forekomst) gennemses i op til 60 dage på siden status for arbejdsproces. På den samme side kan statistiske rapporter over ydeevnen for denne arbejdsproces version oprettes. Hvis der er noget, du vil ændre for den måde, arbejdsprocessen fungerer på, kan du åbne og redigere den tilknytnings formular, du har fuldført, da du første gang tilføjede arbejdsprocessen.

Følgende rutediagram illustrerer disse faser fra perspektivet for den person, der tilføjer en ny arbejdsproces.

Arbejdsproces

I dette segment identificerer vi de beslutninger, du skal udføre, og de oplysninger, du skal samle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Hvis du allerede er bekendt med, hvordan du kan tilføje denne type arbejdsproces, og du kun har brug for en påmindelse om bestemte trin, kan du gå direkte til det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Sektioner i dette segment

  1. Skabeloner og versioner

  2. Introduktion til tilknytnings formularen

  3. Tolv spørgsmål, du skal besvare

1. skabeloner og versioner

De arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter, fungerer som Master skabeloner , hvor de specifikke, individuelle arbejdsprocesser, som du føjer til dine lister, biblioteker og grupper af websteder, er baseret på.

Hver gang du tilføjer en arbejdsproces for godkendelse, tilføjer du faktisk en version af arbejdsprocesskabelonen generel godkendelse. Du får hver version sit eget navn og dens egne indstillinger, som du har angivet i tilknytnings formularen, når du tilføjer den pågældende version. På den måde kan du tilføje flere arbejdsprocesser, alle versioner, der er baseret på skabelonen til arbejdsprocessen for godkendelse af arbejdsproces, men hver af de versioner, der er navngivet og skræddersyet til den bestemte måde, du skal bruge den på. De navngivne versioner kan også kaldes for arbejdsproces forekomster.

Til starten af segmentet

2. Introduktion til tilknytnings formularen

Når du tilføjer en ny arbejdsproces version, der er baseret på én af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, udfylder du en tilknytnings formular for at angive, hvordan den nye forekomst skal fungere.

I følgende afsnit finder du en liste over spørgsmål, der kan forberede dig på at fuldføre tilknytnings formularen. Du skal dog først tage et øjeblik eller to for at se formularen og dens felter.

Første side i tilknytnings formularen

Første initieringsformular

Anden side i tilknytnings formularen

Form til angivelse af kørselsspecifikke oplysninger

Felterne i det røde felt på den anden side vises også i Initierings formularen, som præsenteres, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt, og den kan redigeres der for den enkelte kørsel.

Til starten af segmentet

3. tolv spørgsmål, du skal besvare

Så snart du har svaret på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje arbejdsprocessen.

  1. Er dette den rette type af arbejdsproces?

  2. Én liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? og én indholdstype eller alle indholdstyper?

  3. Hvad er et godt navn?

  4. Opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

  5. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

  6. Får indholdstyper, der nedarver fra dette, også denne arbejdsproces?

  7. Deltagere: hvilke personer, i hvilken rækkefølge?

  8. Hvilke yderligere oplysninger har deltagerne brug for?

  9. Hvornår er opgaver forfaldne?

  10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

  11. Hvem skal have besked?

  12. Vil denne Arbejdsprocesstyring indholdsgodkendelse?

01. er dette den rette arbejdsprocestype?

Der findes flere arbejdsprocesskabeloner, der indeholder ordet "godkendelse" i deres navne. Denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som godkendelse – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på, om denne arbejdsprocestype er det bedste valg for dig, skal du gå tilbage til segmentet Lær i denne artikel. Du kan finde flere oplysninger om de øvrige arbejdsprocesskabeloner, der er tilgængelige, i artiklen om de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint, i afsnittet Se også .

Til starten af segmentet

02. én liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? - Én indholdstype eller alle indholdstyper?

Du kan oprette den nye version af arbejdsprocessen for godkendelse på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek, eller du kan gør det tilgængeligt i hele gruppen af websteder.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere den til at køre enten på alle indholdstyper eller kun på en enkelt indholdstype.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du dog konfigurere den til kun at køre på en enkelt webstedsindholdstype.

Oversigt over en gruppe af websteder med tre måder at tilføje på forklaret

Hvad er en indholdstype?

Hvert dokument eller andet element, der er gemt i en SharePoint-liste eller et bibliotek, tilhører en eller en anden indholdstype. En indholdstype kan være grundlæggende og generisk som etdokument -eller Excel-regneark eller som særdeles specialiseret som juridisk aftale eller specifikation af produkt design. Nogle indholdstyper er som standard tilgængelige i SharePoint-produkter, men du kan både tilpasse disse og tilføje andre, du selv opretter. Hvis du vil have mere at vide, skal du se oprette eller tilpasse en webstedsindholdstype og føje en indholdstype til en liste eller et bibliotek.

Til starten af segmentet

03. Hvad er et godt navn?

Giv din arbejdsproces version et navn, som:

  • Tydeligt angiver, hvad den bruges til.

  • Tydeligt adskiller det fra andre arbejdsprocesser.

Et eksempel

Forestil dig, at du er medlem af en gruppe redaktører. Din gruppe vil bruge to forskellige arbejdsprocesser for godkendelse til at administrere dokument indsendelser fra eksterne bidragydere:

  • Du skal køre den første arbejdsproces for hvert dokument, der er sendt, for at afgøre, om du vil acceptere det til redigeringsprocessen.

  • Når du har accepteret og redigeret et dokument, du har sendt, skal du køre den anden arbejdsproces på den redigerede kladde for at afgøre, om du vil acceptere det som færdigt.

Du kan navngive den første arbejdsgang godkende godkendelse af indsendelse og den anden måneds godkendelse.

Tip!: Som sædvanligt er det en god ide at oprette ensartede navngivningskonventioner og sikre, at alle, der er involveret i dine arbejdsprocesser, kender disse konventioner.

Til starten af segmentet

04. opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

Du kan få din arbejdsproces til at bruge webstedets standard opgaveliste og oversigtsliste, bruge andre eksisterende opgaver og oversigtslister eller anmode om nye lister til arbejdsprocessen.

  • Hvis der er flere arbejdsprocesser på dit websted, eller hvis nogle arbejdsprocesser involverer flere opgaver, skal du overveje at anmode om nye lister for hver arbejdsproces. Du kan reducere ydeevnen ved at administrere over-lange lister. Det er hurtigere og nemmere for systemet at opretholde flere kortere lister end én meget lang.

  • Hvis opgaverne og historikken for arbejdsprocessen indeholder følsomme eller fortrolige data, du vil beholde adskilt fra listen generelle opgaver, skal du helt klart angive, at du vil have nye, separate lister for arbejdsprocessen. (Når du har tilføjet arbejdsprocessen, skal du sørge for, at relevante tilladelser er angivet for de nye lister.)

Til starten af segmentet

05. hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

En arbejdsproces kan konfigureres til kun at starte manuelt, eller kun automatisk eller på en af følgende måder:

  • Når du manuelt starter en arbejdsproces for godkendelse på et bestemt dokument eller element, vises en anden formular, Initierings formular. Initierings formularen indeholder de fleste indstillinger fra den anden side i tilknytnings formularen. Den måde, hvis den person, der starter arbejdsprocessen, vil ændre nogen af disse indstillinger (kun for den aktuelle forekomst), kan de gøre det, før de klikker på Start. Gå til genvejsmenuen liste > element > Arbejdsprocesser > Markér arbejdsprocessen for at starte den manuelt.

  • Med en automatisk start har du selvfølgelig ikke mulighed for at præsentere en Initierings formular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytnings formularen, bruges uden ændringer.

Følgende illustration viser forskellen mellem manuel start og automatisk start.

Formularer til manuel og automatisk start sammenlignet

De ændringer, du foretager i Initierings formularen, anvendes kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændre de permanente standard indstillinger for arbejdsprocessen, skal du redigere den oprindelige tilknytnings formular, som beskrevet i ændrings segmentet i denne artikel.

Manuel start

Hvis du tillader manuel start, kan alle, der har de nødvendige tilladelser, starte arbejdsprocessen på et hvilket som helst tidspunkt.

Fordelene ved en manuel start er, at du og dine kolleger kun kan køre arbejdsprocessen, når og hvis du vælger, og hvis du har valgt, og hvis du vil, hver gang du kører den, har du mulighed for at ændre visse indstillinger ved hjælp af Initierings formularen.

Et hurtigt eksempel    Hvis du kun vil køre arbejdsprocessen på elementer, der er skrevet af en skriver fra uden for dit team, bliver det ikke automatisk ved at starte det manuelt på de elementer, du og dine teammedlemmer har oprettet. (En alternativ løsning: Vedligehold én liste eller et bibliotek for elementer fra forfattere på dit team og en separat liste eller et bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måde kan du køre arbejdsprocessen automatisk, men kun på listen eksterne forfattere. En anden løsning: Tilføj en hvis-betingelse, og sæt dem, der er oprettet af til den bestemte person. Du kan finde flere oplysninger under oversigts vilkår for arbejdsproces .

Den primære ulempe ved manuel start er, at nogen skal huske at køre arbejdsprocessen, når det er relevant at gøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbejdsprocessen til at starte automatisk ved en af følgende hændelser:

  • Nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element.

  • Et nyt element oprettes i eller overføres til listen eller biblioteket.

  • Et element, der allerede er gemt på listen eller i biblioteket, ændres.

Fordelen ved en automatisk start er, at ingen af dem skal huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang der opstår en udløsnings hændelse.

Et hurtigt eksempel    Hvis du er ansvarlig for nøjagtigheden af elementerne på en liste, kan du føje en arbejdsproces for godkendelse til listen og angive dig selv som den eneste deltager. Du kan konfigurere arbejdsprocessen til at starte automatisk, hver gang et element på listen ændres, og hver gang der tilføjes et nyt element. På den måde er du altid opdateret.

To ulemper ved automatisk start:

  • Du kan ikke forhindre arbejdsprocessen i at køre, når der opstår en udløsnings hændelse.

