Arbeiten mit dem Schwellenwert für die Listenansichten für alle Versionen von SharePoint

Verwenden von Indizes und gefilterten Sichten zur Steuerung von Daten und zum Verbessern der Leistung

Durch das Planen und Erstellen von Indizes und deren Verwendung in Filtern kann die Anzahl der Elemente unter dem Schwellenwert für die Listenansicht bleiben. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Index zu einer Listen- oder Bibliotheksspalte oder Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht.

Indizes werden in den folgenden beiden Situationen automatisch erstellt:

• Wenn gespeicherte Ansichten enthalten Spalten, die zum Sortieren oder Filtern verwendet werden.
• Beim Sortieren in der modernen Benutzeroberfläche.

Wenn Sie für SharePoint Server durch den Schwellenwert für die Listenansicht blockiert werden, Ihre Gesamtzahl der Elemente aber weniger als 20.000 beträgt, können Sie Spalten in SharePoint 2019 Indizes hinzufügen.

In jeder Version von SharePoint können Sie eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellen, um die Anzahl von Ergebnissen zu verringern, wenn Sie mit umfangreichen Listen und Bibliotheken arbeiten. Das Erstellen einer gefilterten Sicht mit einer indizierten Spalte umfasst zwei Schritte:

1. Erstellen eines Indexes für eine Spalte.
2. Erstellen Sie eine Sicht, die die indizierte Spalte zum Filtern der Sicht verwendet.

Weitere Informationen zum Indizieren von Spalten finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer Liste oder Bibliotheksspalte.

Weitere Informationen zum Filtern von Spalten finden Sie unter Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht.

Bearbeiten der Listenansicht

Wenn beim Arbeiten mit einer großen Liste ein Fehler auftritt, bearbeiten Sie Ihre Listenansicht.

Mit den folgenden vier Änderungen werden Fehler mit dem Schwellenwert in der Listenansicht beseitigt. Nehmen Sie alle vier Änderungen vor, um alle Fehler zu entfernen.

Entfernen der Sortierung für die Listenansicht

Wählen Sie unter "Zuerst nach Spalte sortieren " und "Anschließend nach Spalte sortieren" die Option "Keine" aus.

Gruppierung in Bearbeitungsansicht entfernen

Wählen Sie aus Zuerst nach Spalte gruppieren und Dann nach Spalte gruppieren die Option Keine.

Weitere Bearbeitungen für die Listenansicht

Wählen Sie für alle Spalten im Abschnitt "Summen " die Option "Keine" aus.

Überprüfen Sie im Abschnitt Spalten so wenige Spalten wie erforderlich für die Anzeige.

Verwenden von Ordnern zum Organisieren

Zwar sind keine Ordner erforderlich, um umfangreiche Listen und Bibliotheken zu verwenden, Sie können aber weiterhin Ordner verwenden, um Ihre Daten zu strukturieren (organisieren) und die Effizienz für den Zugriff auf die Daten zu verbessern. Das Erstellen von Ordnern ist in Dokumentbibliotheken standardmäßig aktiviert, in Listen dagegen nicht. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Liste o oder Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek.

Informationen zum Verwenden von Ordnern

Beim Erstellen eines Ordners erstellen Sie im Hintergrund einen internen Index. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Wenn Sie auf Elemente in einem Ordner zugreifen, verwenden Sie effektiv diesen internen Index, um auf die Daten zuzugreifen. Denken Sie daran, dass jeder in einem Ordner enthaltene Unterordner (jedoch nicht die Elemente in diesem Unterordner) als ein Element gezählt wird.

Selbst wenn in einer Liste oder Bibliothek insgesamt sehr viele Elemente vorhanden sind, ist eine Ansicht eines einzelnen Ordners mindestens ebenso schnell wie eine Ansicht, die die gesamten Elemente mithilfe einer indizierten Spalte filtert. In einigen Szenarien ist es möglich, alle Elemente in einer Liste oder Bibliothek auf mehrere Ordner zu verteilen, sodass kein Ordner mehr als 5.000 Elemente enthält.

