Oversigt: Webstedsstyring, tilladelse og deling for webstedsejere

Oversigt: Webstedsstyring, tilladelse og deling for webstedsejere

Du kan bruge denne artikel som et overblik og bedste praksis for dit websteds styringsmodel. Hvis du er ejer af et websted, er det en god Idé at oprette en styringsmodel, der adresserer dit websteds politikker, processer, roller og ansvarsområder. En sådan model hjælper dig med at styre, hvordan folk bruger dit websted. Det kan f.eks. være, at du vil tjekke filer ud, så flere personer ikke forsøger at redigere den samme fil på samme tid. 

Bemærk!: Mange regler for deling og tilladelse bestemmes af din SharePoint-administrator. Du kan bruge denne artikel som en grundlæggende vejledning til at forstå, hvad du kan styre som ejer af et websted. Samarbejd med din SharePoint-administrator, for at foretage ændringer i din organisations styringsstrategi.

Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Hvis du definerer roller og ansvarsområder, mens du planlægger og opbygger dit websted, kan det reducere behovet for at rydde op i eller omorganisere et websted, når medarbejdere roterer i eller ud af et team. Styring af webstedet bør overveje at medtage en plan for brugertræning, overvåge anvendelsen af webstedet, overvåge indholdet og kommunikere forventninger til teammedlemmer, som administrerer webstedet. 

Overvej at prioritere og definere følgende:

  • Webstedstræning for webstedsejere: Du kan tilbyde træning i grundlæggende navigation, søgninger og dokumentstyring til nye webstedsejere.

  • Webstedssupport: Du kan have en ekspert i teamet, der kan foretage fejlfinding, og som kan samarbejde med en SharePoint-administrator.

  • Retningslinjer for oprettelse og anvendelse af websteder: Ofte vil en organisation have skitseret virksomhedens politik for oprettelse af websteder. Angiv et opdateret link til den relevante vejledning, og angiv kontaktoplysninger til webstedsejere og indholdsforfattere, for det tilfælde, at de får brug for hjælp. 

  • Publicering og overvågning af indhold: Planlæg at overvåge websteds-og sideindhold så ofte, som det er nødvendigt for at opretholde webstedets relevans. Opret en overvågningsplan og tildel indholdsejere til store lister og biblioteker. 

SharePoint-standardgrupper

Titel

Standardtilladelsesniveau

Bruges til

Ejer

Fuld kontrol

Personer, som skal kunne administrere tilladelser, indstillinger og udseende for webstedet.

Medlem

Redigere og bidrage

Personer, som skal kunne redigere webstedsindhold. Tilladelsesniveauet afhænger af den webstedsskabelon, der blev brugt til at oprette webstedet.

Gæst

Skrivebeskyttet

Personer, som skal kunne se webstedsindhold, men ikke redigere det.

Styring af moderne websteder

I moderne SharePoint er webstedsstyring vigtigere end i tidligere versioner, fordi der er mere kontrol og indstillinger, som muliggør ny webstedsoprettelse. Din organisations styring afhænger af organisationens behov for kontrol med indholdet, hvilket vil afgøre detaljerne for styringen af webstedsoprettelse og webstedsejere. Din SharePoint-administrator kan hjælpe dig med at forstå politikker for sikkerhedskrav, bestemmer fra offentlige myndigheder, virksomhedens branding, tilgængelighed og træningsvejledninger. Arbejd sammen med din SharePoint-administrator, for at få mere at vide om organisationens politikker for oprettelse og brug af websteder, før du opretter din plan for websteds styring.

Moderne navigationsstruktur for SharePoint-websted

De mest effektive SharePoint-websteder hjælper brugerne med hurtigt at finde, hvad de behøver, så de med denne information kan træffe beslutninger, få mere at vide om hvad der foregår, få adgang til de værktøjer, de skal bruge, eller interagere med kolleger, for at hjælpe med at løse et problem. Få mere at vide om planlægning af webstedsnavigation i SharePoint.

Informationsarkitekturen kan også omfatte klassificering af oplysninger. Hvis de oplysninger, du udgiver, har stor værdi for virksomheden, kræver særlige sikkerhedsforhold eller er underlagt lovkrav, kan du opstille et klassificeringsskema, der identificerer forskellige typer indhold, der skal administreres omhyggeligt. Når du har organiseret oplysningerne i specifikke lister og biblioteker, kan du bruge styrefunktioner til at administrere, hvordan indholdet vises.

