Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

SharePoint Workflows sind vorprogrammierte Minianwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen rationalisieren und automatisieren. Workflows können das Erfassen von Signaturen, Sammeln von Feedback oder Genehmigungen für einen Plan oder ein Dokument bis hin zum Nachverfolgen des aktuellen Status eines Routineverfahrens umfassen. SharePoint Workflows sind so konzipiert, dass Sie Zeit und Mühe sparen und die Konsistenz und Effizienz von Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen, sicherstellen.

Hinweis: SharePoint 2010-Workflows wurden seit dem 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus vorhandenen Mandanten entfernt. Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automation oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2010-Workflow Ruhestand.

Was ist ein SharePoint Workflow?

Möglicherweise kennen Sie bereits Flussdiagramme. Dabei handelt es sich um eine grafische Darstellung eines Prozesses mit Anweisungen zu den Aktionen an den einzelnen Schritten.

Workflowprozess

Ein SharePoint-Workflow ähnelt einem automatisierten Flussdiagramm, das viele Arbeits-, vermutungs-und Zufallszahlen in Ihren Standard Arbeitsprozessen beansprucht.

Betrachten Sie beispielsweise den Dokumentgenehmigungsprozess in der Abbildung. Wenn Sie diesen Vorgang manuell ausführen, können Sie viele nachverfolgen, nachverfolgen, Weiterleiten von Dokumenten und Senden von Benachrichtigungen bedeuten, und jede dieser Aufgaben muss von Ihnen oder von einem oder mehreren Kollegen ausgeführt werden. Das bedeutet viel zusätzliche Arbeit und einen konstanten Strom von Unterbrechungen.

Wenn Sie jedoch den Workflow für die SharePoint Dokumentgenehmigung zum Ausführen des Prozesses verwenden, werden alle Kontroll-und nach Verfolgungs-und Weiterleitungs-und Weiterleitungsvorgänge automatisch vom Workflow ausgeführt. Wenn jemand verspätet eine Aufgabe abgeschlossen hat oder ein anderes Problem auftritt, generieren die meisten der enthaltenen Workflows eine Benachrichtigung, um Sie darüber zu informieren. Die Überwachung des Prozesses wird reduziert.

Das Ausführen eines SharePoint Workflows ist ganz einfach. Wählen Sie den Workflowtyp aus, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und lassen Sie den Workflow ausführen. Falls erforderlich, kündigen oder beenden Sie den Workflow.

Alle enthaltenen Workflowtypen wirken wie eine Vorlage. Sie fügen eine Instanz des Workflows für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für eine ganze Websitesammlung mithilfe eines Initiierungs Formulars hinzu, um die gewünschten Optionen und Auswahlmöglichkeiten für die Instanz anzugeben. Zu diesen Optionen und Auswahlmöglichkeiten zählen die Personen, denen der Workflowaufgaben zuordnet, Aufgaben Stichtage, die Art und Weise, wie der Workflow gestartet werden kann, und die Anweisungen, die in die Vorgangs Benachrichtigungen aufgenommen werden sollen. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie zu Listeneinstellungen > Workfloweinstellungen wechseln > einen Workflow hinzufügen. Wenn Sie möchten, lesen Sie Weitere Informationen zu 2010-und 2013-Workflows.

Wichtig: Standardmäßig sind die Workflows Genehmigung, Feedback sammeln und Signatur Erfassung nicht aktiviert und werden im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungs Formulars nicht aufgeführt. Wenn sie verfügbar sein sollen, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen > Websitesammlungsfeatures , > das Feature Workflows aktivieren . Darüber hinaus bietet SharePoint 2013 auf SharePoint 2010 basierende Workflowvorlagen. Wenn Sie einen SharePoint 2013 basierten Workflow mit der ähnlichen Logik erstellen möchten, verwenden Sie ein Tool wie SharePoint Designer 2013.

Es gibt fünf verschiedene vorprogrammierte Workflows. 

Häkchen Ein Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder anderes Element an bestimmte Personen, die das Dokument oder Element genehmigen oder ablehnen können. Sie können mit einem Genehmigungsworkflow auch Inhalte einer Liste oder Bibliothek genehmigen lassen. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Workflow zum Sammeln von Feedback Ein Workflow zum Sammeln von Feedback leitet ein Dokument oder anderes Element an bestimmte Personen, um deren Feedback zu erfassen. Der Workflow zum Sammeln von Feedback fasst alle Feedbackangaben der Teilnehmer für den Workflowbesitzer zusammen und stellt eine Aufzeichnung der Feedbackerfassung zur Verfügung. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback.

Workflow für die Signaturerfassung Der Workflow für die Signaturerfassung leitet ein Microsoft Office-Dokument an bestimmte Personen weiter, damit sie es digital signieren können. Der Workflow für die Signaturerfassung kann nur für Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen und InfoPath-Formulare verwendet werden. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung.

Workflow mit drei Status Der Workflow mit drei Status ermöglicht eine Nachverfolgung des Status eines Listenelements durch drei Zustände (Phasen). Damit können die benötigten Geschäftsprozesse verwaltet werden, damit Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben, nachverfolgen können.