  • Du kan ikke ændre nogen indstillinger i begyndelsen af den enkelte forekomst.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du kører arbejdsprocessen for godkendelse, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element, i segmentet kontrolelement i denne artikel.

Til starten af segmentet

06. do-indholdstyper, der nedarver fra dette, får også denne arbejdsproces?

Kun når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, får du mulighed for også at tilføje arbejdsprocessen til alle andre indholdstyper i gruppen af websteder, der nedarver fra den indholdstype, du tilføjer arbejdsprocessen til.

Bemærkninger

  • Den handling, der gør det muligt at udføre al ekstra tilføjelse, kan tage lang tid at gennemføre.

  • Hvis nedarvning er blevet brudt for websteder eller underordnede websteder, hvor du vil tilføje denne arbejdsproces for at arve indholdstyper, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen ejere på hvert af disse websteder eller underordnede websteder, før du udfører denne handling.

Til starten af segmentet

07. deltagere: de personer, i hvilken rækkefølge?

Du skal angive navnet eller mailadressen på hver af de personer, der skal tildeles gennemsynsopgaver.

Én fase eller flere faser?    Du kan vælge kun at have én fase af gennemsynsopgaver eller flere faser. Hvis du har mere end én fase, udføres faserne efter et andet.

Parallelle anmeldelser eller serielle anmeldelser?    For deltagerne i en hvilken som helst fase kan du vælge enten at få deres gennemsynsopgaver tildelt alle på samme tid (parallelt) eller for at få deres gennemsynsopgaver tildelt én efter en (i seriel) i den rækkefølge, du angiver. Indstillingen seriel kan være nyttig, hvis du f. eks. konfigurerer arbejdsprocessen til at slutte efter den første afvisning, eller hvis du ønsker, at deltagerne skal kunne se kommentarer fra tidligere deltagere som en del af deres anmeldelser.

Et eksempel

Dette simple scenario illustrerer nogle af fordelene ved både flere faser og serielle anmeldelser:

Forestil dig, at Henrik tilføjer en ny arbejdsproces for godkendelse. Han vil gerne have vedkommendes Anna og Søren til først at gennemgå hvert enkelt element, før han selv gennemser det. Han ønsker også, at arbejdsprocessen slutter før sin egen anmeldelse, hvis enten Anna eller Søren afviser elementet. Henrik kan konfigurere dette på en af to måder:

  • Ved hjælp af en seriel undersøgelse   Henrik konfigurerer en seriel undersøgelse med én fase, hvor Anna og Søren er de første to deltagere, og han er den tredje. og han vælger indstillingen Afslut ved første afvisning .
    I dette arrangement skal Anna godkende elementet, før Sørens opgave tildeles, og derefter skal Søren godkende elementet, før Henriks opgave tildeles. Hvis Anna afviser elementet, tildeles der hverken Søren eller Henrik en opgave. og hvis Anna godkender, men Søren afviser, bliver arbejdsprocessen stadig afsluttet, før Henriks gennemgangs opgave tildeles nogensinde.
    Her er, hvordan Henrik konfigurerer sin serielle enkelt fase.
    Formular med indstillinger for seriel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

  • Ved hjælp af to faser   Hvis Henrik ønsker, at Anna og Søren skal tildeles deres anmeldelser på samme tid, så Søren ikke behøver at vente på, at Anna er færdig, før hun kan begynde, kan han oprette to faser i arbejdsprocessen: den første et parallelle fase for Anna-og Søren-anmeldelser og anden en separat fase til sin egen anmeldelse. Derefter vælger han indstillingen Afslut ved første afvisning . Det andet trin starter ikke, før den første fase er fuldført. Hvis enten Anna eller Søren afviser elementet, bliver Henriks opgave for gennemsyn aldrig tildelt.
    Her er, hvordan Henrik konfigurerer sin parallelle evaluering i to faser.
    Formular med indstillinger for parallel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

Her er diagrammer til begge løsninger.

Seriel arbejdsproces og arbejdsproces med to faser side om side

Eksterne deltagere    Der er en særlig proces til at medtage deltagere, som ikke er medlemmer af din SharePoint-organisation. I denne proces fungerer et medlem fra et websted som en proxy for den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen:

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

Tildel én opgave til hver enkelt gruppe eller en til hver gruppemedlem?    Hvis du medtager en gruppe adresse eller en distributionsliste blandt dine arbejdsprocesdeltagere, kan du få arbejdsprocessen til at tildele én opgave til hvert medlem af gruppen, eller du kan kun tildele én opgave til hele gruppen (men stadig sende en meddelelse om denne enkelte opgave til hvert medlem). Hvis der kun tildeles én opgave til hele gruppen, kan alle medlemmer af gruppen kræve og fuldføre den pågældende enkelt opgave. Du finder instruktioner til, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel.

Til starten af segmentet

08. hvilke yderligere oplysninger har deltagerne brug for?

Der findes et tekstfelt i tilknytnings formularen, hvor du kan angive instruktioner, oplysninger om krav, ressourcer osv.

To ting, du kan medtage:

  • Kontaktoplysninger, hvis deltagerne har problemer eller spørgsmål.

  • Hvis arbejdsprocessen kun tildeler en enkelt opgave til hver gruppe eller distributionsliste, nævner du her, at et enkelt medlem af hver enkelt gruppe skal have en erklæring om opgaven, før den fuldføres. På den måde spilder andre medlemmer af gruppen ikke længere tid ved at begynde den samme opgave. Du kan finde oplysninger om, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel

Til starten af segmentet

09. Hvornår er opgaver forfaldne?

Du kan angive, hvornår arbejdsprocesopgaver skal være på en eller begge af to måder:

Efter kalenderdato    Du kan angive en enkelt kalenderdato, hvor alle opgaver skal være forfaldne.

  • Hvis du konfigurerer arbejdsprocessen til at starte automatisk, bør du normalt ikke bruge denne indstilling. Det skyldes, at den datoværdi, du angiver, ikke automatisk vil blive justeret i forhold til den aktuelle dato, hver gang arbejdsprocessen starter automatisk.

Efter opgavevarighed    Du kan angive et antal dage, uger eller måneder, der er tilladt for fuldførelsen af hver opgave, begyndende, når den pågældende opgave tildeles.

  • En kalenders forfaldsdato tilsidesætter en angivet opgavevarighed. Det er: Hvis i dag er 10, og jeg har fået tildelt en opgave i dag, der har en varighed på tre dage, men som også har en kalender forfaldsdato, der er 11. juni, er opgaven forfalden 11 (datoen for kalenderens forfaldsdato) og ikke den 13.

Til starten af segmentet

10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

Hvis du vil undgå spild af tid, der er brugt på unødvendige anmeldelser, kan du vælge at få arbejdsprocessen til at slutte med det samme (før den angivne eller beregnede forfaldsdato), når en af to hændelser indtræffer:

  • Alle deltagere afviser elementet.

  • Elementet ændres på nogen måde.

Bemærk!: En arbejdsproces kan ikke starte på et element, der er tjekket ud. Når arbejdsprocessen starter, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. (Men indtil elementet tjekkes ind igen, kan ingen anden arbejdsproces starte den).

Til starten af segmentet

11. Hvem skal have besked?

I feltet CC på den anden side i tilknytnings formularen kan du skrive navne eller adresser til alle, der skal have besked, hver gang denne arbejdsproces starter eller slutter.

  • Hvis du angiver et navn her, er det ikke tilsvarende tildelingen af en arbejdsprocesopgave til den pågældende person.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der startede den , start-og slut meddelelser, uden at der er brug for at blive angivet i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start-og slut meddelelser, uden at der skal angives i dette felt.

Til starten af segmentet

12. gør dette indholdsgodkendelse for arbejdsprocessen kontrolelement?

Du kan have lister eller biblioteker, hvor du vil have, at nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses med henblik på nøjagtigheden af deres indhold eller af hensyn til deres form og typografi, før de bliver synlige for alle, der har adgang til listen. Denne sortering af gennemsynsprocessen kaldes godkendelse af indhold.

I SharePoint-produkter kan du bruge en arbejdsproces til godkendelse for at gøre indholds godkendelsesprocessen endnu lettere og mere effektiv. Hvis du vil have mere at vide, skal du se godkendelses segmentet kontrolelement til indhold i denne artikel.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje din nye arbejdsproces til godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Du kan have lister og biblioteker, hvor du vil have, at nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses for nøjagtigheden af deres indhold eller det, der er relevant for deres formular og typografi, før de bliver synlige for alle, der har adgang til listen. Denne sortering af gennemsynsprocessen kaldes godkendelse af indhold.

I SharePoint-produkter kan du styre godkendelse af indhold manuelt uden en arbejdsproces. men en arbejdsproces i SharePoint-godkendelse kan gøre processen endnu lettere og mere effektiv.

Hvis du ikke allerede kender funktionerne til versionsstyring og indholdsgodkendelse i SharePoint-produkter, anbefaler vi, at du begynder med en oversigt over følgende artikler:

Der er to måder, hvorpå en arbejdsproces til godkendelse kan styre godkendelsesprocessen for indhold, hver måde, der er knyttet til et enkelt kontrolelement i de tilknytnings formularer, du udfylder, første gang du tilføjer arbejdsprocessen. Du kan bruge din arbejdsproces til begge eller begge dele.

Kontrol af udgivelse af overordnede versioner

I området Start Indstillinger på den første side i tilknytnings formularen er der en mulighed for at starte denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element. Bemærk følgende:

  • Denne indstilling er kun tilgængelig for en godkendelsesarbejdsgang, der kører på alle indholdstyper på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek, og ikke for arbejdsprocesser, der kun kører på elementer af en enkelt indholdstype.

  • Hvis denne indstilling skal være tilgængelig, skal indholdsgodkendelse være aktiveret for listen eller biblioteket på siden versionsindstillinger, og indstillingen Opret overordnet og underordnet (kladde) skal være markeret på den samme side.

  • Hvis du vælger denne indstilling, bliver de to indstillinger, der følger efter den, ikke tilgængelige: Start denne arbejdsproces, når der oprettes et nyt element , og Start denne arbejdsproces, når et element ændres.