Den moderne SharePoint-arkitektur er designet til at være fleksibel, så den kan tilpasses organisationens skiftende behov. Moderne websteder kan tilknyttes til hubwebsteder. De tilknyttede websteder deler derefter navigation og branding med hubben, og hvis webstedsejerne tillader det, kan de også dele hubtilladelser.

Overvej følgende, når du fastlægger webstedets navigationsstruktur:

  • Hvilken type indhold vil du have på webstedet? Kan det oprettes som sider, lister og biblioteker?

  • Hvordan kan oplysningerne præsenteres på webstedet?

  • Hvordan skal webstedsbrugerne navigere på webstedet?

  • Hvordan skal oplysningerne rettes mod specifikke målgrupper?

  • Hvordan skal søgefunktionen konfigureres og optimeres?

Administration af tilladelser på moderne websteder

Integriteten, fortroligheden og beskyttelsen af organisationens missionskritiske oplysninger står og falder med, hvor sikkert dit websted er. Især i forhold til, hvem du giver adgang til webstedet. Administration af tilladelser på moderne websteder omfatter både brugere og grupper af brugere. Tilladelser i moderne kommunikation og teamwebsteder kommer fra de webstedsskabeloner, der giver dig forskellige muligheder. for hvert websted.

Kommunikationswebsteder er ikke knyttet til Microsoft 365 grupper, og har tre standardroller – Webstedsejere, Webstedsmedlemmer og Besøgende på webstedet. 

Her får du nogle tip til, hvad du bør overveje, når du udvikler en strategi for tilladelser:

  • Følg Princippet for mindste tilladelser: Giv brugerne det laveste niveau af tilladelser, som de skal bruge for at kunne udføre deres opgaver.

  • Brug standardgrupper: Giv personer adgang ved at føje dem til standardgrupper, (f.eks Medlemmer, Gæster og Ejere).

  • Overvej at segmentere dit indhold efter sikkerhedsniveau: Opret et særligt websted eller bibliotek til følsomme oplysninger i stedet for at sprede følsomme oplysninger i et stort bibliotek, hvor de skal beskyttes af entydige tilladelser.

Moderne webstedstilladelser efter titel

Titel

Tilladelsesniveau

Har tilladelse til at:

Webstedsejer

Fuld kontrol

Foruden alt det, et Webstedsmedlem kan gøre, kan ejere desuden:

Redigere webstedets tema

Ændre navigationslayout

Ændre webstedets logo

Tilføje eller fjerne webstedsejere

Rediger indstillinger for webstedsmedlemmer

Tilføje eller fjerne webstedsbesøgende

Redigere indstillinger for webstedet

Slette webstedet

Tilføje en Microsoft 365-gruppe

Knytte webstedet til en hub

Webstedsmedlem

Redigere og bidrage

Tilføje, redigere og slette lister

Tilføje, redigere og slette dokumentbiblioteker

Tilføje eller fjerne webstedsmedlemmer

Tilføje, redigere og fjerne dokumenter

Tilføje, redigere og slette en side

Tilføje, redigere og slette et nyhedsindlæg

Tilføje, redigere og slette sideafsnit

Tilføje, redigere og slette webdele

Tilføje, redigere og slette webstedets navigation

Oprette eller slette sideskabeloner

Få vist mål for webstedsanvendelse

Besøgende på webstedet

Skrivebeskyttet

Få vist indhold

Flere ressourcer for webstedsejere:

Webstedsstyring

En vigtig, men ofte usynlig, del af et websted, er styringsmodellen – det vil sige det sæt af politikker, roller, ansvarsområder og processer, som fastsættes for, hvordan personerne i gruppen skal bruge SharePoint.

Mange organisationer har en styringsmodel for webstedet enten på niveauet Central administration eller på niveauet for grupper af websteder, som kan oprettes og vedligeholdes af it-afdelingen eller af teamet. Som webstedsejer skal du finde ud af, om der allerede findes en styringsmodel til gruppen af websteder eller farmen. Hvis det er tilfældet, kan du bruge det til at vejlede dine webstedsbrugere eller oprette en ekstra styringsmodel for at løse dine specifikke problemer. Hvis du f.eks. ejer et underordnet websted i en gruppe af websteder, f.eks. et klassisk teamwebsted, kan det være en god idé at oprette din egen styringsmodel. for at løse specifikke problemer på et underordnet websted.