An jedem der zwischen den Phasen auftretenden Übergänge weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und benachrichtigt diese Person per E-Mail über die zugewiesene Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status ist für die Listenvorlage "Problemverfolgung" vorgesehen, kann aber auch mit anderen Listen verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit mindestens drei Werten enthalten.

Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.

Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung Ein Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung ähnelt anderen SharePoint-Workflows, insofern er das Weiterleiten von Inhalten an Fachleute und Beteiligte zur Prüfung und Genehmigung automatisiert. Was den Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung allerdings einzigartig macht, ist, dass er speziell auf Veröffentlichungswebsites ausgelegt ist, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird. Auf dieser Art von Websites kann neuer Inhalt immer erst dann veröffentlicht werden, nachdem er von allen im Workflow enthaltenen genehmigenden Personen genehmigt wurde. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Arbeiten mit einem Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung.

Um einen Workflow hinzufügen oder starten zu können, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Workflow ausgeführt wird:

  • So fügen Sie einen Workflow hinzu    Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Besucher" nicht.)

  • So starten Sie einen Workflow    Sie müssen ebenfalls standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen bereits hinzugefügten Workflow starten zu können. (Die Gruppe "Besitzer" und die Gruppe "Mitglieder" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", die Gruppe "Besucher" nicht.)
    Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass Sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. Im Fall einer Unterwebsite mit eindeutigen Berechtigungen müssen Besitzer sicherstellen, dass die erforderlichen Berechtigungen den Workflow Benutzern explizit zugewiesen werden. Informationen finden Sie unter Bearbeiten und Verwalten von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder-Bibliothek. < dies auf dem Feedback basiert-"Ich habe eine Unterwebsite auf der SP-Website des Unternehmens erstellt, um das Workflowfeature zu testen, damit ich die Berechtigung zum Starten eines Workflows habe, aber ich kann nicht – warum nicht?" >

Das folgende Diagramm enthält eine übergeordnete Übersicht über die grundlegenden Phasen zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern eines SharePoint-Workflows. Die einzelnen Schritte werden nachstehend beschrieben.

Workflowprozess

  • Planen    Vergewissern Sie sich, dass Sie die gewünschten Optionen kennen und wissen, welche Informationen verfügbar sein müssen, wenn Sie die neue Workflowversion mit dem Initiierungsformular hinzufügen.

  • Hinzufügen    Füllen Sie das Initiierungsformular aus, um die Workflowversion zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.

  • Starten    Starten Sie den neuen Workflow manuell oder automatisch für ein Dokument oder ein anderes Element in einer Liste oder Bibliothek. (Bei einem manuellen Start können Sie einige Einstellungen des Zuordnungsformulars für den Workflow in einem kürzeren Initiierungsformular ändern.) Beim Starten des Workflows werden Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen gesendet sowie die Verfolgung von Aktionen und Ereignissen gestartet.

  • Überwachen    Während der Ausführung des Workflows können Sie auf der Seite Workflowstatus feststellen, welche Aufgaben und anderen Aktionen durchgeführt wurden. Bei Bedarf können Sie auf der Seite aktuelle sowie zukünftige Aufgaben anpassen und die Ausführung des Workflows sogar abbrechen oder beenden.

  • Überprüfen    Nach Abschluss der Ausführung kann der gesamte Verlauf auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Auf der Statusseite können darüber hinaus statistische Berichte zur allgemeinen Leistung des Workflows erstellt werden.

  • Ändern    Wenn der Workflow nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular öffnen, mit dem der Workflow hinzugefügt wurde, und dort Änderungen vornehmen.

Wenn Sie einen integrierten Workflow flexibler gestalten möchten, können Sie ihn mit Tools wie SharePoint Designer 2013 weiter anpassen. Sie können auch völlig neue, eigene Workflows erstellen.

Mit dem Workflow-Designer können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in Share-Point-Listen und Bibliotheken verknüpfen. Änderungen an Elementen in Listen oder Bibliotheken lösen Aktionen im Workflow aus.

Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, der einen weiteren Genehmigungsworkflow starten, wenn die Kosten eines Elements einen bestimmten Betrag übersteigen.

Sie können auch einen Workflow für eine Reihe verwandter Dokumente definieren. Wenn der Workflow beispielsweise mit einer Dokumentbibliothek verknüpft oder nach Dokumentinhaltstyp gefiltert ist, wird eine Gruppe von kontextbezogenen Aktionen für Dokumentenmappen angezeigt. Eine Dokumentenmappe ermöglicht es, eine Gruppe von Dokumenten als eine Einheit zu behandeln, sodass eine Workflowaktion für eine Dokumentenmappe für jedes Element in dieser Dokumentenmappe ausgeführt wird.

Siehe auch

Erstellen eines Workflows mithilfe von SharePoint Designer 2013 und der SharePoint-Workflow Plattform

Grundlagen von Genehmigungsworkflows in SharePoint 2010

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