  • Hvis du vælger denne indstilling, kører arbejdsprocessen automatisk kun på et element, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af elementet.

  • I en hvilken som helst liste eller et bibliotek kan der kun være én godkendelsesarbejdsgang, der bruges til godkendelse af overordnede versioner. Hvis du forsøger at angive en anden arbejdsproces på den samme liste eller i det samme bibliotek for denne funktion, bliver du bedt om at vælge en eller en anden.

Kontrolelement, der ikke er baseret på versionsstyring

I området Aktivér godkendelse af indhold på den anden side i tilknytnings formularen er der en mulighed for at opdatere godkendelsesstatus, når arbejdsprocessen er fuldført (Brug denne arbejdsproces til at styre godkendelse af indhold).

Denne indstilling er tilgængelig i formularen, uanset om godkendelse af indhold er påkrævet på listen eller i biblioteket. Uanset hvordan opdateres værdien i feltet godkendelse for elementet på baggrund af resultatet af arbejdsprocessen.

Ved hjælp af denne indstilling kan du enten:

  • Kør altid arbejdsprocessen manuelt, eller

  • Vælg en eller flere af de automatiske startindstillinger på den første side i tilknytnings formularen, eller

  • Tillad både manuelt og automatisk start

Indholdskontrolelement til websteder til webudgivelse

Indholdskontrolelement er en specialiseret proces på websteder, der udgiver sider på internettet. Derfor er der en specialiseret arbejdsproces til godkendelse af publicering til brug på publicerings websteder og en webstedsskabelon (navngivet udgivelseswebsted med arbejdsproces), der omfatter en version af arbejdsprocessen, der allerede er tilpasset til brug i webpublicering.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje din nye arbejdsproces til godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis du endnu ikke kender til at tilføje arbejdsprocesser, kan det være en god ide at gennemgå både delsegmentet og plan segmentet i denne artikel, før du fortsætter med trinnene i dette segment.

Sektioner i dette segment

  1. Inden du går i gang

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. før du går i gang

To sager skal være i rækkefølge, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis arbejdsprocessen skal sende mails og påmindelser, skal mail være aktiveret for dit SharePoint-websted. Hvis du ikke er sikker på, om du allerede har gjort det, skal du kontakte din SharePoint-administrator. Se også SharePoint 2013 trin for trin: konfiguration af indstilling for udgående mail.

Rette    SharePoint-standardindstillingerne kræver, at du har tilladelse til at administrere lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. (Gruppen ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende gør ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet Lær i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Tilføj arbejdsprocessen

Følg disse trin:

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som du vil føje arbejdsprocessen til.

  2. Klik på fanen liste eller bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på fanen kan variere afhængigt af liste-eller bibliotekstype. I en kalenderliste er fanen for eksempel navnet kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsprocesi gruppen Indstillinger .

  4. På siden Indstillinger for arbejdsproces under Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type skal du angive, om arbejdsprocessen skal køre på dokumentet, listen eller en mappe, og klik derefter på Tilføj en arbejdsproces.

  5. Fuldfør den første side i tilknytnings formularen.
    (Instruktionerne følger illustrationen).

    Grundlæggende oplysninger om tilføjelse af en arbejdsproces med sektioner vist

    Første boble

    Indholdstype

    Bevar standardmarkeringen som alle, eller Vælg en bestemt indholdstype.

    Anden boble

    Skabelon

    Vælg skabelonen godkendelse – SharePoint 2010 .

    Bemærk!: Hvis skabelonen godkendelse – SharePoint 2010 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at få mere at vide om, at den er aktiveret for din gruppe af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du er administrator, skal du gå til Indstillinger for websted > funktioner for gruppen af websteder > aktivere arbejdsproces funktioner.

    Tredje boble

    Navn

    Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces til brugere af listen eller biblioteket.

    Du kan finde forslag til at navngive arbejdsprocessen i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Fjerde boble

    Opgaveliste

    Vælg en opgaveliste, der skal bruges sammen med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på ny opgaveliste for at få oprettet en ny liste.

    Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til valg af eksisterende opgave) i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Femte boble

    Oversigtsliste

    Vælg en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Arbejdsproceshistorik (ny) for at oprette en ny liste.

    Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Sjette boble

    Start Indstillinger

    Angiv, hvordan denne arbejdsproces kan startes.

    Du kan finde oplysninger om, hvordan du vælger startindstillinger, i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Du kan finde oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelse af indhold, herunder publicering af overordnede versioner, i segmentet kontrolelement i denne artikel.

    • Bemærk, at indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et elementvisesikke , hvis du kun tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt indholdstype. 

    • Bemærk også, at hvis du vælger Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element, bliver de to følgende afkrydsningsfelter ikke tilgængelige.

  6. Når alle indstillingerne i denne formular er, som du vil have dem, skal du klikke på næste.

  7. Fuldfør den anden side i tilknytnings formularen.
    (Instruktionerne følger illustrationen).

    Bemærk!: SharePoint-produkter præsenterer dig for de første flere indstillinger på den anden side i tilknytnings formularen – tal én til syv i følgende illustration fra godkendere via CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan foretage ændringer af disse indstillinger for netop den ene forekomst.

    Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

    Første boble

    Tildel til

    Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.

    • Hvis opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt)   
      Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i.

    • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
      Rækkefølgen af navne eller adresser betyder ikke noget.

    • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for din SharePoint-organisation   
      Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du medtager eksterne deltagere, i segmentet fuldføre i denne artikel.

    Anden boble

    Rækkefølge

    Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

    Du kan få mere at vide om at bruge seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj de faser, du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel til i fasen og derefter trykke på CTRL + DELETE.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere stadier i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Hvis du vil have én opgave tildelt til hvert medlem af hver gruppe , du angiver i feltet Tildel til , skal du markere dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en meddelelse om en opgave, og hvert medlem får sin egen opgave til at fuldføre).

    • Hvis du kun vil have én opgave tildelt til hver af de grupper , du angiver i feltet Tildel til , skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en opgave besked, men et medlem kan kræve og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen. Du finder instruktioner til, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel.

    Femte boble

    Efter

    Al tekst, du medtager her, medtages i hver opgavemeddelelse, som arbejdsprocessen sender. Husk at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan bruge, herunder:

    • Kontaktoplysninger.

    • Hvis det er relevant, en note om individuelle opgaver, der er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder instruktioner til, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel.

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angive en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angive det antal dage, uger eller måneder, der er tilladt for udførelsen af hver opgave fra det tidspunkt, hvor den er tildelt.

    • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, er det normalt en god ide at lade feltet forfaldsdato for alle opgaver stå tomt og for at bruge de to varighedsfelter til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en præcis forfaldsdato i Initierings formularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Syvende boble

    ÅÅ

    Skriv navnene eller mailadresserne på de personer, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

    • Hvis du angiver et navn her, er det ikke tilsvarende tildelingen af en arbejdsprocesopgave.

    • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der startede den , start-og stop meddelelser, uden at der er brug for at blive angivet i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start-og slut meddelelser, uden at der er brug for at blive angivet i dette felt.

    Boble 8

    Afslutning af arbejdsprocessen

    Vælg ingen, enten eller begge af disse indstillinger.

    Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Niende boble

    Aktivér godkendelse af indhold

    Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge denne arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelse af indhold, herunder publikationen af overordnede versioner, i segmentet kontrolelement i denne artikel.

  8. Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Hvis du endnu ikke kender til at tilføje arbejdsprocesser, kan det være en god ide at gennemgå både delsegmentet og plan segmentet i denne artikel, før du fortsætter med trinnene i dette segment.

Sektioner i dette segment

  1. Inden du går i gang

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. før du går i gang

To sager skal være i rækkefølge, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis arbejdsprocessen skal sende mails og påmindelser, skal mail være aktiveret for dit websted. Hvis du ikke er sikker på, om du allerede har gjort det, skal du kontakte din SharePoint-administrator. Se også SharePoint 2013 trin for trin: konfiguration af indstilling for udgående mail.

Rette    SharePoint-standardindstillingerne kræver, at du har tilladelse til at administrere lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. (Gruppen ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende gør ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet Lær i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Tilføj arbejdsprocessen

Følg disse trin:

  1. Gå til startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).

  2. Klik på ikonet indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på webstedsindholdstyperunder gallerier til webdesignerpå siden Indstillinger for websted.

  4. På siden webstedsindholdstyper skal du klikke på navnet på den webstedsindholdstype, som du vil tilføje en arbejdsproces for.

    Bemærk!: En arbejdsproces, der er føjet til hele gruppen af websteder, skal kun tilføjes for elementer af en enkelt indholdstype.

    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

    1. På siden for den valgte indholdstype under Indstillingerskal du klikke på Indstillinger for arbejdsproces.
      Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

    2. Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
      Linket TIlføj en arbejdsproces

    3. Fuldfør den første side i tilknytnings formularen.
      (Instruktionerne følger illustrationen).

    Side til konfiguration af arbejdsprocessen

    Første boble

    Skabelon

    Vælg skabelonen godkendelse – SharePoint 2010 .

    Bemærk!: Hvis skabelonen godkendelse – SharePoint 2010 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at få mere at vide om, at den er aktiveret for din gruppe af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du er administrator, skal du gå til Indstillinger for websted > funktioner for gruppen af websteder > aktivere arbejdsprocesfunktioner.

    Anden boble

    Navn

    Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces til brugere af denne gruppe af websteder.

    Du kan finde forslag til at navngive arbejdsprocessen i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Tredje boble

    Opgaveliste

    Vælg en opgaveliste, der skal bruges sammen med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på ny opgaveliste for at få oprettet en ny liste.

    Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til valg af eksisterende opgave) i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Fjerde boble

    Oversigtsliste

    Vælg en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Arbejdsproceshistorik (ny) for at oprette en ny liste.

    Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Femte boble

    Start Indstillinger

    Angiv, hvordan denne arbejdsproces kan startes.

    Du kan finde oplysninger om, hvordan du vælger startindstillinger, i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Sjette boble

    Vil du føje arbejdsprocessen til underordnede indholdstyper?

