Dette emne giver dig en trinvis vejledning i, hvordan du gør dine mails tilgængelige og låser dit indhold op for alle, herunder personer med handicap.
Du lærer f.eks., hvordan du arbejder med Tilgængelighedskontrol for at løse problemer med tilgængeligheden, mens du skriver din mail. Du lærer også, hvordan du føjer alternativ tekst til billeder, så personer, der bruger skærmlæsere, kan lytte til, hvad billedet handler om. Du kan også læse om, hvordan du bruger skrifttyper, farver og typografier til at maksimere inkluderende mails, før du sender dem.
I dette emne
Bedste fremgangsmåder til at gøre Outlookmail tilgængelig
Tabellen nedenfor indeholder vigtige bedste fremgangsmåder til oprettelse af Outlook mail, der er tilgængelig for personer med handicap.
|
Hvad kan du afhjælpe |
Hvorfor skal det afhjælpes |
Sådan afhjælper du det |
|---|---|---|
|
Undgå almindelige problemer med tilgængelighed, f.eks. manglende alternativ tekst (alternativ tekst) og farver med lav kontrast. |
Gør det nemt for alle at læse dinOutlook mail. |
|
|
Hvis du skal bruge tabeller, skal du oprette en simpel tabelstruktur kun for data og angive oplysninger om kolonneoverskrifter. |
Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner. |
|
|
Medtag alternativ tekst i alle visuelle elementer. |
Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer. |
|
|
Tilføj meningsfuld linktekst og skærmtip. |
Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. |
|
|
Brug tilstrækkelig kontrast til tekst og baggrundsfarver. |
Stor kontrast mellem tekst og baggrund gør det nemmere for personer med nedsat syn eller farveblindhed at se og bruge indholdet. |
|
|
Kontrollér, at farver ikke er den eneste metode til at formidle oplysninger. |
Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver. |
|
|
Brug skrifttypeformatering og indbyggede lister. |
Organiser og strukturer oplysningerne i din mail i små enheder, som er nemme at læse, navigere og skimme igennem. |
Brug opstillinger med punkttegn |
|
Brug en større skriftstørrelse (11 pkt. eller mere), Sans Serif-skrifttyper og tilstrækkelige blanktegn. |
Hvis du vil reducere læsemængden, skal du bruge velkendte Sans Serif-skrifttyper, f.eks. Arial eller Calibri. Mennesker med ordblindhed opfatter tekst på en måde, der kan gøre det svært at skelne mellem bogstaver og ord. |
Kontrollér tilgængelighed, mens du arbejder i Outlook
Tilgængelighedskontrol er et værktøj, der gennemser dit indhold og markerer problemer med tilgængeligheden, som det støder på. Det forklares, hvorfor hvert problem kan være et potentielt problem for en person med handicap. Tilgængelighedskontrol foreslår også, hvordan du kan løse de problemer, der vises.
I Outlookkører Tilgængelighedskontrol automatisk i baggrunden, når du skriver en mail.
-
Vælg Kontrollér tilgængelighed i Outlook, mens du skriver eller besvarer en mail. Hvis du ikke kan se knappen på værktøjslinjen, skal du tilføje den der manuelt. Vælg (Se flere elementer) > Tilpas værktøjslinje. Træk og slip derefter knappen Kontrollér tilgængelighed til værktøjslinjen.
Tip!: I Outlook kan du også få adgang til Tilgængelighedskontrol fra et mailtip øverst i meddelelsesvinduet. Tilgængeligheds-mailtip vises, hvis en af dine meddelelsesmodtagere har konfigureret en indstilling for modtagelse af tilgængelige mails.
Ruden Hjælp til handicappede åbnes. Den viser tilgængelighedsproblemer, der er organiseret i advarsler, fejl og tip. Du kan få flere oplysninger om kategoriseringen ved at gå til Regler for tilgængelighedskontrol.
-
Hvis du vil gennemse og løse resultaterne, skal du vælge en kategori og et problem. Under det valgte problem finder du alle elementer og objekter, der er berørt af problemet. Vælg et element eller objekt for at se, hvorfor du skal løse problemet, og de trin, du skal udføre for at ændre indholdet.
