Delegering i Viva Engage

Delegering giver dig mulighed for at udpege en person til at sende og udføre handlinger på dine vegne. Denne funktion kan være nyttig, hvis du har brug for at kommunikere med dine community'er og følgere, men ikke kan slå indlæg op så ofte, som du vil, eller hvis du er væk fra kontoret.

Enhver Viva Engage bruger kan tildele en anden bruger fra det samme netværk som sin stedfortræder eller som stedfortræderadministrator. Når en stedfortræder sender indlæg, vises indlægget, som om det var oprettet af den bruger, der uddelegerede rollen – stedfortræderen. Som stedfortræder eller stedfortræderadministrator nedarver du tilladelser til at sende, redigere, lukke og slette meddelelser i Viva Engage-communities og handlingslinjer, som både du og din stedfortræder har adgang til. 

Bemærk!: Eventuelle vedhæftede filer, du overfører til et indlæg, markeres som ejet af stedfortræderen eller stedfortræderlederen.

Når en stedfortræder eller stedfortræderadministrator sender en meddelelse på vegne af delegatoren, udløses der en meddelelse til delegatoren og andre stedfortrædere, de har udpeget.

Bemærk!: På vegne af meddelelser vises i dataeksportposter og er synlige for administratorer.

Få adgang til delegeringsdashboardet

I Viva Engage på internettet skal du i det øverste navigationspanel vælge menuknappen Mere til venstre og vælge Stedfortræderadministration.

Pop op-menu for Viva Engage brugere

Tilføj stedfortrædere

Bemærk!: Du kan tilføje og konfigurere stedfortrædere fra den enkeltstående Viva Engage-app og fra Teams Viva Engage-appen (installeret via skinnen til venstre). Du kan ikke konfigurere stedfortrædere fra handlingsforløbet i Teams, men tidligere definerede stedfortrædere kan fungere som stedfortrædere i handlingsforløbet.

Der er to måder at tildele en stedfortræder eller stedfortræderadministrator på. Først skal du gå til siden Stedfortræderindstillinger . Følg derefter nedenstående trin.

Metode 1: Delegator tilføjer stedfortrædere og stedfortræderledere

Rulleliste, der viser stedfortræder og stedfortræderadministrator, når du tilføjer en stedfortræder

Skriv brugerens navn i feltet Tilføj stedfortræder .
Vælg rollen som stedfortræder eller stedfortræderleder.
Vælg + for at tilføje stedfortræderen.
Når du tilføjer stedfortrædere, skal du aktivere eller deaktivere deres historieadgang med afkrydsningsfeltet Handlingsforløb til højre for stedfortræderens navn.

Hvis du tilføjer en stedfortræderadministrator med adgang til dit handlingsforløb, kan vedkommende give adgang til handlingsforløbet til andre stedfortrædere i dit team.
Når du tildeler en stedfortræder, modtager både du og din stedfortræder en mail om stedfortræderstatus.

Tip!: Hvis du vil fjerne en stedfortræder eller en stedfortræderadministrator, skal du følge de foregående trin og fjerne X til højre for stedfortræderens post. Du får vist meddelelsen Fjerner for at bekræfte.

Metode 2: Stedfortrædere og stedfortræderledere anmoder om tilladelser

Brugere kan også direkte anmode om en stedfortræderrolle via siden Indstillinger for stedfortræder.

Side, der viser muligheden for at anmode om en stedfortræderrolle

pop op, herunder relevante oplysninger til at sende stedfortræderanmodningen

I feltet Udgående anmodninger skal du vælge Anmod om en stedfortræderrolle.
Angiv navnet på den delegator, du vil anmode om tilladelser fra, og den type rolle, du anmoder om (stedfortræder eller stedfortræderadministrator). Slå adgang til handlingsforløb til eller fra.

Når du tilføjer en stedfortræderadministrator og giver dem adgang til dit handlingsforløb, kan de også give andre stedfortrædere på dit team adgang til handlingsforløbet.
Vælg Send anmodning.
Delegatoren modtager en mail med et direkte link til siden Stedfortræderindstillinger, hvor vedkommende bliver bedt om at godkende eller afvise anmodningen.
Den nye stedfortræder/stedfortræderadministrator, delegatoren og det eksisterende stedfortræderteam modtager en meddelelse om, at et nyt medlem er en del af stedfortræderteamet.

