Organisere en Engage begivenhed

Rollerne for arrangører og præsentationsværter

Arrangøren er skaberen af en begivenhed. Arrangører har fuld kontrol over funktioner til redigering og sletning af begivenheder.

Skærmbillede, der viser, hvordan arrangører vælger de personer, der udfylder roller for en begivenhed.

Engage begivenheder understøtter op til 10 medarrangører. Medarrangører kan moderere begivenheder, ændre indstillinger for engagement, f.eks. ændring af begivenhedsfeed og anonym engagement, og opdatere begivenhedsoptagelser efter begivenheden.

Arrangører kan vise personer som ansigt til ansigt med begivenheden. Udvalgte brugere vises på landingssiden for begivenheden. Begivenheden vises i handlingsforløbet for de udvalgte brugere, der har adgang til begivenheden.

Arrangører og andre arrangører er ikke synlige for deltagerne på begivenhedssiden, og de vises ikke på begivenhedskort.

Arrangører udpeger præsentationsværter til at dele indhold og tale ved begivenheden. Dette er synkroniseret med præsentationsindstillingerne i Teams.

Præsentationsværter kan være alle i organisationen. De kan præsentere deres skærm og dele stemme og video under begivenheden.

Vigtigt!: Microsoft Teams-weboplevelsen understøtter ikke begivenhedsproduktion af rådhuset. Brug altid Teams-skrivebordsappen til at få adgang til denne funktion til Engage-udsendelser.

Hvor finder begivenheder sted?

Engage begivenheder finder sted to steder: en leders historie eller i et community i Engage eller Microsoft Teams.

Offentlige og private historiebegivenheder

Historiebegivenheder giver kontrol over, hvornår begivenheden er offentlig eller privat. Nedenfor finder du en oversigt over disse to muligheder for synlighed:

Offentlige begivenheder i handlingsforløb	Alle i organisationen kan få adgang til og deltage i begivenheden.
Private begivenheder i handlingsforløb	Arrangører, medarrangører, præsentationsværter og inviterede deltagere (community'er, M365-grupper, distributionslister, sikkerhedsgrupper eller enkeltpersoner) kan få adgang til og deltage i begivenheden.

Community-begivenheder

Community-begivenheder overholder standardindstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger for hosting-communityet.

Engage begivenheder i offentlige communities er synlige for alle i organisationen.
Engage begivenheder i private community'er er kun synlige for communitymedlemmer.

Communitybegivenheder følger community'ets beskyttelse af personlige oplysninger på oprettelsestidspunktet. Tabellen nedenfor beskriver tydeligt funktionsmåden for begivenheder (allerede oprettet – tidligere og kommende), når en communityadministrator foretager ændringer i indstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger for communityet:

Hændelsestype	Ændring i beskyttelse af personlige oplysninger i communityet	Brugermedlemskab	Adgang til begivenhedsside	Feed engagement	Direkte visningsadgang	VoD-adgang
Asynkrone	Offentlig > Privat	Ikke medlem	Nej	Nej	Nej	Nej
Møde	Offentlig > Privat	Ikke medlem	Nej	Nej	Ja	Nej
Transmittér	Offentlig > Privat	Ikke medlem	Nej	Nej	Ja (herunder visning på Engage)	Nej
Asynkrone	Privat > offentlig	Ikke medlem	Ja	Ja	Nej	Ja
Møde	Privat > offentlig	Ikke medlem	Ja	Ja	Nej	Ja
Transmittér	Privat > offentlig	Ikke medlem	Ja	Ja	Nej (herunder visning på Engage)	Ja

Opret en ny Engage begivenhed

Hvis du vil oprette en begivenhed på en historie eller et community, skal du gå til dit handlingsforløb eller community. Vælg fanen Hændelser > Opret begivenhed.

Du kan også starte en ny begivenhed fra det øverste niveau i Engage:

Vælg Opret ny i venstre navigationsrude, og vælg Begivenhed.

Den Engage venstre navigationslinje indeholder menuen Opret ny.

Udfyld titlen, datoerne og klokkeslættene og andre sektioner i denne formular. Start- og slutdatoerne definerer tidsperioden for begivenheden.
Vælg, om du vil hoste denne begivenhed i et handlingsforløb eller i et community.