Undgå at bruge tabeller
Generelt skal du undgå tabeller, hvis det er muligt, og præsentere dataene på en anden måde, f.eks. afsnit med overskrifter og bannere. Tabeller med fast bredde kan være svære at læse for personer, der bruger Forstørrelsesglas, fordi sådanne tabeller tvinger indholdet til en bestemt størrelse. Dette gør skrifttypen meget lille, hvilket tvinger brugere af Forstørrelsesglas til at rulle vandret, især på mobilenheder.
Hvis du skal bruge tabeller, skal du bruge følgende retningslinjer for at sikre, at tabellen er så tilgængelig som muligt:
-
Undgå tabeller med fast bredde.
-
Sørg for, at tabellerne gengives korrekt på alle enheder, herunder telefoner og tablets.
-
Hvis du har links i tabellen, kan du redigere linkteksterne, så de giver mening og ikke bryder midt i sætningen.
-
Sørg for, at mailen nemt kan læses med Forstørrelsesglas. Send mailkladden til dig selv, og få den vist på en mobilenhed for at sikre, at folk f.eks. ikke behøver at rulle vandret i mailen på en telefon.
Bruge tabeloverskrifter
Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Hvis en celle er indlejret i en anden tabel, eller hvis en celle er flettet eller opdelt, kan skærmlæseren ikke tælle korrekt og kan ikke give nyttige oplysninger om tabellen efter den pågældende celle. Tomme celler i en tabel kan også få en person med en skærmlæser til at tro, at der ikke er mere i tabellen. Brug kun en simpel tabelstruktur til data, og angiv oplysninger om kolonneoverskrifter. Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner.
Brug Tilgængelighedskontrol for at sikre, at tabeller ikke indeholder opdelte celler, flettede celler eller indlejrede tabeller.
Sådan angiver du en kolonneoverskrift i en tabel:
-
Placer markøren et vilkårligt sted i en tabel.
-
Markér afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift under fanen Tabeldesign.
-
Skriv kolonneoverskrifter.
Føje alternativ tekst til visuelle elementer
Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer. Skærmlæsere læser teksten op for at beskrive billedet for brugere, der ikke kan se billedet. Når du skriver alternativ tekst, skal du kort beskrive billedet og omtale dets formål.
Hvis du vil have en trinvis vejledning i, hvordan du føjer alternativ tekst til visuelle elementer, skal du gå til Føj alternativ tekst til en figur, et billede, et diagram, SmartArt-grafik eller et andet objekt.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du skriver alternativ tekst, ved at gå til Alt, hvad du behøver at vide for at skrive effektiv alternativ tekst. Visuelt indhold omfatter billeder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagrammer, integrerede objekter, håndskrift og videoer.
Brug Tilgængelighedskontrol for at finde manglende alternativ tekst.
Bemærkninger!:
-
For lyd- og videoindhold skal du ud over alternativ tekst inkludere undertekster til personer, der er døve eller hørehæmmede.
-
Undgå at bruge tekst i billeder som den eneste måde at formidle vigtige oplysninger. Hvis du skal bruge et billede med tekst i det, skal du gentage denne tekst i mailen.
Tilføj handicapvenlig linktekst og skærmtip
Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Links skal formidle klare og nøjagtige oplysninger om destinationen. Undgå f.eks. at bruge linktekster som f.eks. "Klik her", "Se denne side", Gå hertil" eller "Få mere at vide". Medtag i stedet destinationssidens fulde titel. Du kan også tilføje skærmtip, der vises, når markøren holdes over tekst eller billeder, der indeholder et link.
-
Markér den tekst, som du vil føje linket til, højreklik på teksten, og vælg derefter Link. Den markerede tekst vises i feltet Tekst, der skal vises. Dette er teksten i linket.
-
Hvis det er nødvendigt, kan du ændre teksten i linket.
-
I feltet Adresse skal du skrive URL-adressen til destinationen.
-
Vælg knappen Skærmtip, og skriv et skærmtip i feltet Skærmtiptekst.
Tip!: Hvis titlen på linkets destinationsside giver en nøjagtig oversigt over, hvad der er på siden, skal du bruge den til teksten i linket. Denne linktekst svarer f.eks. til titlen på destinationssiden: Opret flere med Microsoft-skabeloner.