Stedfortræder- og stedfortræderadministratorroller

Stedfortrædere og stedfortræderledere understøtter forskellige sæt af roller og rettigheder, og de kan nedarve roller og rettigheder fra delegatorer. En stedfortræderleders roller omfatter et mere omfattende sæt handlingsforløb, muligheden for at administrere flere stedfortrædere, et mere omfattende sæt handlingsforløb og til at administrere lederes analyser og publikum.

Send, besvar, rediger og slet meddelelser på vegne af delegatoren. Stedfortrædere kan også sende indlæg til delegatorens handlingsforløb og kommentere ethvert handlingsforløb på deres vegne direkte fra handlingsforløbet i Teams. Bemærk! Stedfortrædere kan ikke bruge reaktioner, f.eks. Synes godt om og Tak.
Udsend meddelelser på vegne af delegatoren, uanset hvor delegatoren har meddelelsesrettigheder.
- Hvis delegatoren har handlingsforløbets meddelelsesrettigheder, kan deres stedfortrædere komme med handlingsmeddelelser på deres vegne.
- Hvis delegatoren er administrator af et community, kan deres stedfortrædere komme med communitymeddelelser på deres vegne.
Luk samtaler for at få yderligere svar i community'er på vegne af delegatoren. Engage administratorer kan genåbne samtaler.
Se delegatorens personlige analyser og målgruppeanalyser (Viva Suite-licens påkrævet), hvis delegatoren er en identificeret leder.
Stedfortrædere med adgang til handlingsforløb (Viva Suite-licens påkrævet) kan gøre følgende:
- Skriv i delegatorens historie på deres vegne.
- Luk eller genåbn samtaler for at få yderligere svar på Handlingsforløb eller i vedkommendes handlingsforløb.
- Del og administrer filer i delegatorens handlingsmappe i OneDrive.

Bemærk! Få mere at vide om Viva Suite-licensen.

Slå op og kommenter som stedfortræder på handlingsforløb for Teams

Bemærk!: Du kan tilføje og konfigurere stedfortrædere fra den enkeltstående Viva Engage-app og fra Teams Viva Engage-appen (installeret via skinnen til venstre). Du kan ikke konfigurere stedfortrædere ved hjælp af handlingsforløb i Teams, men tidligere definerede stedfortrædere kan fungere som stedfortrædere i handlingsforløbet.

Handlingsforløb i Teams bruger mange af de samme konventioner som Viva Engage-appen. Stedfortræderens opgaver fungerer også på samme måde.

Slå op på vegne af en leder: Hvis du er stedfortræder for en leder, kan du gå til handlingsforløbsiden i Teams i delegatorens en-til-en-chat. Derfra kan du skrive dit indlæg og sende det som deres stedfortræder.

Kommentar på vegne af en leder: Åbn kommentarindstillingen i et handlingsforløbsopslag, vælg den delegator, du kommenterer på vegne af, på rullelisten Kommentar som: , og angiv din kommentar.

Hvem kan se oplysninger om stedfortrædere

Engage administratorer kan ikke få vist delegeringsoplysninger på tværs af hele Viva Engage netværk. Ved at eksportere netværksdata til CSV og filtrere på kolonnen delegate_id kan administratorer identificere alle meddelelser, der er foretaget på vegne af en delegator. Delegatorer og deres tildelte stedfortræderadministrator kan tilføje eller fjerne stedfortrædere. Når der er stedfortræderindlæg på vegne af delegatoren, modtager alle stedfortrædere en klokkemeddelelse i Viva Engage med oplysninger om posten.

Når en stedfortræder eller delegator forlader sin rolle

Når du fjerner en stedfortræder, så vedkommende ikke kan slå et indlæg op på dine vegne, sker der ingen ændringer i stedfortræderens tidligere indlæg. Alle indlæg fra din stedfortræder forbliver og gemmes på ubestemt tid sammen med delegatorens andre indlæg. Hvis en leder f.eks. forlader virksomheden, vises alle vedkommendes meddelelser (herunder dem, der er slået op på deres vegne) som chefens data (ikke som stedfortræderens data) i en dataeksport.  

Få mere at vide

Oversigt over handlingsforløb i Viva Engage

Handlingsforløbmeddelelser i Viva Engage

Delegering i Viva Engage