    Angiv, om arbejdsprocessen skal føjes til (knyttet til) alle andre websteds-og listeindholdstyper, der nedarver fra denne indholdstype.

    • Den handling, der gør det muligt at udføre al ekstra tilføjelse, kan tage lang tid at gennemføre.

    • Hvis nedarvning er blevet brudt for websteder eller underordnede websteder, hvor du vil tilføje denne arbejdsproces for at arve indholdstyper, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen ejere på hvert af disse websteder eller underordnede websteder, før du udfører denne handling.

  5. Når alle indstillingerne på denne side er, som du vil have dem, skal du klikke på næste.

  6. Fuldfør den anden side i tilknytnings formularen.
    (Instruktionerne følger illustrationen).

    Bemærk!: SharePoint -produkter viser dig de første flere indstillinger på den anden side i tilknytnings formularen – tal én til syv i følgende illustration fra godkendere via CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan foretage ændringer af disse indstillinger for netop den ene forekomst.

    Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

    Første boble

    Tildel til

    Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.

    • Hvis opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt)   
      Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i.

    • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
      Rækkefølgen af navne eller adresser betyder ikke noget.

    • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for din SharePoint-organisation   
      Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du medtager eksterne deltagere, i segmentet fuldføre i denne artikel.

    Anden boble

    Rækkefølge

    Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

    Du kan få mere at vide om at bruge seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj de faser, du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel til i fasen og derefter trykke på CTRL + DELETE.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere stadier i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Hvis du vil have én opgave tildelt til hvert medlem af hver gruppe , du angiver i feltet Tildel til , skal du markere dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en meddelelse om en opgave, og hvert medlem får sin egen opgave til at fuldføre).

    • Hvis du kun vil have én opgave tildelt til en hel gruppe , som du angiver i feltet Tildel til , skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en opgave besked, men et medlem kan kræve og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen. Du kan finde oplysninger om, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette del af denne artikel.

    Femte boble

    Efter

    Al tekst, du medtager her, medtages i hver opgavemeddelelse, som arbejdsprocessen sender. Husk at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan bruge, herunder:

    • Kontaktoplysninger.

    • Hvis det er relevant, en note om individuelle opgaver, der er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder instruktioner til, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel.

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angive en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angive det antal dage, uger eller måneder, der er tilladt for udførelsen af hver opgave fra det tidspunkt, hvor den er tildelt.

    • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, er det normalt en god ide at lade feltet forfaldsdato for alle opgaver stå tomt og for at bruge de to varighedsfelter til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en præcis forfaldsdato i Initierings formularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Syvende boble

    ÅÅ

    Skriv navnene eller mailadresserne på de personer, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

    • Hvis du angiver et navn her, er det ikke tilsvarende tildelingen af en arbejdsprocesopgave.

    • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der startede den , start-og stop meddelelser, uden at der er brug for at blive angivet i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start-og slut meddelelser, uden at der er brug for at blive angivet i dette felt.

    Boble 8

    Afslutning af arbejdsprocessen

    Vælg ingen, enten eller begge af disse indstillinger.

    Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Niende boble

    Aktivér godkendelse af indhold

    Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge denne arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelse af indhold, herunder publikationen af overordnede versioner, i segmentet kontrolelement i denne artikel.

  7. Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar, skal du gå til segmentet Start i denne artikel og starte den første forekomst for at teste den nye arbejdsproces.

En arbejdsproces kan konfigureres til kun at starte manuelt, kun automatisk eller på en af følgende måder:

  • Manuelt , af hvem, der har de nødvendige tilladelser, til enhver tid.

  • Automatisk , når en bestemt udløsnings hændelse indtræffer. Det vil medføre, at når et element føjes til listen eller biblioteket, og/eller når et element på listen ændres på en eller anden måde, og/eller når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element).
    (Udløsende hændelse eller hændelser er angivet på den første side i tilknytnings formularen under den oprindelige tilknytning og konfiguration af arbejdsprocessen. Du kan finde flere oplysninger i segmentet plan lægge i denne artikel.

Bemærk!: En arbejdsproces kan ikke starte på et element, der er tjekket ud. Når arbejdsprocessen starter, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. (Men indtil elementet tjekkes ind igen, kan ingen anden arbejdsproces starte den).

Sektioner i dette segment

  1. Starte arbejdsprocessen automatisk

  2. Starte arbejdsprocessen manuelt

  3. Start manuelt fra listen eller biblioteket

  4. Starte manuelt i et Microsoft Office-program

1. starte arbejdsprocessen automatisk

Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, køres arbejdsprocessen på det element, der udløste den, hver gang der opstår en udløsnings hændelse.

Når arbejdsprocessen starter, tildeles den første opgave eller opgaver, og der sendes en besked om opgaven til hver enkelt modtager. I mellemtiden sender det også start meddelelser (adskilt fra opgave meddelelser) til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle, der er angivet i feltet CC på den anden side i tilknytnings formularen.

Bemærk!: Når en ny arbejdsproces, der startes automatisk, bliver tilføjet, bliver feltet Forfaldsdato for alle opgaver på den anden side i tilknytnings formularen som regel tomt, fordi den eksplicitte datoværdi , der erangivet,ikke automatisk er blevet justeret i forhold til den dato, hvor arbejdsprocessen starter hver gang. Du kan finde flere oplysninger i segmentet plan lægge i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. starte arbejdsprocessen manuelt

En note om tilladelser    Normalt skal du have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces. (Som standard har gruppen medlemmer og gruppen ejere begge denne tilladelse, men gruppen Gæster har ikke. En ejer kan dog også vælge at kræve tilladelse til at administrere lister for de personer, der starter arbejdsprocessen, i et arbejdsproces-basis. Hvis du vælger denne indstilling, kan ejerne i det væsentlige angive, at det kun er dem og andre ejere, der kan starte en bestemt arbejdsproces. Du kan finde flere oplysninger i segmentet Lær i denne artikel.

To steder at starte fra

Du kan starte en arbejdsproces manuelt fra et af to steder:

  • Fra den liste eller det bibliotek , hvor elementet er gemt

  • Fra et af elementerne i selve elementetåbnes i det Microsoft Office-program, hvor det blev oprettet. Bemærk, at dette skal være det installerede program og ikke en webprogram version.

De resterende to sektioner i dette segment indeholder en vejledning til begge metoder.

Til starten af segmentet

3. Start manuelt fra listen eller biblioteket

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det element, du vil køre arbejdsprocessen på, er gemt.

  2. Klik på ellipsen ud for navnet på elementet, og klik derefter på ellipsen i dialogboksen for at åbne element menuen, og klik derefter på arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. Klik på den arbejdsproces, du vil køre, under Start en ny arbejdsproces på siden arbejdsprocesser: elementnavn .
    Link til at starte en arbejdsproces

  4. På siden Rediger en arbejdsproces i Initierings formularen skal du foretage de ændringer, du vil anvende på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk!: De ændringer, der foretages her, bruges i Initierings formularen kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre arbejdsprocesindstillingerne, der ikke vises i denne formular, skal du se ændrings segmentet i denne artikel.

    Initieringsformular

    Første boble

    Tildel til

    Foretag eventuelle ændringer af listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.

    • Hvis opgaverne skal tildeles en ad gangen   
      Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i.

    • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid   
      Rækkefølgen af navne eller adresser betyder ikke noget.

    • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for din SharePoint-organisation   
      Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du medtager eksterne deltagere, i segmentet fuldføre i denne artikel

    Anden boble

    Rækkefølge

    Sørg for, at betingelserne for, hvorvidt opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, hvor du vil have dem.

    Du kan få mere at vide om at bruge seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj eller flere faser, som du vil have ud over den eller dem, der er konfigureret i øjeblikket.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel til i fasen og derefter trykke på CTRL + DELETE.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere stadier i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Hvis du vil have én opgave tildelt til hvert medlem af hver gruppe , du angiver i feltet Tildel til , skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert medlem af gruppen får besked om opgaven, og hvert medlem får sin egen opgave til at fuldføre.

    • Hvis du kun vil have én opgave tildelt til hver af de grupper , du angiver i feltet Tildel til , skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en opgave besked, men et medlem kan kræve og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen. Du kan finde oplysninger om, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette del af denne artikel.

    Femte boble

    Efter

    Al tekst, du medtager her, medtages i hver opgavemeddelelse, som arbejdsprocessen sender. Husk at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan bruge, herunder:

    • Kontaktoplysninger om spørgsmål og problemer

    • Hvis det er relevant, kan du se en bemærkning om de enkelte opgaver, der er tildelt hele grupper eller distributionslister (du kan finde instruktioner i, hvordan du hævder, at en gruppeopgave er i den komplette del af denne artikel.)

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angive en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angive det antal dage, uger eller måneder, der er tilladt for udførelsen af hver opgave fra det tidspunkt, hvor den er tildelt.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet plan lægge i denne artikel.

    Syvende boble

    ÅÅ

    Foretag eventuelle ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk, at:

    • Hvis du angiver et navn her, er det ikke tilsvarende tildelingen af en arbejdsprocesopgave.

    • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, får du beskederne start og stop, uanset om du er angivet i dette felt.

  5. Når du har alle indstillingerne i Initierings formularen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Arbejdsprocessen tildeler den første opgave eller de første opgaver, og du sender samtidig start meddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet CC i Initierings formularen.

Til starten af segmentet

  1. Åbn elementet i det installerede Office-program på computeren.

  2. I det åbne element skal du klikke på fanen filer , klikke på Gem & Sendog derefter klikke på den arbejdsproces, du vil køre på elementet.

  3. Hvis du får vist følgende meddelelse, der fortæller dig, at arbejdsprocessen skal tjekke filen ind, skal du klikke på knappen Tjek ind .

  4. Klik på knappen stor Start arbejdsproces .

  5. På siden Rediger en arbejdsproces i Initierings formularen skal du foretage de ændringer, du vil anvende på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk!: De ændringer, der foretages her, bruges i Initierings formularen kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre arbejdsprocesindstillingerne, der ikke vises i denne formular, skal du se ÆNDRINGs segmentet i denne artikel.