Bruge handicapvenligt skrifttypeformat
En tilgængelig skrifttype udelukker eller sænker ikke læsehastigheden for personer, der læser en mail, herunder personer med nedsat syn eller læsehandicap eller blinde. Den rigtige skrifttype forbedrer læsbarheden og læsbarheden af mails.
Vælg velkendte Sans Serif-skrifttyper, f.eks. Arial eller Calibri. Undgå at bruge store bogstaver og overdreven kursiv eller understregninger.
Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver. Føj f.eks. en understregning til farvekodet linktekst, så farveblinde personer ved, at teksten er sammenkædet, selvom de ikke kan se farven. Til overskrifter kan du overveje at tilføje fed eller bruge en større skrifttype.
-
Markér teksten.
-
På formatbåndet, som indeholder indstillinger for skrifttype, størrelse, typografi og farve, skal du vælge dine formateringsvalg.
Bruge handicapvenlig skriftfarve
Teksten i din mail skal kunne læses i tilstand med stor kontrast, så alle, herunder personer med synshandicap, kan se den godt.
Brug for eksempel lyse farver eller farveskemaer med høj kontrast i hver sin ende af farvespektret. Sorte og hvide farveskemaer kan hjælpe farveblinde personer med at skelne farver fra hinanden.
Hvis du vil finde utilstrækkelig farvekontrast, skal du bruge Tilgængelighedskontrol.
Hvis du vil sikre, at teksten vises godt i tilstanden Stor kontrast, skal du bruge indstillingen Automatisk for skriftfarver.
-
Markér teksten.
-
Vælg Meddelelsesfarve > Skriftfarve.
-
Vælg Automatisk.
Opret handicapvenlige lister
For at gøre det nemmere for skærmlæsere at læse din mail skal du organisere oplysningerne i din mail i små dele, f.eks. opstillinger med punkttegn eller sorterede lister.
Brug opstillinger med punkttegn
Opret punktopstillinger ved hjælp af knappen Punkttegn.
-
Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.
-
Vælg fanen Meddelelse.
-
Vælg knappen Punkttegn i gruppen Afsnit .
-
Skriv hvert punkt i punktopstillingen.
Brug opstillinger med tal/bogstaver
Opret en opstilling med tal/bogstaver ved hjælp af knappen Nummerering.
-
Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.
-
Vælg fanen Meddelelse.
-
Vælg knappen Nummerering i gruppen Afsnit .
-
Skriv hvert trin i den nummererede liste.
Justere afstanden mellem sætninger og afsnit
Ordblinde fortæller ofte, at teksten "flyder sammen" på en side (hvor en linje med tekst flyder sammen med linjen nedenunder). De oplever ofte, at teksten flettes eller forvrænges.
Hvis du vil reducere læsemængden, kan du øge blanktegn mellem sætninger og afsnit.
-
Markér teksten, højreklik på den, og vælg derefter Afsnit.
Dialogboksen Afsnit åbnes og viser fanen Indrykning og afstand.
-
Vælg de ønskede afstandsindstillinger under Afstand, og tryk derefter på OK.
Se også
Gør din Windows- eller Mobile Outlook-mail tilgængelig for personer med handicap
Brug Tilgængelighedskontrol til at gøre tilgængeligheden bedre
Regler for brug af Tilgængelighedskontrol
Gør dine Word-dokumenter tilgængelige for personer med handicap
Gør dine Excel-dokumenter tilgængelige for personer med handicap
Gør dine PowerPoint-præsentationer tilgængelige for personer med handicap
Teknisk support til kunder med handicap
Microsoft ønsker at give den bedst mulige oplevelse for alle vores kunder. Hvis du har et handicap, eller har spørgsmål angående tilgængelighed, skal du kontakte Microsoft Disability Answer Desk for at få teknisk hjælp. Disability Answer Desk-supportteamet er oplært i anvendelsen af mange populære hjælpeteknologier og kan tilbyde engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnsprogshjælp. Besøg webstedet Microsoft Disability Answer Desk for at se kontaktoplysninger for dit område.
Hvis du er offentlig myndigheds-, virksomheds- eller kommerciel bruger, skal du kontakte stedets Disability Answer Desk.