En styringsmodel for et websted gør det nemmere for webstedsbrugere at vide, hvornår de skal oprette et nyt underordnet websted, en liste eller andet webstedsindhold. Sikrer, at forældede underordnede websteder og forældet indhold udgår, for at spare på lagerpladsen og holde søgeresultaterne nøjagtige. Giver brugere adgang til det rigtige indhold og sørger for, at webstedsbranding er det samme overalt, ved at fortælle ejere af underwebsteder, hvilke skabeloner og temaer der er tilgængelige. Det gør det også nemmere at ændre webstedsejer, når personer forlader organisationen, eller roller ændres.

En god styringsmodel for et websted skal fokusere på følgende punkter:

  • Oprettelse af websteder

  • Administration af tilladelser

  • Informationsarkitektur

  • Livscyklus for og lukning af websted

  • Lagergrænser

  • Klassifikation af oplysninger

  • Tilpasning

  • Beskyttelse af data

  • Navigation

  • Søgning

  • Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Nogle af punkterne på listen ovenfor kan allerede være besluttet for dig af webstedsgruppen eller på organisationsniveau, såsom hvor meget lagerplads du har på dit websted, og hvilke muligheder du har for at ændre webstedets udseende og udtryk. Andre er muligvis ikke relevante, afhængigt af hvor komplekst teamwebstedet er, og hvor mange personer der bruger det. Men selvom du ikke behøver at træffe beslutninger om disse emner, er det en god Idé at vide, hvilke beslutninger der er truffet, så du kan informere webstedsbrugerne og håndhæve politikker korrekt.

Oprettelse af underordnede websteder

Du kan give teammedlemmer lov til at oprette underordnede websteder under teamwebstedet, som kan bruges på bestemte projekter.

Det kan være en stor fordel for gruppen, hvis det er muligt at oprette nye underordnede websteder helt spontant. Men det kan løbe løbsk, hvis der ikke er kontrol med, hvilke websteder der oprettes. Når underordnede websteder får lov til at spire frit, kan der opstå problemer. Eksempler:

  • Det kan være svært for brugerne at finde det rigtige underordnede websted eller at være sikre på, at de har fundet det rigtige websted.

  • De samme oplysninger kan findes på flere underordnede websteder, hvilket vil bruge kostbar lagerplads, og det kan kræve ekstra meget arbejde at vedligeholde oplysninger, der findes flere steder.

  • Underordnede websteder kan indeholde forældede oplysninger, potentielt i op til flere år, som så vises i søgeresultaterne. Det kan være svært at bestemme, hvilke versioner af oplysningerne der er rigtige.

  • Det kan blive en omfattende opgave at administrere tilladelser for mange underordnede websteder, og det risikeres, at brugerne kan få adgang til oplysninger, som de ikke skulle have adgang til.

  • Når medarbejdere forlader gruppen, kan de underordnede websteder, de opretter, blive efterladt uden vedligeholdelse, hvilket kan skabe forvirring og forstyrre søgeresultaterne for de øvrige brugere.

Du kan spare tid og energi, hvis du angiver politikker til oprettelse af websteder, som omhandler følgende områder:

  • Hvem har tilladelse til at oprette underordnede websteder?

  • Skal nye underordnede websteder godkendes på forhånd? Hvilke kriterier gælder der for godkendelse, og hvem godkender?

  • Skal nye underordnede websteder bruge eksisterende skabeloner og temaer?

  • Hvor mange oplysninger må der gemmes på et websted (dvs. hvor meget diskplads må de optage på serveren)?

  • Hvilke regler gælder der for navigationsstrategier på webstedet?

  • Hvor længe skal oplysninger gemmes på underordnede websteder, inden de slettes eller arkiveres?

Se Opret et websted eller et underordnet websted for at få mere at vide.

Administrere tilladelser

Integriteten, fortroligheden og beskyttelsen af organisationens missionskritiske oplysninger står og falder med, hvor sikkert dit websted er. Især i forhold til, hvem du giver adgang til webstedet.

At tildele og begrænse adgang til webstedet kaldes at administrere tilladelser, og det er en af de vigtigste opgaver for en ejer af et websted.

Her får du nogle tip til, hvad du bør overveje, når du udvikler en strategi for tilladelser.

  • Følg princippet for mindste tilladelser: giv brugerne det laveste niveau af tilladelser, som de skal bruge for at kunne udføre deres opgaver.

  • Giv personer adgang ved at føje dem til standardgrupper, (f.eks Medlemmer, Gæster og Ejere). Gør de fleste deltagere i grupperne til Medlemmer eller Gæster, og begræns antallet af personer i gruppen Ejere.

  • Brug nedarvning af tilladelser for at oprette et tydeligt hierarki, der er nemt at visualisere. Det vil sige, at du bør arbejde med grupper i stedet for at tildele tilladelser til enkeltpersoner. Når det er muligt, skal underordnede websteder nedarve tilladelser fra teamwebstedet i stedet for at benytte sine egne tilladelser.