Es ist wichtig, Folgendes zu berücksichtigen, wenn Sie Ordner zum Organisieren einer großen Liste oder Bibliothek verwenden:

• Ein Ordner kann mehr Elemente enthalten als der Schwellenwert für die Listenansicht. Um jedoch nicht blockiert zu werden, müssen Sie möglicherweise dennoch eine gefilterte Ansicht basierend auf Spaltenindizes verwenden.
• Wenn Sie beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht in dieser Liste oder Bibliothek im Abschnitt "Ordner" die Option "Alle Elemente ohne Ordner anzeigen" auswählen, müssen Sie einen Filter verwenden, der auf einem einfachen Index basiert, um sicherzustellen, dass Sie den Schwellenwert für die Listenansicht nicht erreichen.
• Es ist häufig sinnvoll, in der Standardansicht alle verfügbaren Ordner ohne Filter anzuzeigen, damit Benutzer beim Einfügen neuer Elemente den entsprechenden Ordner auswählen können. Bei der Anzeige aller Ordner sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Element in der Liste oder Bibliothek außerhalb der Ordner an der falschen Stelle hinzugefügt werden. Im Gegensatz zu Bibliotheken gibt es keine automatische Möglichkeit zum Verschieben von Elementen zwischen Ordnern in einer Liste.

Informationen zum Verschieben von Dateien zwischen Ordnern in einer Bibliothek finden Sie unter Verschieben oder Kopieren von Dateien in SharePoint.

Synchronisierte und Offlinedaten

Wenn Sie Daten als Offlinedaten speichern, können Sie Excel oder Access verwenden, um Ihre Listendaten ohne Grenzwerte abzufragen. Wenn Sie einen Dokumentordner synchronisieren, können Sie lokal auf Ihrem Computer arbeiten, und Änderungen werden automatisch auf dem Server aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren von SharePoint-Dateien mit dem OneDrive-Synchronisation Client (Groove.exe) oder Synchronisieren von SharePoint- und Teams-Dateien mit Ihrem Computer.

Offlinesynchronisierung, externe Daten und Access-Datenverwaltung

Oftmals erweist es sich als praktischer und effizienter, Daten als Offlinedaten zu speichern, wenn Sie mit Ihrem Computer synchronisieren. Sie können abhängig von den Listendaten, mit denen Sie arbeiten, Excel, Access oder Outlook verwenden. Sie können auch abhängig davon, welchen SharePoint-Dienst Sie nutzen, externe Datenverwaltung ohne Grenzen mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), OData und Webdiensten verwenden.

Verwenden der Offlinesynchronisierung

Sie können die Änderungen auf Ihrem Desktop- oder Laptopcomputer vornehmen und anschließend, wenn Sie die Daten wieder online speichern, Änderungen synchronisieren und Konflikte auf einfache und effiziente Weise lösen. Die Arbeit mit großen Listen mithilfe der Offlinesynchronisierung zum "Bereinigen", Analysieren oder Melden von Daten trägt dazu bei, Datenbankaktivitäten auszulagern und die Verwendung von SharePoint-Ressourcen zu minimieren.

Sie können Listendaten offline schalten und Änderungen synchronisieren, wenn Sie wieder online sind, indem Sie mehrere Microsoft 365-Produkte verwenden. Um in diese zu exportieren, müssen Sie die Apps installiert haben, entweder Microsoft 365 oder Office Desktop.

Verwenden von Microsoft Access für die Offlinesynchronisierung

Access kann mehr Datenzeilen behandeln als SharePoint, und Ihnen stehen viele weitere leistungsstarke Tools zum Bearbeiten dieser Daten zur Verfügung. Indem Sie Ihre Daten in Access bearbeiten und mit SharePoint synchronisieren, können Sie mit größeren Datenmengen arbeiten.