Hvis du gør det, bestemmer det, hvem der kan deltage i begivenheden, og hvor indhold gemmes.
1. Hvis du vil oprette communitybegivenheder, skal du være communityadministrator.
2. Hvis du vil oprette handlingsforløb, skal det være dit eget handlingsforløb, eller du kan være stedfortræder for en leder og have adgang til ledernes handlingsforløb.
Vælg mellem de tre hændelsestyper: Async, Møde eller Udsendelse. Async er standarden.
1. Lad til/fra-knappen Aktivér udsendelse eller møde være SLÅET FRA for at oprette en asynkron begivenhed uden videofunktioner. Du kan finde de næste trin under Asynkrone Engage hændelser.
2. Aktivér til/fra-knappen Aktivér udsendelse eller møde for at vælge valget mellem en udsendelse eller et møde. Du kan finde de næste trin under Møder i Engage begivenheder, eller hvis du vil konfigurere en udsendelse, under Udsendelser i Engage begivenheder.

Når du har oprettet en begivenhed, modtager de udpegede arrangører, medarrangører og præsentationsværter en kalenderinvitation.

Vigtigt!: Foretag ikke ændringer i begivenheden i Outlook eller i Teams-kalenderen. Alle begivenhedsredigeringer skal udføres på Viva Engage.

Moderer en Engage begivenhed

Begivenhedsarrangører og coorganisatorer kan administrere diskussioner og svar under en begivenhed.

Når moderation er aktiveret, kan arrangører gennemse spørgsmåls- og diskussionsindlæg, før de publiceres til alle brugere. Svar kan ikke modereres. Arrangører kan også svare privat på ikke-publicerede spørgsmål fra deltagere. Arrangøren kan kommentere, hvorfor et spørgsmål afvises, eller bede om yderligere afklaring før udgivelse. Disse svar er ikke synlige for andre deltagere, og når samtalen publiceres, er svarene ikke længere synlige for nogen.

Anonyme indlæg og kommentarer er virkelig anonyme, hvilket betyder, at de ikke er knyttet til brugeren gennem overholdelse af regler og standarder og ikke vises på fanen Mine indlæg for postbrugeren.

Udskyd eller deaktiver spørgsmål

Hvis du vil starte en begivenhed uden spørgsmål og diskussioner, skal du slå spørgsmål og diskussioner fra for deltagerne, når du planlægger begivenheden. Deltagerne har ikke en udgiveroplevelse, men arrangører og præsentationsværter kan stadig slå indlæg op. Disse indstillinger for deltageraftaler kan ændres når som helst.
Hvis du vil ændre indstillingerne for deltageraftaler før, under eller efter begivenheden, skal du gå til knappen Rediger detaljer , ændre aftaleindstillingerne og gemme begivenheden.

Overvåg spørgsmål

Filtrer samtaler for ubesvarede spørgsmål for at finde spørgsmål uden det bedste svar.
Markér det bedste svar (vælg ikonet Markering under svaret).
Tilsidesæt et bedste svar ved at vælge et nyt bedste svar eller ved at markere det aktuelle bedste svar som forkert (X-ikonet).
Bed bestemte personer om at besvare et spørgsmål ved at @mentioning dem i dit svar.
For hvert bedste svar skal du referere til videoens placering eller samtale (i Engage eller Teams), hvor spørgsmålet blev besvaret.

Calendar invitationer

Når du gemmer en nyoprettet begivenhed, modtager arrangører, medarrangører og præsentationsværter automatisk kalenderinvitationer. Alle begivenhedsopdateringer på Engage af arrangøren afspejles i denne invitation. Oplysninger om handlingen omfatter:

En modtaget invitation kan ikke redigeres eller videresendes.
Hvis du har brug for at foretage ændringer i begivenheden, kan du foretage dem på siden Engage begivenhed. Ændringer, der er foretaget i invitationen, afspejler ikke begivenheden i Engage.

Rediger oplysningerne for denne invitation på siden til oprettelse af Engage begivenhed.

Deltagerne kan hurtigt tilføje eller modtage kalenderinvitationer for hver begivenhed:

Opret ny invitation: Arrangøren opretter en ny invitation med oplysningerne og sender den på et valgt tidspunkt til deltagerne.
Føj til kalender: Potentielle deltagere kan vælge Føj til kalender på begivenhedssiden for at føje en begivenhed til deres kalender.

Vigtigt!: Modtagerens handling Føj til kalender føjer en statisk .icsfil til deltagerens kalender. Fremtidige opdateringer af begivenheden foretaget af arrangøren (f.eks. dato/klokkeslæt/beskrivelse) opdaterer ikke automatisk deltagernes invitationer.