    Initieringsformular

Første boble

Tildel til

Foretag eventuelle ændringer af listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.

  • Hvis opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt)   
    Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navne eller adresser betyder ikke noget.

  • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for din SharePoint-organisation   
    Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du medtager eksterne deltagere, i segmentet fuldføre i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Sørg for, at betingelserne for, hvorvidt opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, hvor du vil have dem.

Du kan få mere at vide om at bruge seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet plan lægge i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj eller flere faser, som du vil have ud over den eller dem, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel til i fasen og derefter trykke på CTRL + DELETE.

Du kan finde flere oplysninger om brug af flere stadier i segmentet plan lægge i denne artikel.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil have én opgave tildelt tilhvert medlem af hver gruppe , du angiver i feltet Tildel til , skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert medlem af gruppen får besked om opgaven, og hvert medlem får sin egen opgave til at fuldføre.

  • Hvis du kun vil have én opgave tildelt til hver af de grupper , du angiver i feltet Tildel til , skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen modtager en opgave besked, men et medlem kan kræve og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen. Du kan finde oplysninger om, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette del af denne artikel.

Femte boble

Efter

Al tekst, du medtager her, medtages i hver opgavemeddelelse, som arbejdsprocessen sender. Husk at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan bruge, herunder:

  • Kontaktoplysninger for spørgsmål og problemer.

  • Hvis det er relevant, en note om individuelle opgaver, der er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du kan finde oplysninger om, hvordan du hævder en gruppeopgave i den komplette segment i denne artikel.

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angive en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angive det antal dage, uger eller måneder, der er tilladt for udførelsen af hver opgave fra det tidspunkt, hvor den er tildelt.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet plan lægge i denne artikel.

Syvende boble

ÅÅ

Foretag eventuelle ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk, at:

  • Hvis du angiver et navn her, er det ikke tilsvarende tildelingen af en arbejdsprocesopgave.

  • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, får du beskederne start og stop, uanset om du er angivet i dette felt.

  1. Når du har indstillingerne i Initierings formen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Arbejdsprocessen tildeler den første opgave eller de første opgaver, og du sender samtidig start meddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet CC i Initierings formularen.

Hvad skal der ske nu?

  • Hvis dette er første gang, arbejdsprocessen er blevet kørt, skal de andre deltagere muligvis bruge oplysninger og hjælp til at fuldføre deres tildelte opgaver. (Det kan være en god ide at finde den komplette del af denne artikel.)

  • Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mails, og især at meddelelserne ikke er blevet håndteret af filtre mod uønsket mail.

  • Du kan selvfølgelig få en eller flere arbejdsprocesopgaver til at fuldføre dig selv. Gå til den komplette del af denne artikel for at få mere at vide om, hvordan du fuldfører dem.

  • I mellemtiden kan du finde oplysninger om, hvordan du kan holde styr på status for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, ved at gå til segmentet overvåge i denne artikel.

Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, kan det være en god ide at gennemgå artiklens segment i fuldført, før du fuldfører opgaven. På den måde kan du være opmærksom på alle de indstillinger, der kan være åbne for dig.

Bemærk!: Hvis du ved, at en arbejdsprocesopgave er blevet tildelt til dig, men meddelelsen ikke vises i din indbakke, skal du kontrollere, at meddelelsen ikke er blevet sendt fra dit filter mod uønsket mail. Hvis det er, kan du justere indstillingerne for filteret tilsvarende.

Først skal du sikre dig, at du har den rigtige artikel

Forskellige typer arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.

Så før du begynder, skal du sørge for, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en arbejdsproces for godkendelse og ikke en opgave til en anden type af arbejdsproces.

Se efter teksten skal du godkende på en af følgende placeringer:

  • I emne linjen i opgave beskeden
    Meddelelse om opgave med teksten Godkend vist

  • På meddelelseslinjen i det element, der skal gennemses
    Det element, der skal gennemses, med teksten Gennemse vist

  • I opgave titlen på siden status for arbejdsproces
    Opgave på siden Status for arbejdsproces med Gennemse vist

Hvis du ikke kan se Godkend tekst på disse placeringer, skal du kontakte den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, for at finde ud af, hvilken arbejdsprocesskabelon den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces. Du kan finde links til artikler om, hvordan du bruger de andre typer arbejdsprocesser, der er inkluderet i SharePoint-produkter, i afsnittet Se også i denne artikel.

Hvis din opgave er en godkendelsesopgave, skal du dog bare læse videre.

Sektioner i dette segment

  1. En oversigt over processen

  2. Gå til elementet og opgaveformularen fra meddelelsen besked om opgaven

  3. Gå til elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

  4. Gennemse elementet

  5. Fuldføre og sende opgaveformularen

  6. Overskredne meddelelser

  7. Kræv og Fuldfør en gruppeopgave (valgfrit)

  8. Anmod om en ændring af elementet (valgfrit)

  9. Tildel din godkendelsesopgave til en anden (valgfrit)

  10. Udføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

1. en oversigt over processen

Når du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces, kan du normalt finde flere oplysninger om opgaven på en af tre måder:

  • Du modtager en mailbesked om opgaven.

  • Du åbner et Microsoft Office-dokument og får vist en Meddelelseslinje, der informerer dig om, at du har fået tildelt en relateret opgave.

  • Du tjekker SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver i øjeblikket er tildelt dig.

Når du finder ud af, at du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, skal du sædvanligvis gøre to ting:

  • Gennemse elementet    Find ud af, om du kan godkende elementet i dets aktuelle tilstand.

  • Fuldføre din opgave    Brug opgaveformularen til at sende resultaterne af din anmeldelse.

De følgende tre elementer er derfor involveret i fuldførelsen af opgaven:

  • Meddelelsen (som du modtager som mail)

  • Det element, der blev sendt til godkendelse (som du åbner og gennemser)

  • Opgaveformularen (som du åbner, udfylder og sender)

Her er, hvad disse tre elementer ser ud.

Meddelelse om opgave, element til gennemsyn og opgaveformular

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i besked meddelelsen vises kun , når meddelelsen åbnes i den komplette, installerede version af Outlook, og ikke når den er åbnet i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

2. gå til elementet og opgaveformularen fra meddelelsen besked om opgaven

Følg disse trin:

  1. Klik på linket til elementet i feltet for at fuldføre disse opgave instruktioner i meddelelsen om opgaven.

  2. Klik på knappen Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i det åbnede element.

Åbn elementet og opgaveformularen i mailen med meddelelsen om opgaven

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i besked meddelelsen vises kun , når meddelelsen åbnes i den komplette, installerede version af Outlook, og ikke når den er åbnet i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

3. gå til elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

Følg disse trin:

  1. På den liste eller det bibliotek, hvor det element, der skal gennemses, er gemt, skal du klikke på linket i gang , der er knyttet til elementet og arbejdsprocessen.

  2. Klik på titlen på opgaven på siden status for arbejdsproces.

  3. I opgaveformularen i denne arbejdsprocesopgave gælder for Meddelelseslinje, skal du klikke på linket til elementet.

Åbn element og opgaveformular fra listen eller biblioteket

Til starten af segmentet

4. Gennemse elementet

I dette eksempel er elementet et Microsoft Word-dokument.

Tip!: Hvis dette er en gruppeopgave, der er en enkelt opgave, der er tildelt en hel gruppe eller distributionsliste, så et enkelt gruppemedlem kan fuldføre opgaven for hele gruppen – så er det en god ide at gøre opgaven, før du gennemser elementet. På den måde kan du reducere risikoen for, at et andet medlem af gruppen også gennemser artiklen. Hvis du vil have mere at vide, skal du se afsnit 7 i dette segment, påberåbe dig og fuldføre en gruppeopgave.

Element til gennemsyn åbnet og med gule linjer vist

Bemærk de to gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:

  • Server skrivebeskyttet   Dette dokument er åbnet i skrivebeskyttet tilstand – det kan være, at du kan læse dokumentet, men du kan ikke foretage ændringer i det.
    Bemærk, at når du fuldfører en arbejdsprocesopgave for godkendelse, foretager du normalt ingen ændringer direkte i selve elementet. Du kan i stedet bruge opgaveformularen til at registrere alle dine svar.

  • Arbejdsprocesopgave   Når du er klar til at registrere dit svar i opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave .

Til starten af segmentet

5. fuldføre og sende opgaveformularen

Opgaveformularen for en opgave i arbejdsprocessen for godkendelse ser omtrent sådan ud.

Opgaveformular i arbejdsproces

Bemærk, at de første to elementer (Slet element og denne arbejdsprocesopgave gælder for element titel) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes fra elementet til gennemsyn.

Første boble

Slet element

Hvis du vil slette opgaven fra den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du klikke på denne knap.

  • Hvis du sletter opgaven, sletter du ikke det element, der skal gennemses.

  • Hvis du sletter opgaven, fungerer handlingen som (og registreres i oversigten som) en afvisning af dokumentet. Så hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at slutte ved den første afvisning, og derefter sletter opgaven, bliver arbejdsprocessen afsluttet.

  • En opgave, der er blevet slettet, vises ikke længere i området opgaver på siden status for arbejdsproces. (Sletningen og den efterfølgende automatiske afvisning er stadig registreret i området Oversigt på siden).

    Bemærk!: Hvis du ikke startede denne forekomst af arbejdsprocessen, kan det være en god ide at kontrollere den person, der startede den, før du sletter opgaven.

Anden boble

Denne arbejdsprocesopgave gælder for element titel

Hvis du vil åbne elementet til gennemsyn, skal du klikke på linket her.

Tredje boble

Status, anmodet af, konsoliderede kommentarer, forfaldsdato

Du kan ikke redigere eller ændre elementer i disse fire felter, men du kan muligvis finde oplysningerne i dem nyttige.

Bemærk, at afkrydsningsfeltet konsoliderede kommentarer ikke kun indeholder yderligere instruktioner om, hvordan du fuldfører din opgave, men også alle kommentarer, der sendes af de deltagere, som allerede har fuldført deres opgaver i den samme forekomst af arbejdsprocessen.