Sie können die meisten systemeigenen Listen in Access lesen und schreiben, indem Sie eine Verknüpfung mit ihnen herstellen, und Access funktioniert gut für praktisch alle SharePoint-Datentypen. Durch das Verknüpfen können Sie eine Verbindung mit Daten in einer SharePoint-Liste herstellen, sodass Sie eine bidirektionale Verbindung herstellen, um die neuesten Daten sowohl in der SharePoint-Liste als auch in Ihrer Access-Datenbank anzuzeigen und zu bearbeiten. Access erstellt eine Kopie der SharePoint-Liste in einer Access-Tabelle (oder repliziert). Nach dem Erstellen der Access-Tabelle können Sie mit Listendaten in Access bis zu einer Zugriffsgrenze von zwei Gigabyte arbeiten (mit Ausnahme von Anlagen, die nicht lokal gespeichert sind). Darüber hinaus speichert Access die Listendaten auf dem Client zwischen, verwendet einen effizienten In-Memory-Write-Through-Cache und überträgt nur geänderte Listenelemente. All dies beschleunigt die Ausführung von Abfragen und Updates. Ein Dialogfeld zur Konfliktlösung hilft auch dabei, widersprüchliche Aktualisierungen reibungslos zu verwalten.

Außerdem können Sie, wenn das Access Services-Feature aktiviert ist, mit sehr viel mehr Daten (standardmäßig mit bis zu 50.000 Elementen) arbeiten, als der Schwellenwert für die Listenansicht ursprünglich zulässt. Access verarbeitet Listen- oder Bibliotheksdaten automatisch in kleinen Batches und setzt die Daten dann wieder zusammen. Eine Technik, die es ermöglicht, mit wesentlich mehr Daten als dem Schwellenwert für die Listenansicht zu arbeiten, ohne dass sich dies nachteilig auf andere Benutzer auf der SharePoint-Website auswirkt.

Verwenden von Microsoft Excel für die Offlinesynchronisierung

Sie können SharePoint-Listen in eine Excel-Tabelle exportieren, wodurch eine unidirektionale Datenverbindung zwischen der Excel-Tabelle und der SharePoint-Liste hergestellt wird.

Mit Excel können Sie auch mit großen Listen arbeiten, ohne zu blockieren. Darüber hinaus können Sie Excel mit SharePoint und Access synchronisieren, um die Vorteile jeder Plattform zu nutzen.

Wenn Sie Ihre Daten aus der SharePoint-Liste aktualisieren und die Excel-Tabelle aktualisieren, ersetzt Microsoft Excel die Excel-Daten durch die neuesten SharePoint-Listendaten und überschreibt alle Änderungen, die Sie an dieser Excel-Tabelle vorgenommen haben.

Nachdem sich die Daten in der Excel-Tabelle befinden, können Sie die zahlreichen Datenanalysefeatures von Excel nutzen, z. B. leistungsstarke und flexible Arbeitsblätter, PivotTable-Berichte, professionell aussehende Diagramme und Spark-Linien, bedingte Formatierung mit Symbolen, Datenbalken, Farbskalen und ausgefeilte Was-wäre-wenn-Analyseoperationen.

Außerdem können Sie, wenn das Access Services-Feature aktiviert ist, mit sehr viel mehr Daten (standardmäßig mit bis zu 50.000 Elementen) arbeiten, als der Schwellenwert für die Listenansicht ursprünglich zulässt.

Verwenden von Microsoft Outlook für die Offlinesynchronisierung

In Outlook können Sie Kontakt-, Aufgaben-, Calendar- und Diskussionslisten lesen und schreiben sowie Dokumentbibliotheken synchronisieren. Sie können beispielsweise sowohl mit Standardaufgabenlisten als auch mit Projektaufgabenlisten arbeiten, indem Sie Aufgabenlisten offline nehmen, neue Vorgänge anzeigen, aktualisieren und zuweisen, sie wieder online bringen und synchronisieren, ohne Outlook zu verlassen. Sie können SharePoint-Kontakte in Outlook auch speichern, freigeben und verwalten.

