Sie können Daten zwischen einer externen Liste und Microsoft Excel synchronisieren und so auf dem neuesten Stand halten. Sie können z. B. einen Produktbestand in einer Liste verwalten, sodass sie einfach freigegeben und aktualisiert werden kann, aber auch regelmäßige Bestandsanalysen mithilfe von Microsoft Excel durchführen.
Hinweis
Sie können eine externe Liste nicht mit Versionen vor Excel 2013 synchronisieren. Wenn Sie dies versuchen, wird ein Fehlerdialogfeld mit der Meldung "Verbindung mit der Liste kann nicht hergestellt werden" angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Vorbereitungen und Voraussetzungen für die Verwendung externer Daten
Das Arbeiten mit externen Daten erfordert mehrere erforderliche Aufgaben, um den sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen helfen, Ihre nächsten Schritte zu planen. Wenn bei dem Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Ihnen diese Informationen außerdem helfen, das Problem zu identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator folgendes tun:
Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle erteilen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände gelangen. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Sichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die erforderlichen Elemente zu beschränken und die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013 und Erstellen einer externen Liste aus einer SQL Azure Tabelle mit Business Connectivity Services und Secure Store.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss folgendes tun: Ermitteln des besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, Erstellen einer Zielanwendung und Festlegen der Anmeldeinformationen für die Zielanwendung. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Secure Store-Zielanwendung.
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013.
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen zu Verbindungen, Zugriff, Vorgangsmethoden, Spalten, Filtern und anderen Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.
Erstellen einer externen Liste Ein Benutzer muss je nach Bedarf eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und einer oder mehreren Ansichten der externen Liste basiert.
Sicherstellen, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Um externe Daten mit Office-Produkten zu synchronisieren, müssen Sie mindestens Windows 7 und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte auf jedem Clientcomputer verwenden: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 (Bei Bedarf werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung). Mit dieser Option wird die Business Connectivity Services-Clientruntime installiert, die Folgendes ausführt: Zwischenspeichert und synchronisiert sie mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zu, zeigt die Auswahl externer Elemente in Office-Produkten an und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten aus.
Allgemeine Informationen zur Verwendung externer Daten finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Exportieren einer externen Liste nach Excel
- Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die Liste enthält.
- Wählen Sie auf der Schnellstartleiste den Namen der SharePoint-Liste aus, oder wählen Sie Einstellungen
aus, wählen Sie Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte anzeigen aus, und wählen Sie dann im entsprechenden Listenabschnitt den Namen der Liste aus. - Wählen Sie Liste und dann Nach Excel exportieren aus.
Standardmäßig ist diese Funktion für externe Listen aktiviert. Sie kann aber von einem Systemadministrator deaktiviert werden. - Wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen, wählen Sie OK aus.
- Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Öffnen aus.
- Wenn Sie gefragt werden, ob Datenverbindungen auf Ihrem Computer aktiviert werden sollen, wählen Sie Aktivieren aus, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verbindung mit den Daten auf der SharePoint-Website sicher aktiviert werden kann.
Daraufhin wird eine Excel-Tabelle mit einer Datenverbindung erstellt, die auf einer Webabfragedatei basiert. Die Spalten in der exportierten Tabelle werden durch die aktuelle Ansicht der externen Liste bestimmt. Die exportierten externen Daten werden durch die im externen Inhaltstyp und in der Ansicht der externen Liste definierten Filter und die Spracheinstellungen für die SharePoint-Website bestimmt. Alle Seitengrenzwerte werden ignoriert.