På samme måde, når du har sendt din egen formular, vises alle de kommentarer, du medtager i feltet kommentarer (4), også i feltet konsoliderede kommentarer for efterfølgende deltagere.

Fjerde boble

Kommentarer

Den tekst, du angiver her, registreres i arbejdsproceshistorikken og vises også i feltet konsoliderede kommentarer (3) for efterfølgende deltagere.

Femte boble

Godkend

Hvis du vil godkende elementet, skal du først skrive de kommentarer, du vil bidrage til, i feltet kommentarer (4) og derefter klikke på denne knap.

Sjette boble

Afvis

Hvis du vil afvise elementet, skal du først skrive de kommentarer, du vil bidrage til, i feltetkommentarer (4), og derefter skal du klikke på denne knap.

Syvende boble

Annullere

Hvis du vil lukke opgaveformularen uden at gemme eventuelle ændringer eller svar, skal du klikke på denne knap. Opgaven vil fortsat være ufuldstændig og tildelt til dig.

Boble 8

Anmod om ændring

Hvis du vil anmode om en ændring af det element, du gennemgår, skal du klikke på denne knap.

Hvis du vil have vist en illustration af den formular, hvor du skal angive oplysninger om din anmodning, og få mere at vide, skal du gå til afsnit 8 i dette segment og anmode om en ændring af elementet.

Bemærk!: Denne indstilling er muligvis slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Niende boble

Omfordel opgave

Hvis du vil tildele godkendelsesopgaven til en anden, skal du klikke på denne knap.

Hvis du vil have vist en illustration af den side, hvor du skal angive oplysninger om omfordelingen, og du kan finde flere oplysninger, skal du gå til afsnit 7 i dette segment, tildele godkendelsesopgaven til en anden.

Bemærk!: Denne indstilling er muligvis slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Til starten af segmentet

6. forsinkede meddelelser

Hvis enten en opgave eller en hel arbejdsprocesforekomst er overskredet for færdiggørelse, sendes der automatisk meddelelser til:

  • Den person, som opgaven er tildelt til

  • Den person, der startede arbejdsprocessen (eller hvis starten blev automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen)

Til starten af segmentet

7. krav og Fuldfør en gruppeopgave (valgfrit)

Hvis kun en enkelt opgave tildeles til en hel gruppe, som du er medlem af, kan alle medlemmer af gruppen kræve og udføre den samme opgave på vegne af hele gruppen.

Påberåbe opgaven, før du gennemser elementet. Så snart du hævder opgaven, er den tildelt til dig, og intet andet medlem af gruppen kan fuldføre den. På den måde er kun én person det nødvendige arbejde.

  1. På siden status for arbejdsproces skal du pege på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, indtil der vises en pil

  2. Klik på pilen, klik på Rediger element , og klik derefter på knappen Kræv opgave i opgaveformularen.
    Sådan gør du krav på en gruppeopgave

Når siden status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt til gruppen, men specifikt for dig.

Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen, men nu skal du klikke på knappen Frigiv opgave .

Knappen Frigiv opgave i opgaveformularen

Til starten af segmentet

8. Anmod om en ændring af elementet (valgfrit)

Før du går i gang med denne fremgangsmåde, skal du bemærke, at arbejdsprocessen muligvis er konfigureret til at slutte med det samme , hvis der foretages ændringer i elementet. Det kan være en god ide at kontrollere, om den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, er i stand til at sikre, at den er helt rigtig, for at få en ændring, og at arbejdsprocessen skal slutte på dette tidspunkt.

Vi vil demonstrere indstillingen ændringsanmodning ved at sætte det ind i et scenarie:

Forestil dig først, at dit navn er Henrik.

Forestil dig derefter, at en kollega med navnet Anna har startet en arbejdsproces for godkendelse på et dokument, som hun har oprettet.

Når du gennemser Annas nye dokument, synes du, at introduktionen er for lang.

Du kan klikke på knappen Anmod om ændring nederst i opgaveformularen arbejdsproces og derefter udfylde denne formular.

Formular til anmodning om ændring af et element

Første boble

Anmod om ændring fra

Angiv navnet eller mailadressen på den person, du anmoder om ændringen fra.

(Hvis du vil sende din anmodning til den person, der startede denne kørsel af arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen startes automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen for godkendelse – kan du også lade dette felt stå tomt.

Anden boble

Ny anmodning

Beskriv den ændring, du vil foretage, og Angiv eventuelle oplysninger, som den person, der foretager ændringen, skal bruge. Den tekst, du angiver her, tilføjes i området konsoliderede kommentarer .

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den eksisterende forfaldsdato    Lad feltet stå tomt.

  • Sådan fjerner du fuldstændigt forfaldsdatoen    Skriv tallet 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter varigheds enhederne i følgende felt. Sammen er de to poster, der angiver perioden, før ændrings opgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for ny varighed

Hvis du angiver en ny opgaves varighed, kan du bruge dette felt sammen med feltet ny varighed til at identificere perioden, før opgaven forfalder. (F. eks.: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger).

Når du har alle formularens poster, som du vil have dem, skal du klikke på Send, hvorefter din aktuelle opgave er markeret somfuldført. (Men du er ikke færdig endnu. Du får tildelt en godkendelsesopgave igen, efter Anna har fuldført ændrings opgaven.

I mellemtiden modtager Anna følgende mailmeddelelse:

Den meddelelse, der sendes, når der anmodes om en ændring af et element

Anna kan fortælle dig om et hurtigt overblik over emne linjen (nummer 1 i illustrationen), som ikke er en almindelig godkendelsesmeddelelse, men i stedet for en anmodning om at ændre noget om elementet. Hun finder oplysninger om den specifikke ændring, der er blevet anmodet om, i den ændring, der anmodes om, i teksten (nummer 2).

Anna tjekker elementet ud, foretager de ønskede ændringer og gemmer derefter ændringerne og tjekker elementet ind igen.

Derefter går hun til siden status for arbejdsproces og åbner hendes ændrings anmodnings opgave fra området opgaver.


Formular, der sendes, når den anmodede ændring er fuldført

Anna tilføjer alle de oplysninger, hun vil have i feltet kommentarer , og klikker derefter på Send svar. Arbejdsprocessen udfører to handlinger:

  • Anna er markeret som fuldførtfor opgaven for anmodning om ændring.

  • Der tildeles en ny godkendelsesopgave til dig (med Anna kommentarer, der er tilføjet i feltet konsoliderede kommentarer ) og sender dig en meddelelse om opgaven.

Nu kan du gå videre og fuldføre din anmeldelse af det ændrede element.

Alle disse handlinger registreres og vises i sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden status for arbejdsproces, som vist i følgende illustration.

Oversigt over arbejdsproces med handlinger fra ændringsanmodning

Her er et diagram over hele processen.

Rutediagram over ændringsanmodning

Til starten af segmentet

9. Tildel din godkendelsesopgave til en anden (valgfrit)

Hvis du vil have en anden til at fuldføre en arbejdsprocesopgave, der er tildelt til dig, skal du klikke på knappen Tildel opgave i opgaveformularen arbejdsproces.

Denne formular vises.

Formular for gentildeling af opgave

Første boble

Omfordel opgave til

Skriv navnet eller adressen på den person, du vil tildele opgaven til.

Hvis du vil tildele opgaven til den person, der startede arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen startes automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen – skal du lade feltet være tomt.

Anden boble

Ny anmodning

Angiv alle oplysninger, som den person, som du tildeler opgaven, skal udføre for at fuldføre opgaven. Den tekst, du angiver her, tilføjes i området konsoliderede kommentarer .

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den eksisterende forfaldsdato    Lad feltet stå tomt.

  • Sådan fjerner du fuldstændigt forfaldsdatoen    Skriv tallet 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter varigheds enhederne i følgende felt. Sammen er de to poster, der angiver perioden, før ændrings opgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for ny varighed

Hvis du angiver en ny opgaves varighed, kan du bruge dette felt sammen med feltet ny varighed til at identificere perioden, før opgaven forfalder. (F. eks.: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger).

Når formularen er færdig, skal du klikke på Send. Opgaven er markeret som fuldført, der tildeles en ny opgave til den person, der nu er ansvarlig for opgaven, og der sendes en opgave besked.

Alle nye oplysninger, du har angivet, medtages i den delegeret ved tekst i den nye opgavemeddelelse (nummer 1 i følgende illustration).

Meddelelse om opgave for en opgave, som er blevet tildelt en ny person

I mellemtiden registreres alle disse ændringer og vises i sektionerne opgaver og Oversigt på siden status for arbejdsproces, sådan som det er vist her.

Områderne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces for de opgaver, der tildeles en ny person

Til starten af segmentet

10. fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

Der er en særlig proces til at medtage deltagere, som ikke er medlemmer af din SharePoint-organisation. I denne proces fungerer en medlemsgruppe som en proxy for den eksterne deltager:

  1. Medtag e-mail-adressen på den eksterne deltager i den relevante Tildel til -fase på den anden side i tilknytnings formularen.

  2. Arbejdsprocessen tildeler faktisk den eksterne deltagers opgave til det medlem af webstedet, der starter arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen starter automatisk, til det medlem, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen. Den person, som opgaven faktisk tildeles, fungerer som proxy for den eksterne deltager.

  3. Dette webstedsmedlem modtager en opgave besked med instruktioner om at sende en kopi af elementet til gennemsyn til den eksterne deltager. (I mellemtiden modtager den udefra svarende en kopi af opgave beskeden, som kan fungere som en nyttig besked eller overhovedet.)

  4. Det medlem af webstedet, som opgaven faktisk tildeles til, sender en kopi af elementet til den eksterne deltager.

  5. De eksterne deltagere gennemser elementet og sender deres svar tilbage til webstedets medlem.

  6. Når den eksterne deltagers svar ankommer, fuldfører websteds medlemmet opgaven på vegne af den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen.

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

Den centrale placering, hvor du kan overvåge, justere eller stoppe en igangværende arbejdsproces, er siden status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen.