  • Organiser indholdet, så du udnytter nedarvning af tilladelser: Overvej at inddele indholdet efter sikkerhedsniveau – opret et særligt websted eller bibliotek til følsomme oplysninger i stedet for at sprede følsomme oplysninger i et stort bibliotek, hvor de skal beskyttes af entydige tilladelser.

Se Om tilladelsesniveauer i SharePoint eller Rediger tilladelser for en liste, et bibliotek eller et enkelt element for at få oplysninger om indstilling af tilladelser.

Informationsarkitektur

Et websteds informationsarkitektur minder om indholdsfortegnelsen i en bog: Den bestemmer, hvordan oplysningerne på det pågældende websted – dets websider, dokumenter, lister og data – er organiseret og præsenteres for webstedets brugere. Informationsarkitektur registreres ofte som en hierarkisk liste over webstedsindhold, søgeord, datatyper og andre koncepter.

Hvis du vil oprette en informationsarkitektur, skal du analysere de oplysninger, der skal præsenteres på webstedet. Her er nogle af de spørgsmål, du kan bruge til at udvikle informationsarkitekturen:

  • Hvilken type indhold vil du have på webstedet? Kan det oprettes som underordnede websteder, lister, biblioteker osv.?

  • Hvordan kan oplysningerne præsenteres på webstedet?

  • Hvordan skal webstedsbrugerne navigere på webstedet?

  • Hvordan skal oplysningerne målrettes til målgrupperne?

  • Hvordan skal søgefunktionen konfigureres og optimeres?

Informationsarkitekturen kan også omfatte klassificering af oplysninger.

Hvis de oplysninger, du arbejder med, har stor værdi for virksomheden, kræver særlige sikkerhedsforhold eller er underlagt lovkrav, kan du opstille et klassificeringsskema, der identificerer forskellige typer indhold, der skal administreres omhyggeligt.

Når du har organiseret oplysningerne i specifikke lister og biblioteker, kan du bruge styrefunktioner til at administrere, hvordan indholdet administreres. Eksempler:

Kræve udtjekning af filer

Når du kræver udtjekning af en fil, skal du sikre dig, at kun én person kan redigere filen, indtil den igen tjekkes ind. Hvis du kræver, at dokumenter skal tjekkes ud, forhindrer det, at flere personer foretager ændringer på samme tid, hvilket kan medføre redigeringskonflikter og føre til forvirring. At kræve udtjekning kan også hjælpe med at minde teammedlemmer om at tilføje en kommentar, når de tjekker en fil ind, så du nemmere kan registrere, hvad der er blevet ændret i de forskellige versioner. Du kan få mere at vide under Konfigurer et bibliotek til at der kræves udtjekning af filer.

Holde styr på versioner

Hvis du vil bevare tidligere versioner af filer, kan biblioteker kan hjælpe dig med at registrere, gemme og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at angive nogle versioner som større, f.eks tilføje et nyt kapitel til en manual, og nogle versioner som mindre, f.eks. rette en stavefejl. Til administration af lagerplads kan du vælge antallet af hver type version, du vil gemme. Du kan finde flere oplysninger om versionsstyring i Hvordan arbejde versionsstyring på en liste eller i et bibliotek?.

Du kan angive, at der kræves godkendelse af et dokument. Dokumenter forbliver i en afventende tilstand, indtil de godkendes eller afvises af en person, der har tilladelse til at gøre dette. Du kan styre, hvilke grupper af brugere, der kan få vist et dokument, før det godkendes. Denne funktion kan være nyttig, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller procedurer, som skal være endelige, før andre kan se dem. Du kan få mere at vide om dokumentgodkendelse, i Kræv godkendelse af elementer på en liste eller i et bibliotek på et websted.

Biblioteker kundeservice RSS-teknologi, så medlemmer af din arbejdsgruppe automatisk kan modtage og se opdateringer, eller feeds, af nyheder og oplysninger på et fast sted. Du kan bruge RSS-teknologi til at give en vigtig besked om eventuelle ændringer i et bibliotek, f.eks. når filer, der er gemt i biblioteket, bliver ændret. RSS-feeds gør det muligt for medlemmer af din arbejdsgruppe at få vist en samlet liste over filer, der er blevet ændret. Du kan også oprette mailbeskeder, så du får besked, når filer ændres. Få mere at vide under Administrer RSS-feeds for et websted eller en gruppe af websteder.

Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan bruge arbejdsprocesser, som din organisation har defineret til forretningsprocesser, f.eks. at administrere dokumentgodkendelse eller sagsbehandling. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser til dokumenter, kaldet arbejdsprocesser, som angiver handlinger, der skal udføres i en rækkefølge, såsom at godkende eller oversætte dokumenter. En arbejdsproces er en automatisk metode til flytning af dokumenter eller elementer i en sekvens af handlinger eller opgaver. Tre arbejdsprocesser er tilgængelige for biblioteker som standard: Godkendelse, som sender et dokument til en gruppe af personer til godkendelse; Indsaml Feedback, som sender et dokument til en gruppe af personer til feedback og returnerer dokumentet til den person, der har startet arbejdsprocessen som en samling, samt Indsamling af Signaturer, som sender et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer. Få mere at vide om arbejdsprocesser, under Oversigt over arbejdsprocesserne i SharePoint

Hvis din gruppe arbejder med flere typer filer, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide dit biblioteks funktionalitet ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper tilføjer fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og endda arbejdsprocesser. Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt for formatering og alle standard-sms-beskeder, og for egenskaber der gælder for dokumenter af den pågældende type, f.eks. afdelingsnavn eller kontraktnummer. Få mere at vide om indholdstyper i Introduktion til indholdstyper og indholdstypepublicering

Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det ville være praktisk at vide, hvordan dokumenterne er blevet brugt, kan du definere en politik, der gør det muligt at aktivere kontrolsporing af begivenheder, f.eks. ændringer af filen, kopiering eller sletning. Få at vide om at konfigurere overvågning i Konfigurer kontrolindstillinger for en webstedsgruppe

Livscyklus for og lukning af websted

Websteder som dokumentarbejdsområder og diskussionswebsteder har en tendens til at fortsætte med at eksistere, selvom de ikke længere skal bruges, og det optager værdifuld lagerplads og forstyrrer i søgeresultaterne. Det er en god ide at oprette en tidsplan for gennemgang af websteder og deres indhold (mindst en gang om året) for at se, om de stadig skal bevares.

Det er i øvrigt godt at huske, at organisationens overordnede styringsmodel også kan være på udkig efter forældede websteder. En administrator kan f.eks. automatisk slette websteder, der har været uændret i 90 dage. Som ejer af webstedet ville du i så fald modtage en mail, som advarer dig om, at dette ville ske. Få mere at vide om politikker for livscyklus og tilbagetrækning under Politikker for lukning af websteder.

Lagergrænser

En administrator kan have angivet en grænse for, hvor meget lagerplads din gruppe kan anvende. Du skal finde ud af, om der er en grænse, og hvis der er, skal du beslutte, hvordan pladsen skal fordeles mellem dine websteder, sider og biblioteker.

Som standard sættes der i SharePoint Server en grænse for, at der ikke kan overføres dokumenter på mere end 50 MB til et dokumentbibliotek. Som standard vil ejere af et teamwebsted modtage en advarsel, når der er anvendt 90 % af den tildelte lagerplads.

Når du kender dine begrænsninger, kan du bruge funktioner som sporing af versioner eller overvågning for at sikre, at webstedet forbliver inden for begrænsningerne. 

Søgning

Indholdet lagres mange forskellige steder, herunder på websteder, i lister, biblioteker, webdele og listekolonner. Når en person søger på dit websted, vises alt indhold fra webstedet som udgangspunkt i søgeresultaterne.

Som ejer af et websted kan du vælge, om indholdet på webstedet skal vises i søgeresultater. Når du forhindrer, at indholdet på et websted vises i søgeresultaterne, bliver indholdet på alle underordnede websteder også blokeret fra at blive vist i søgeresultaterne.

Som standard vises det indhold, der er begrænsede tilladelser til, ikke i søgeresultaterne for de brugere, der ikke har tilladelse til at læse indholdet. Det kan du ændre, så det begrænsede indhold også vises i søgeresultater, men brugerne kan stadig ikke åbne det indhold, de ikke har tilladelser til.

Beskytte data

Funktioner til sikkerhedskopiering og gendannelse beskytter dine data mod utilsigtet datatab. Hyppigheden af sikkerhedskopiering samt hastigheden og niveauet for gendannelse konfigureres af en administrator. Hvis du vil gendanne indhold på dit websted, kan du få mere at vide om gendannelse af elementer i papirkurven.

Flere ressourcer

Sådan opretter du et websted

Sådan sletter du et websted

Planlæg dit kommunikationswebsted

Bliv inspireret med look book

Produktivitetsbibliotek

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×