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Verwenden von Access mit SharePoint-Produkten für die Offlinesynchronisierung

In Access erstellen Sie eine Webdatenbank basierend auf Access Services, indem Sie Tabellen basierend auf verknüpften Listen zusammen mit Abfragen, Formularen, Berichten und Makros erstellen, die Sie auf einer SharePoint-Website veröffentlicht haben. Auch wenn diese Webdatenbanken aktualisiert werden, können Sie sie weiterhin verwenden und ändern sowie neue Datenbanken aus einer Vorlage (aber nicht aus Access 2013) erstellen.

Sie können in SharePoint auch ohne Verwendung von Code eine Access-App erstellen. Generell handelt es sich bei einer SharePoint-App um eine zielgerichtete, punktuelle Lösung, die sich einfach über einen Marketplace verteilen und dort bereitstellen lässt. Stellen Sie sich eine App als eine bequeme, alternative Möglichkeit vor, um eine Lösung zu packen, zu verteilen, auszuführen, zu überwachen und außer Betrieb zu nehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App.

Im Gegensatz zu einer Access-Webdatenbankanwendung, die Daten in SharePoint-Listen speichert, verwendet eine Access-App zum Speichern von Daten eine von SharePoint-Produkten getrennte SQL Server-Datenbank und unterliegt daher nicht dem Schwellenwert für die SharePoint-Listenansicht. Auf diese Weise verbessert sich die Skalierbarkeit von Access-Lösungen signifikant, sodass sich potenziell Millionen von Datensätzen effizient handhaben lassen. Für SharePoint Server-Benutzer kann die SQL Server-Datenbank so konfiguriert werden, dass sie hinter der Firewall ihrer organization liegt. Für Onlinebenutzer ist die Datenbank eine SQL Server Azure Datenbank mit kostenlosem Konto und kostenlosem Speicherplatz. Weitere Informationen zu Azure finden Sie auf der Microsoft Azure-Homepage.

Schließlich können Sie weiterhin Daten zwischen einer SharePoint-Liste und einer Access-Tabelle synchronisieren und beide Datensätze auf dem neuesten Stand halten. Diese Synchronisation erfolgt bidirektional oder bidirektional. In Access vorgenommene Änderungen an den Listendaten werden in die SharePoint-Liste hochgeladen, und an der SharePoint-Liste vorgenommene Änderungen werden auf eine Access-Instanz auf Ihrem Computer heruntergeladen. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren, Verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint.

SharePoint-Suchfeld verwenden

Eine alternative Möglichkeit zum Auffinden von Dokumenten oder Elementen in einer umfangreichen Bibliothek oder Liste ist die Verwendung des Suchfelds der Liste oder Bibliothek zur Eingabe eines Schlüsselworts (Keyword) oder Ausdrucks. SharePoint Search verfügt über eigene Indizierungsmechanismen und unterliegt nicht dem Schwellenwert für die Listenansicht oder anderen verwandten Grenzwerten.

Eine weitere Lösung zum Verwalten von umfangreichen Bibliotheken besteht darin, eine Dokumentcenterwebsite zu erstellen und zu verwenden. Diese zur Dokumentverwaltung entwickelte Dokumentcenterwebsite bietet Features wie Dateien ein- und auschecken, Workflows, Filter und Ansichten.

Verwenden des Suchfelds zum Auffinden von Listen- und Bibliothekselementen

Es gibt in der Regel zwei Suchfelder auf einer SharePoint-Seite: die Websitesuche am oberen Rand der Seite und das spezielle Listen- oder Bibliothekssuchfeld. Wenn Sie das Suchen-Feld für die Liste oder Bibliothek verwenden , können Sie den Bereich des Suchvorgangs zunehmend erweitern:

• Standardmäßig umfasst der Suchbereich anfangs alle Elemente in der aktuellen Ansicht und in allen Unterordnern. Die Ergebnisse werden als Spalten angezeigt, die Sie weiter filtern und sortieren können. Wenn der Schwellenwert für die Listenansicht derzeit überschritten wird, werden nicht alle Ergebnisse angezeigt.
• Wenn Sie das Gesuchte nicht finden, können Sie Ihren Suchbereich erweitern, um die gesamte Liste einschließlich aller Unterordner einzuschließen, unabhängig von der aktuellen Ansicht oder dem Schwellenwert für die Listenansicht.
• Schließlich können Sie den Bereich erweitern, um die gesamte Website zu durchsuchen. In diesem Fall werden alle Ergebnisse auf der Standardsuchseite der Website angezeigt. Sie können die Ergebnisse weiter einengen, indem Sie sie mithilfe des Einschränkungsbereichs filtern, beispielsweise nach dem Autor eines Dokuments oder dem Erstellungsdatum eines Listenelements. Sie können sogar mit boolescher Syntax und logischen Operatoren arbeiten, um ausgeklügeltere Abfragen zu formulieren.

Verwenden von persönlichen Ansichten, relationalen Listen und RSS-Feeds

Um die Gesamtsystemleistung weiter zu verbessern und das Erreichen eines Ressourcenschwellen- oder -grenzwerts zu verhindern, bietet es sich an, persönliche Ansichten, relationale Listen oder RSS-Feeds zu verwenden.

Persönliche Ansichten

Da das Erstellen von Ansichten, die einen Spaltenindex ordnungsgemäß verwenden, für umfangreiche Listen und Bibliotheken komplizierter ist, sollten Sie die Berechtigung "Persönliche Ansichten verwalten" von Teilnehmern für eine umfangreiche Liste oder Bibliothek entfernen. Durch das Entfernen dieser Berechtigung können Sie Benutzer am Erstellen einer Ansicht hindern, die sich über alle Elemente erstreckt und die Leistung der restlichen Website beeinträchtigen könnte. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Relationale Listen

Wenn Sie Listenbeziehungen mithilfe von Nachschlagespalten, eindeutigen Spalten und erzwungenem relationalem Verhalten (auch als referenzielle Integrität bezeichnet) erstellen, können Sie den Schwellenwert für die Listenansicht erreichen und unter den folgenden Umständen blockiert werden:

• Wenn Sie eine Spalte in einer vorhandenen Liste eindeutig machen, die mehr Elemente als den Schwellenwert für die Listenansicht enthält (Beachten Sie jedoch, dass das Hinzufügen eines Elements zu einer Liste, bei dem die Liste den Schwellenwert für die Listenansicht überschreitet, ein Vorgang ist, der normalerweise nicht blockiert wird).
• Wenn eine Liste mehr Elemente als der Schwellenwert für die Listenansicht enthält und Sie dann die Löschweitergabe oder Löschbeschränkung für ein Nachschlagefeld in dieser Liste aktivieren.

RSS-Feeds

Nachdem die RSS-Unterstützung in der Zentraladministration und auf Websitesammlungsebene aktiviert wurde, können Sie die RSS-Unterstützung für viele Arten von Listen und Bibliotheken aktivieren und konfigurieren. Wenn die Benutzer auf den RSS-Feed für eine Liste oder Bibliothek zugreifen, werden Daten aus der Liste abgerufen. Die Standard-RSS-Ansicht beschränkt mithilfe eines Filters für die Spalte Geändert die Anzahl der zurückgegebenen Elemente basierend auf dem Datum, an dem das Element zuletzt geändert wurde. Wenn die Liste oder Bibliothek zahlreiche Elemente enthält und die Benutzer auf den RSS-Feed zugreifen, empfiehlt es sich, die Spalte Geändert zu indizieren. Darüber hinaus können Sie die Anzahl der abzurufenden Elemente einschränken, indem Sie die Optionen Anzahl der Elemente und Anzahl Tage ändern, für die Änderungen in den RSS-Feed aufgenommen werden sollen.

Weitere Informationen zum Verwalten von RSS-Feeds finden Sie unter Verwalten von RSS-Feeds für eine Website oder Websitesammlung. Informationen zum Hinzufügen eines RSS-Feeds finden Sie unter Erstellen einer Warnung, um benachrichtigt zu werden, wenn sich eine Datei oder ein Ordner ändert.