Første vi viser dig, hvordan du kommer til siden, så viser vi dig, hvordan du kan bruge de indstillinger og oplysninger, du finder der. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få yderligere oplysninger om overvågning.

Sektioner i dette segment

  1. Gå til siden status for arbejdsproces

  2. Brug siden status for arbejdsproces til at overvåge status for arbejdsprocessen

  3. Ændre aktive opgaver (opgaver, der allerede er tildelt)

  4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt)

  5. Annullere eller afslutte arbejdsprocessen Kør

  6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element

  7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

1. gå til siden status for arbejdsproces

Klik på linket i gang for det ønskede element og den ønskede arbejdsproces på den liste eller det bibliotek, hvor elementet er placeret.

I dette eksempel er elementet det dokument, der hedder udkast til udkast, og arbejdsprocessen er godkendelse 3.

Klikker på linket for status for arbejdsproces

Siden status for arbejdsproces åbnes.

Bemærkninger!: 

  • Hvis listen eller biblioteket indeholder et stort antal elementer, kan du bruge sortering og/eller filtrering til at finde det element, du leder efter, hurtigere. Hvis du finder ud af, at du gentagne gange foretager sortering og/eller filtrering på samme måde, kan det være nyttigt at oprette en brugerdefineret visning, der automatiserer den bestemte organisering.

  • Hvis du vil gå til siden status for arbejdsproces, kan du også klikke på enten Vis status for arbejdsproces linket i mail meddelelsen "er startet" eller få vist linket for arbejdsproceshistorikken i meddelelsen "har fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.

Til starten af segmentet

2. Brug siden status for arbejdsproces til at overvåge status for arbejdsprocessen

Her under illustrationen af hver sektion på siden status for arbejdsproces kan du finde de overvågnings spørgsmål, som afsnittet besvarer.

Sektionen oplysninger om arbejdsproces

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Besvarede spørgsmål:

  • Hvem der startede denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Hvornår blev denne forekomst startet?

  • Hvornår opstår den seneste handling i denne forekomst?

  • Hvilket element kører denne forekomst på?

  • Hvad er den aktuelle status for denne forekomst?

Sektionen opgaver

Området Opgaver på siden Status for arbejdsproces

Besvarede spørgsmål:

  • Hvilke opgaver der allerede er blevet oprettet og tildelt, og hvad er deres aktuelle status?

  • Hvilke opgaver er allerede fuldført, og hvad er resultatet for hver af disse opgaver?

  • Hvad er forfaldsdatoen for hver opgave, der allerede er blevet oprettet og tildelt?

Opgaver, der er blevet slettet, og opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt, vises ikke i dette afsnit.

Sektionen Arbejdsproceshistorik

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Besvarede spørgsmål:

  • Hvilke begivenheder har allerede fundet sted i denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Bemærk, at forsinkede opgaver og overskredne opgave meddelelser ikke vises i dette område.

Til starten af segmentet

3. Skift aktive opgaver (opgaver er allerede tildelt)

Du kan ændre opgaver, der allerede er tildelt, men som endnu ikke er fuldført, på to måder:

  • Ændre en enkelt aktiv opgave

  • Ændre alle aktive opgaver

Ændre en enkelt aktiv opgave

Rette   Hvis du vil foretage ændringer i en enkelt opgave, der er tildelt til en anden end dig selv, skal du have tilladelse til at administrere lister. (Gruppen ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende gør ikke. Det er derfor muligt, at du har tilladelser, der gør det muligt for dig at starte en arbejdsproces, men ikke til at foretage ændringer i en anden deltagers opgave.

Hvis du har de nødvendige tilladelser:

  1. Klik på titlen på opgaven på listen opgaver .
    Klik på titlen på opgaven på listen

  2. Brug opgaveformularen til at fuldføre, slette eller gentildele opgaven.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du bruger opgaveformularen, i segmentet fuldføre i denne artikel.

Ændre alle aktive opgaver

Rette    Alle fire kommando links i følgende illustration vises på siden status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der har startet arbejdsprocesforekomsten, men linket Afslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre personen også har tilladelse til at administrere lister. (Igen har gruppen ejere som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende ikke.)

  1. Klik på linket Opdater aktive opgaver til godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OK.

    • Meddelelser, der afspejler dine ændringer, sendes til de personer, der aktuelt er tildelt opgaver i denne kørsel.

    • Opgaver, der allerede er fuldført eller slettet, og opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt, påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i denne formular.

    • Hvis du vil ændre opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt, skal du se følgende afsnit, ændre fremtidige opgaver.

Ændringsformular for aktive opgaver

Første boble

Varighed pr. opgave, varighedsenheder

  • Sådan bevares den eksisterende forfaldsdato    Lad varighed være tom for hver opgave , og Foretag ingen ændringer i enheder med varigheder.

  • Sådan fjerner du en forfaldsdato, så der ikke er nogen    Skriv tallet 0 i varighed pr. opgave.

  • Sådan flyttes forfaldsdatoen ud ved at udvide opgavevarigheden    Brug begge varighedsfelter til at angive antallet og typen af enheder, som du vil forlænge varigheden for.

Anden boble

Efter

  • Sådan ændres anmodningsteksten    Foretag de ønskede ændringer i tekstfeltet.

  1. Når du har alle felterne i formularen, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle aktive opgaver i den aktuelle forekomst opdateres.

Til starten af segmentet

4. Skift fremtidige opgaver (opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt)

Rette    Alle fire kommando links i følgende illustration vises på siden status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der startede arbejdsprocesforekomsten, men linket Afslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre personen også har tilladelse til at administrere lister. (Igen har gruppen ejere som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende ikke.)

  1. Klik på linket Tilføj eller opdater godkendere af godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden status for arbejdsproces.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på Opdater.

    Bemærk!: Opgaver, der allerede er oprettet og tildelt, påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i denne formular.

Ændringsformular for fremtidige opgaver

Første boble

Deltagere, ordre, Udvid grupper

  • Sådan tilføjer eller fjerner du deltagere eller ændrer rækkefølgen af opgaver    Tilføj, Fjern og/eller Omarranger rækkefølgen af deltagernes navne eller adresser i feltetdeltagere .

  • Hvis du vil fjerne en hel fase, skal du    klikke på feltet Tildel til i fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Bemærk!: Du kan bruge afkrydsningsfeltet Udvid grupper til at angive, om de distributionsgrupper, der skal vises, kun skal tildeles én opgave for hele gruppen eller én opgave pr. medlem.

Du kan finde flere oplysninger om brug af disse felter i plan segmentet og det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Anden boble

Efter

  • Sådan ændres anmodningsteksten    Foretag de ønskede ændringer af teksten i feltet.

Tredje boble

Forfaldsdato for alle opgaver, varighed pr. opgave, varighedsenheder

  • Sådan ændres eller fjernes kalenderens forfaldsdato    Slet den eksisterende dato, og Angiv enten en ny, eller lad feltet være tomt, hvis du vil fjerne den specifikke forfaldsdato helt. Du skal ikke skrive et nul i dette felt. Dette felt skal enten indeholde en værdi for kalenderdato eller være tom.

  • Sådan bevares den eksisterende varighed    Lad varighed være tom for hver opgave , og Foretag ingen ændringer i enheder med varigheder.

  • Sådan fjernes varigheden, så der ikke er nogen    Skriv tallet 0 i varighed pr. opgave.

  • Sådan udvides opgavevarigheden    Brug begge varighedsfelter til at angive antallet og typen af enheder, som du vil forlænge varigheden for. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du angiver forfaldsdatoer og varighed, i segmentet plan lægge i denne artikel.

  1. Når du har alle felterne i formularen, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle fremtidige opgaver i den aktuelle forekomst vil afspejle dine ændringer.

Til starten af segmentet

5. annullere eller afslutte arbejdsprocessen Kør

Der er to måder, hvorpå du kan stoppe en kørende arbejdsprocesforekomst, før den er fuldført:

  • Annuller arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres, men bevares i området opgaver på siden status for arbejdsproces.

  • Afslut arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres og slettes fra området opgaver på siden status for arbejdsproces. (De er dog stadig afspejlet i området for arbejdsproceshistorikken).

Vejledning til begge metoder følger.

Annullere (alle opgaver annulleres, men bevares på både opgaveliste og oversigt)

Rette    Alle fire kommando links i følgende illustration vises på siden status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der har startet arbejdsprocesforekomsten, men arbejdsproces linket vises ikke , medmindre personen også har tilladelse til at administrere lister. (Igen har gruppen ejere som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende ikke.)

Hvis der ikke længere er brug for den aktuelle forekomst af en arbejdsproces, kan den stoppes.

  • Klik på linket Annuller alle godkendelsesopgaver i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden status for arbejdsproces.

  • Klik på Ja for at bekræfte.

Linket Annuller alle opgaver

Alle aktuelle opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen annulleret. De annullerede opgaver vises stadig i både området opgaver og i området Arbejdsproceshistorik .

Afslutte (alle opgaver slettes fra listen opgaver, men bevares i oversigten)

Rette    Alle fire kommando links i følgende illustration vises på siden status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der har startet arbejdsprocesforekomsten, men linket Afslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre personen også har tilladelse til at administrere lister. (Igen har gruppen ejere som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen medlemmer og de besøgende ikke.)

Hvis der opstår en fejl, eller hvis arbejdsprocessen stopper og ikke svarer, kan den afsluttes.

Klik på Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden status for arbejdsproces, og klik derefter på Ja for at bekræfte.

Alle opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen, annulleres og slettes fra området opgaver på siden status for arbejdsproces, selvom de stadig er afspejlet i området for arbejdsproceshistorikken . Arbejdsprocessen slutter med statussen annulleret for arbejdsprocessen.

Til starten af segmentet

6. Find ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element

På siden arbejdsprocesser for et element finder du en liste over de arbejdsprocesser, der aktuelt kører på elementet.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under kørende arbejdsprocesserfinder du en liste over forekomster, der aktuelt kører på elementet.