Bemærk!: Deltagere til private handlingsforløbmøder får automatisk en kalenderinvitation.

Vigtigt!: For alle møder modtager communitygrupper ikke kalenderinvitationer. Tilføj dem enkeltvis eller som en distributionsliste for at modtage invitationer.

Deltag i begivenheden

På landingssiden for begivenheden kan arrangører finde bedste fremgangsmåder for kampagne for begivenheder og begynde at indsamle spørgsmål om deltagere, før den direkte del af begivenheden finder sted.

På dagen for begivenheden, hvor begivenheden er "live", vælger de inviterede Deltag i møde eller Deltag i udsendelse' fra landingssiden for begivenheden eller fra invitationen til begivenhedskalenderen, hvis arrangøren sendte invitationer separat.

Ud over at få vist og deltage i begivenheder via Engage web og mobil kan du få vist begivenheder direkte i Community'er i Teams. Uanset om brugeren har Engage web, Microsoft Teams, mobilappen Engage eller Teams-mobilappen, kan brugerne få vist og deltage i Engage begivenheder.

Bemærk!: Hvis du kopierer et link fra en begivenhed i Communities i Teams, dirigerer linket brugerne direkte til Teams.

Administrer video on demand-hændelsesoptagelser (VoD)

Skærmbillede af en video efter behov, der er på plads til et livemøde Når livevideomødedelen af begivenheden er slut, vises optagelsen (video on demand) øverst på begivenhedslandingssiden, hvis begivenheden blev optaget, så den er nem at få adgang til.

Vigtigt!: For at sikre, at hændelsesoptagelsen vises på begivenhedssiden, skal du sørge for at optage begivenheden. Som standard er optagelse slået TIL for sager om udsendelse og mødebrug. Arrangører skal bekræfte indstillingen for videooptagelse for hver begivenhed på forhånd via Mødeindstillinger i Microsoft Teams.

Communitymøde og -udsendelse af videooptagelser gemmes automatisk i værtsfællesskabets SharePoint-drev. Det nedarver community'ets adgangstilladelser.
- Ved offentlige communitymøder kan alle i netværket automatisk se VoD'en.
- Ved private communitymøder kan alle inviterede deltagere automatisk se VoD' et.
Storyline-møde - og udsendelsesoptagelser gemmes i arrangørens OneDrive og følger Microsoft Teams' adgangstilladelser, der bestemmes af chatlisten. Arrangøren skal vælge Opdater optagelse for at sikre, at alle inviterede deltagere kan se VoD'en for private møder, og at alle på netværket kan se VoD for offentlige møder.

Hvis du vil opdatere en mødeoptagelse med en ny version, skal du vælge Opdater optagelse fra overløbsoverløbsoverskriften på begivenhedssiden, erstatte linket og vælge Opdater. Optagelsen opdateres og giver adgang baseret på indstillinger for optagelseslink.

Når begivenheden slutter, skal du kontrollere, om din optagelse er opdelt i flere videoer af Teams. Dette sker, når videoer er lange og overskrider lagergrænsen for Optagelse i Teams. Alle optagelser uploades til den korrekte Engage placering. For communitybegivenheder i hosting-community'ets SharePoint-drev & for handlingsforløbbegivenheder på arrangørens One Drive, skal du måske bare flette dem sammen og opdatere optagelseslinket.

Bedste fremgangsmåder for hosting af begivenheder

For at sikre den bedst mulige fremmøde for din begivenhed skal du bruge følgende bedste fremgangsmåder for planlægning.

Hæv begivenheden mindst 24 timer i forvejen. Del begivenhedslinket via indlæg, meddelelser eller kalenderinvitationer fra Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook eller SharePoint i Microsoft 365.
I din invitation skal du minde andre om, at de kan deltage fra en hvilken som helst enhed eller se optagelsen senere.
Vælg et tidspunkt, hvor der er plads til flest deltagere på tværs af forskellige tidszoner.
Send påmindelser dagen før og lige før begivenheden – det fungerer!
Skab momentum ved at få deltagerne til at stille spørgsmål i ugen før begivenheden.
Motivere bidragydere ved at opfordre dem til at besvare spørgsmål:
- Filtrer og besvar ubesvarede spørgsmål.
- Markér de bedste svar ved at markere ikonerne under svar.
- @Mention bestemte personer til at besvare et spørgsmål.
Når begivenheden slutter, kan du fortsætte samtaler med opfølgninger til ubesvarede spørgsmål.