Die Freigabe in Outlook hängt davon ab, was Sie freigeben möchten und welche Art von Zugriff Sie den Personen gewähren möchten, für die Sie die Freigabe durchführen.
Sie können beispielsweise ein einzelnes Postfach für mehrere Personen freigeben, wobei alle ein- und ausgehenden E-Mails von diesem Postfach stammen. Sie können aber auch einen oder mehrere Ordner oder das gesamte Postfach für andere freigeben. Sie können sogar anderen die Verwaltung Ihres Kalenders oder Postfachs gestatten.
Wenn Sie einer Person die Berechtigung zur Verwaltung Ihres Postfachs erteilen, gewähren Sie ihr Stellvertretungsberechtigungen. Dies geht über Bearbeitungsberechtigungen hinaus und ermöglicht es jemandem, in Ihrem Namen E-Mail- oder Kalenderelemente zu senden oder darauf zu antworten. In besonderen Fällen können Sie sogar die vollständige Verwaltung Ihres Postfachs und Kalenders zulassen, wenn Ihre Stellvertretung über Berechtigungen verfügt, die beim Erstellen oder Beantworten von Nachrichten oder Ereignissen in Ihrer Rolle agieren dürfen . Weitere Informationen zu Stellvertretungen finden Sie unter Informationen zu Stellvertretungen: Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender in Outlook verwaltet.
Ob und wie Sie auf diese verschiedenen Freigabeoptionen in Outlook zugreifen können, hängt auch vom Typ des verwendeten Kontos ab. Einige Freigabeoptionen sind beispielsweise auf Geschäfts-, Schul- oder Unikonten beschränkt, die in einer organization verwendet werden. Andere Optionen, wie die Kalenderfreigabe, haben einen umfassenderen Zugriff und können auch mit einem persönliches Konto wie einem Outlook.com- oder Hotmail.com Konto erfolgen.
Tipp
Weitere Informationen zu Konten finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einem Microsoft-Konto und einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto?
Verschiedene Möglichkeiten zum Teilen in Outlook
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zur Freigabe in Outlook beschrieben, der erforderliche Kontotyp und die Frage, ob der IT-Admin Ihrer organization dies für Sie einrichten muss.
| Freigabetyp | Beschreibung | Beispielszenarien | Kontotyp | Einrichtung durch IT-Administrator erforderlich |
|---|---|---|---|---|
| Freigegebenes Postfach | Ein freigegebenes Postfach bietet Gruppen- oder Einzelzugriff auf das gesamte Postfach. Dazu gehören Postfachinhalte wie Ordner, Kalender und Kontakte. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, scheint die E-Mail von der freigegebenen Adresse und nicht von einem einzelnen Benutzer zu stammen. Die Berechtigungen in freigegebenen Postfächern können sich von Mitglied zu Mitglied unterscheiden. |
Ein Kundendienstteam möchte ein einziges Postfach, an das alle ein- und ausgehenden E-Mails gehen.info@contoso.com Jedes Mitglied des Kundendienstteams mit Zugriff auf das freigegebene Postfach kann Nachrichten empfangen und beantworten. Antworten werden immer gesendet von, unabhängig davon info@contoso.com , wer aus der Gruppe auf die Nachricht antwortet. |
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto | Ja, erfordert Administrator-Setup. Der Administrator weist allen Benutzern, die Zugriff auf das freigegebene Postfach benötigen, Berechtigungen zu. |
| Freigegebene Kalender | Freigegebene Kalender sind auf den Kalenderordner in Ihrem Postfach beschränkt. Sie können auswählen, ob Sie Ihren Kalender für eine Person oder für mehrere Personen freigeben möchten. Die Berechtigungen können sich zwischen den Personen unterscheiden, für die Sie Ihren Kalender freigeben, und hängen auch vom Konto ab, das Sie zum Freigeben des Kalenders verwenden. Einige Aspekte der Kalenderfreigabe sind nur auf Geschäfts-, Schul- oder Unikonten beschränkt. |
Möglicherweise möchten Sie Kalender für Planer, leitende Angestellte, Kollegen, Freunde, Familie oder andere vertrauenswürdige Personen freigeben. | Geschäfts-, Schul- oder Unikonten und persönliche Konten | Kein Administratorsetup erforderlich. In den meisten Fällen können Sie den Kalender auswählen, den Sie freigeben möchten, und von dort aus Berechtigungen in Outlook zuweisen. Wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwenden, können Sie Stellvertretungsberechtigungen erteilen, die es einer Stellvertretung ermöglichen, in Ihrem Namen Besprechungseinladungen zu senden und zu beantworten. |
| Freigegebene Ordner | Wählen Sie aus, ob Sie einen oder mehrere Ordner in Ihrem Postfach für andere Personen in Ihrer organization freigeben möchten. Sie können die Zugriffsebene für jede Person festlegen, mit der Sie teilen, indem Sie nur Lese-, Bearbeitungs- oder Delegierungsberechtigungen gewähren. Es gibt zwei Arten von Delegierungsberechtigungen. Sie können auswählen, ob andere Personen in Ihrem oder in Ihrem Namen senden möchten. |
Szenario 1: Sie möchten einen Ordner nur mit Berechtigungen zum Anzeigen freigeben. Beispiel: Sie verwalten ein Projekt und möchten einer Person in Ihrem Team Zugriff auf alle E-Mails in diesem Ordner gewähren. Sie können dieser Person die Möglichkeit geben, auf Nachrichten zu antworten, aber sie kann nur als sie selbst antworten, nicht in Ihrem Auftrag. Szenario 2: Ein Manager weist seinem Assistenten Stellvertretungsberechtigungen zu, sodass der Assistent E-Mails in seinem Namen überwachen und beantworten kann. Oder sie möchten, dass der Assistent die vollständige Verwaltung ihres Postfachs hat und ihnen die Berechtigung "Senden als" erteilt. In beiden Fällen kann der Manager wählen, ob er sein gesamtes Postfach (einschließlich seines Kalenders) oder nur ausgewählte Ordner freigeben möchte. |
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto | Je nachdem, wie andere Personen darauf zugreifen sollen, ist möglicherweise ein Admin-Setup erforderlich. Sie können Ordner für andere Personen in Ihrer organization freigeben. Dazu gehört das Hinzufügen einer Person als Stellvertretung und das Erteilen von Berechtigungen "Senden im Auftrag von ". Wenn Sie jedoch jemandem "Senden als"-Berechtigungen erteilen möchten, müssen Sie sich an den IT-Administrator wenden, der für die Verwaltung von Outlook in Ihrer Organization zuständig ist, um dies für Sie einzurichten. |
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- Informationen zu Stellvertretungen in Outlook
- Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs
- Freigeben und Zugreifen auf einen schreibgeschützten Kalender
- Freigeben und Zugreifen auf Kalender mit Bearbeitungs- und Delegierungsberechtigungen
- Freigeben und Zugreifen auf das Postfach oder den Ordner einer anderen Person in Outlook
- Zulassen, dass Nachrichten in Ihrem Namen gesendet werden, wenn Sie einen Ordner oder ein Postfach freigeben