Bemærk!: Bemærk, at flere forekomster af en enkelt arbejdsproces version kan 't køre på det samme element på samme tid. For eksempel: der er blevet tilføjet to arbejdsprocesser, der begge er baseret på godkendelsesskabelonen. Der er en navngivet plan godkendelse, og den anden er navngivet budget godkendelse. På ethvert tidspunkt på et hvilket som helst tidspunkt kan én forekomst af hver godkendelse og godkendelse af en plan være aktiv, men ikke to forekomster af en af arbejdsprocesserne.

Til starten af segmentet

7. overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

Administratorer af grupper af websteder kan få vist et overblik:

  • Hvor mange arbejdsprocesser, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, findes i øjeblikket i gruppen af websteder.

  • Om hver enkelt arbejdsprocesskabelon i øjeblikket er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.

  • Hvor mange forekomster af arbejdsproces versioner, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, kører i øjeblikket i gruppen af websteder.

Sådan gør du:

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).

  2. Klik på ikonet indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på arbejdsprocesserunder websteds administrationpå siden Indstillinger for websted.

Siden arbejdsprocesser åbnes, og oplysningerne vises.

Hvad skal der ske nu?

Hvis dette er første gang, denne arbejdsproces version er kørt, kan det være en god ide at bruge instruktionerne i segmentet gennemgå i denne artikel for at få vist hændelserne i forekomsten og finde ud af, om arbejdsprocessen fungerer efter behov.

Når din arbejdsprocesforekomst er fuldført, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i historikken. Du kan få adgang til posten for en hvilken som helst forekomst for op til 60 dage efter, at forekomsten er fuldført.

Vigtigt!: Bemærk, at arbejdsproceshistorikken kun er angivet til uformel reference. Den kan ikke bruges til officielle revisioner eller til andre juridiske evidentiary formål.

Du kan også køre rapporter om den overordnede ydeevne for arbejdsprocessen på tværs af forekomster.

Sektioner i dette segment

  1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

  2. Access instance History i op til 60 dage

  3. Oprette ydelses rapporter for arbejdsopgaver

1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

Så længe et element forbliver på den samme liste eller det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til historikken for den nyeste forekomst fra listen eller biblioteket.

Sådan får du vist status siden for arbejdsprocessen for den seneste forekomst af en arbejdsproces, der kører på et element:

  • På den liste eller det bibliotek, hvor elementet er placeret, skal du klikke på status linket for det ønskede element og den ønskede arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet det dokument, der hedder udkast til kladde , og arbejdsprocessen er en ny dokumentgodkendelse.

Klik på linket for status for arbejdsproces

På siden status for arbejdsproces er sektionen Oversigt over arbejdsproces placeret tæt på bunden.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Til starten af segmentet

2. Access instance History i op til 60 dage

Hvad nu, hvis du vil gennemse historikken for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?

Faktisk kan du gøre det i op til 60 dage fra et af to indgangspunkter: listen eller biblioteket eller beskeden om fuldførelse af arbejdsprocessen.

På listen eller i biblioteket

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under fuldførte arbejdsprocesserskal du klikke på navnet eller status for den arbejdsprocesforekomst, du vil gennemse.
    Listen Fuldførte arbejdsprocesser på siden Arbejdsprocesser for element
    Siden status for arbejdsproces for den pågældende forekomst åbnes.

Fra meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen

  • Åbn beskeden om fuldførelse af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Vis arbejdsproceshistorikken .

Meddelelse om fuldførelse af arbejdsproces med link til oversigt fremhævet
Siden status for arbejdsproces for den pågældende forekomst åbnes.

Hvis du vil bevare alle dine fuldførelses meddelelser, kan det være en god ide at oprette en Outlook-regel. Konfigurer reglen for at kopiere alle indgående meddelelser, der indeholder teksten, er fuldførtemne linjen i sin egen separate mappe. (Sørg for, at din Outlook-regel kopierer de indgående meddelelser og ikke blot vil flytte dem, eller de vises ikke i indbakken).

Til starten af segmentet

3. oprette ydelses rapporter for arbejdsprocessen

For at få mere at vide om, hvordan en af dine arbejdsproces versioner generelt fungerer – over tid og flere forekomster – kan du oprette en af eller begge de to foruddefinerede rapporter:

  • Rapport over aktivitets varighed    Brug denne rapport til at få vist gennemsnit af, hvor lang tid det tager for hver aktivitet i en arbejdsproces at fuldføre, og hvor lang tid det tager at fuldføre hver komplet kørsel eller forekomst af arbejdsprocessen.

  • Annullerings-og fejlrapport    Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres eller opstår fejl, før de er fuldført.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

  1. På listen eller i biblioteket skal du klikke på et link til statusoplysninger i kolonnen status for den pågældende arbejdsproces.
    Klik på status for arbejdsproces

  2. Klik på Vis arbejdsproces rapporterunder Arbejdsproceshistorikpå siden status for arbejdsproces.
    Klik på linket Vis arbejdsprocesrapporter i sektionen Oversigt over arbejdsproces

  3. Find den arbejdsproces, hvor du vil have vist en rapport, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
    Klik på link for Rapport for aktivitetsvarighed

  4. På siden Tilpas skal du enten beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen skal oprettes, og derefter klikke på OK.
    Klik på OK for filplacering
    Rapporten oprettes og gemmes på den angivne placering.

  5. Når rapporten er fuldført, kan du klikke på linket vist i følgende illustration for at få den vist. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, finder du den på den placering, du angav i det foregående trin)
    . Klik på linket for at se rapporten

Hvad skal der ske nu?

Hvis arbejdsprocessen fungerer på den måde, du ønsker det, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre, hvordan det fungerer, skal du se ændrings segmentet i denne artikel.

Når du har kørt den første forekomst af din nye arbejdsproces for godkendelse og gennemser resultaterne, kan det være en god ide at foretage en eller flere ændringer af den måde, arbejdsprocessen er konfigureret på.

Det kan også være, at du ønsker at foretage yderligere ændringer af konfigurationen på et senere tidspunkt.

Til sidst kan det være, at du på et tidspunkt vil deaktivere arbejdsprocessen i en kortere eller længere periode, men ikke fjerne den – eller du vil kunne fjerne den helt.

Sektioner i dette segment

  1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

  2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

1. ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

Hvis du vil udføre permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere den tilknytnings formular, du oprindeligt brugte til at tilføje den.

Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i et bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som arbejdsprocessen kører i.

  2. Klik på fanen liste eller bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på fanen kan variere afhængigt af liste-eller bibliotekstype. I en kalenderliste er fanen for eksempel navnet kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsprocesi gruppen Indstillinger .

  4. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillinger for, under navn på arbejds proces (Klik for at ændre indstillinger)på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    Bemærk!: Hvis den ønskede godkendelsesarbejdsgang ikke vises på listen, kan det være knyttet til én indholdstype. De arbejdsprocesser, der vises på denne liste, styres af disse arbejdsprocesser er konfigureret til at køre på elementer af denne type kontrolelement, der er placeret lige under listen. Se illustrationen. Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at finde ud af, hvilket der viser den ønskede arbejdsproces. Når den ønskede arbejdsproces vises på listen, skal du klikke på dens navn.

  5. På de samme to sider i tilknytnings formularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen, skal du lave og gemme de ønskede ændringer.

    Du kan finde flere oplysninger om felter og kontrolelementer i tilknytnings formularen i plan segmentet og det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).

  2. Klik på ikonet indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på webstedsindholdstyperunder gallerier til webdesignerpå siden Indstillinger for websted.

  4. På siden webstedsindholdstyper skal du klikke på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  5. På siden for den valgte indholdstype under Indstillingerskal du klikke på Indstillinger for arbejdsproces.
    Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

  6. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillinger for, under navn på arbejds proces (Klik for at ændre indstillinger)på siden Indstillinger for arbejdsproces.
    Link til redigering af indstillinger for arbejdsproces

  7. På de samme to sider i tilknytnings formularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen, skal du lave og gemme de ønskede ændringer.

    Du kan finde flere oplysninger om felter og kontrolelementer i tilknytnings formularen i plan segmentet og det relevante tilføjelses segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i et bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som arbejdsprocessen kører i.

  2. Klik på fanen liste eller bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på fanen kan variere afhængigt af liste-eller bibliotekstype. I en kalenderliste er fanen for eksempel navnet kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsprocesi gruppen Indstillinger .

  4. Klik på linket Fjern, Bloker eller Gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  5. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Returneres    Antal forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.

  • Lade    Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Indstilling, der gør det muligt at fuldføre alle igangværende forekomster af arbejdsprocessen, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig for at køre nye forekomster. Denne handling er reversibel. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du gå tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjern    Indstilling, der fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket. Alle aktive forekomster afsluttes med det samme, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. Denne handling er ikke reversibel.

Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).

  2. Klik på ikonet indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på webstedsindholdstyperunder gallerierpå siden Indstillinger for websted.

  4. På siden webstedsindholdstyper skal du klikke på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  5. På siden for den valgte indholdstype underIndstillingerskal du klikke på Indstillinger for arbejdsproces.
    Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

  6. Klik på linket Fjern, Bloker eller Gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  7. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Returneres    Antal forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.

  • Lade    Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Indstilling, der gør det muligt at fuldføre alle igangværende forekomster af arbejdsprocessen, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig for at køre nye forekomster. Denne handling er reversibel. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du gå tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjern    Indstilling, der fjerner arbejdsprocessen fra gruppen af websteder helt. Alle aktive forekomster afsluttes med det samme, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. Denne handling er ikke reversibel.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du har foretaget ændringer, skal du køre en test forekomst af arbejdsprocessen for at dobbelt kontrollere virkningen af ændringerne.

Tilpasse yderligere

Du kan tilpasse arbejdsprocesser, der er inkluderet i SharePoint-produkter, yderligere på en række forskellige måder.

Du kan også oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.

Du kan bruge et eller flere af følgende programmer:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Tilpas arbejdsprocesformularer, handlinger og funktionsmåder.

  • Microsoft Visual Studio    Opret dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp-systemet til Microsoft software Developer Network (MSDN).

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×